集团费用报销管理制度.doc
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集团公司费用报销管理制度
1目的与适用范围
1.1目的：
为进一步规范和完善集团公司费用报销管理制度，加强费用控制，简化审批程序，适应管理需要，特制定本制度。
1.2适用范围：
本制度适用于各类行政管理费用。
主要包括交际费、差旅费、交通费、通讯费、车辆费、培训费、会议费等。
本制度适用于集团公司，各子公司、分公司根据本单位实际情况，参照本制度的费用报销标准，拟定本单位的费用报销制度，并报集团财务部审批后执行。
2职责
2.1费用经办人：
对费用实际发生前需经审批后方能发生的费用，应事先履行业务办理审批程序，按审批结果办理相关业务；应在费用发生过程中自觉控制、压缩费用，提供记载费用真实发生的合法、有效单据；费用发生后按本规定履行费用报销审批程序并提供审批记录，对单据的真实性、审批程序记录的真实性负责。
2.2各部门负责人：
在部门工作安排中主动控制、压缩费用，对本部门的各项费用的必要性、合理性负责，对本部门总体费用水平的合理性负责。
2.3财务部会计：
负责审核所有报销凭证合法性、金额数字的准确性、费用标准是否符合公司的有关规定。
2.4财务部出纳：
负责审查付款手续的完备、负责正确付款，对审批手续不全、对金额和收款人不明确的单据不予付款。
2.5财务部负责人：
维护本规定的正常执行，审核付款，组织费用报销工作和信息通报工作。
2.6财务总监：
对重大开支发表意见，审核非例常费用、对外捐款及预算外费用。
2.7分管领导：
审核或批准例常性开支及批准小额非例常性费用，确认这些费用发生的必要性和合理性。
2.8集团总经理：
批准较高费用和资产购置开支以及对外捐款和预算外费用，具有立项权和否决权。
3方法和过程控制
3.1总则
3.1.1集团公司费用本着以下原则进行管理：
u从严控制原则。
从工作需要出发，厉行节约，从严控制，在合理前提下争取费用最低；
u责任明确原则。
集团公司各职能部门第一负责人是部门费用的决策者和责任人，对本部门发生费用的真实性、必要性和总体费用水平负责，部门第一负责人在年度述职报告时应将本部门年度费用水平作为重要事项予以说明，且作为各职能部门第一负责人年度绩效考核的重要指标之一；
u受益者承担费用原则。
如果费用经办人不是费用的受益人，则此项费用归属于受益人部门名下。
此项原则适用于集团公司各职能部门之间。
3.2集团公司费用管理方式
3.2.1分项核算、总体考核。
3.2.1.1集团公司按年度考核每个部门的职能运行总费用。
集团公司财务部在费用发生时，按照费用类别分项归集到受益部门名下。
3.2.1.3集团公司每项费用均由一个职能部门负责统筹管理，当某项费用发生时，如不能直接确定到受益单位，则归属在该分管部门的职能分管费用内。
3.2.2年度预算计划
年初各职能部门编制本部门费用、职能分管费用支出计划，经财务部审核，分管领导审核，报集团总经理批准。
部门职能总费用应控制在预算费用之内，如果突破年度预算，部门应报专题费用报告经总经理审批确定。
部门预算总费用中的非例常项目，于预算报批时应附专项说明，于实际发生时仍应事前书写专题报告，按程序报批。
集团公司将逐步开展全面预算管理工作，在未能编制年度费用预算前，由各职能部门于本季度最后一个月10日前编制下一季度每个月费用计划，经财务部审核，分管领导审核，报集团总经理批准。
对年中实际发生的预算外、计划外事项需新增的费用，由各职能部门在业务办理前编制预算外事项的费用计划，经财务部审核，分管领导审核，报集团总经理批准。
3.2.3费用控制方法：
◆限额控制：
确定明确的单项费用报销标准，如交际应酬费、差旅费、通讯费、交通费等，单项费用的发生不得超出规定的标准；
◆程序控制：
根据费用项目和费用发生额，确定相应的审批程序；
◆台帐制度：
各部门费用报销人员应对经常发生的大额费用支出建立台帐制度，使其直观反映付款进度和年度支出情况，如公司上市费、新项目考察费、交际应酬费等。
3.2.4及时通报制度。
财务部每月按费用类别将各职能部门运行费用支出明细情况进行通报。
3.3费用报销标准和程序
3.3.1交际应酬费
3.3.1.1交际费用包括对外接待费用、部门活动费用、部门加班餐费等（不含食堂工作午餐）。
具体包含交际住宿安排、接待用餐、文娱活动、赠送礼品等。
3.3.1.2交际应酬费的使用应以“厉行节约，合理开支，严格控制，超标自负”为原则。
3.3.1.3业务招待坚持对口接待的原则。
下属子公司、分公司总经理级领导，由办公室统一安排接待；下属子公司、分公司部门负责人及一般工作人员，由集团公司对口职能部门与办公室会商后安排接待；外部单位一般人员，由集团公司对口职能部门或业务部门安排接待，外部单位重要领导应与办公室会商接待。
3.3.1.4业务招待陪同人员坚持对口陪同的原则。
招待子公司、分公司总经理级领导，由集团公司高管成员、办公室或相关部室负责人陪同；招待子公司、分公司部门负责人，一般由一至二名集团公司领导和对口职能部门负责人陪同；招待子公司、分公司一般工作人员，一般由对口职能部门负责人与相关人员陪同。
确因工作需要招待重要客人，各相关部门可请分管领导出席。
各类业务招待，接待部门应适当从紧控制陪同人员，陪同人员一般不应超过需接待人员的3倍。
若需接待人员为1人，3倍的陪同人员数量限制可以有所放宽，但最多不能超过6倍。
陪同人数超过3倍必须事先经分管领导批准，该书面批准文件作为费用报销必备附件。
3.3.1.5接待标准：
项目
接待对象
接待最高标准
备注
住房标准
本市的外单位客人
原则上不安排住房
非本市的外单位客人
由客人自理的应按客人的要求安排
公司安排单间或套房的由办公室报领导批准
集团公司高管成员及子公司、分公司总经理级领导
协议四星级酒店
集团公司、子公司、分公司部门领导及一般工作人员
原则上住员工宿舍，如需安排单间或套房的，按快捷酒店标准安排，由办公室报领导批准
用餐标准
子公司、分公司领导
有食堂按工作餐标准尽量在食堂就餐，不配备食堂的每餐接待标准为100元/人
1、以上标准既包含从公司领用酒，也包含外购酒及饮料等。
使用高档烟酒须经主要领导批准；
2、午餐招待原则上不饮用酒类，确有需要时也应适量控制；接待所需烟酒原则上自备；领用公司烟酒须经接待部门领导与办公室会商后报分管领导批准；
3、如未配备食堂，接待用餐一般应由办公室统筹安排，就近安排饭店招待。
陪客人员不得随意提高就餐标准，超过规定标准的部分自行承担，公司不予报销。
子公司、分公司一般人员
有食堂按工作餐标准尽量在食堂就餐，不配备食堂的每餐接待标准为50元/人
外单位一般职员
每餐50元/人
外单位重要领导
由各部门领导和办公室会商后报领导批准
文娱活动、赠送礼品标准
原则上不安排文娱活动，不赠送贵重礼品、纪念品，特殊情况应事先报分管领导批准。
3.3.1.6交际应酬费严格实行预算计划额度控制和事前审批制度，各部门突破预算总额指标或费用计划总额、单次招待标准后的支出应报集团总经理批准。
各部门执行交际业务前，应填写《业务招待费申请单》，经部门负责人签字后报办公室审核，由办公室复核招待标准并报分管领导同意后方可执行。
《业务招待费申请单》一式两份，申请部门和办公室各执一份。
交际费要坚持不超时序的原则（即一月费用必须在四月前报销，以此类推，下同），超出当季度时序进度的不予报销列帐。
考虑到企业经营工作实际，董事长和集团公司高管不须填写《业务招待费申请单》，但也要坚持不超时序、总额控制的原则。
3.3.1.7一次报销6000元以下的逐级上报，由分管领导最终批准；一次报销6000元（含）以上的逐级上报，最后由集团总经理最终批准，详见《费用报销授权权限一览表》。
公司重大接待活动主办部门应专项申请费用额度，在额度内开支。
部门负责人发生的交际费经部门第二负责人签字，按审批的权限报分管领导或集团总经理审批；分管领导及高管级以上人员的交际费用由集团总经理授权签批；
3.3.1.8各部门分别设置各部门交际应酬费台帐，集团高管级以上人员单设个人交际应酬费台账，财务部应按部门、费用项目建立明细账，各项交际应酬费报销后，各部门须按真实原则逐笔记录交际时间、地点和具体内容，按月送交财务部会计审核无误后签字。
各部门交际费台账根据需要提交部门领导、分管领导、总经理审阅。
3.3.1.9交际应酬费报帐时实行两单一票的原则。
招待费发票必须用中文注明开支内容、日期、人数、金额等,并由经办人签字。
由接待人员在招待任务完成之后的一周内凭财务规定的费用报销单、业务招待费申请单和招待费用的正式发票、到办公室验证，由办公室确认单次招待节超情况后，再持费用报销单、业务招待费申请单和正式发票按报销审批程序审批，由出纳办理付款。
3.3.1.10负责接待人员未按规定将业务招待申请单送交办公室复核招待额度及验证招待节超情况，每发生一次扣罚经办人部门领导和负责接待人员各200元；办公室收到业务招待申请单而未能在招待前严格按标准复核招待额度、未能在招待后验证招待费节超情况，每发生一次罚办公室负责人200元，各部门未能做好每季度时序进度控制的，每发生一次罚相关部门负责人200元，负责接待人员在申请中有虚假行为，每发生一次扣罚该部门负责人和接待人员各500元并通报批评。
3.3.1.11财务部按年度评审各部门执行交际应酬费制度情况，对实行交际应酬费总额控制和严格执行单次招待标准且厉行节约的部门给予1000-3000元奖励。
3.3.2差旅费
3.3.2.1审批权限：
各部门执行出差任务前，应填写《出差申请表》，经部门负责人签字并报办公室审核后执行。
差旅费要坚持不超时序的原则，超出当季度时序进度的不予报销列帐。
考虑到企业经营工作实际，董事长和集团公司高管不须填写《出差申请单》，但也要坚持不超时序、总额控制的原则。
部门职员的差旅费由部门领导批准，财务部审核，一次报销6，000元以下的差旅费用须报分管领导最终审批，一次报销超过6000元（含）以上的由集团总经理最终审批。
部门负责人发生的差旅费经部门第二负责人签字，由财务部审核后，按审批权限报分管领导或集团总经理审批；集团公司高管领导的差旅费用不论金额大小由集团总经理签批。
3.3.2.2报销标准
A．往返交通费：
公司职员公务出差可乘坐汽车、火车或飞机等交通工具。
非紧急外出，原则上以陆路交通为优先出行方式，如果有打折的机票比陆路交通票还要优惠的，也可乘坐飞机，费用按标准凭票报销，具体标准按本制度规定执行。
B．出差住宿费在下列规定的金额标准内或星级酒店标准内报销。
职别
最高住宿标准
最高长途交通标准
最高市内交通标准
最高乘机标准
备注
集团董事长
按实报销
按实报销
按实报销
按实报销
1、因公商务乘机人员应当选择经济合理的飞行路线，选择经济舱为主，并尽可能购买往返折扣机票。
2、因公商务出国人员在外期间，根据出访任务需乘坐陆上、水上交通工具的，应本着节约的原则，事先在费用开支预算中体现，凭有效交通票据实报实销。
3、专业考察出国、奖励及福利出国住宿费用应本着节约的原则，由组团单位参照因公商务出国标准予以安排，并包含于总体组团费用，不再另行单项报销。
集团高管
四星级酒店
飞机票/软卧
出租
商务舱
部门负责人
300元/晚/人或三星级酒店标准房
飞机票/软卧
出租
飞机经济舱
业务主管
200元/晚/人或三星级酒店标准房
软卧/软座
经部门领导同意出租/公交
紧急情况下飞机经济舱
一般职员
150元/晚/人或快捷酒店标准房
软卧/软座
经部门领导同意出租/公交
紧急情况下飞机经济舱
乘坐火车，从当日晚7时至次日晨7时乘车6小时以上的，或连续乘车超过12小时，可购同席卧铺票，凭票实报。
订票费用按每张票最高30元标准执行，低于30元的按实际订票费用执行。
出差人员乘坐汽车，应按票面载明起止地点的正规电脑打印汽车发票据实报销（包括保险费）。
轮船原则上按低于等于二等舱的标准据实报销。
除乘坐火车外其余票不考虑订票费用。
出差住宿费超出规定金额或标准的，出差人员应先将报销发票呈分管领导在住宿发票上签批意见。
然后经部门领导、财务领导审核后，按审批权限报批后方可报销。
两人以上同行出差，可与职级最高者入住同一酒店，但限于标准间。
入住酒店应选择签约酒店。
C．对于自行安排住宿而不报销住宿费者，每晚补贴100元；出差由对方单位提供住宿的、出差住在集团所属公司宿舍的、出差至父母及家庭所在地的，不发补贴。
D．出差伙食补助费：
除董事长按实报销外，其他员工不分职级，按一般地区80元/天，特殊地区（指北京、上海、深圳）90元/天，港澳按120元/天。
集团及部门异地会议、各种培训等食宿费用全包的，不发补助。
出访欧洲、美国、加拿大、日本、新加坡、澳大利亚、新西兰等发达国家伙食费用不得高于35美元/人/天；出访非洲、蒙古、哈萨克斯坦、东南亚等欠发达国家按不得高于20美元/人/天。
E．出差交通费：
可报销出发至机场的士费或机场大巴费。
出差地市内交通优先采用公共交通，确因业务需要乘坐出租的，一天的出租车费用报销额度不得高于50元。
出差地至机场的交通费在标准内按实报销。
出租车费用超过标准，出差人须将出租车票呈分管领导在出租车票上签批意见。
由出差地单位负责接送的不再报销交通费。
实行机打票据的城市只认可机打票据。
F．因公差旅费等在报销标准内实报实销。
事前经本部门领导批准,出差期间就近返家探亲的，个人承担其绕道交通费，不发绕道及在家期间的出差补助费。
出差一律按最近路线计算里程，严禁绕道，绕道不予报销住宿费、伙食补助费。
出差人员自带车辆的，一律不报销交通费。
G．集团公司人员应邀请出差到子公司、分公司，经协商由子公司、分公司承担的部分费用，应将机票、房费发票直接交由承担单位报销。
已有承担单位报销的部分费用，集团公司不再重复报销。
3.3.2.3报销要求
A．交通费、住宿费、伙食补助可于出国前由组团负责人或负责人指定专人从财务部借款，并统一掌握，统一使用，回国后凭有效发票报销，特殊情况可包干使用。
B．出差人返回后一周内在《出差申请表》上填写出差事项办理结果，并交办公室确认实际出差天数；各种有效报销凭证必须将开支内容、日期、人数、金额等不明确的内容用中文补全,并由经办人签字；填写《出差费用报销单》，注明实际出差日期、起讫地点、工作内容、报销项目、金额等，以发票、出差申请单作报销附件，按审批权限报批，由出纳办理付款。
3.3.2.4奖惩规定
A．各部门未能做好每季度时序进度控制的，每发生一次罚相关部门负责人200元，出差人员在报销中有虚假行为，每发生一次扣罚该部门负责人和出差人员各500元并通报批评。
B．财务部按年度评审各部门执行差旅费制度情况，对实行差旅费总额控制和严格执行单次出差费标准且厉行节约的部门给予1000-3000元奖励。
3.3.3交通补贴及伙食补贴
3.3.3.1交通费包含职工上下班交通补贴及因公市内外出交通费。
3.3.3.2交通补贴标准
职务级别
上下班
交通费
市内外出交通费
私车公用
市内外出交通费
公共交通
交通补贴标准
（元/月）
外勤
（元/月）
外勤及内勤
（元/月）
集团董事长
实报实销
实报实销
实报实销
集团高管
200
500
实报实销
部门负责人
200
400
实报实销
一般员工
200
300
实报实销
外勤人员因公在本市内外出发生的交通费，自购车享受私车公用补贴的，不再报销市内公共交通费用。
外勤人员或内勤人员乘坐公司车辆或享受私车公用补贴的自购车外勤人员车辆外出办事，不再报销公共交通费用。
未享受私车公用补贴的外勤人员或内勤人员乘坐公共交通车辆外出办事的，据实报销市内公共交通费。
3.3.3.3交通补贴以员工当月考勤记录为依据计算，出差、各种假期按天扣除。
由公司安排车辆无交通费。
3.3.3.4每月初由办公室根据上月考勤记录编制补贴表，经办公室主任复核、财务部复核、分管领导签批后，财务部出纳付款。
3.3.3.5伙食补贴标准
集团公司根据实际情况配备员工食堂，食堂就餐补助标准为15元/人/天，包含米、菜、调料、水、电及煤气费，凭发票按月或按周报销。
未能配备食堂的办公区按15元/人/天由办公室和交通补贴一起制表按审批流程发放伙食补助。
3.3.3.6临时外出误餐补贴标准
员工临时外出前均应填写临时外出申请单，由部门领导、办公室确认，办公室按每餐20元/人标准核定外出期间未能在食堂就餐的误餐费，临时外出申请单作为误餐费补贴报销附件。
除上午10点以后接到特别任务的员工外，员工应在上午10点前通知办公室不能在食堂就餐，办公室应同步通知食堂厨师减少就餐人数，避免浪费。
3.3.3.7除上午10点后且在午餐时间前临时紧急任务外，对未能在10点前通知办公室减少食堂就餐人数的外出员工，可以报销误餐费但要扣罚15元/餐。
对虽未外出但不在食堂就餐的员工应在上午10点前通知办公室减少食堂就餐人数，如未通知办公室减少就餐人数则要扣罚15元/餐。
如因办公室向厨师通知食堂就餐人数不准确而至厨师多做发生浪费的，按伙食标准、多做人数总额扣罚办公室报数人员。
如办公室报数准确、属厨师多做发生浪费的，按伙食标准、多做人数总额扣罚厨师。
3.3.3.8职员调动、搬迁
职员办理由子公司、分公司调入集团公司的调动手续，持调令并按差旅费报销批准报销交通费。
超出报销标准的须经分管领导审批。
3.3.3.9高校毕业生费用报销
A．外地来集团公司的学生路费报销：
1）学校到公司的路程乘火车超过6小时以上，可乘坐火车卧铺，凭火车票报销，若乘坐飞机的则凭机票折抵卧铺火车票价给予报销；
2）学校到公司的路程乘火车在6小时以内，凭火车票座票报销，若乘坐飞机或卧票的则凭机票及卧铺火车票折座位火车票价给予报销；
3）可报销单程交通费；
4）报到当天凭车票或机场大巴票在50元定额范围内据实报销市内交通费用；
B．免费为外地实习生安排住宿，本地就读学生或本地生源不安排住宿；
C.因公司安排的工作而需要发生的交通、住宿等费用，在一般职员标准内的，由公司承担；
3.3.4车辆及司机费用
3.3.4.1油料费、停车费、修理费、过路过桥费等日常费用，按照《车辆管理规定》要求，各种有效报销凭证必须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等,并由经办人签字，由经手人填制费用报销单，经办公室主任审核,报财务部审核、分管领导批准后实报实销。
但一次报销6000元（含）以上的车辆及司机费用另须报集团总经理审批。
3.3.4.2司机违反交通规则或工作失职而发生的修理费扣除应由保险公司赔偿的部分后由司机本人承担；因司机个人工作失职造成的违章停车、违章驾驶、未及时年审等罚款费用由司机个人承担。
3.3.4.3司机出全勤并安全行驶的，每月发放安全行驶奖150元。
安全行驶奖由办公室按月制表，经公司领导批准，财务部审核后支付。
3.3.4.4集团各部门和集团所属公司使用公司车辆的，费用归属于用车单位，非集团内单位使用公司车辆，应即时进行款项结算。
3.3.4.5司机按照出差标准报销出车期间的就餐费，随乘车领导一起就餐或客户免费提供就餐的不再报销餐补。
为准确归集各部门车辆及司机费用，司机不得代乘车人报销就餐费。
3.3.5职员培训费用
3.3.5.1职员脱产培训和业余进修、出国考察所发生的有关费用按照办公室的有关规定执行，其中交纳的培训费用记录在培训项目下，就餐补助、住宿费、交通费按职员所在部门核算在差旅费项目。
3.3.5.2职员到专门机构作短期培训，需经本部门领导签署，6000元以下的培训费用应经办公室签署，再报集团公司副总审批同意；6000元（含）以上的培训费用应报集团总经理批准。
3.3.5.3培训费用按“受益者承担费用”的原则进行管理，费用归属在受益部门、受益公司项目下。
3.3.6书报资料及周刊费用
3.3.6.1书报资料费按部门发生额进行核算。
由于工作需要购置的专业用书，应填写《请采购单》，经本部门领导批准后购买，凭发票到图书保管员处办理验收登记、借阅手续后，凭发票报销。
但一次购置在1000元（含）以上的报集团公司总经理审批。
3.3.6.2年度报刊杂志由办公室统一办理订阅，费用按部门核算。
3.3.6.3报刊费用按“受益者承担费用”的原则进行管理，集团公司各部门、集团各所属公司应承担供职员阅读报刊的工本费用。
3.3.6.4报刊印刷费用、稿费支出应建立台帐制度，报销时应附明细清单并随带台帐。
3.3.7通讯费用
3.3.7.1集团公司各项通讯费用归口办公室管理，按职员所在部门进行核算。
通讯费用报销标准及报销范围见下表：
职 级
最高报销标准（月）
范围
集团董事长
实报实销
手机通话费、短信费、上网费
集团高管级（含）以上
500
手机通话费、短信费、上网费
部门负责人
350
手机通话费、短信费、上网费
业务主管
250元
手机通话费、短信费
一般员工（内勤/外勤）
100元/200元
手机通话费、短信费
3.3.7.2通讯费用仅指员工通讯录中所留手机号产生的通讯费。
通讯费按月度凭有效的手机话费分项清单发放或报销通讯补贴，超过额度部分由个人承担，低于额度按实际发生额报销，定额票及其他单据均无效。
对不能在本月内提供上月手机话费分项清单给办公室的员工，不再予以发放或报销上月通讯补贴。
3.3.7.3集团公司有关人员的通讯费用报销标准变动，应附业务情况分析和过去三个月通话费用记录，由所在部门领导签署意见后，报办公室签署意见，交集团公司分管领导审批确定。
3.3.8会议费
3.3.8.1应严格控制会议费支出。
一次性会议总费用（含吃饭、住宿、场地、交通等费用）2万元以下的报分管领导审批，在2万元（含）以上时应报集团总经理审批。
3.3.8.2公司承办董事会日均餐费限额标准每人每天最高120元；由公司承办主要有外单位人员参加的会议，按出席人员级别，日均餐费限额标准每人每天最高80-150元；公司召开的办公会、安全工作会议、经营工作会议等内部会议日均限额标准每人每天最高100元。
以上日均餐费限额标准包含外购及自带烟酒饮料。
（一）各部门需要召开各种类型的会议，应在会议召开之前向办公室提出申请，填写《会议费申请表》，将会议性质、会议内容、会议规模、地点、出席会议人员、与会人数、会议天数、人均日费用标准列明，经办公室审核同意，报公司分管领导批准。
（二）经办人报销会议费时，须在报销单后附上经批准的“会议费申请表”，经预算责任部门负责人、财务部负责人批准后按审批权限报销。
3.3.8.3招待费参照交际应酬费管理规定执行。
各部门分别为部门年度会议费预算责任单位。
3.3.9其他非例常费用
3.3.9.1各部门对于在正常费用项目之外、非经常性发生、或虽经常发生但个性差异很大的非例常费用，如公司宣传推广等活动费用、咨询顾问费等。
该项费用已经列入年度预算，均应在发生时走审批流程报批，单项费用总额2万元以下，经部门领导审核、财务部审核、分管领导批准，报财务部存查备案后执行；单项费用总额2万元（含）以上，应报部门领导、财务部审核、分管领导、总经理批准后执行。
3.3.10加班餐费
员工在正常上班时间工作饱和且无法完成紧急任务的情况下，填写加班申请单，各部门领导应从工作任务紧急性、重要性出发审批加班。
经批准同意需要加班的职员，加班餐费规定如下：
3.3.10.1配备食堂且食堂供应加班就餐的，在公司食堂用餐；
3.3.10.2不配备食堂的各集团办公区或周日及其它假日加班的职员，按出差伙食的每餐标准凭
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