鸿基焦化公司采购部物资采购供方管理标准.doc

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Q/XJBTHJJHCGB009-2011

鸿基焦化公司采购部物资采购供方管理标准

1目的

对供方进行控制，以确保所采购的产品符合要求。

2范围

本标准适用于鸿基焦化公司公司生产、生活、建设所需的所有物资的供方管理。

3公司相关部门职责

3.1技术部：

负责化工原材料和“三剂”（催化剂、助剂、添加剂）、水质化学药剂供方的技术审核，负责组织专业技术委员会评定小组进行供方评审。

3.2设备部：

负责审核工矿配件、材料、动静设备、电气仪表设备、计量器具、自控设备、检维修及配套材料供方的技术审核，负责组织专业技术委员会评定小组进行供方评审。

3.3安环部：

负责安全防护、消防及劳保用品供方的技术审核，负责组织专业技术委员会评定小组进行供方评审。

3.5采购部：

负责供方资质审核、供方的评价，建立供方业绩档案，编制合格供方名录，合格供方名录报公司备案。

负责供方日常管理。

3.6计划财务部：

负责对供方财务状况、纳税情况等进行审核。

3.7综合办：

负责办公用品供方的技术审核，负责组织专业技术委员会评定小组进行供方评审。

3.8鸿基焦化公司纪委：

负责对物资采购过程中供方的违纪违法情况进行调查和处理并上报公司备案。

4管理内容

3.1 供方入围

4.1.1入围原则

4.1.1.1依法设立合法经营的组织。

4.1.1.2供方必须是合法经营者。

4.1.1.3供方申请入围采取自愿、公开、公平、公正的竞争择优原则。

4.1.1.4供方必须是能为本企业提供生产所需的产品，并具备供货能力。

4.1.1.5供方提供产品的技术标准必须能满足本企业生产工艺、职业安全健康和环境保护的要求。

4.1.1.6国家及行业要求实施质量认证和特殊规定的产品，必须提供国家权威认证机构的质量认可证书。

4.1.1.7与本公司一直保持良好合作关系、信誉优良，经评审合格后，可优先选择为合格供方。

4.1.1.8中国石油天然气股份公司和中国石油化工集团公司物资采购网中的有效供货成员可优先选择为合格供方。

4.1.1.9经专业部门认可，经过采购部审核资质，公司领导审批后，可先参与投标，后补办入网手续。

4.1.2审核原则

4.1.2.1对首次使用的新产品、新技术，由专业技术委员会确认技术可行后，向采购部书面推荐供方。

4.1.2.2对首次供货的直接生产厂，由专业部门确认技术可行性后，向采购部书面推荐供方。

4.1.2.3对首次供货的代理商，由采购业务人员书面推荐供方。

由采购部负责对其代理及商业信誉进行核实。

合格供方名录中的代理商，如参与新品种的投标，其供货品种的技术可行性由专业技术委员认可后方可参加商务谈判。

4.1.2.4对化学试剂的供方审核，在推荐、调查、评价时，供方须提供有关《经营许可证》等手续。

化学试剂的供方只列入市场准入供方名录。

4.1.2.5对首次使用的安全消防新产品、新技术由安全环保部确认技术可行性后，向自治区消防局报审，通过后向采购部书面推荐供方。

4.1.2.6对已有供货业绩的安全消防产品的供方评审，由采购业务人员要求供方提供生产产品依据的标准，产品检验报告单做为供方评审依据。

4.1.2.7采购部每年将入网成员清单报公司审核备案。

4.1.3入网审核流程

4.1.3.1由推荐单位填写推荐供方入网推荐意见。

4.1.3.2采购部进行商务资质审查。

4.1.3.3采购部领导审核。

4.1.3.4经供方管理专业技术委员会评审小组评审，结果上报鸿基焦化公司主管副总经理审批。

准入后方可加入鸿基焦化公司物资采购供应网。

4.1.3.5　非生产物资供方入网的审批

4.1.3.5.1由推荐单位填写推荐供方入网推荐意见。

4.1.3.5.2采购部进行商务资质审查。

4.1.3.5.3采购部领导审批。

4.1.3.5.4按非生产类物资入网的供方严禁供应生产类物资。

4.1.3.6　特殊入网情况处理。

因供货时间较急，按供方日常管理入网无法满足生产建设需要时，采用特殊入网办法。

4.1.3.6.1由推荐单位填写推荐供方入网推荐意见。

4.1.3.6.2采购部进行商务资质审查。

4.1.3.6.3公司相关部门进行技术认可并签字。

4.1.3.6.4采购部领导审核。

4.1.3.6.5鸿基焦化公司主管副总经理审批后加入物资采购供应网。

4.1.3.7推荐单位系指公司物资采购岗位、公司相关专业部门、公司下属各车间，依据谁推荐谁负责的原则。

4.2供方日常管理

4.2.1每年由采购部牵头组织供方管理专业技术委员会评审小组对申请加入物资采购网的供方进行评审，并听取采购部对本年内特殊入网供方情况及供方管理方面所做工作的通报。

4.2.2采购部于每年10月份起，对物资采购供应网内的供方的商务资质进行复核（必要时可由公司外聘专职律师予以配合），经评审合格的供方，方可加入合格供方名录中。

资质审核项目包括：

营业执照、税务登记、组织机构代码证、银行开户许可证、生产许可证、计量合格证、质量标准、资格证及需更新的授权书等，其中营业执照副本、资格证、授权书为原件，其它审核项目可为复印件。

对我公司重要的企业，只需提供复印件。

4.2.3每年底由采购部牵头组织对物资采购供应网内的供方就供货质量、交货期、售后服务、价格等方面进行综合评定。

4.2.4　采购部每年将业绩审核和资质审核合格后的资料汇总，经评审小组评审后，重新编制合格供方名录。

4.2.5供方未在规定时间内或无法提供有关资质审核项目证件的，在未提供有关证件的期间内，暂停其合格供方资格。

4.2.6经评审确认供方提供的产品质量不合格；供方售后服务恶劣者，取消其合格供方资格，并由采购部将评审结果通知该供方。

4.2.7下列情况之一，可评审为产品质量不合格：

4.2.7.1产品在安装调试中，属产品质量原因，无法修复，或修复时间长，影响工期。

4.2.7.2经专业技术部门认定，是由于产品质量原因造成事故。

4.2.7.3产品在使用寿命期内，平均一年的配件使用量或修理费用超过产品总价的四分之一。

4.2.7.4化工原材料使用后未达到预期效果。

4.2.8下列情况之一，可评审为售后服务恶劣：

4.2.8.1产品出现质量问题，通知供方到现场服务，供方拒绝或借故不到现场服务。

4.2.8.2不能提供合格产品配件，或配件价格有显著异常。

4.2.8.3虽然屡次到现场服务，但产品出现的质量问题始终不能妥善解决。

4.2.9具有下列情况之一，可评审为不合格供方:

4.2.9.1违反国家有关法律法规，有不正当交易行为的。

4.2.9.2经考核发现管理松懈、技术落后、产品属淘汰序列且在短期内无法改变的。

4.2.9.3不履行入围供方义务，对存在的问题提出警告或通报后，没有认真及时整改的。

4.2.10供方入围准入期一般为一年，满一年未提供相关资料参加复审的取消供货资格。

当出现下列情况时，对其供方可办理短期准入手续。

短期准入与新入围供方审批程序相同。

4.2.10.1当物资供应市场出现偶发性供不应求，如原材料不及时供应将影响生产装置正常运行。

4.2.10.2当生产装置出现非计划停车，需要紧急抢修。

4.2.10.3由于不可抗拒的自然力因素，影响正常的物资供应。

4.2.10.4出现其他采购部或有关专业技术部门认为的紧急情况时。

4.3　供方参加物资采购商务报价的条件

4.3.1　我公司物资采购合格供方才能参与商务报价.

4.3.2　由公司各专业部门或下属车间推荐,但非我公司合格供方,需先办理入网手续,待商务资质审核合格后，方可列入推荐参加商务报价供方中。

4.3.3　贸易商只能销售其有效代理范围内的产品。

代理授权有期限不得少于一年。

4.3.4　临时授权代理或只针对我公司某项的授权代理可视为有效代理。

4.3.5　非制造商出具的委托授权书不视为有效代理。

4.3.6　特殊情况经采购部审核后向公司主管副总经理提出申请。

4.3.7　对于通用性强、资源丰富、产品价格低、技术要求不高、批量采购金额小的物资，需由经供方管理专业技术委员会评审小组审定的供方参与报价，供货品种也需供方管理专业评审小组每年审定一次，年中如需调整，由采购人员提出调整清单，经采购部认可，采购部领导审批后方可加入清单。

4.4对供方的责任追究

4.4.1给予供方的警告处理

4.4.1.1所供物资达不到合同规定的质量标准。

4.4.1.2因产品质量不合格或其它供方原因，造成在安装使用过程中无法修复或修复时间过长影响工作进度。

4.4.1.3产品在使用期限内，平均一年的配件使用量或修正费用超过产品总价的25%。

4.4.1.4化工原材料使用，未达到预期效果。

4.4.1.5产品出现质量问题，通知供应厂（商）到现场服务，拒绝或借故不到者。

4.4.1.6不能提供合格产品配件或配件价格严重偏离价值的。

4.4.1.7虽然屡次到现场服务，但产品出现的质量问题始终不能得到妥善解决的。

4.4.1.8由于卖方责任出现一次不能按期限到货延误工期的。

4.4.1.9供方对需方采用宴请、赠送礼品、礼金或报销票据等借口从事影响业务公正的行为。

4.4.1.10给予供应厂（商）警告处理，自警告之日起停止供应厂（商）与本公司采购业务6个月。

4.4.2取消合格供方成员厂（商）资格

4.4.2.1发生上述警告条款，而不能及时弥补解决，二次以上的。

4.4.2.2虽因警告予以而及时弥补解决，但在合格供应厂（商）资格审查期内，出现二次以上警告的。

4.4.2.3提供伪劣产品，虚开发票。

与需方（或供方之间）恶意串通，给用户造成重大经济损失的。

4.4.2.4合同签订后，在买方无相关责任，卖方由于自身原因单方面取消合同的。

4.4.2.5供方采取不正当竞争手段，进行业务活动，采用非法手段行贿需方人员造成行贿受贿行为的。

违反《中华人民共合国合同法》条款，造成无效合同或经济损失的。

4.4.2.6取消合格供方厂（商）成员资格，自取消之日起，停止与其之间的经济业务往来，两年后方可重新提出加入供方资源市场成员厂（商）网络单位的申请，接受我方的审查。

4.4.3承担违约责任

合同当事双方，如违反双方所签订的《买卖合同》条款的，按约定的条款承担违约责任或按合同法执行。

4.4.4对违规当事者责任的追究，应有书面材料，事实确凿，依据充分，并且当事人应在事实材料上签字确认。

4.5 供方资料管理

4.5.1供方资料由推荐部门或人员收集，交由供方管理人员复核，报采购部备案。

4.5.2供方评审合格结束后的五个工作日内，采购部需将结果告知业务人员及供方。

4.5.3物资采购合格供方资料，由采购部归档整理成册，并录入在鸿基焦化公司合同管理系统中及鸿基焦化公司物资管理系统中（ERP）。

4.5.4供方入网咨询函及入网所需表格在采购部门户网站挂接.鸿基焦化公司各专业部门或人员人员可随时下载。

采购部相关管理人员也为供方提供电子版文件。

4.5.5当我方对供方进行责任追究,采购部供方管理人员需出具书面函件,并将对方回复函件留底保存。

4.5.6供方管理资料清单

1）供方评价报告

2）供方基本情况表

3）专业评审委员会评审记录（根据实际情况）

4）供方入网商务资质文件

5）特殊入网请示（根据实际情况）

7）年审记录

8）供方问题处理记录（根据实际情况）

9）专业技术部门对供方处理书面记录（根据实际情况）

5、检查与考核

5.1采购部依据本标准对相关工作进行检查考核。

5.2公司主管副总经理对采购部相关工作进行监督检查考核。