采购管理规范.docx

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..............有限公司内部资料制度文件

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..............有限公司

采购管理规范

司规字第19号

第一条目的

为规范采购业务流程，有效控制采购过程的影响因素，确保采购物资符合要求，提升采购工作的绩效水平，防范不良采购行为，特制定本规范。

第二条适用范围

本规范适用于公司大宗材料、设备、集中运输招标、五金劳保定点及办公用品等相关项目的采购，以及对供方的管理和控制。

第三条职责

1、公司综合经营管理科为本规范的执行单位和归口管理部门。

负责采购计划的制定和实施；负责供应商的开发、供应商的选择；负责采购价格对比、采购合同的起草、组织评审会签；负责采购合同的执行、物资的发货进度安排以及采购争议及异常的处理。

2、需求部门负责采购技术要求、标准确认，负责相关技术协议的洽商，并依据订货或合同要求，按规定的程序，对采购物资进行检验和验证。

3、公司总经理负责采购业务的审批。

采购需求

（执行者：

各部门、科室）

第四条工作流程

需求质量/技术等沟通

（执行者：

综合经营管理科）

是

否

是否开发新供方

（执行者：

综合经营管理科）

开发新供方

（执行者：

综合经营管理科）

询价/比价/确定合同

（执行者：

综合经营管理科）

合同评审

（执行者：

综合经营管理科）

物资进厂

（执行者：

各供应商）

数量/质量验证（执行者：

检验、物管和需求部门）

退货

不合格

验证结果（执行者：

检验、物管和需求部门）

换货

反馈供应商

（执行者：

综合经营管理科）

合格

降价/让步接收

入库使用

（执行者：

物管部门）

第四条内容与要求

1、采购物资分类

1）A类：

物资为产品组成部分或直接影响产品质量的物资，如铝液、金属硅、金属镁、金属锰、中间合金等。

2）B类：

不直接形成产品但对生产过程、外观质量等会产生一定的影响或只起辅助作用的物资，如设备、五金、劳保、办公用品。

3）C类：

运输商及其他服务提供项目。

2、供方选择

1）A类、B类合格供方基本条件

①合格供方需具有合法的营业资质，其提供的产品和服务必须符合现行法律、法规要求；

②合格供方应通过国家质量管理体系认证或提供的物资产地通过国家质量管理体系认证（A类物资适用）；

③通过公司的供应商调查或供应商现场审核，确认该供应商具有相应的生产能力/运输能力，能够保障为公司持续稳定供货，人员及技术设备能力能够满足公司售后服务要求，企业的信誉良好，且具有市场价格竞争力及良好的发展潜力等。

2）C类合格运输商条件

①注册资本在50万元（含）以上且资信良好；

②必须是专业的运输企业，具有两年以上运输运营营运经验，并具有公路运输经营的相关资质证明；能够开具增值税专用发票；

③符合国家标准荷载量10吨以上合法自有车辆不低于2辆（需提供车辆行驶证复印件），车型应满足招标公司产品、原料的运输要求；具备抗运输风险能力和运输保证能力，具备承担在运输中造成损失的能力；能够提供24小时运输服务，具有流畅的信息沟通渠道。

3）供方基本信息的获取

综合经营管理科平时注意从网上、展览会、供应商来信等渠道收集供应商企业介绍、产品样本、获奖证书、代理商授权书、营业执照、税务登记证副本及市场行情等方面的信息，按照供方提供的物资种类，并建立《潜在供方一览表》，并有效维护。

3、合格供方评定

①综合经营管理科依据需求部门提出的物资采购或服务需求，从潜在供应商中初步筛选出候选供应商，并向其发出《供方调查表》，要求供方介绍企业的产品状况、生产经营状况、人员组成、主要设备情况、生产能力、运输能力、质量保证能力等方面的信息。

必要时，联合有关部门对供应商实地考察调研，出具调查报告。

②依据调查或考察情况，综合经营管理科组织需求部门、财务等部门，对备选供应商进行评审，评审合格后，经总经理批准列入《合格供方名单》。

③每年年未，结合供方业绩表现（交期、质量、价格、服务、履约率等），综合经营管理科组织相关部门对其进行评审，经评审不合格的可取消其合格供方的资格。

4、采购计划管理

①年度采购计划：

依据公司年度销售和物料需求计划，每年年未由综合经营管理科编制《年度采购计划》，经总经理批准后，作为公司全年采购业务指导文件，并以此为基础与合格供方签订年度采购合同或协议。

②月度采购计划：

依据公司月度销售和物料需求计划，以及各部门的月度需求项目（含物管依最低库存量提供备品备件需求等），每月25日前由综合经营管理科编制《月度采购计划》，经总经理批准后，由综合经营管理科实施采购。

③紧急及临时采购需求，需填写“请购单”，需报总经理批准后，由综合经营管理科实施采购。

为控制采购成本费用支出，公司原则上不提倡临时紧急请购，并对各部门因计划不周造成的临时紧急请购对部门负责人进行考核。

5、采购作业实施

采购作业是从收到经审批的“采购计划”、“请购单”开始，首先分发采购活动案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅“合格供方厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料，其后办理询价、报价，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，起草合同组织评审和签订，实施订购。

作业要点如下：

1）接件分发

①查看并确认采购计划、请购单各栏填写是否清楚、详细；

②按分配原则分派请购案件，急件优先分派办理；

③确认交货期是否符合满足采购需求时间，无法于需用日期办妥的以“联络单”方式通知请购部门；；

④撤销请购的应先送办理。

2）询价

①采购业务员要充分了解请购材料的品名、规格；向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法；急件或需用日期接近者应优先办理；交货期无法配合需用日期时联络请购部门；

②同规格产品应有三家以上的供应商询价；应提供同规格，不同厂牌的比较；要查询其他较有利的代用品或对抗品

③要衡量有无必要办理售后服务及保固年限；

④新厂商产品，要确认需要经检验试用。

3）比价、议价

①厂商的供应能力是否能按期交货并保证质量；

②是否有可靠的生产厂或直接进口商或其他经销商价格是否较低；是否必要开发其他厂商或转外购；

③是否必要向厂商索取型号比较；

④分析价格上涨、下跌因素，经成本分析后，设定议价目标或提请总（副总经理）参与议价或设定议价目标；

4）合同草拟与评审

①优先采用公司的标准合同版本和标准合同条款；

②采用对方的合同模板，要将合同文件报律师审核；

③经比价选用较贵材料时，要详述原因；

④采购合同须经各部门联合评审、总经理批准。

评审人因故不在时需电话联系确认，事后需补办签字手续；评审人需据实填写评审意见。

5）订购

①需预付定金，办理退税、或规定多少金额以上或有附带条件等必须签定书面合同；

②再次向厂商确认价格、交货期、质量条件等内容；

③分批交货者在请购单上特别标注；订购单（采用联络函式传真）寄交厂商，无法按需用日期交货的联络请购部门。

6）催交

①约定交货日期前，应再确认交货期；

②无法于约交日期前交货时，要联络请购部门，并列入交货期异常控制表内催办；已逾约交货日期尚未到货者加紧催交。

③按日编制采购报表，将到货信息发送需求部门。

7）整理付款

①检查确认发票抬头及内容是否相符；发票金额与请购单价格是否相符；

②检查确认有否预付款或暂借款，如有应加以处理；

③检查确认是否需要扣款、退税等，如有应加以处理。

第五条总（副总）经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。

专案用料，必要时由总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。

第六条综合经营管理科应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。

第七条公司五金、劳保、办公用品执行定点采购，采购方式通过年度招标形式进行。

第八条采购物资验证

1、公司物管员和采购员对到厂的物资数量进行核对，如发现货物有短缺，物管员/采购员将短重货物过磅单、抽样磅单及照片交付留存，并通知供应商处理。

2、生产所需的物资采购到厂，由采购人员填写《来料报检单》提交生产技术车间质检，质检人员根据公司的《检验控制程序》对报检物资进行检验；其他物资到厂，由采购人员会同物管或需求部门，进行检验、验证并签认。

3、设备类物资采购按《设备管理规定》办理验收手续。

4、对检验不合格的物资，由综合经营管理科与供应商按合同约定处理。

第九条物资入库

1、采购物资检验合格，办理入库手续。

2、采购人员收到经过检验合格物资的发票后，需确认无误后，依据与供应商签订合同、订单，编制《付款申请单》，经总经理批准后，提交财务办理付款手续。

第十条本规范自下发之日期开始执行。

编制：

审核：

批准：

生效日期：

2017年9月1日

版本：

第一版