采购信息系统项目软件需求规格说明书.docx

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采购信息系统项目软件需求规格说明书

采购管理信息系统

软件需求规格说明书

（Ver1.1）

IBMETP

文档信息

编辑时间

作者

2011/09/24

夏雨锋

2011/10/16

夏雨锋

版本

修订履历

1.0

1.1

1引言

1.1编写目的

本文档面向LindaFashion公司人员以及2011IBMETP人员。

1.2背景

软件系统的名称：

采购管理信息系统

英文名称：

PurchasingManagementInformationSystem

本项目的任务提出者：

LindaFashion公司

本项目的任务开发者：

2011IBMETP计算机082班

本系统的用户：

LindaFashion公司采购人员、部门经理、财务人员、总经理以及供应商。

实现该软件的计算中心或计算机网络：

暂无

本系统需要与LindaFashion公司目前所应用的系统进行通信和数据同步。

1.3定义

B/S:

（Browser/Server结构）结构即浏览器和结构。

1.4参考资料

a.本项目的经核准的计划任务书、合同。

2任务概述

2.1a标

本软件是为了帮助LindaFashion公司进一步优化采购流程、提高采购效率、提升采购管理而开发的采购平台。

希望能够给LindaFashion公司的数字化、流程化的釆购体验。

本采购系统只作用于LindaFashion公司及下属公司。

XX。

2.2用户的特点

项目

名称

开发软件名称：

釆购管理信息系统

项目任务提出者：

LindaFashion公司

项目开发者：

2011IBMETP计算机082

班

用户：

LindaFashion公司的所有成员

用户水平要求

基本掌握计算机技术

维护人员：

LindaFashion公司IT部

门

维护人员水平：

有较好的系统管理经验，以及对系统要有充分的理解

实现软件单位：

2011IBMETP计算机082

班

开发平台：

WindowsXP

測试平台：

WindowsXP/2003/7

使用平台：

本系统适合于运行在Microsoft和Linux的各个版本下，包括2003、XP、

7、Linux等平台下

浏览器要求：

IE6.0以上

项目与其他软件，系统的关系：

本系统采用B/S系统结构来部署服务器端组建，客户端使用浏览器即可。

对于系统维护人员，即LindaFashion公司IT部门，我公司在系统交付时，会对其进行相应的培训，以保证其对系统有足够的了解。

2.3假定和约束

建议软件寿命：

10年

假设开发地点：

杭州

系统交付地点：

XXX

经费来源：

LindaFashion公司

投入运行最迟时间：

合同签订后150天

法律和政策方面的限制：

遵循相关法律。

如《合同法》、《知识产权保护法》等。

3需求规定

3.1对功能的规定

一、US01申请草稿--提交采购申请功能

【使用部门】

釆购部

【输入】

采购申请单

【系统响应】

系统将提交的采购申请单的信息按照

字段存入数据库的采购草稿表中。

【输出】

显示采购申请提交成功。

【前置条件】

提交申请人员有权限。

【后置条件】

有权限相关人员提交釆购申请。

【活动步骤】

（1）采购申请人员登录。

（2）填写采购申请单。

（3）提交采购申请单。

（4）提交采购申请成功。

【异常处理】

（1）不享有权限的用户无法登录，给出错误提示；

（2）必填信息为填，导致无法正常提交时，给出错误提示。

二、US02草稿管理--检验、修改申请单功能

【使用部门】

采购部

【输入】

采购草稿的检验、修改和确认

【系统响应】

系统将提交的釆购草稿的信息按照字段存入数据库的采购单表中，并在釆购草稿表中删除此条信息。

【输出】

显示采购草稿提交成功；

刷新显示采购草稿列表。

【前置条件】

釆购部相关职能人员凭工号、密码登录才能进行数据操作。

【后置条件】

釆购部相关职能人员检验、修改并确认提交釆购草稿。

【活动步骤】

（1）采购部相关职能人员凭工号、密码登录；

（2）正确登录的职能人员对采购草稿进行检验、修改和确认提交；

（3）数据库中采购草稿表与采购单表得到更新。

【异常处理】

（1）不享有权限的用户无法登录，给出错误提示；

（2）信息提交失败，提示错误；

（3）采购物品不合理，可以退回申请一要求申请部门重新递交申请，并在数据库中进行标记。

三、US03订单管理模块--生成采购单功能

【使用部门】

采购部

【输入】

经确认提交的采购草稿信息

【系统响应】

系统将提交的釆购草稿的信息按照字段存入数据库的采购单表中，并在采购草稿表中删除此条信息。

【输出】

刷新显示采购单列表。

【前置条件】

采购部相关职能人员凭工号、密码登

录才能进行数据操作。

【后置条件】

采购部相关职能人员查看采购单，根

据情况确定供应商。

【活动步骤】

（1）采购部相关职能人员凭工号、密码登录；

（2）正确登录的职能人员查看采购单，根据情况确定供应商；

（3）数据库中采购单表得到更新。

【异常处理】

（1）不享有权限的用户无法登录，给出错误提示；

（2）供应商选择失败，提示错误。

四、US03订单管理模块--业务跟踪功能

【使用部门】

采购部

【输入】

业务流程的跟踪数据

【系统响应］

给跟踪记录的相关属性匹配的值。

【输出】

刷新显示采购单列表。

【前置条件】

釆购部相关职能人员凭工号、密码登录才能进行数据操作。

【后置条件】

采购部相关职能人员查看采购单。

【活动步骤】

（1）采购部相关职能人员凭工号、密码登录；

（2）正确登录的职能人员查看采购单，有必要时向相关部门反馈情况。

【异常处理】

（1）不享有权限的用户无法登录，给出错误提示；

（2）某些动作超过指定时间时，显示特殊标记

（例如：

购物流程中任一时间超过需要时间，该条记录显示在采购单列表的最前面，并以红色字体标记）；

（3）交易未完，误标记“完成交易”，给出报错提示。

五、US04采购部经理审批--采购单审批搜索

【使用部门】

釆购部门经理

【输入】

该画面的输入项有请购部门、请购时间、采购种类、采购物品、请购时间、需用日期、请购人、订单审批状态

【系统响应】

在无输入的情况下，系统查询所有待审批订单；在有输入的情况下，系统根据输入条件查询符合条件的订单。

【输出】

显示订单列表。

【前置条件】

存在符合条件的待审批订单

【后置条件】

显示搜索结果

【活动步骤】

（1）部门输入搜索条件。

⑵系统页面呈现所有符合条件的订单，可以选择排序方式，如按时间顺序或逆序排列。

⑶部门经理查看订单详情。

⑷部门经理点击“审核通过”或“审核不通过,返回”，不通过需要填写理由。

【异常处理】

（1）没有符合搜索条件的订单，系统给出提示。

六、US04采购部经理审批一经理审批

【使用部门】

采购部门经理

【输入】

输入审批不通过原因。

【系统响应】

（1）审批后将订单编号、审批人。

审批部门、审批时间、审批结果等信息填入审批表。

不通过还需插入不通过原因。

（2）更改流程流向。

【输出】

显示订单列表。

存在符合条件的待审批订单

【后置条件】

订单审批通过或不通过

【活动步骤】

⑴部门经理点击审批按钮。

⑵系统页面呈现所有等待审批的订单，可以选择排序方式，如按时间顺序或逆序排列。

⑶部门经理可以根据订单号或者申请人等条件筛选采购订单。

⑷系统根据筛选条件呈现订单列表。

⑸部门经理查看订单信息。

⑹部门经理点击“审核通过”或“审核不通过,返回”，不通过需要填写理由。

【异常处理】

⑴审核不通过时没有填写理由，系统给出提示。

七、US05财务部门审批--财务部订单筛选功能

【使用部门】

财务部经理和员工

【输入】

财务部审批结果、筛选属性、排序方式，点击查看订单页面的属性栏目。

【系统响应】

系统将根据不同属性对查询结果进行排序或选定在表单中输入的属性进行筛选

【输出】

订单筛选结果以及经过排序的订单

【前置条件】

申请部门申请采购，采购部门制作订单并提交给财务部。

财务部员工或经理登录成功

【后置条件】

成功得到所需的订单排序后结果

【活动步骤】

⑴财务部经理或者员工登录

⑵进入订单列表

⑶点击订单列表上的各个属性或在文本框中输入筛选条件

⑷系统响应，根据点击的属性以及输入的条件对列表进行筛选和排序

（5）页面显示筛选后的订单

⑹根据所需的要求对排序后的订单进行操作

（7）经理或者员工点击筛选后的列表中的记录进入审批订单页面

【异常处理】

⑴如果财务部经理或者员工未成功登录，则跳转至登陆界面

⑵如果输入筛选的信息不正确则没有输出结果，重新筛选

八、US05财务部门审批一财务部审批订单功能

【使用部门】

财务部

【输入】

经理或员工审批结果和备注。

【系统响应】

系统将经理和员工的审批结果以及未通过的原因录入数据库

【输出】

显示财务部经理或员工的订单审批情况的订单列表

【前置条件】

采购部门制作订单并提交给财务部，如果是经理审批则需要员工先审批过。

【后置条件】

经过财务部审批过的订单

【活动步骤】

⑴财务部经理或员工登录

⑵进入订单列表页面，查看有没有订单需要审批

⑶经理或员工可以点击订单名称，进入订单审批页面

⑷经理或员工可一点击订单ID,查看详细订单数据

⑸查看详细订单后可以点击“返回”按钮返回审批界面

⑹员工对订单进行审批及备注。

经理查看员工

审批结果及备注信息，再对订单进行审批。

（7）提交审批结果

⑻提交成功，显示成功提交页面。

【异常处理】

⑴如果未成功登录，则跳转至登陆界面重新登录；

⑵如果审批结果未提交成功，则跳转至提交不成功页面，重新返回审批界面。

九、US05财务部门审批--财务部查看详细订单

【使用部门】

财务部

【输入】

点击审批订单页面上订单的ID号

【系统响应】

系统将返回点击的信息，并从数据库中读取相应的订单详细信息。

【输出】

在订单详细页面，显示订单的详细信息，包括订单名称、商品名、数量、单价、总价、供应商等。

【前置条件】

财务部员工或经理登录，采购部有订单产生并提交给财务部

【活动步骤】

⑴财务部经理或员工登录

⑵进入订单列表页面

⑶点击要审批的订单

⑷进入订单审批页面

⑸点击订单ID

⑹进入查看详细订单信息页面

（7）点击“返回”按钮

⑻返回订单审批页面

【异常处理】

⑴如果财务部经理或者员工未成功登录，则跳转至登陆界面；

十、US06总经理审批一订单审批功能

【使用部门】

订购部门

【输入】

订购部门选定商品类型

【系统响应】

系统根据订购部门选定的商品订单自动选择对应的订单审批流程

【输出】

订单审批流程

系统中存在对应商品类别的订单审批

流程

【后置条件】

系统根据订单审批流程中所涉及的部

门，通知相应部门审核并显示至对应页面

【活动步骤】

⑴订购部门登录系统

⑵订购部门选择商品类别

（3）系统自动生成订单审批流程

⑷系统根据订单审批流程中所涉及的部门，通知相应部门审核并显示至对应页面

⑸相应部门接收审批通知

（7）相应部门审批订单，将订单传至下一部门继续审批

⑻订单审批完成

【异常处理】

（1）系统异常，无法正常操作，并给出相应的信息。

（如网站维护等）。

十一、US07供应商管理--供应商查询功能

【使用部门】

待定

【输入】

数据库供应商表中供应商的相关条件。

【系统响应】

系统根据输入的条件对数据库中供应

商表进行查询。

【输出】

显示供应商查询页面。

【前置条件】

用户具备查询数据库供应商表的相应

权限。

【后置条件】

查询成功。

【活动步骤】

⑴用户选择查询条件。

⑵系统根据查询条件对数据库中供应商表进行查询。

⑶返回查询结果。

【异常处理】

⑴用户未选择查询条件直接进行查询，系统弹出提示对话框。

⑵系统或数据库异常，无法查询，给出相应提示信息。

十二、US07供应商管理--供应商新建功能

【使用部门】

待定

【输入】

数据库供应商表中非空属性条件。

【系统响应】

系统根据输入的数据信息对数据库中供应商表进行新增操作。

【输出】

显示供应商新建成功页面。

【前置条件】

用户具备新增数据库供应商表数据的相应权限。

【后置条件】

新建供应商成功。

【活动步骤】

⑴用户选择新建供应商功能，并填入数据库供应商表中非空属性条件。

⑵系统根据填入条件对数据库中供应商表进行新建操作。

⑶返回新建操作结果（新建成功或新建失败）。

【异常处理】

（1）用户未填写完所有非空属性条件，系统弹出提示对话框。

⑵系统或数据库异常，无法新建，给出相应提示信息O

十三、US07供应商管理一供应商明细功能

【使用部门】

待定

【输入】

数据库供应商表中供应商的相关条件。

【系统响应】

系统根据输入的条件对数据库中供应商表、商品表进行查询。

【输出】

显示供应商明细功能页面。

【前置条件】

用户具备查询数据库供应商表、商品表的相应权限。

【后置条件】

查询成功。

【活动步骤】

⑴用户选择条件查看明细功能。

⑵系统根据查询条件对数据库中供应商表、还有商品表进行查询。

⑶返回查询结果。

【异常处理】

⑴查询条件不符合导致数据库出错。

⑵系统或数据库异常，无法查询，给出相应提

乔信息O

十四、US07供应商管理--供应商编辑功能

【使用部门】

待定

【输入】

想要修改的供应商的相关选项。

【系统响应】

系统根据输入的条件对数据库中供应

商表、商品表进行查询。

【输出】

显示编辑后的供应商查询页面。

【前置条件】

用户具备增删数据库供应商表数据的

相应权限。

【后置条件】

增加删除数据成功。

【活动步骤】

⑴用户根据需要编辑供应商。

⑵系统根据修改条件对数据库中供应商表、还有商品表进行修改。

⑶编辑结束，返回更新的供应商列表。

【异常处理】

⑴管理员输入信息和系统验证不一致（如用户名，密码错误等），系统给出相应的提示信息,并返回登录页面。

⑵管理员查询的商品不存在数据库中，给出相应的提示，并返回登录后的初始页面。

⑶新建商品时，管理员没有输入必须的内容，系统给出相应的提示。

十五、US08商品管理--商品管理

【使用部门】

釆购部门

【系统响应】

根据用户输入的条件从数据库中读出商品，

以列表显示；用户选择新建商品时，将用户输入的内容写入数据库中；用户点击商品时，从数据库中读出商品的具体信息；用户对选中的商品进行修改时，访问数据库进行相应的操作，包括修改，删除,设置等。

【输出】

用户输入相应条件，以列表显示数据库中的内容；输出选中商品的具体信息，如商品名称，供

应商等。

【前置条件】

商品管理员登录

【后置条件】

商品管理员将修改的数据提交

【活动步骤】

⑴商品管理员登录。

⑵管理员根据自己的需要进行相应的操作。

⑶操作完成后提交更改的内容。

【异常处理】

⑴管理员输入信息和系统验证不一致（如用户名，密码错误等），系统给出相应的提示信息,并返回登录页面。

⑵管理员查询的商品不存在数据库中，给出相应的提示，并返回登录后的初始页面。

⑶新建商品时，管理员没有输入必须的内容，系统给出相应的提示。

十六、US09部门管理--增加新部门

【使用部门】：

人事部

【输入】：

新部门的名称

【系统响应】：

系统将新增加的部门信息存入数据库中。

【输出】：

显示存储状态

【前置条件】：

申请添加新部门

【活动步骤】：

⑴人事部选择增加新部门

⑵系统返回新部门增加页面

⑶人事部根据提示输入信息

⑷人事部提交新部门增加申请

⑸系统提示写入成功并返回

【异常处理】：

⑴输入部门名称已在数据库中存在，系统给出提示并返回部门提交页面。

⑵系统异常，无法添加，并给出相应的信息。

（如网站维护等）。

十七、US09部门管理--编辑部门

【使用部门】：

人事处

【输入】：

部门名称

【系统响应】：

系统将查询到的部门信息显示出来

【输出】：

显示用户列表

【前置条件】：

输入信息对应的部门已经被添加

【后置条件】：

可以对部门进行操作，编辑或者删除【活动步骤】：

⑴人事部选择编辑部门

⑵系统返回用户查询页面，提示输入账号等信息

⑶人事部根据提示输入信息

⑷系统从数据库中提取数据并返回

⑸人事部提交部门操作申请

⑹系统返回操作信息

【异常处理】：

⑴输入的信息在数据库中未查到对应的数据段⑵系统异常，无法查询，并给出相应的信息。

（如网站维护等）。

十八、US10流程管理--流程创建功能

【使用部门】

流程管理人员

【输入】

流程管理人员根据商品类型选择对应各个部门的审批顺序，形成该类商品的订单审批流程。

【系统响应】

系统将流程管理人员选定的流程信息全部存入数据库中。

【输出】

显示流程管理成功或失败页面。

【前置条件】

系统中存在流程管理人员

【后置条件】

流程管理人员登录成功

【活动步骤】

⑴流程管理人员登录系统

⑵系统返回流程选择页面

⑶流程管理人员根据商品类型选择相应的部门

审批顺序

⑷流程管理人员提交项目审批流程信息

⑸系统提示流程管理创建成功或失败并迁移到相应页面。

【异常处理】

（1）流程管理人员信息输入有误，系统给出提示并返回登录失败页面。

⑵流程管理人员选择的部门审批顺序不合理

（如部门重复），系统给出相应及时提示信息⑶系统异常，无法正常操作，并给出相应的信息。

（如网站维护等）。

十九、US11报价一报价启动功能

【使用部门】

采购部门

【输入】

报价信息，如供应商编号，商品信息，报价期限，报价范围。

【系统响应】

系统提交采购部门输入的报价信息。

【输出】

显示报价信息查询页面。

【前置条件】

采购部门登录成功。

当前报价启动，供应商被允许报价。

【活动步骤】

（1）采购部门在订单明细页面选择报价启动功能；

（2）采购部门新建当前轮次的报价信息；

（3）系统提示新建报价信息成功并迁移到报价信息查询页面。

【异常处理】

⑴系统异常，无法启动报价，并给出相应的信息。

（如网站维护等）。

二十、US11报价一报价修改功能

【使用部门】

供应商

【输入】

商品价格

【系统响应】

系统提交商品价格。

【输出】

显示更新以后的采购订单的详细信息。

供应商被允许报价，供应商。

【后置条件】

供应商修改商品价格成功。

【活动步骤】

（1）供应商在订单明细页面选择报价功能；

（2）供应商修改商品价格并提交；

（3）系统显示修改以后的订单详细信息。

【异常处理】

⑵系统异常，无法修改商品价格，并给出相应的信息。

（如网站维护等）。

二十一、US"报价一报价关闭功能

【使用部门】

采购部门、系统

【输入】

【系统响应】

系统提关闭报价功能

【输出】

系统显示“不是报价时间”页面。

采购部门登录成功

【后置条件】

报价功能关闭成功

【活动步骤】

（1）采购部门登录系统

（2）关闭报价功能或者报价时间已过，系统自动关闭报价功能

（3）系统显示报价关闭成功页面

【异常处理】

（1）系统异常，无法关闭报价功能，并给出相应的信息。

（如网站维护等）。

二十二、US12报价管理--当前报价查询功能

【使用部门】

采购部门

【输入】

当前报价查询条件（如供应商名称、商

品名称）

【系统响应】

系统提交报价查询条件

【输出】

显示相应的报价信息页面

【前置条件】

当前报价信息存在

【后置条件】

当前报价查询成功

【活动步骤】

（1）采购部门登录

（2）选择查询条件

（3）显示查询结果

【异常处理】

（1）采购部门登录失败，系统提示登录失败信息（如用户名密码错误）

⑵查询失败，无法显示查询结果，提示失败信息

二十三、US12报价管理--历史报价查询功能

【使用部门】

采购部门

【输入】

历史报价查询条件（如供应商名称、商

品名称、报价轮次）

【系统响应】

系统提交报价查询条件

【输出】

显示相应的报价信息页面

【前置条件】

存在历史报价信息

【后置条件】

历史报价查询成功

【活动步骤】

（1）采购部门登录

（2）选择查询条件

（3）显示查询结果

【异常处理】

（1）釆购部门登录失败，系统提示登录失败信息（如用户名密码错误）

⑵查询失败，无法显示查询结果，提示失败信息

二十四、US13采购部最终审批--采购部门经理筛选订单功能

【使用部门】

采购部

【输入】

订单的基本信息以及要进行筛选的属性、排序方式，点击查看订单页面的属性栏目。

【系统响应】

系统根据输入信息将用户需要的订单从数据库里筛选出来。

【输出】

显示符合用户需求的订单列表页面。

【前置条件】

申请部门申请采购，采购部门员工制作订单并提交给采购部经理。

经理登录成功

【后置条件】

成功得到所需的订单筛选后的结果

【活动步骤】

⑴审批经理输入或选择需要审批的订单的条件。

（2）系统返回一个符合用户需求订单列表页面。

⑶审批经理从列表中选择自己需要的订单。

【异常处理】

⑴用户未输入检索条件进行检索，系统提示请输入检索条件并返回当前页。

⑵系统未检索到符合要求的订单，提示用户重新输入，并返回检索页。

二十五、US13采购部最终审批--采购部门经理审批已生效订单功能

【使用部门】

采购部

【输入】

经理输入的审批结果和备注。

【系统响应】

系统将用户审批的信息全部存入数据库中。

【输出】

经理的订单审批情况的订单列表

【前置条件】

采购部门员工制作订单并提交给经理。

【后置条件】

经过釆购部经理审批过的订单

【活动步骤】

⑴审批经理选择需要审批的订单。

（2）系统返回一个订单审批页面。

⑶审批经理根据订单信息进行审批。

⑷审批经理提交审批结果。

⑸系统记录审批信息及经理的信息。

⑹系统提示提交成功并迁移到订单列表页面。

【异常处理】

⑴经理审批提交不通过，系统提示备注信息不能为空并返回订单页面。

⑵经理提交审批，若未选择是否通过，则系统提示请选择是否通过并返回订单页面。

二十六、US13采购部最终审批--采购部门经理查看报价轮次功能

【使用部门】

采购部

【输入】

用户选择需要查看的订单。

【系统响应】

系统将用户需要查看的订单的报价信息从数

据库里取出。

【输出】

显示用户需要的报价信息页面。

【前置条件】

订单的基本信息，包括订单Id,请购部门Id,采购物品Id,请购时间等信息；供应商报价基本信息，包括供应商Id,供应商名称，报价轮次，报价时间，报价，供应商预计发货