会议管理流程.docx
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会议管理流程
公司总部
CEO及其授权人
行政部
各部门
批准
核准
会中服务
会后执行
开始
申请
会前准备
会议室准备
会议召开
会议室整理
1．流程说明：
序号
工作事项
岗位
工作标准
1
各部门提出会议申请
／
1、参会人员名单提交到行政部。
2、会议在会前一天填写《会议室使用申请表》。
2
行政部审核
行政专员
重点对会议主题、议程进行初核；对不符合要求的会议室使用申请要求申请部门重新修改；初审通过后送行政负责人复核。
3
信息反馈
行政专员
对会议目的、主题、内容进行审核后作相应批示；审核通过和未通过的会议由办公室在申请在当日将原件反馈至申请部门。
4
会前准备
申请部门
行政专员
1、会议通知至少提前一天发送，通知包括：
会议时间、地点、内容（议题）、议程、参会人员、发言要求；不定期会议在接到开会指令后立即通知参会人员。
2、根据参会人员职务、发言顺序、人数合理排列座次，制作会场定置图。
5
会议室准备
申请部门
行政专员
在会前（至少一小时）完成会议室清洁及布置、座次卡摆放、设备调试，重要会议需根据要求进行会议室布置及附加服务。
6
会议召开
主持人
参会人员
1、主持人会前强调会议纪律，会议准时开始、准时结束，严格按议程进行。
2、参会人员按时参会；按要求进行会议发言（讨论）；遵守会议纪律。
7
会中服务
行政专员
申请部门
提供每半个小时加一次茶水等会议服务（董事长出席的会议，由行政专员负责会中服务）
8
会后执行
申请部门
相关部门（人）根据会议决议执行，组织部门在会后编制会议纪要并转总经办，落实会后会议室区域的卫生及座位摆放、设备的归还原位等工作。
2．流程关键控制点与控制措施
序号
流程关键控制点
控制措施
1
会前组织的及时性
会议申请、审核和审批应及时，避免造成会议召开延误。
2
确保会议的有效性
所有会议必须进行会议流程报批；参会人员必须做好会前的材料和发言准备，确保会议高效。
3
重要内容的保密
会议内容、决议属公司保密范围，所有参会人员严格遵守《保密管理制度》。
3．流程补充说明：
（1）各部门会议由行政部负责督查督办；
（2）各部门会议由组织部门进行总结，在会后三个工作日内完成会议纪要转总经办；
（3）临时取消用会议室，必须提前15分钟通知，避免其他部门不能使用会议室。
4.流程表单目录
（1）会议室使用申请表
（2）会议签到表
（3）会议纪要格式
会议室使用申请表
申请部门：
日期：
会议名称
会议时间
会议地点
主持部门
主持人
申请人
出席领导
参会人员
会议主题
会议记录
会议通知人
服务需求
□投影仪□笔记本电脑□名牌□签到表其他_________________
会议资料：
行政部（审核）：
填写说明：
1、本表适用各部门会议申请，纸张不够可跨页、附页；
2、会议资料一栏可填写资料电子文档所在位置或纸质文档附后；
3、本表经批准后，2小时内发至申请部门；
湖南经桥网络科技有限公司
签到表
会议时间：
年月日
地点：
楼会议室
会议内容:
记录：
签到:
部门
签到
部门
签到
会议纪要
名称：
地点:
时间:
年月日至
与会人员：
主持人：
记录人:
会议内容：
办公用品管理流程
公司总部
财务管理中心
行政部
各部门
审批
审核
采购
入库
出库
月末盘点
编制计划
申购
6日领用
内部派发
1．流程说明：
序号
工作事项
岗位
工作标准
1
各部门提出
会议申请
／
1、每月29日上报各大中心办公用品采购计划；
2、各部门行政对接人填写《办公用品申购单》。
2
行政部审核
行政专员
根据行政部办公用品库存进行审核，并对采购的物品进行分类，选择供应商供货或自行采购等方式。
3
资金审批
财务管理中心根据月末库存，核准月初采购计划并办理借支手续。
4
物资采购
行政专员
根据审批的计划合理进行采购，并及时办理入库手续，6日由各部门行政对接人进行领用。
5
月末盘点
行政专员
对每月的入库与出库物资进行盘点，保证账物一致。
2．流程关键控制点与控制措施
序号
流程关键控制点
控制措施
1
审核采购计划
按公司配备的办公用品范围内进行采购，超出范围不予审核。
2
物资盘存工作
有效利用库存办公用品，不遗漏和盲目采购。
3
控制费用和领用
对于各类办公用品预估好使用周期，领用时必须核查清楚。
3．流程补充说明：
（1）每月逢6日、16日、26日各部门进行办公用品的领用；
（2）各部门的《办公用品申购单》必须由部门第一负责人签字，行政部方可进行审核；
（3）对耐用型的办公用品，确保保存完好，内部管理有序，合理进行配备；
（4）此流程各子站一并参照执行。
4.流程表单目录
（1）办公用品购入领用表。
（2）办公用品购入表。
（3）办公用品申购清单。
湖南经桥网络科技有限公司
月办公用品申购清单
填表日期：
年月日
序号
申购部门
物品名称
单位
数量
预计单价（元）
合计
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
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