人力资源常用EXCEL函数汇总.docx

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人力资源常用EXCEL函数汇总

盛年不重来，一日难再晨。

及时宜自勉，岁月不待人。

1、利用身份证号码提取员工性别信息

我国新一代的18位身份证号码有一个很明显的特征，身份证号的倒数第2位是奇数，为男性，否则是女性。

根据这一特征，利用MID和TRUNC两个函数判断员工的性别，而不必逐个输入，这样既避免了输入的烦琐工作，又保证了数据的正确性

操作步骤：

在单元格区域E3:

E19中输入员工的身份证号码。

MID返回文本字符串中从指定位置开始指定数目的字符，该数目由用户指定。

格式：

MID（text,start_num,num_chars）。

参数：

text（文本）代表要提取字符的文本字符串；start_num（开始数值）代表文本中要提取字符的位置，文本中第1个字符的start_num为1，以此类推；num_chars（字符个数）指定MID从文本中返回字符的个数。

函数TRUNC的功能是将数字的小数部分截去，返回整数。

格式：

TRUNC（number,num_digits）。

参数：

number（数值）需要截尾取整的数字。

num_digits（阿拉伯数字）用于指定取整精度的数字，num_digits的默认值为0。

2、利用身份证号码提取员工出生日期信息

利用身份证号码来提取员工的出生日期，既准确又节省时间。

具体操作步骤如图

函数TEXT功能是将数值转换为指定数字格式表示的文本。

格式：

TEXT（value,format_text）。

参数：

value（数值）指数值、计算结果为数字值的公式，或对包含数字值的单元格的引用；format_text（文本格式）为【单元格格式】对话框中【数字】选项卡上【分类】文本框中的文本形式

的数字格式。

函数LEN功能是返回文本字符串中的字符数。

格式：

LEN（text）。

参数：

text表示要查找的文本，空格将作为字符进行计数。

3、计算员工年龄

企业中的职务变动和员工的年龄有密切的关系，员工年龄随着日期变化而变动，借助于函数YEAR和TODAY可以轻松输入。

选择单元格区域F3:

F19，单击【开始】选项卡，在【数字】组中单击按钮。

在弹出的【设置单元格格式】对话框中单击【数字】标签，在【分类】列表框中选择【常规】选项，单击【确定】按钮。

3、公式中单元格的引用

（1）相对引用

在相对引用中，被引用的单元格相对于使用公式单元格的地址是变化

的。

具体操作步骤如图

绝对引用

混合引用

4、统计最高分

用函数MAX统计最高分

函数MAX的功能是返回一组值中的最大值。

格式：

MAX（number1,number2,...）。

参数：

number1,number2,...是要从中找出最大值的1～30个数字参数。

5、统计各分数段的人数

利用函数FREQUENCY可以提高统计效率。

具体操作步骤如图

函数FREQUENCY的功能是计算数值在某个区域内的出现频率，然后返回一个垂直数组。

格式：

FREQUENCY（data_array,bins_array）。

参数data_array（数据组）是一个数组或对一组数值的引用，要为它计算频率，如果data_array中不包含任何数值，函数FREQUENCY将返回一个零数组；

bins_array（区间）是一个区间数组或对区间的引用，该区间用于对data_array中的数值进行分组，如果bins_array中不包含任何数值，函数FREQUENCY返回的值与data_array中的元素个数相等。

6、常见公式错误及纠正办法

在工作表中输入数据或应用公式过程中可能会遇到许多错误，这些错误是由各种因素造成的，下面对常见的错误采取应对措施。

（1）错误信息“#####”。

该错误信息表示单元格中的数据太长，以至于单元格不能将信息完全显示，如图

确认公式或函数所需的运算符或参数正确性，并且公式引用的单元格中包含有效的数值，就能解决此问题。