任真年绩效考核与管理中的岗位说明书编写文章.doc

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绩效考核与管理中的岗位说明书编写

北京卓越医院管理研究院任真年

如何编写好岗位说明书是对岗位的一种全面诠释，是招聘、使用、考核、淘汰岗位在职人员最基本的依据。

在人力资源管理体系运作中，岗位说明书是基础，编写好坏直接影响着整个系统的运转质量。

㊣岗位说明书编写质量不高，无法招到合适的在职人员；

㊣岗位说明书编写质量不高，无法淘汰不胜任的在职人员；

㊣岗位说明书编写质量不高，无法进行岗位胜任能力的考核。

在人力资源体系建设过程中，岗位说明书是基础，编写好坏直接影响着整个医院、科室、部门系统的建设效果；

㊣岗位说明书编写质量不高，无法真实全面地反映岗位的工作内容和职责；

㊣岗位说明书编写质量不高，无法据此做出公正的岗位评价、确定岗位价值；

㊣岗位说明书编写质量不高，无法保证对评价岗位人员做出“拆”“并”“增”等决定的有效性；

㊣岗位说明书编写质量不高，无法对岗位人员作出提升、晋级、晋职的决定。

岗位说明书是表明医院期望员工做些什么、员工应作什么、应怎么作和在什么样的情况下履行职责的汇总。

很多医院由于缺乏准确的工作说明而付出了很大的代价，结果导致绩效考核认为主观色彩浓重，降低和打击员工工作积极性，招聘工作无清晰目标，效率低下，更严重的是使员工培训工作难以开展，缺乏针对性。

一、岗位说明书编写程序

（一）员工参与

医院在编写岗位说明书时，各部门、科室的主管以及员工应该参与人力资源部或者医院绩效考核办公室开展的此项工作，要为其各个部门、科室提供编写技术的培训、指导和审核条件。

尤其是做好充分的准备工作，给员工宣讲制定岗位说明书的意义和说明书中各项内容的含义。

对科室、部门的现行人员配置达不到或者超出医院规定的现象，医院应向员工解释其原因，打消他们的各种思想疑虑，保持医院的稳定发展。

（二）分层实施

在编制岗位说明书之前，必须进行认真的工作分析和调查，了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级的关系、对内对外的联系、任职资格（技能、性格、合作）等因素。

在实际操作中，可灵活选用问卷调查法、面谈法、工作日志法、实地观察法等方法取得具体的资料。

这里应该明确的是：

岗位的职责应为医院、科室、部门职责的分解，部门、科室的各项职责应在岗位的职责中得以体现，即“人人有事做，事事有人做”。

部门、科室人员职责是界定岗位职责的基础，因此界定岗位职责的第一步是界定部门、科室人员的职责。

将部门、科室人员职责分解到部门、科室的各个岗位，明确各岗位之间的分工关系。

这一过程也可作为医院定员定编的依据。

根据任务量和工作的要求，应将部门、科室的工作任务合理地分解到具体的岗位，确定部门的岗位设置和人员安排，并明确部门内各岗位的岗位职责。

特别是对“一岗多人”（如门诊、急诊收费室、维修人员等）的情况，运用规范的语言明晰地确定各岗位在此项工作中要承担的责任。

岗位说明书必须根据医院的具体情况进行制定，而且在编制时，要注意文字的规范性。

（三）规范用语

规范岗位说明书的描述方式和用语关系到岗位说明书的管理与应用质量，因此这一工作不容忽视。

标准的岗位职责描述格式应是“动词+宾语+结果”。

动词的选择可参照岗位职责动词使用规范表；宾语表示该项任务的对象，即工作任务的内容，结果表示通过此项工作的完成要实现的目标，可用“确保、保证、争取、推动、促进”（要注意尽可能少用模棱两可的词语）等词语连接。

例如人力资源部部长负责人力资源战略工作可描述为“负责组织制定人力资源战略和人力资源规划，保证为医院的发展战略提供有效的人力资源支持”。

（四）动态管理

岗位说明书管理工作相当重要，行业的发展、医院的变革会给岗位提出不同的要求。

因此医院编写出规范的岗位说明书后，人力资源部应建立岗位说明书的动态管理制度，由专人负责管理更新。

目前，我国很多医院已开始注重这一问题。

大部分医院甚至规定每半年对岗位说明书修正、补充和完善一次。

医院最少每一年都要对岗位说明书修改、补充、完善一次，这样有利于保证岗位说明书的质量，有利于随时招聘人员时应用，更有利于医院岗位说明书与医院、科室、部门发展的情况相一致。

二、岗位设置的科学合理

如果根据解析式思维，理论上一个医院可以分解成很多部门、很多岗位。

但一个医院、科室、部门的岗位数是否越多越好呢？

还是一个医院、科室、部门的岗位数是否越少越好呢？

从经济学的角度来说，岗位数多，花费的人工成本就高，管理协调的难度也大，显然对组织的负面意义更大。

从人力资源管理的角度来说，岗位数少，花费的人工成本就低，管理协调的难度就小，显然对组织的管理容易。

所以，分解岗位，不应片面适用解析法，而必须考虑另一个原则：

即一个组织的岗位数量要符合科学与合理化原则。

什么是科学？

科学就是实事求是，需要多少岗位安排多少岗位。

什么是合理？

合理就是合适的岗位用合适的人。

强调人员最少化原则是片面的，是不可取的。

任何东西都不是越少越好，成本也不是越少越好；任何东西都不是越多越好，成本更不是越多越好。

所以，科学、合理才是现代医院岗位管理的金科玉律。

从日本丰田公司看也是如此，上世纪五六十年代，丰田汽车公司的宗旨是，安全第一，质量第二，数量第三，成本第四。

由于近20年的全球快速扩张，规模上去了，丰田公司宗旨的顺序颠倒了，又由于管理人员跟不上，而且丰田汽车长期致力于精益管理、降低成本管理，并且“精益管理”成为全球管理界热捧的圣经，终于导致2010年第一季度召回近900万辆汽车的悲剧。

三、岗位说明书规范标准

现代医院岗位的确定、岗位职责的提炼，其实都是岗位应该具备的内容，在编写岗位说明书时，往往要先岗位说明书模板，然后再进行“提炼岗位说明书”。

⊙岗位名称，

⊙所在部门，

⊙直接上级，

⊙直接下级，

⊙岗位定员，

⊙岗位人员准确身份，

⊙职责与工作任务，

⊙职权范围，

⊙工作协作关系，

⊙任职资格，

⊙关键绩效指标与考核，

⊙其他。

只有按照一定程序操作，岗位说明书才能写好

图8—7岗位说明书提炼的关键

现代医院岗位说明书要体现以下六点：

一是写进岗位说明书中的材料本身所蕴含的主要思想意义必须明确；二是填写岗位说明书的目的和意图；三是客观性，即它来自医院现实的工作岗位，是填写者通过观察岗位工作、体验岗位工作而得到的客观信息；四是主观性，即带有岗位说明书填写者自己的主观想填写好的决心；五是观念性，即岗位说明书主题是属于岗位描述性的观念，是填写者的认识由感性上升到理性的结果；六是时代性，即岗位说明书必须体现岗位说明书的时代性和现代医院的时代精神。

在岗位说明书分析的基础上，提炼岗位说明书时，还有一项重要的经验性数据可供参考，即每一位基层人员所负的主要责任一般为2—3项；如果是中层人员，其工作职责一般为3—5项；而对于医院高层人员，可能负的主要责任是6—10项或者更多。

对于一个具体的岗位，其责任怎么描写与提炼，可结合经验数据进行调整。

总之，岗位说明书的写作是一项复杂的系统工作，作为医院管理工作的一个组成部分，其顺利完成有赖于其他组织系统的有效运行。

医院的组织结构、工作流程、部门职责、工作职位如果已经明确，对于岗位说明书的顺利完成可起到事半功倍的成效。

但是目前处于变革中的国有公立医院，往往某些方面不够完善，而建立人力资源管理绩效体系，岗位说明书的编写又不能再拖延，在这种情况下，正本清源，明确岗位设置的科学合理原则，认真提炼岗位说明书，对于岗位说明书的规范适用编写，是很有帮助的。

医院岗位说明书的二八法则：

一份好的岗位说明书，由80%的工作量是由所在岗位工作的本人填写的；由20%的工作量是由医院人力资源部门人员或者医院绩效考核办公室人员整合而成。

前80%是基础信息，后20%是“装饰”信息。

人力资源部门主要是按照岗位说明书的标准、规范、格式进行统一。

岗位说明书编写由人力资源部门人员或者医院绩效考核办公室人员进行整合，这是因为，自己的填写有时“避重就轻”，如岗位责任有些人填写内容少，岗位绩效考核要点或关键绩效指标填写少等，这些都是可以理解的。

完整的岗位说明书编写由岗位个人和医院人力资源部门人员共同完成。