整理公文抄送模板附件文件格式及字体样本.docx
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整理公文抄送模板附件文件格式及字体样本
附件:
文件格式及字体样本
×××关于×××的通知
××××××××:
(正文仿宋,三号)
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
一、×××××(黑体,三号)
(一)××××(楷体,三号)
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
1.×××××。
(仿宋加粗,三号)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
2017年3月30日
(××××××)
抄送:
××××××××××××××××××××××××××
××××××××××。
(仿宋,四号,下同)
××××××××××2017年3月30日印发
附件1:
发文格式
淮审批发〔2018〕号
标题(2号小标宋体)
发文对象:
(标题下一行顶格,3号仿宋)
XXXXXXXXXX(正文3号仿宋体字)
一、XXX(黑体)
(一)XXX(楷体)
1.XXX仿宋
(1)XXX仿宋
附件:
1.XXX(正文下一行右空两字)
XXX单位名称(附件下两行居成文日期中)
成文日期(右空四字,用阿拉伯数字)
(联系人:
…;联系电话:
…)
抄送:
XXX、XXX、XXX。
(4号仿宋,左空一字)
淮安市行政审批局(4号仿宋,左空一字)X年X月X日印发
共印X份
版本号:
4.0
签发人:
陈凯
文书管理规定
文书管理规定
关键控制点:
∙发文必须有发文会签单。
∙不得以个人名义对外发文。
∙所有收发文必须交由指定人员处理。
∙为保证编号的统一性,收文后即请在\\server\company上的《收发文登记表》登记,并将系统自动生成的流水号注在文件右上角,然后才可以在各部门流转。
∙收发文必须在文件登记簿和计算机上同时登记,每周一由行政部指定人员备份上周电子文档并打印。
文档类型
部门文档:
以部门名义签发与接收的文档。
公司文档:
以公司名义签发与接收的文档。
管理方法
公司文档由行政部指定人员负责管理,各业务部门由指定人员负责管理(详见附件1.8.4人员分工表)。
公司所有文档除在部门存档外,还需交行政部存档(个别文档如仅有一份,可暂由各部门保管,行政部在《收发文登记表》备注栏上注明,各部门使用完毕后交行政部存档)。
收文
收文办理程序包括签收、编号、登记、分发、批办、传递、归档。
公司文档收文处理
∙收文:
公司文档(包括传真)由行政部秘书统一接收。
直接发给个人的公司文档,个人接收以后应统一交行政部秘书处理。
∙编号、登记:
公司文档由行政部秘书统一加盖收文专用章后登记填写《收发文登记表》,并在文件上注明系统自动生成的编号(详见1.5)。
如无法确认所属分项工程,可仅注明序列号,由收文部门补齐。
∙分发:
公司文档经登记后,交由行政部经理签署拟办意见后,由行政部秘书放入相应的传阅文件夹送有关人员、部门批阅。
∙批办:
公司领导及各相关部门应及时阅处文件并签字(签名并注明阅文日期),一个工作日后由行政部收回。
各有关部门对公司领导已批示的公文要及时处理,需将处理意见或结果标注于文上,并将原件退回行政部归档备案。
∙传递:
根据阅批范围,由行政部负责送阅。
∙归档:
各相关部门签署意见后,由行政部统一收回并存档。
部门文档收文处理
∙收文:
部门文档由各部门指定人员统一接收。
直接发给个人的部门文档,个人接收以后应统一交指定人员处理。
∙编号、登记:
部门文档由各部门指定人员统一填写《收发文登记表》,并在文件上注明系统自动生成的编号(详见1.5)。
∙分发:
部门文档经登记后,交由部门经理签署拟办意见后,由指定人员放入相应的传阅文件夹送有关人员、部门批阅。
∙批办:
各相关部门应及时阅看文件并签字(签名并注明阅文日期),一个工作日后由各部门指定人员收回。
各有关部门对公司领导已批示的公文要及时处理,将处理意见或结果标注于文上,并将原件退回指定人员归档备案。
∙传递:
根据阅批范围,由指定人员负责送阅。
∙归档:
各相关部门签署意见后,由指定人员统一收回并存档,所有收文必须另交一份给行政部指定人员存档。
发文
发文程序
拟稿、审核、会签、复核、编号、登记、打印、分发、立卷、归档。
1.拟稿、审核:
所有文档,拟稿人拟稿后,需交部门负责人审核确定发文范围、印发份数和缓急程度并由部门负责人负责签发。
2.会签:
1.不需其他部门会签的,可由拟文部门负责人签署《发文会签单》(见附表一)或在文档上直接签字。
2.不需其他部门会签,但需知会相关部门的,由拟文部门负责人签署《发文会签单》或在文档上直接签字后加注抄送部门名单。
3.需其他部门会签的,由拟文部门负责人签署《发文会签单》后,交各相关部门签署意见。
3.复核:
公司文档,交各部门会签后,由行政部复核后,呈总经理签发。
部门文档经会签后,部门经理负责签发,所有文档必须交行政部归档。
4.公司文档经总经理签署后,由行政部填写《收发文登记表》,进行编号(详见1.5)、登记、打印、分发并归档。
部门文档经部门经理负责签发,由指定人员填写《收发文登记表》,进行编号(详见1.5)、登记、打印、分发并归档,同时交行政部指定人员存档。
请示及签报
a.请示:
凡不涉及合同流转但需要汇报领导批复的事务,均须由主办人汇报情况请示(请示范本见附件),经部门经理签发后交相关部门流转或上报公司领导批复;
b.会签:
4.不需其他部门会签,但需知会相关部门的,由汇报人在《请示》中注明抄送部门名单。
5.需其他部门会签的,由汇报人在《请示》中注明需会签部门,并将相关资料及《签报单》交各相关部门签署意见。
相关会签部门应根据《签报单》中会签时间给予意见。
6.不需其他部门会签的,可由汇报人直接将相关资料及《签报单》上报汇报对象。
c.批复:
7.不需其他部门会签,公司领导就请示事宜直接批复意见。
8.需其他部门会签的,相关会签部门签署意见后,公司领导批复意见。
文档编号方式
对外发文编号采用如下格式予以编号:
A-B-C-D
A表示项目:
按项目名称分类,如:
CRLANDSH表示上海公司,BS1表示上海滩花园项目一期;具体参见《收发文登记表》内置编号执行.
B表示部门:
采用一位字母数字代码:
(A、B、C、……Z),具体参见《收发文登记表》内置编号执行。
C表示文档分项:
号码采用两位字母数字代码,根据子目录内容不同进行分类,具体参见《收发文登记表》内置编号执行。
D由“流水号”表示。
流水号以四位数计如“0001、0002”等,此号为系统生成的大流水号(即序号)。
其他内容:
日期、文件名称、收文发文等内容供查询、存档参考,不作为编号编写依据。
举例:
上海滩一期项目设计部发的设计变更,为公司第20个收发文件,则编号为BS1-C-CK-0020
上海滩二期项目市场部收广告公司发广告企划方案,是第一百个需要收编的文,编号为BS2-D-DC-0100
合同编号方式
合同编号采用用如下格式予以编号:
A-B-C
A表示项目:
按项目名称分类,如:
CRLANDSH表示上海公司,BS1表示上海滩花园项目一期;具体参见《合同登记表》内置编号执行.
B表示主办部门:
采用一位字母数字代码:
(A、B、C、……Z),具体参见《合同登记表》内置编号执行。
C由“流水号”表示。
流水号以四位数计如“0001、0002”等,此号为系统生成的大流水号(即序号)。
其他内容:
日期、合同名称、对方单位等内容供查询、存档参考,不作为编号编写依据。
举例:
华润置地(上海)有限公司的房屋租赁,由人事行政部主办为公司第12个收发文件,则编号为CRLANDSH-A-0012
上海滩二期项目刊登广告合同,由市场部主办,是第300个需要收编的文,编号为BS2-D-0300
规章制度及表单编号方式
按管理体系文件的层次对规章进行分类:
a)程序文件(包括质量手册、程序文件、制度);
b)作业文件(包括细则、规章、工作流程、岗位职责等);
c)表单
规章制度文号:
a)程序文件以“QP-部门-编号”格式编写,具体参见《规章制度登记表》;
b)作业文件以“WI-部门-编号”格式编写,具体参见《规章制度登记表》;
c)表单以“FM-部门-编号”格式编写,具体参见《规章制度登记表》;
d)其他内容:
文件名称、实施日期、废止日期等内容供编号、查询、存档参考,不作为编号编写依据;
e)所有规章制度编号须由人事行政部统一编写登记,各部门按需要求人事行政部提供规章制度编号。
公司文档命名方式
公司电子文档命名一般应以“文件名称+时间”的方式命名,中间用“-”隔开,如有必要可在最后加版本号。
其中时间用“××××年××月××日”表示。
如:
2003年10月20日市场部发的例会会议纪要:
市场部例会会议纪要-2003.10.21
文档备份
每周一由行政部指定人员备份上周《收发文登记表》电子文档并打印上周文件清单存档。
附件:
公文种类及格式
常用的公文种类
决定:
适用于对重要事项或重大行动做出安排。
通告:
适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
通知:
适用于批转下级单位的公文,转发上级和不相隶属单位的公文;发布规章;传达要求下级办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;员工的职务任免和聘用。
通报:
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。
报告:
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级机关的询问,不得夹带请示事项。
请示:
适用于向上级机关请求指示、批准,要求一文一事。
批复:
适用于答复下级单位请示事项。
函:
适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题。
会议纪要:
适用于记载和传达会议情况的议定事项。
公文格式及字体规则
编号:
五号宋体
签发人:
五号宋体
标题:
三号仿宋GB2312居中
称呼:
四号黑体左齐
正文:
小四号宋体左齐
行间距定义为最小值18磅,并通过调整字间距,尽量避免“此页无正文”和段落最后一个字另起一行,以保证页面充实、完整、美观。
正文中的结构层次序数为,第一层为“1”,第二层为“1.1”,第三层为“1.1.1”,第四层为“1.1.1.1”。
除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
附件:
正文之后,成文时间之前,注明顺序和名称。
发文单位及成文时间:
小四号仿宋GB2312左齐以领导签发日期为准
印章:
除会议纪要及部门文档外,应加盖印章(需“骑年压月”)。
抄报、抄送:
小四号仿宋GB2312与正文齐
用纸:
公文用纸统一采用国际标准A4型(长297mm、宽210mm),左侧装订。
以公司名义发文,要采用公司信笺,并加盖相应印章。
范本
请示范本
签报单范本
会议纪要范本
传真范本
编号:
[在此处键入编号]
请示
[在此处键入标题]
[在此处键入汇报对象名称]:
[在此处键入内容]
华润置地(上海)有限公司
[在此处键入发文部门或人员名称]
部门签发人:
[在此处键入签发人姓名]
二零零**年****月****日
抄送:
[在此处键入抄送人员及部门名称]
会签:
[在此处键入需要会签部门名称]
签报单
签报编号:
日期:
呈报部门:
建议会签/
批复时间:
会签部门:
设计部
工程部
市场部
合约部
经营部
财务部
人事行政部
副总经理批示:
总经理批示:
备注
编号:
[在此处键入编号]
[在此处键入标题]
时间:
[在此处键入名称]
地点:
[在此处键入名称]
参加人:
[在此处键入名称]
内容:
[在此处键入内容]
华润置地(上海)有限公司
[在此处键入召集部门或人员名称]
签发人:
[在此处键入签发人姓名]
记录并整理:
[在此处键入记录人姓名]
整理时间:
[在此处键入整理时间]
抄送:
[在此处键入抄送人员及部门名称]
编号:
[在此处键入编号]
××部每周例会纪要
2003/**/**-2003/**/**
时间:
[在此处键入名称]
地点:
[在此处键入名称]
参加人:
[在此处键入名称]
内容:
序号
事项
时间
执行人
备注
[如有其他讨论内容,请键入;如无,请将本行删除]
华润置地(上海)有限公司
[在此处键入召集部门或人员名称]
签发人:
[在此处键入签发人姓名]
记录并整理:
[在此处键入记录人姓名]
整理时间:
[在此处键入整理时间]
抄送:
[在此处键入抄送人员及部门名称]
To收件机构
FaxNo传真
Attention收件人
Date日期
From发件人
ReferenceNo编号
[在此处键入编号]
Totalpages总页数
Cover+
Ifyoudonotreceiveanypage,pleasecallusimmediately
如文件不清晰或有遗漏,请与发件人联络
[在此处键入标题]
[在此处键入名称]:
[在此处键入内容]
华润置地(上海)有限公司
[在此处键入发文部门或人员名称]
签发人:
[在此处键入签发人姓名]
二零零**年****月****日
抄送:
[在此处键入抄送人员及部门名称]
整理丨尼克
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