行政部工作职责.docx

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行政部工作职责

第一篇行政部

第一章职责范围

1.负责组织安排总经理办公会、部门经理会议及其他综合性的大型会议，做好会议记录，整理、撰写和发布会议纪要，检查落实会议决议的执行情况，并向总经理汇报。

2.负责来往文件、信函的收发工作和公司内部公文的传递工作。

3.负责起草公司的有关文件，对各部门起草并以公司名义发出的文件，进行文字方面的审核把关。

4.负责组织起草公司内部的各项规章制度，并督促实行。

5.负责制作公司内部各类信息发馈表格，并及时整理编制，上报总经理。

6.负责企业大事记的撰写和重大活动的音像、图片资料的收集整理。

7.负责各种文字材料和表格的打印、复印以及传真的发送。

8.负责公司印章、介绍信的管理使用。

9.负责公司内部的机要文件保密和文书档案的管理工作。

10.负责处理有关行政工作的来信、来访和投诉接待。

11.负责公司车辆的管理和调配。

12.负责节假日期间的值班安排。

13.负责报纸杂志的订购工作。

14.负责各种荣誉证书、牌匾的管理和陈列。

15.负责公司大型活动的组织安排。

16.负责各职能部门之间的协调工作，协助各部门做好管理工作。

17.负责内外宾的接待工作。

18.负责公司的法律事务和律师咨询工作

19.负责办公用品的审批工作

20.负责做好各部门所需物品及办公用品的采购、保管、发放工作。

21.负责公司员工工服的制作、保管、发放。

22.负责公司供电、供水、供热、空调系统的管理、运营、维护工作。

23.负责公司考勤、公共区域的清洁、卫生工作。

第二章职责范围

一、行政经理岗位职责

（一）对总经理负责，全面领导总经理办公室工作。

（二）全面掌握公司情况，协调各部门工作，向总经理报告公司工作计划的执行情况及日常运作中的重大事件，协助总经理制定解决措施和办法，并进行具体管理和监督。

（三）负责组织起草公司的工作计划、总结、请示、报告、决议、通知、通告、通报等文字资料，负责审核以公司名义发出的文稿。

负责对来问提出拟办意见，并按照领导签批意见，督促承办部门贯彻执行。

（四）负责机要保密工作。

督促做好来问传阅、回收、归档、销毁以及印章、介绍信的管理。

（五）负责组织协调综合性工作、大型活动及会议。

（六）负责内外宾接待工作。

（七）负责接待来信来访，各种投诉，并责成有关部门进行解决。

（八）负责本部门员工的管理和考核。

（九）负责对诉讼费、书报资料费、会议费、业务招待费、交通费等经费

的年度计划的编制。

（十）负责车辆的调配使用。

（十一）完成公司领导交办的其他工作。

（十二）不断完善各类考核标准，使考核与绩效挂钩，调动全体员工的工作积极性。

二、行政专员职责

1.负责公司信函的发送工作。

2.负责协助经理接待客人来访，安排一般性接待工作的客饭。

3.负责核算总办公费用及报销工作。

4.负责报刊、书籍的订购。

5.配合经理做好公司内外各类工作的协调及督查。

6.负责办理公司各类证、照，并按规定完成其年检、审验工作。

7.负责以公司名义上呈、下发文件的文字把关和编排工作，严格控制发文数量和范围。

8.负责大事记的编撰工作以及有关资料的收集整理与保管工作。

9.负责建立、健全公司文书档案管理制度。

监督做好各类文件的归档管理和借阅工作。

10.协助经理做好会议纪要的整理、撰写工作，并督促有关部门贯彻执行。

11.负责编排公司节假日和特殊时期的值班表、会议安排表。

12.负责各种荣誉证书、牌匾的管理和陈列。

负责外来文件、信件的签收、拆封、登记、呈转工作。

13.负责统一管理公司的文书档案，严格执行档案法和保密法，定期对已办理文件进行整理、立卷、归档。

负责过期档案的销毁工作。

14.负责文字材料及表格的打印、复印和装订工作，并负责复印、传真的使用登记。

15.负责电脑、复印机、激光打印机、传真机、电话的使用、保养、报修工作。

16.完成领导交办的其它工作。

三、总经理秘书岗位职责（行政经理兼职）

（一）完成总经理各类文件的收发、打印、归档工作，熟练使用计算机进行文字处理。

（二）负责接待和安排总经理室的来访人员。

负责接听总经理电话，并做好记录。

（三）负责向部门经理及其他管理人员传达总经理的具体指示。

（四）负责总经理各项外事活动的准备工作。

（五）根据总经理指示，安排好总经理工作日程，并适时的提示总经理。

（六）负责总经理所需各种资料的收集、保管工作。

（七）负责转呈各部门上报总经理的材料，将总经理批示及时传达有关部门，并将执行情况报告总经理。

（八）参加部门经理会议，负责会议通知、签到，并做好会议记录。

（九）完成领导交办的其它工作。

四、小车司机岗位职责

（一）服从总经理办公室调度，及时准确的完成出车任务。

（二）管理保养好车辆，保持车辆清洁和车辆的正常运转。

（三）严格遵守交通法规，服从交通管理人员的指挥和检查。

（四）言行文明，穿着职业装上岗，保持良好的仪容仪表。

（五）保守公司机密，不传播有关公司及他人的秘密。

（六）完成领导交办的其它工作。

五、外勤采购岗位职责

（一）根据公司制定的办公用品和物品采购计划，及时组织货源，保证满足各部门办公需要。

（二）随时了解和掌握市场行情，负责向部门领导汇报和提供样品。

（三）具备对一般办公用品和物品的鉴别能力。

负责检查所购商品的数量、质量、价格，防止购进假冒伪劣产品，把好采购验收关。

（四）定期了解库存情况，避免积压和断档。

（五）完成领导交办的其它工作。

六、行政事务部保洁岗位职责

（一）负责制定区域内部位的保洁工作。

（二）按保洁标准及保洁工作程序认真执行。

（三）对违反清洁管理规定的行为进行劝阻、纠正。

（四）完成上级交给的其它工作。

七、文员岗位职责

（一）做好本部门资料的整理、保管、立卷归档工作。

（二）负责本部门工作会议的记录工作。

（三）协助财务做好各部门工资的发放工作。

（四）负责各部门的考勤月报表工作。

（五）完成领导交办的其它工作。

第三章管理制度

一、公司领导约法三章

（一）严以律己，以身作则，率先垂范，高质高效。

（二）不利于团结的事不做，不利于团结的话不说，维护集体荣誉，企业利益高于一切。

（三）提高领导艺术，增强个人魅力，修正自己言行，形象是生命。

二、电话管理制度

电话是各级机关、单位进行联络，传递信息的重要工具，为加强本公司电话的使用、管理，特制定本制度。

（一）总经理办公室负责公司电话日常使用的监督管理工作。

（二）各部门因工作需要，需新装或拆迁电话时，应事先写出申请，经行政经理批准后，委托有关电讯单位安装和拆迁，任何人不得自行联系装移电话。

（三）总经理室、业务部可开通长途电话。

（四）各部门电话如出现非公务电话和特殊服务电话费用时，由部门经理向拨打人追缴。

查不清挂拨人时，费用由部门负责人承担。

（五）各部门应严格控制本部门电话费用，尽可能缩短通话时间。

严禁拨打非公务电话，严格按照公司核准的各部门电话费用标准执行，电话费由各部门承担。

（六）各部门要爱惜电话，轻拿轻放，防止人为损坏。

电话如发生故障时，要及时告知行政部，由行政部负责联系修理。

未经行政部批准，不得随意拆装电话。

三、公文办理制度

公文办理包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。

公文处理必须做到及时、准确、安全、统一、公文由总办统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。

（一）收文处理

1、凡公司的收文，由行政部签收；属公司领导的信件，一律交本人处理。

2、凡上级来文，下级请示，同级呈报，“三密”文件材料，都要逐项登记。

登记内容包括：

收文序号、收文日期、来文单位、文件标题、文号、密级、份数，分发单位及其份数、领导批示、承办情况、终结处理、归卷号及备注等。

平件与密件要分别登记，便于管理，分清急缓，急件要随到随登记并及时分送。

收文簿上序号应按年编排，不得出现空号，重号。

3、公文登记后，由行政根据主管领导批示，转交各有关人员或部门传阅，如需转交有关部门阅办，需履行签阅手续。

4、阅读文件应根据规定范围进行，秘密级以上文件，各级领导和有关人员均不得撤离办公室。

5、各部门或个人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。

6、各部门均应实行公文催办制度。

负责承办的人员，要做到件件有着落，事事有下文。

做到转办及时，催办有结果，防止积压误事。

7、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。

当年文件应在次年的第二季度移交完毕，个人不得私存应当留存的文件。

8、各级人员调动时，应将文件清理移交。

凡参加会议带回来的文件，应及时送总办登记保管。

9、没有存查必要的公文，经过鉴别和批准，由档案室定期销毁。

销毁文件要进行登记，要有专人监督，保证不漏销、不丢失、不泄密，秘密等级以上文件，不准作废品销售，一律进行特殊处理。

（二）发文处理

1、各部门凡需打印的文件（包括表格）首先应由本部门领导审核签字，部门领导核稿时，一定要认真负责，设计其它部门时，要由其它部门领导会签，正式文件要使用发文稿纸。

2、凡以公司名义发出的文件，应由公司主管领导签发，重要的或涉及面广的应由正职签批；公司领导外出期间，可授权或委托其他领导人代签；在既定的方针、制度、计划、决议范围内的一般业务性问题的发文，可由主管签发，或委托签发，会议通过的文件，根据授权，可由总办主任签发

四、原始记录管理制度

（一）原始记录是公司经营活动最初的直接记录，是分析研究公司经营活动的第一手资料没事公司进行核算、会计核算、业务核算的原始依据。

为加强公司管理工作，建立健全原始记录的管理，保证公司各项技术指标数据来源的准确、真是、可靠，特制定本制度。

（二）原始记录是指楼层经营、后勤、行政管理活动中未经加工整理的第一记录。

它包括后勤直接原材料消耗记录、出勤表、领料单、出入库单等。

但不包括原始资料整理的统计表、汇总表等。

（三）公司原始记录的归口管理由财务电脑部负责。

其职责是组织建立各项原始记录，并采取措施保证其数据的准确、真实可靠，以原始数据反馈传递为主流，建立公司经营的基础信息体系。

（四）全公司原始记录的管理采取统一组织和分工负责方式。

财务电脑由财务部负责。

行政部负责全公司原始记录的组织管理事项。

各部门负责本部门原始记录的具体操作等业务性工作。

其分工责任如下：

1、财务部负责全部财务及相关资料。

2、行政部负责行政管理工作原始记录的管理。

3、各营销部、策划部负责销售工作原始记录管理。

（五）原始记录的保管期限为三年。

销毁时应报总经理批准，未经批准不得销毁。

五、关于严禁员工与客户私下交易的规定

为维护公司利益，防止资金外流现象的发生，特对全体员工做出如下规定：

（一）严禁公司各级管理人员利用职务之便、业务员、置业顾问等利用工作之便，在工作期间与客户私下交易，享受非公司内制定的折扣优惠，造成公司利益受损。

违者将处以差价的两倍的罚款。

六、保密制度

（一）全体员工必须遵守公司有关保密规定，严格遵守保密纪律。

做到：

不该说的不说，不该看的不看，不该问的不问，不在公众场合谈论公司机密，不私自拆看密封文件。

（二）公司行政、财务、经营、管理、业务、当年任务等情况均属商业机密范畴，任何人必须严格保密。

（三）公司各级会议讨论事项，未形成决议的，不得外传和随便议论。

（四）个人收到的文件应注意妥善保管，如需传阅的，应履行阅读手续，不得随便摆放。

未经许可，不准复制、外传。

公司文件按级别发放的，不得在级别外发放。

（五）个人打印与保留的文件，凡属于公司机密的废弃材料，必须彻底销毁，方可丢弃。

（六）公司及部门印章应严格保管，必须按使用规定及批准权限使用，不得越权使用或随便丢放。

（七）对于玩忽职守，造成失密、泄密事故者，要追究责任并进行严肃处理；故意失密并造成公司经营损失者，要追究刑事责任。

七、打字、打印、传真制度

（一）打印

1、打印范围

（1）、以公司名义上报和发出的文件、函件、便文、报告、请示及有关材料等；

（2）、各部门为公司起草的报告和有关材料；

（3）、各部门公务需要的公文、材料、表格等。

2、送打程序

（1）、以各部门指定人员送打，公司名义印发，由公司统一编号的文件、函件、便文、会议纪要等，由办公室文员凭公司发文签字打印；

（2）以公司名义印发的不编号的请示、报告、通知及有关材料等，公司领导签批后，由承办人送行政经理阅批后送打；

（3）、各部门因公务需打印材料，经本部门经理批示同意后，由承办人送办公室主任审批后打印。

3、送打要求

（1）、各部门送打的公文、材料文稿必须是审定稿；

（2）、送打文稿必须整齐、字迹工整，不得有大量勾划；

（3）、除特殊情况外，打出文稿不作大量增改，校改次数一般不超过三次。

4、材料登记、保存

文员对打印材料要进行登记、保存，以备查询及重复使用，单对保密性材料不作保存，承办人要监督文员及时删除。

（二）复印、传真

1、原则和范围

复印、传真材料只限于公务需要，外单位和非公务所用的个人材料不予复印、传真。

2、审批登记

各部门复印、传真有关材料时，由部门经理审核签字后，送行政部审批文员按批准的规格、数量及电话号码进行复印、传真。

复印、传真后，文员应敌数量、规格、电话号码及承办人进行登记。

3、机器管理制度

（一）本制度所指印章是在公司范围内发行或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，因需以公司及法定代表人名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。

（二）印章的刻制由行政部负责，同时，如有需要更换或废止的印章，应由各管理人员将旧印章交还总行政部，并办理相关手续。

（三）废止印章要保存三年，然后经总经理批准后销毁。

（四）公司印章在受到散失、损毁、被盗的情况下，各管理者应迅速向总经理办公室递交说明原因报告书，并及时处理。

（五）印章在行政部登记，并建立每个印章的登记台账，印章台账永久保存。

（六）印章在公司外登记或申报时，应由管理者将印章名称、申报年月日及申报者姓名报总经理办公室。

（七）常规用印或需再次用印的文件，经印章主管人同意后，可省去填写申请单的手续，但是印章主管人应将文件名称及制发文件人姓名记入登记一览表以备查考。

（八）公司内部以公司名义呈报或下发的文件、凭证等，均应填写“印章申请单”，写明申请事项，经部门领导同意后，连同需盖章文件一并交印章管理人，报总经理或公司主管领导批准后加盖印章。

需加盖法定代表人名章时，一并在“印章申请单”内填报。

（九）印章盖在文件下面的年月日上，除有特殊规定外，一律使用朱红印泥。

以公司名义对外发出的公文；对外联系、商洽业务工作的介绍信、证明信等；与有关单位签订的合同、协议等；本公司职工办理私事确需公司出具的证明信等；规定以外的特殊情况使用公司印章、办公室印章或部门印章等，未经公司主管领导或总经理办公室主任或部门经理签字，一律不予盖章。

（十）开据印制好的介绍信，必须将存根所列项目填写清楚，介绍信存根和底稿必须妥善保管，以备查考。

（十一）因情况变化，介绍信领用人没有使用介绍信，应立即退还，将它贴在存根处并说明情况。

如发现介绍信丢失，应及时采取相应措施。

（十二）凡出差带公司的空白介绍信，一律经公司主管领导签字；出差回来后要向总经理办公室说明使用情况，所剩空白的介绍信交回总经理办公室。

八、档案管理制度

为规范公司的档案管理工作，保证方案资料的完整、系统、规范，特制定本制度。

（一）文书档案

1、凡是记述和放映与公司工作活动有关的具有查考利用价值的文件材料（包括政府部门、社会团体和非隶属单位形成的文件材料），都必须收集齐全归档，绝不允许承办部门或个人擅自留存。

2、应归档的文件，必须符合标准，公司系统形成的文件，在归档时必须使用同一规定的签批稿纸，公文格式符合要求，项目内容齐全，附件应同正文一并存档，不得抽存。

3、公司与其它单位联合发文，文件底稿由主办单位负责存档。

4、会议文件应于会后立即归档，不得散失（包括会议通知、与会人名单、议事日程、正式文件及附件、发言材料等）。

5、公司及部门的年度工作总结，要将底稿、文件收集齐全归档。

6、归档的底稿、文件必须使用蓝黑墨水或碳素墨水签批，不得使用圆珠笔或铅笔，要字迹清楚。

（二）科技档案

1、技术图样和技术文字材料由使用单位整理归档，一般文件归档一份，重要文件归档两份。

2、归档文件必须做到线条、符号、字迹、图表清晰、线质优良，文字工整，一律用蓝黑墨水或碳素墨水书写。

3、归档图纸要符合要求，完整成套，编号签字符合要求，图面整齐清洁，不得有折痕、水渍和破损，图样标准，必须有目录。

4、归档的案卷整理要有系统性，分类清楚、排列整齐、签字手续齐全，填写保管期限和密级，按规定标准送交保管部门，编写目录。

5、归档案卷要填写移交清单一式两份，双方在清单上签字，各自保留一份。

6、有关技术、质量、安全等重大事故的分析和处理报告等文件材料，随时形成随时归档。

7、设备大修理、技术改造等项目，在竣工验收合格后进行整理，一个月内归档。

（三）基建档案

1、基本建设项目要按项目建档，项目的批件和相关的文件、施工图纸、施工文件等资料，要齐全、完整、准确，在项目完成经过鉴定验收后，一个月内完成整理归档。

2、基建项目中的自来水、污水、电力电缆、空调、暖气、煤气等管网资料要准确无误。

3、归档的图纸，资料所用的纸质要有两，一律用蓝黑墨水或碳素墨水书写，字迹要清楚，图表要清晰。

（四）会计档案

1、每年形成的会计核算资料，由财务部门装订成册。

2、会计凭证按统一规定的项目填好封面，会计账簿每本（册）为一卷，活页账簿装订成卷，并按统一规定项目填好封面，会计报表按年度装订成卷，一卷内有多份报表的要填写卷内目录和备查表。

3、会计档案资料在会计年度终了后由财务部门保存一年，期满后由财务部门编制移交清单一式两份，移交档案部门保管。

（五）人事档案

1、凡公司正式员工一律建立人事档案。

2、员工批准转正后，由本人如实填写员工登记表，转正表以及职务变动、工资调整、各种鉴定、奖惩记录、培训考核成绩等原始资料，一律用蓝黑墨水或碳黑墨水书写，全部存入本人档案，做到完整、真实。

（六）声像档案

1、归档的声像档案材料，必须详细记录时间、地点、人物、事项、摄录人。

必须是原版、原件，声像清晰完整。

2、对具有保存价值的声像材料，由承办部门按照声像档案形成的特殊要求填好类别、编号、内容、数量、起止日期等清淡一式两份，承办部门档案管理部门各留一份备查，对利用率高的声像档案材料可复制一份备用。

（七）档案借阅

1、凡公司工作人员，因工作需要要借阅本公司或部门形成的档案，需经本公司或部门负责人批准后借阅。

借阅其它公司或部门形成的档案，须报公司主管领导批准后方可借阅。

2、借阅档案时，借阅人要在借阅登记簿上认真填写姓名、借阅档案内容、利用目的及借阅期限。

3、借阅档案时，必须当面清点。

要妥善保管，保持清洁，不准涂改、勾划、勾划和私自转借他人查阅，严禁拆卷，未经档案管理部门领导允许不准复印，要按期归还并办理归还注销手续。

4、必须遵守保密规定，对属于保密的档案材料，不准扩大阅读范围和传播档案内容。

九、办公用品申领制度

（一）办公用品由行政事务统一购买、保管、发放，任何部门不得私自购买，否则一律不予报销。

（二）总办负责对办公用品申领进行审批，各部门需依据本部门实际情况上报部门负责人审核。

审核通过后向行政事务部提交办公用品申请单。

（三）申请单上必须有部门经理签字，行政事务部才可以进行用品发放。

十、机动车辆管理制度

（一）车辆使用管理

1、除公司总经理用车，其余车辆均为公司公务车。

2、公务车首先服务于公司的主要工作业务及涉外活动，本着先急后缓的原则安排使用。

3、使用公务车必须提前一天填写用车申请表，由部门经理签字后交总办，总办根据缓急安排使用。

4、当天临时用车，特殊情况由部门经理与总办协商解决。

（二）行车安全管理

1、公司所聘驾驶人员必须服从公司统一管理。

2、未经总办允许，任何人不得擅自驾驶公司车辆，驾驶员也不得将车辆交非驾驶员驾驶。

3、驾驶员必须严格遵守交通规则，执行操作规程，乘车人不准强迫驾驶员违章驾驶及抢时争速。

4、职工因私用车需经部门经理批准后与总经理办公室协商。

如将车辆开出本市或外借必须经公司总经理批准，以免发生意外。

5、车辆要建立单车档案，详细记载车辆的技术状况及保养时间，更换配件数量，工具登记，机械事故和行车事故情况，定期保养，发现问题及时排除，保证车辆的安全。

（三）处罚

1、违章一次口头警告，两次扣50元，两次以上扣发当月奖金。

2、机动车驾驶员，因不服从交通民警指挥，不遵守公司安全管理规定而造成的违章及事故，罚款均由自己承担，并根据情节，给予行政处罚。

3、发生由对方引起的责任事故（根据交通部门事故报告），按修车费得10%—20%赔偿（赔偿额最高3000元）。

专职驾驶员按修理费得5%—10%赔偿（赔偿额最高1000元），并对其加强职业道德及安全教育。

4、发生由我方引起的责任事故（根据交通部门的事故报告），责任人必须写出书面情况，报告及预防措施，根据情节给予书面警告。

5、对屡次出现交通违章，不接受教训的专职驾驶员，公司将考虑调职岗位。

6、未经批准擅自将车辆外借或开出本市而发生的一切交通事故均有本人承担，甚至负法律责任。

十二、固定资产管理办法

（1）、行政事务部负责对公司固定资产进行实物管理。

（2）、实物管理实行归口分级管理，即分别按照公司固定资产的类别和使用地点，由各使用单位负责具体管理，部门经理为实物负责人，建立分级管理责任制，明确实物负责人的经济责任，负责固定资产的修理计划的制定，确保实物资产的完整无损。

（3）、行政事务部建立固定资产明细账和固定资产保管卡，并按使用部门建立各部门固定资产明细账，每年对固定资产定期清查一次，通过清查盘点，做到账账相符、账卡相符，保证固定资产不受损失。

（4）、对新增固定资产，必须按公司购入物品的审批手续，把好验收关，检查固定资产的数量和质量，审核固定资产的价值并及时入账、建卡。

（5）、对调入的固定资产，要有公司领导的批准，完备调拨手续，行政事务部填制验收单，核对与调出单位所填制的固定资产调拨单一致后，及时入账、建卡。

（6）、对借出的固定资产，要报公司领导审批，设备查簿登记，专人负责。

（7）、任何部门、个人未经批准不得擅自拆除、调出、挪用、外借、变卖固定资产。

（8）、属于自然损耗、需报废的，由使用部门写出申请报告行政事务部，由行政事务部报总经理、财务部审批。

第二篇人力资源部

第一章职责范围

（一）认真贯彻执行国家及山西省有关人事劳动的法律、法规和政策，负责制订公司有关劳动人事制度并组织实施。

（二）负责提出公司机构设置意见，制定用人计划。

（三）负责制定员工的请假、销假、考勤、考核、鉴定和奖惩、辞退等工作制度，并负责实施。

（四）负责做好员工培训工作。

（五）负责员工工资，福利、奖金的评定、调整和审批以及新招员工的转正定级工作。

（六）负责员工档案的管理。

（七）负责公司内部证件和服务印章的管理。

（八）负责干部的培养、考核、晋升、任免工作。

（九）负责外调、政审的接待和商调函件的回复事宜。

第二章岗位职责

一、经理岗位职责

（一）负责制定公司人力资源发展的长远计划，年度计划，编制公司各项劳动人事的标准及定额，并予以实施。

（二）负责拟定机构设置和劳动定员方案，综合平衡劳动定额，实施劳动力管理。

（三）根据国家政策和企业效益，负责制定工资、奖金、福利等人力资源费用、预算和发放标准。

严格工资基金管理。

落实员工的各项劳保、福利待遇。

（四）做好人力资源