如何做好办公室主任工作.docx

如何做好办公室主任工作.docx

《如何做好办公室主任工作.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《如何做好办公室主任工作.docx（8页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

如何做好办公室主任工作

如何做好办公室主任工作

办公室是企业行政管理的综合部门，也是一个承上启下、协调各方的综合办事机构，是上情下达、下情上达的枢纽，是一个单位的窗口，其主要职能是管理日常事务、搞好服务、当好领导参谋、上传下达及综合协调。

要着重搞好以下几个方面的协调工作：

    第一方面，强化服务意识，搞好各部门之间的协调工作。

办公室处于承上启下，联系内外，沟通左右的信息网络中心，应该综合信息，及时汇总、分析、筛选，提交主管领导，作为主管领导了解工作或修正决策的依据。

同时，要协助领导对各方面的工作做出妥善的安排，再将有关信息传递回有关部门，使整个业务、管理部门形成一个完整的、协调一致的、有效运转的循环系统。

坚持从实际出发，实事求是，顾全大局，统筹安排。

    第二方面，注重综合协调，为各部门服务。

协调上下左右关系是一项重要职能。

在具体工作中，要做到以下工作：

    首先，办公室是具体办事部门，要严格按领导意图办事，不随意表态，不擅作主张。

要注意自身形象，坚持做到不越权限，不超出自己的工作范畴，未经过领导允许，不擅自作出超越权限的决定。

办公室只能按照工作流程，按照制度处理出现的问题。

但是，要主动引导各部门在工作中放宽思路，在原则下灵活处理工作事务。

做到“既主动，又不越权”的原则。

    二、对协调的事项，在确定处理方法之后，积极主动地开展工作；

    三、坚持原则、秉公办事、把握全局是办公室工作的基本。

坚持局部利益服从全局利益，确保总体奋斗目标的实现，从全局出发进行协调，这样才能使协调工作顺利完成而有意义。

    四、注重调查，加强沟通。

在协调处理问题的过程中，坚持深入实际，尽可能搜集第一手材料，多找有关单位沟通，决不当然断事，力求做到协调工作有理有据，处理问题不留隐患，不留后遗症。

    第三方面，树立团队力量意识，增强各部门之间的团结，注意做好领导之间的协调。

办公室在履行“管理事务、服务企业”职能过程中，经常来往于各个部门、各分管领导之间。

    在各个部门之间，办公室应该做到将各个部门业务信息沟通和汇总，及时上报总经理管理决策层，或者在制度、工作流程的框架下，在权限之内，引导各个部门相互协作，完成业务目标值。

    办公室工作人员穿梭在各分管领导之间，做到只能传递工作信息，反映业务情况，以及分管领导对业务的处理决定。

这些事情处理不当，会造成工作上的矛盾，影响领导之间的团结。

做好领导之间的协调，是一项十分重要的工作。

为此，要从以下入手：

    一、要事事处处维护领导集体的团结。

领导有分工不同的工作。

因此，办公室在请示、报告工作时应注意对口，不得越级请示，严禁多头请示。

在转达领导之间的意见时，可用委婉的征询的语气，准确地表达各方的意见。

当领导之间的意见不一致时，应不偏不倚地当好参谋，根据多方的意见和客观实际，婉转如实地提出自己的看法，求取领导之间意见的一致。

当两个或两个以上领导下达的指示相互矛盾，或者不统一的时候，应及时请示主持全面工作的领导裁决，并向其他领导人作必要的解释。

    二、要设法避免和缓解领导之间的矛盾。

办公室工作做得好不好，很大程度上取决于领导之间的关系顺不顺。

因此，应设法做好避免和缓解领导之间矛盾的工作。

在处理某些问题时，如果领导之间的分歧是原则问题，办公室应该协调各方领导在和谐的会议气氛中磋商，以求达成一致，同时，尽可能向领导提供一些办事的法律、政策规定与事实根据，达到不误工作任务的完成，又让领导在法律、政策规定和事实根据的情况下自行淡化、消除矛盾，处理好业务。

 三、提高效率意识，努力做好办公室内部关系的协调和基础工作。

    做到文档归类，专人管理。

事事有记录，做到行政公务凭证化。

    1.会议应该有会议记录，必要时要出会议纪要。

    2.公章使用记录制度化，即有批准、有使用签名；公章使用应该严格按照《公章管理条例》。

    3.文档使用登记制度化，不论是谁，公司所有文档，如果相关人员需要使用，则应该办理借阅登记。

    4.公司下级机构或者派出机构，上报办公室所有信息，应该以标准A3纸张书面报告，并签上报告人的姓名。

这样做到办公室处理事务有凭据，文档归类可以标准化，同时也可以提高工作效率。

    第四方面，办公室是一个具体办理实际事务的机构，人员少，事务繁杂。

因此，要做到用最少的人，干最多的事，工作有节奏、有计划、有组织步骤，这就需要努力搞好内部的自我调节和协调。

    1.明确人员分工，确定工作目标，落实岗位责任制。

只有这样才能按各自的工作分工和岗位职能保持正常的运转，才能使整个运行机体处于最佳的工作状态。

同时，在工作上应配合默契，取长补短，在承担重大工作任务或组织大型活动时，应打破分工界限，全员动手，密切配合，形成一体化工作群体；

2.办公室工作人员要相互信任，相互支持，互相尊重，提倡无私奉献的精神，营造一个团结、融洽的工作氛围。

各个岗位的工作人员要身体力行，以良好的工作心态和情绪，充分调动自己的积极性和主动性。

这样，全体同仁可以在一个相互协作的工作环境中，推动办公室各项工作的顺利开展。

作为一个单位的办公室主任应该做好以下工作：

（一）带头执行规章制度。

办公室的职责之一是监督各项规章制度的执行情况，首先要求从自己做起，将公司的各项规章制度作为自己的行为准则，做执行制度的带头人，同时监督制度的执行情况，为开展工作打下良好基础。

（二）熟悉有关行政办公等方面的知识。

会应用行政办公应用文，如会议纪要、记录、函件、汇报、通报、通知、报告等。

（三）办公室是一个特殊的部门，是一个承上启下、沟通内外、协调左右的重要枢纽部门，是推动各项工作朝着既定目标前进的中心。

办公室的工作事无巨细又千头万绪，需要十分的用心。

作为一名办公室工作人员，我要求自己做到五勤，当好四员。

即眼勤、耳勤、脑勤、手勤、腿勤，为领导和同事们当好参谋员、信息员、服务员和宣传员。

（四）行政办公事务管理：

第一方面，公文管理工作。

此项工作是办公室日常工作的重要组成部分，也是实现管理职能的重要手段之一。

按照公文的行文要求，及时准确地起草各种形式的公文，同时做好各项文件的收发传递工作，做到了准确及时地上情下传和下情上达，及时有效地把各项信息转发到各部门，达到了统一管理和调度的目的。

对在执行和监督执行《公司行政管理制度》的工作中要根据实际情况向领导提议补充和完善，为进一步严格行政管理、创建与公司发展相适应的企业文化、提高公司的整体工作效率、为企业营运创造坚实而良好的管理基础。

第二方面，档案资料管理：

将档案资料分类标识，细致地归档装订，提高了档案服务质量，使档案资料充分发挥了它无可替代的凭证作用。

第三方面，办公用品

管理：

采购、保管和领用发放做到有凭据，有质量，不浪费，严格费用标准。

在采购时，仔细比对不同的商家价格，择优（质量）择廉价格进行采购，以节省费用。

在领用发放时，既要创造条件尽量给人以方便，又要本着“厉行节约，反对浪费”的精神，避免虚报冒领，严把领用登记关，在职权范围内为公司的业务工作当好后勤管家。

第四方面，会务服务工作：

办公室在参与会务服务时，我尽量做到有计划、有步骤、实际、高效，且遇到突发情况做到随机应变、融会贯通，使服务工作周到，让领导及同事们满意，并在会后及时形成工作简报，将信息及时传递到应该到达的部门。

第五方面，作为办公室行政管理人员应该与同仁充分发挥了集体合作精神，在保证领导指示、本部门工作完成情况良好的同时，积极协助公司其他部门搞好工作，发扬团结就是力量大作风，充分发挥集体效应。

第四方面，与政府机构和项目外围的机构交往

 一个项目与政府机构和外围社会组织（经济机构）交往是企业本身的社会责任，是企业作为社会的一个独立行动主体必然依赖于社会，为社会造福的同时自己获取最大的经济利益和社会利益。

这种交往中，作为一个企业的行政办公主办人员，应该依照法律和社会公共职业道德秉公办事，为企业赢得利益。

 政府机构工作人员办事有拖拉推诿之嫌，企业办事人员到政府机构办事应该耐心说明自己企业的当前情况和需要，说明企业的需要所依据的法律法规或者政府（领导人）的指示，必要时可以携带相关证明材料。

值得注意的是，办事人员要注意说话语气，应该委婉，不得生硬。

回到企业应该立即将情况汇报公司相关领导。

 企业外围的社会组织，一般就是企业。

企业与企业的交往往往是经济行为，进行产品买卖交易。

作为一个企业的行政办公人员应该熟悉相关业务，不得随意对合同类随意表态，不得将自己企业相关经济数据透露出去。

对来访的外部企业人员，可以引见到本企业相关专业技术部门洽谈，做到礼貌待人，不得有损本企业荣誉的言行。

（五）注重信息收集与反馈。

作为办公室行政人员，不光要处理好日常事务，还要担负起领导与群众间的桥梁与纽带作用，利用各种合理的渠道收集广大员工方方面面的信息，并及时反馈给公司领导做参考之用。

（六）加强对外宣传。

争取将公司的重大工作动态、好人好事、企业文化等向行业内、外宣传。

（七）合理安排办公室工作人员的工作量

办公室工作人员的岗位一般是文秘、车辆驾驶员和办公室主任自己。

在工作中应该既分工又合作。

担任文秘岗位的工作人员一般具有专业的文秘知识，办公室主任应该协助和指导其工作人员做好相关文秘工作，如档案管理、文件收发、文件打印及排版、会议记录、企业自办刊物的编辑和出版等。

与文秘工作人员共同整理好相关记录、纪要、文件起草等。

若有多名文秘工作人员一起工作，应该根据个人实际情况将办公室的工作合理分配给每个工作人员，如档案专门管理，印章专门管理，会议记录、纪要专人管理、文件起草专人负责。

工作中，办公室主任在分配完工作后不能旁若无事，应该积极监督、检查和指导。

若工作人员在工作中有难题，应该配合其解决，更多的应该亲自带领同事共同工作。

  车辆驾驶员应该负责车辆的维护保养工作，保证公司领导能够及时用车。

办公室主任应该监督驾驶员对车辆的维护保养，特别是维修费用的审核，监督车辆的使用时间，严禁公车私用。

  （八）　如何处理好工作间的主次关系

1、孰轻孰重，突出政务服务

　　在办公室工作中，政务服务和事务服务各有其重要性，都是整体工作的一部分。

但二者并不是平分秋色，等量齐观。

对办公室主任来讲，政务服务重于事务服务。

政务服务优劣，直接关系到领导决策贯彻落实的好坏。

政务服务贯穿于整个中心工作，渗透到工作的每一个层面。

在决策前，办公室是领导的外脑和助手，要尽可能提供第一手资料，并进行初步的综合分析，提出有价值的参考意见。

在决策中，又要准确无误地领会领导意图，吃透上级精神，在深刻理解的基础上与领导保持一致。

在决策后，要善于迅速制定出落实方案，在缜密中体现果敢，在细致中突出效率，协调各部门原原本本地贯彻落实。

因此，政务服务是纲，纲举目张。

当然，事务服务也要细心周到，也要滴水不漏。

作为办公室主任，抓住政务服务就是抓住了主要矛盾，就是抓住了矛盾的主要方面。

办公室工作庞杂、忙乱，如果分不清轻重缓急，胡子眉毛一把抓，往往会陷入事务堆中难以自拔，搞得越忙越乱，越辛苦越被动。

一个合格的办公室主任，必须把政务服务当作第一要务，做到超前谋划，周密安排，迅速落实，准确反馈，在纷繁复杂的工作中理出头绪，从容应付，争取工作的主动权。

　2、沉着冷静，突出重点服务

　　办公室主任每天要处理很多日常工作，要保证整个办公室的高效运转，必须有一种“大将风度”，处变不惊，临乱不慌，在沉着冷静中理出工作思路，突出重点服务。

什么是重点？

领导关注的热点就是重点，推进工作的难点就是重点。

当然，重点也往往因时因地而异，一个阶段有一个阶段的重点，一项工作又有一项工作的重点环节，在具体操作中，学会准确捕捉，冷静思索，科学把握。

在重大决策前，掌握实情，大胆谏言就是重点；在贯彻落实中，积极协调，真督实查就是重点；在落实后，认真总结，掌握规律，及时反馈就是重点。

抓不住重点就没有工作效率，服务也就难以到位。

当然，强调重点并不等于不顾其它，应该说办公室无小事，如果顾此失彼，非重点工作出现失误，同样会给全局带来负面影响。

　　3、小中见大，突出要事服务

　　抓重点，抓急务当然是最重要的工作方法和要求，但作为办公室主任，仅仅做到这些也还是不够的，还要在仔细、周密和严谨上下功夫，在重点服务中突出要事服务。

在对上服务的全过程中，貌似小事未必是小事，也可能出现大的纰漏。

所以，衡量办公室主任的服务水平，要在事关大局的小事和细节上看素质、论高低。

小蕴含着大，小影响着大。

所谓小，既是我们容易忽略的地方，也是需要格外小心的地方。

要做到小中见大，首先，要吃透上级的方针政策，吃透领导的意图，在创造性贯彻执行中，不忽视任何事情，特别是对领导关注的事情，事关全局的事情要盯住不放，一抓到底；其次，要把自己的工作放在全局中去考虑，去谋划，抓住了大局，就抓住了大事要事；第三，要增强工作的敏感性，善于发现和抓住“一滴水见太阳”的东西，举一反三，做好大局文章。

　　4、胸怀全局，突出整体服务

　　办公室主任对上处于服从地位，不可不知进退之节而越位。

但工作性质、角色安排又决定了我们必须胸怀大局，从整体上去谋划服务工作。

有人认为办公室主任只要听命于领导就可以了，“不在其位，不谋其政”，其实这正是办公室主任之大忌。

没有大局观，就不可能准确理解、全面落实领导的重大决策，就不可能在步调上与领导保持一致，服务的水平和质量就肯定上不去。

大局观从哪里来？

从强烈的事业心和责任心来，从勤于学习和思考中来，也可以从失败的教训和成功的经验中摸索出来。

有了大局观，在工作摆布上就不再是就事论事，而是从整体意义上面对局部工作，牵一发而动全身，窥一斑而知全豹。

这是最能体现办公室主任综合素质和领导水平的一个方面。

整体服务中要处理好三个关系：

一是听命于主要领导和服务于其他领导成员的关系；二是处理好急务、杂务和中心工作的关系；三是处理好上下左右之间的关系。

这三方面的关系处理好了，整体服务就会上档次、上水平。

　　5、超前把握，突出决策服务

　　作为办公室主任，一般来说，落实领导交办的事务性工作相对容易，而超前谋划，提出建设性的决策参考往往较难。

究其原因，一是不居高位又需高站位谋划，立足现实又要有前瞻性思考，服务到位又不能越位，在分寸上很难掌握。

二是既要处理好日常的事务工作，又要从中超脱出来谋大事；既要深入基层掌握实情，又要提出有高度和深度的决策建议，在操作上非常不易。

要突破这两难，不外乎放胆和吃苦。

吃不透上头，犹如行舟无船标，必须刻苦钻研上级的方针、政策，在创造性执行上有建树。

闭门造车想不出高人一筹的好点子，缩手缩脚也只能流于工作的平庸化。

搞好决策服务，关键要把握好四个要点：

一是政治要敏锐，能够见一叶而知秋，发现别人容易忽略的重要环节；二是情况要熟悉，眼观六路，耳听八方，知领导所未必知，准确提供决策依据；三是反馈要及时，对决策的贯彻落实情况实行动态反映，提供有价值的信息，为领导决策后的调控提供服务；四是督办要有力，保证工作的快速推进，维护决策的权威性