印章管理办法文件格式.docx
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广州市雅江光电设备有限公司
文件编号
YJ/F-HR-011
印章管理办法
页数
3
编制日期
2013年4月11日
编制
审核
批准
版本号
A0
修改状态
0
1.0目的
为保证公司印章的刻制、保管、使用的合法性、严肃性和安全性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理办法。
2.0适用范围
本制度适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表、及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。
3.0职责权限
3.1用印人员负责用印的申请。
3.2部门负责人负责对本部门用印申请的审核。
3.3总经理（或其代理人）负责公司公章、法人章的审批。
3.4财务总监负责财务用章的审批。
3.5销售总监负责合同章的审批。
3.6部门负责人负责对本部门印章申请的审批。
4.0印章的刻制和启用
4.1印章的刻制
4.1.1凡因工作需要并符合规定配置印章或更换印章的部门，需要向公司总经办上报书面申请，经总经理批准同意后配置或更换印章。
4.1.2公司印章的刻制均需报公司总经理批准，由总经办开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。
4.1.3印章的形体和规格，按国家有关规定执行。
4.2印章的启用
4.2.1新印章启用前要在总经办做好戳记，并留样保存，以便备查。
4.2.2印章启用应报公司总经理批准，由总经办下发至印章保管人。
4.2.3总经办向印章保管人移交印章时，应填写《印章留样备案表》（见附件1）。
5.0印章的保管、交接和停用
5.1公司各类印章必须有专人保管
5.1.1公司公章、合同专用公章由公司总经理指定专人保管，财务专用章、法定代表人私章、发票专用章由财务部门指定两人分别保管，各部门印章由各部门指定专人专柜保管。
各部门负责人应将印章保管人员名单提交总经办备案。
5.1.2印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。
5.1.3严禁员工私自将公司印章带出公司使用。
若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人填写《印章外出使用审批单》（见附件2），征得其部门主管同意，并经公司总经理批准，由印章保管人陪同前往办理。
如确因印章保管人不便陪同的，由借用人填写借据，经公司总经理批准，方可带离公司。
印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。
5.1.4印章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作。
5.2印章保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管。
5.3印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。
5.4印章保管人离职或岗位调整，须在物品移交时办理印章移交手续。
印章移交时应先将印章交回总经办，再由总经办移交给下任印章保管人。
5.5有下列情况，相关印章须停用：
5.5.1公司名称变动；
5.5.2印章使用损坏；
5.5.3印章遗失或被窃，声明作废。
5.6印章停用时须经公司总经理批准，及时将停用印章送总经办封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。
6.0印章使用
6.1使用范围如下：
6.1.1凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章；
6.1.2凡属部门业务范围内的加盖部门章；
6.1.3凡属合同类的用合同专用章；
6.1.4凡属财务会计业务的用财务专用章。
6.2使用程序
6.2.1公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用印都须先经部门主管审核、用印人填写《印章使用审批单》（见附件3），经主管总监审核，用印审批人批准后方可用印，印章使用完毕需在《印章使用登记表》（见附件4）上签名登记。
6.2.2印章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，印章管理人有权拒绝用印。
6.2.3严禁在内容不全填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、合同、协议、证明上用印。
7.0银行印鉴章管理
7.1印鉴章保管要求
7.1.1二枚印鉴章必须分开保管，不可一人同时保管使用，一般情况，财务总监和会计各保管一枚印鉴章。
7.1.2上班时间，印鉴章必须放在带锁的抽屉中，休息或离开位置时必须上锁；下班时印鉴章必须放入柜，不得随意摆放。
7.2印鉴章带离财务部门，必须进行登记注明用途，财务总监审核，同时报公司总经理审批。
印鉴章带离必须是公司内部2个人员，同时一定是财务部门出一人。
7.3印鉴章加盖在非银行票据的纸质文件，必须报财务总监审核，公司总经理批准，并进行登记。
印鉴章加盖在非银行票据的纸质单据（如收据、优惠券等）上，必须有本公司相关文件的规定，财务总监批准后予以盖章。
7.4刻制印鉴章，须经财务总监书面申请，公司总经理审核，报董事长审批后，予以刻制。
8.0其他
8.1违反以上规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行警告、经济处罚直至追究刑事法律责任。
8.2印章保管员应将《印章使用登记表》保存好，每月月底交总经办汇总存档。
9.0相关表单
《印章留样备案表》
《印章外出使用审批单》
《印章使用审批单》
《印章使用登记表》
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