贸易公司运行方案(试行)Word文件下载.docx

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第四条第一步试行物资范围：

钢材、商砕、防水材料、涂料、管线管材、电线电缆、瓷砖外墙砖、进户门、电梯、空调、制冷设备、锅炉、铝合金门窗、塑钢门窗、配电箱、可视对讲等。

其中需要安装的设备由项目公司与供货商直接签订安装合同。

第五条在第一步实施的基础上，逐步扩大集中采购业务范围，如食

品非上市集团采购的材料等。

第三章 

组织结构和岗位设置

第六条贸易公司下设计划、招标合约、合同评审、合同执行、综合管理、财务六个部门。

组织架构见附件

第七条贸易公司各部门主要职能如下：

1、 

计划部主要负责项目订单计划收集、审核，编制订单编号，采购订单分配，对最终合同的签订进行登记。

2、 

招标合约部主要对计划部分配的订单按公司规章进行招标、谈判、定标。

3、 

合同评审部主要负责对招标合约部谈判的结果进行审核，并审核贸易公司外的合同。

4、 

合同执行部负责根据招标结果签订合同、并执行合同，建立购销台账并整理对账资料，提交付款资料。

5、 

综合管理部负责人事、考核、监督以及日常事务。

6、 

财务部负责财务核算、跟催项目付款，与供应商对账，审核票据以及供应商付款。

第四章 

运作方法

第八条业务运作中涉及三方：

贸易公司、供货商、项目公司。

第九条贸易公司职貴：

负责收集项目需求计划、组织招投标、签订合同，审批单据，向供应商付款等。

第十条项目公司职责：

确定部门和人员配合贸易公司落实执行采购需求计划提交、跟催到货、验货、数字核对，并及时给贸易公司付款等。

第十一条具体运作流程：

1、列入集中采购的项目公司，根据供货计划与贸易公司签订买卖合

同，原则上贸易公司销售进销差价率控制在0.5%以内。

贸易公司负责采购业务招投标，并分别与供应商、项目公司签订业务合同。

供应商直接供货至项目公司，项目人员牵头组织监理、项目部相关人员等进行验货，并开具出入库验收单。

单据上必须由项目负责人签字或指定专人签字审核。

验收合格后，项目人员把审核签字后的出入库单转交给项目公司和贸易公司，贸易公司通知供应商开具增值税专用发票。

贸易公司根据到货验收情况，及时审批增值税专用发票、材料出入库单，按照合同约定付款至供应商。

贸易公司财务部开具发票至各项目公司，项目公司审批并办理内部的货款结算。

第五章 

单据传递及收付款流程

笫十二条项目公司收到物资后负责组织验收，并同时填制贸易公司和项目公司的验收入库单、出库单。

第十三条货物验收合格后，项目公司将经过审批的材料验收入库单、出库单等次日扫描发送至贸易公司，单据原件每月25日前集中寄交贸易公司合同执行部。

第十四条贸易公司负责将入库单、出库单录入至财务供应链系统。

第十五条贸易公司合同执行部根据合同（以贸易公司名义和项目公司签订的合同）、项目公司寄送的单据，审核无误后，转交贸易公司财务部开具发票并通过特快专递邮寄至各项目公司，办理收款工作。

第十六条贸易公司与项目公司签订合同，物资采购价格与付款方式参考贸易公司与供应商签订的合同。

第十七条贸易公司财务部应及时与项目公司、供应商核对账目，保证货款往来清晰无误。

第六章附则

第十八条 

本规定的解释权归采购管理中心、财务管理中心，监督执

行权归监察中心。

第十九条本办法自20xx年xx月xx日起正式试行，未尽事宜另行补充。

备注说明：

试行期暂定三个月，试行期内以徐州、扬州、扬中三个项目为重点全面推广，其他项目据业务类别选择推行。

考虑到供货及时性，在试行期间内，地材类物资如钢筋、混凝土由项目公司以贸易公司名义与供应商签订合同。