优化资产采购管理项目计划书Word文档格式.docx
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10天12天
通用类(签合同)(家具)
51天
45天47天
通用类(采购组)
20天
15天18天
通用类(采购组)(家具)
55天
50天53天
通用类(招投标)
35天
28天32天
通用类(招投标)(家具)
70天
63天67天
专用类(审批建帐周期)
4.5天
2.5天
内部采购
办公用机
9天
5天7天
C类内部领用(有现货)
11天
5天9天
C类内部领用(订单生产)-----服务器
41天
35天39天
C类内部领用(订单生产)-----其他
27天
20天29天
通用类资产(详见附件四)
折扣率现状
折扣率目标
家电类
10.8%
13%
照/摄相器材类
25.2%
29%
计算机外设类
7.5%
11%
办公设备类
32%
35%
专用类资产(详见附件五)
网络设备
17%
18%
软件
54%
60%
外设
20%
电力设备
14%
生产设备
仪器仪表
通讯视频
8%
15%
五、项目组成员及其职责
姓名
职责
倡导者(发起人)
李淑明
1、项目预算及全体人员的管理;
2、批准任命leader及项目的时间、成本、工作范围;
3、指导、培训项目leader;
项目管理者
北京厂制造技术发展处
TeamLeader
彭代莲
江建兵
1、对项目的最终结果负责;
2、负责对项目组成员所需6sigma知识和工具进行培训和指导;
3、牵头制定项目计划并推动项目按计划实施;
4、负责项目组成员在项目工作中的绩效考核。
核心成员
熊久红
赵萱
协调资源,将6SIGMA的推进与处内其他业务及项目融合起来;
将项目组成员表现列入绩效考核。
刘靖
赵卉
负责子项目“提升采购价格折扣及一次到货合格率”。
负责价格折扣指标的建立及数据收集;
供应商考评体系的确立、渠道梳理;
组织与供应商的谈判和签约;
可打包采购资产的梳理及数据提供;
拟定招投标文件并组织招标;
客户需求分析;
找标杆;
对价格折扣率、采购合格率指标负责。
赵卉负责专用类资产采购流程的优化。
杜青
负责子项目“缩短采购周期”。
采购周期各项指标建立及数据收集;
优化通用类资产采购流程;
建立采购流程中各岗位的作业标准;
对采购周期指标负责。
赵雪峰
负责收货环节的控制及数据收集,一次到货合格率及返修率数据的提供。
李秀芳
负责收集汇总专用类采购周期负责汇总专用类采购周期数据;
审核内外部采购原始数据,优化建帐环节及信息化系统。
其他项目组成员
刘凤姣
负责报销环节的优化及数据收集。
杨振营赵英刚
潭丽华陈霆
蒋克平李秀云
冯凤英张聪杰
陈晓真郭欣
按规范填写原始数据收集表单,辅助自己的直接主管完成项目职责。
六、项目推进计划
WBSDICTIONARY(见附件二)
项目甘特图(见附件六)
标注里程碑
资产采购项目里程碑
制表日期:
2001/9/11制表人:
江建兵负责人:
杜青、刘靖、赵卉
里程碑
交付物
完成日期
责任人
最终成果100%
1.项目总结报告(附数据、项目各项指标评测)
2.经项目组审核过的采购周期子项目报告
3.经项目组审核过的价格折扣子项目报告
4.标准化的资产采购流程
5.标准化的供应商管理体系(含选择及评估流程)
6.渠道现状分析报告
2002/05/01
2002/05/25
杜青/赵卉
赵卉/刘靖
中期目标75%
1.采购周期新数据采集及分析报告
2.修订后的资产采购流程,通过审批
3.采购技能培训教材,实施培训
4.采购周期指标分析报告(应达到平均周期再次缩短:
通用类2天、专用类1天、内部领用1.5天)
5.采购价格折扣、采购合格率指标的跟踪报表
6.价格折扣等指标的分析报告(指标包括价格折扣、采购合格率,此时价格折扣应已达到项目预期即提升了3个百分点)
7.供应商季度评估报告
2002/03/01
刘靖/赵卉
中期目标50%
1.对确立为谈判对象的供应商的考察报告
2.与供应商签署的合作协议
3.大金额采购招标的标书样本及招标报告
4.建立优化后采购周期的新的数据采集体系
5.对于新采购流程的宣贯培训教材,培训实施
6.审批完的新流程,投入实施
2002/01/01
2001/12/01
中期目标25%
1.采购周期数据采集体系(指标定义、数据收集表单、收集制度、测算方法等)
2.采购流程优化的需求调研报告
3.梳理完的流程(以对流程进行了优化,并向上报批)
4.新流程下采购周期的分析报告(应达目标周期平均缩短:
通用类3天、专用类1天、内部领用2.5天)
5.价格折扣率、采购合格率指标的收集体系(指标定义、数据收集表单、收集制度、测算方法等)
6.通用类价格折扣现状及改进目标报告
7.专用类价格折扣现状及改进目标报告
8.通过报批的《供应商管理规范》
9.供应商原始数据分析报告(通过分析数据,确立下一阶段的谈判对象及谈判计划)
10.客户需求报告
2001/10/30
2001/09/30
七、项目标志
第四项项目描述中的各项指标均达成,并给出第三项项目交付物中的5项交付物即标志着项目的成功。
八、项目资源需求及收益预测
资源需求:
项目从2001年9月17日开始至2002年5月31日结束,预计投入工时1816工时、
资金投入:
与节电项目一起共需资金:
共计283000元
外部培训(咨询公司)20万元;
内部培训(二次培训及采购技能培训):
3万元;
差旅费(2人6次):
48000元
活动费(项目中期及终期,顺利完成项目计划和目标时使用):
5000元
收益预测:
直接收益:
价格折扣的提高节约了采购成本-----2000万*3%=60万
从2001年5月份以后每年可节约-----22000万*3%=660万
间接收益:
采购周期平均缩短了26%,审批环节的签字人次减少,可大大节约采购的人工成本;
采购合格率的提高也会有效降低人工成本;
以上指标的改善会大大提高采购业务的客户满意度。
对部门持续改善的贡献:
1.形成了标准化的资产采购流程及供应商管理体系
2.摸索了6sigma项目管理的方法,积累一定的经验,可供其他业务处参考;
3.培养了一些具有6sigma理念、善用6sigma工具解决问题的团队,为后续推动6sigma的应用起到促进作用;
九、
项目的柔性:
时间(最小)资源(中)范围(最大)
一十、项目风险管理计划
资产采购项目风险表
表1
风险号
严重度
发生的频度
可探测程度
总体威胁
1流程审批时间长
H
2原始数据不准确
M
3核心成员流失
L
4相关部门协调失败
5成员渎职
表2
预防行动
应急行动
起动信号
起动人员
1
领导层在流程讨论的关键阶段介入
沟通,启动临时性操作办法
流程签批在计划时间内无结果
刘靖/杜青
2
加强数据采集过程的监控抽查力度
核对原始数据
抽查时发现5%数据不符
刘靖/赵卉/杜青
3
加强沟通、明确项目意义及对自身影响,准备后备人员
后备人员接手
核心成员流失
4
获得上层领导支持
上层协调
项目组协调失败
5
培训和教育,建立监督检查机制,准备后备人员
沟通,后备人员接手
未按计划完成阶段目标
一十一、团队公约
1、计划阶段
1.1沟通形式:
会议、邮件
1.2参加人员:
核心成员---熊久红、赵萱、杜青、刘靖、赵卉、李秀芳、赵雪峰
1.3完成时间:
2001年9月17日
1.4成果:
经批准的总项目计划书、各自职责的甘特图。
2、实施跟踪阶段
2.1在计划完成时间内对进展进行交流,遇困难或新问题时随时沟通;
2.2由各任务的责任人按时完成实施各阶段的回顾及分析报表,提交江建兵;
2.3由江建兵汇总阶段成果,提交倡导者。
3、对项目计划和目标的调整:
调整流程:
如因特殊原因需对计划或目标进行调整,核心成员以数据为基础提出理由和建议,经项目组讨论,评估影响,达成一致后交项目管理者和倡导者批准,只有经项目管理者和倡导者批准后的变更方可生效。
4、项目文件管理
4.1需要存档的文件:
凡是与项目相关的具有保存或参考价值的文件,如不同版本的项目计划书、项目原始数据记录表格、流程文件、管理规定文件、调查报告、分析文件;
项目成员参加会议考勤记录、项目会议纪要等。
4.2文件存档的方式:
电子、纸质
5、沟通机制
5.1会议:
●核心成员每周五上午9:
30—10:
30召开一次例会,进行项目进展回顾,并商讨解决存在的问题;
必要时组织临时会议;
●向倡导者汇报:
两周一次,遇重要问题的决策时,组织临时会议;
●会议的通知、会议室及仪器等的预订和准备、会议纪要等由核心成员轮流负责;
●因故不能参会者,需征得项目LEADER的同意;
●会议纪要在会后一个工作日内发相关人员。
5.2电话/邮件:
随时将本人所负责的工作进展通报项目组全体核心成员。
6、项目组成员的绩效考核
6.1比重:
根据参与程度的不同,占个人绩效考核的一定比例(该比例应不低于个人季度工作计划中6sigma项目工作所占的比重);
6.2依据:
个人计划是否按时按标准完成;
是否对项目各项资料和成果进行认真整理归档;
会议、活动是否按时参加,是否积极发表意见;
遇问题时是否及时交流;
是否学会使用6sigma工具及PROJECT软件。
6.3方式:
以参与评价的方式体现在季度绩效考核表中。
7、团队成员承诺:
7.1使用6sigma语言、团队协作、知识与经验共享。
7.2严格按计划推进,出现突发事件及时沟通汇报,收集准确数据。
8、争议解决:
在项目执行过程中,如果出现争议首先由TEAMLEADER与项目组核心成员进行协调评判,不能解决争端则上交项目管理者及倡导人处理。
一十二、项目计划确认和批准
项目成员对本项目计划的签字确认:
SPONSOR批准本项目计划:
附件:
附件一:
技术术语定义及收集制度
附件二:
资产采购项目WBS表
附件三:
采购周期现状过程图(家具和通用类资产采购过程图、内部领用过程图(研发成品类)、专用类资产采购过程图)
附件四:
通用类价格折扣现状及目标数据
附件五:
专用类价格折扣现状及目标数据
附件六:
资产采购各子项目甘特图