党政机关办公室管理制度.docx

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党政机关办公室管理制度

党政机关办公室职责范围

1、负责文件的收发、登记、保管、送阅、催办、转递、管理、

清理、上缴和归档立卷工作。

2、负责矿领导交办工作的督促检查。

3、负责矿以上发文的核稿、打字、校对、刷印、分发及文件、

资料的复印工作。

4、负责印信管理和使用，以及办公室公章的刻制和启用。

5、负责机要文件、电报和来往信件的收发、转递、公费报刊

的订阅和日常分发。

6、负责各种会议的通知、车辆安排、会务、记录的整理和归

档立卷。

7、及时、准确、安全地搞好文书处理工作，做好文件的承上

启下、传阅、催办、归档立卷、文字材料印刷等工作。

8、严格执行上级有关外宾接待工作的规定，负责搞好全矿的

内外宾接待、食宿和外事工作。

9、为矿领导做好日常服务工作，完成领导交办的各项事宜。

党政机关办公室主任岗位责任制

1、负责党政机关办公室全面管理工作。

定期召开办公会议，

组织制定和安排、部署办公室月、季、年工作任务。

2、负责阅读上级、本级重要电文、文件签批、签发办公室文

件，掌握检查催办情况，审核和安排各种会议的文稿。

3、协助矿领导做好与上级机关、下属单位以及地方政府的

工作联系。

4、负责召开常委会、党政机关联席会、综合性会议的筹备和

组织工作。

5、负责办公室职工思想建设和业务建设。

6、负责组织办公室全体人员完成矿领导交办的各种事宜。

7、负责协助矿领导检查指导文明办公等项工作

8、负责外事接待，做好领导后勤工作。

办公室文书岗位责任制

1、负责文件的收发、登记、编号、分类，秘级文件按保密制

度处理。

2、传递催办，领导批示的文件要按时分送有关领导及单位，

急件立即传递或处理，对有时限性的文件和部门传阅的文件要加

强催办，催办结果及时登记，防止文件积压。

3、立卷归档，坚持平时立卷，做好会议文件、重要报表等资

料搜集工作，分类放置，年终组成宗卷，保持完整无缺，翌年三月

未移交档案室。

4、收发电报、报刊后立即转送，发报要字清、准确。

5、办理本级行文登记、归档立卷、销毁工作，发文准确无误，

坚持三对照（文件字号、份数、发文登记簿）不错发、漏发。

做好校

对、印刷、装订工作，底稿完整、清晰，附件齐全，分类存放，为归

档立卷打好基础。

6、负责办公室的日常后勤工作和出差人员的旅费报销，检

查指导办公楼的文明办公，有权安排清洁工清理卫生等事宜。

打字员岗位责任制

1、认真及时的完成打字工作任务。

2、提高打字速度和质量，要求时速 6000 字以上，差错率降

到千分之三以下。

3、严格执行打字制度，无办公室主任签字不打。

4、加强打印机器维修、保养，及时检修，熟悉构造和作用，

做到季检、半年小修。

5、完成领导临时交办的事宜。

6、微机使用完及时关机，节假日、星期日要拉掉总开关，防

止电火和烧机。

勤杂人员岗位责任制

1、遵守劳动纪律。

要服从工作安排，每天早 7 时准时到

达工作地点，中午 11 时-12 时为午休时间，下午 4 时下班。

上岗

前必须在考勤薄上签到，并写明上岗时间，否则视为旷职。

如个

人有事要提前请假，不准无故旷职。

2、认真完成本职工作。

每天上午、下午必须分别打扫一次所

负责分担区的卫生，要求做到窗明几净，物见本色，不留死角。

每

天下午 2 时前将当天报刊送到所负责的办公室。

3、加强信息反馈。

在工作期间要注意观察，发现领导房间中

物品不足等问题要及时反馈给办公室，以利于进一步提高工作质

量。

4、增强保密意识。

要妥善保管领导办公室钥匙，不准将外来

人员带入领导房间，更不准翻阅有关文件、资料和工作手册。

5、保持良好风气。

要注重仪表，文明服务，工作期间严禁在

房间、走廊内大声喧哗，从事与工作无关的活动。

对上级临时交

办的工作要严肃认真执行。

档案室管理人员岗位责任制

l、认真学习《档案法》及档案管理方面的方针、政策，钻研业

务，提高自身素质和管理水平。

2、负责收集、整理集团公司形成的文书档案、科技档案、会

计档案、声像档案，人事档案，使之达到齐全完整。

3、对所保管的档案，实现科学系统管理，档案检索工具科学

化、多样化，做到查有目录，箱有标签。

4、负责档案的统计工作。

档案的收进、移交、鉴定、销毁、利

用等项目清楚、数字准确。

5、接待办理档案、资料的调卷利用工作。

6、做好利用效果的记载工作，凡查阅后可填写的，由借阅人

员填写，查阅后需经工作才能产生效果的，要追踪效果，并及时

填写记录。

7、认真执行保卫、保密制度和库房管理制度，加强设备管理

和档案的防护工作，对字迹模糊、纸张老化破损的档案，提出修

复意见。

对失去保管价值的档案及时提出鉴定销毁意见。

机关办公楼管理制度

1、机关人员必须保持良好的精神状态，统一工装、佩戴公司

徽上岗。

2、实行卫生包片责任制。

以科室为单位，将办公室和走廊划

分卫生区，落实管理责任，各科室负责人为该卫生区的第一责任

人，负责本单位责任区的卫生清洁。

3、加强日常卫生管理。

各科室负责对本单位卫生责任区（办

公室及对面走廊）的清扫，办公室做到干净、清爽、整洁，物品摆

放整齐，窗明几净，墙群清洁。

4、办公楼楼梯、大厅、卫生间由办公室勤杂人员负责，做到

地面无垃圾，卫生无死角。

5、实行卫生管理奖惩制。

机关总支负责办公楼卫生的检查

工作，每月负责对各机关科室卫生责任区进行一次检查，将检查

结果进行通报，并将其作为年末评选先进科室和先进个人的重要

依据。

6、各部门不得在大厅、走廊内擅自堆放各种物品、杂物，大

厅内严禁存放自行车、摩托车。

7、爱护公共设施。

不准浪费水电或损坏水龙头、开关、照明

设备、玻璃等一切公物。

8、严禁在办公楼内大声喧哗、嬉笑打闹、聚餐喝酒、玩牌赌

博或从事其他不良、不当行为。

9、加强保卫工作。

保卫人员要加强办公楼要害部位的检查、

巡查，外来办事人员必须经门卫登记允许后，方准进入。

10、加强防火防盗工作。

严禁任何人携带易燃易爆等危险品

进入办公楼内；严禁使用电炉、电水壶等大功率用电设备；办公室

做到人走灯灭、关好门窗。

11、加强值宿工作。

机关人员必须按照规定，认真执行值宿

制度，严禁无故空岗、漏岗。

党政机关办公室文明办公制度

1、加强政治理论学习和思想修养，做到事业心强、作风正

派。

2、认真执行各项规章制度，严格执行岗位责任制，

做到尽职尽

责。

3、加强业务学习，努力减少工作中的漏洞和失误。

4、工作积极主动热情，同志间互相支持、互相帮助、互相谅

解，做到即有分工，又有协作。

5、礼貌待人，使用文明用语，衣着干净整洁，谦虚谨慎，戒

骄戒躁，各项工作做到有条不紊，室内、库房清洁整齐，物见本色，

窗明几净。

6、爱护公共财务，遵守规定制度，不搞特殊化，积极参加集

体活动。

7、做到不文明的话不说，不文明的事不做。

党政机关办公室政治业务学习制度

1、每周三下午１４时为全体人员学习时间，系统学习马列主

义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，学习党中

央一系列方针、政策和文化、业务知识。

2、办公室人员学习必须做到三有：

即有学习教材、有学习笔

记、有学习心得。

3、在集中学习时，必须严肃认真，有刻苦钻研的精神。

不得

无故不参加学习，有事必须请假，请假的同志必须自行安排补课，

做好笔记。

4、学习要广开言路，对不同观点要展开讨论，集思广益，共

同提高。

收文制度

1、凡收到的文件，都要根据发文单位，分别立册登记，登记

项目要齐全。

2、文件登记后，及时送党政机关办主任阅签分办意见。

如主

任不在，重大问题或特急件，可先送主管领导批示或有关部门进

行办理。

根据主管领导批示意见，及时将文件送有关部门承办，

需要几个部门联办的文件，要先送主管部门承办，然后再转给有

关部门，以免误事。

3、凡领导批示传阅的文件，均由文书负责传阅。

4、传阅文件严禁个人之间或部门之间横传，必须由文书办

理传阅手续。

5、文件转给承办单位后，文书要及时了解经办情况。

主办单

位承办后。

要在文件拟办单上填写处理结果。

6、对矿属各单位多头报上来的请示、报告一律不予办理，文

书有权将文件退回。

7、矿属各单位、科室，直接送交领导亲启的信件、请示、报

告，文书无权过问。

收文管理制度

1、认真签收，做到所收文件份数与投递单相符，行文关系正

确，文件印章及手续完整无缺。

来文单位、文号、份数、页数、标

题、日期、顺序号、附件号等登记项目齐全，字迹清晰。

2、对所收文件，要及时填好拟办单，经办公室主任阅批后，

及时送交主管领导批示和有关部门阅办；批示意见要具体、完整。

正常文件不超过七天办完，急件要在两天内办完。

处理结果要有

记载。

3、凡文件中需要答复、批复、上报、批示有期限要求的，都

要进行催办，认真给予回复。

4、严格文件传阅范围，杜绝横传现象。

文件管理制度

1、凡上级文件、本级文件和集团公司各处室文件，均由办公

室文书统一收发管理和存档。

矿党、政领导参加会议带回来的文

件，应及时送交文书统一登记、管理和存档。

对需要传达贯彻的

文件，要先登记后使用，用后及时收回。

2、各种密级文件，要按保密规定范围组织阅读和传达，不得

随意扩大范围。

3、翻印上级带密级的文件和领导同志讲话稿，必须经发文

单位批准。

否则一律不准传抄或翻印。

经批准打印的文件，文尾

要注明翻印机关、时间、份数和发放范围，并要编号、登记、按正

式文件严格管理。

打印的清样、牌纸等，要及时销毁。

4、借阅文件要严格履行登记、签字手续，按期催还。

借阅秘

级文件，要经办公室主任批准，借阅人员不得向其他人员泄露文

件内容或任意摘抄文件内容。

外单位借阅文件，要经主管党、政

领导批准，并在指定地点阅读，不准带出室外。

5、文书每季度要清理一次文件。

对各单位借阅的文件，对调

整工作、长期蹲点、在外学习、长期病休同志手中的文件和对机

构变动、单位撤销保存的文件，都要及时收缴。

文书调动工作时，

应将所管理的全部文件稿交接清楚，做到文帐相符，并履行交接

签字手续。

6、对现行文件、存档文件和准备销毁的文件，要分门别类妥

善保管。

文件库房和卷柜要坚固、安全。

7、销毁文件要严格执行文件销毁制度，填写销毁文件清单，

经办公室主任审批后，在指定地点由两人监销。

发文管理制度

1、发文必须经办公室主任核稿，送交有关部门会签，经矿长

批准后，方可打印下发。

2、发文要做到行文关系准确，格式正确，日期、主送机关、

主办单位、文件编号、标题、印发份数、附件号等项目完整齐全。

3、所发文要做到字体清晰、准确无误、牌面整洁，装订毛天

齐地，毛左齐右，印章起年压月，内容尊重原稿。

4、文件发放及时无误，领取单位有签字。

5、所发文和发文底稿完整存档。

阅文室制度

1、阅文室只供领导阅文使用，非阅文人员谢绝入内。

2、严格执行文件的阅读范围，不得随意扩大阅读人员或扩

散文件内容。

3、文件只能在阅文室阅读，不准外带，带出时需经领导批准，

办理借阅手续，阅后必须及时送还。

4、阅读文件严禁高声朗读，上级文件不经领导批准不准摘

抄其内容，阅后用钢笔签字。

5、领导阅文后要将文件及时入柜，妥善保管，离开阅文室及

时上锁，节假日要有专人值班看守。

本级行文制度

1、文件拟稿一律用毛笔或钢笔，不准使用铅笔、园珠笔或红

兰铅笔，拟稿首页填写发文审批单，并按发文规定项目填写齐全，

同时要确定密级和发文范围。

2、矿各科室以党政机关名义上报或下发的文件，由各科室

承办人负责拟稿，经矿主办领导批准后，涉及到其他部门的要汇

鉴，汇鉴后送到党政机关调研室核稿，办公室主任审核后，由文

书送主管领导鉴发。

3、便函、纪要、会议通知，经有关部门承办人拟稿，主办领

导签字。

4、党政机关联合发文时，必须经主管书记、矿长同时审核签

发。

除关于决定企业重大问题外，一般属于部门业务方面的事宜，

不予党政机关联合行文。

5、调研室指定专人认真核稿，主要核对行文关系和格式是

否正确，文件标题与文件内容是否相符，密级划分和发文范围是

否准确，层次、逻辑是否分明严密，文词和标点是否得当。

核稿人

要在审批单上签字。

6、本级行文底稿完整、清晰，附件齐全，分类存放，为年终

归档立卷打好基础。

7，文件定稿后，要登记、编号、打字、核对、印刷、盖印、装

订，及时发出。

铅印件可不盖印章，印章件用印要端正，压年盖月。

8、印刷的文件要字迹清楚，页面清洁，装订整齐，发文无误。

9、用邮件发出的机密文件，不准用普通邮政寄邮，要加盖封

章，机要寄邮。

1 O、发文时要认真核对，做到文件字号、份数、发文登记簿

三对照，准确无误后收件人在发文簿上签字。

文件催办检查制度

l、催办检查范围：

（1）凡上级机关来电来文需回复的事项；

（2）

凡下级机关向集团公司请示需要批复的事项；（3）公司党委、公司

重要工作部署，需要各组织、各单位、各部门汇报结果的事项；（4）

矿领导批示需要督促办理的事项；（5）公司、省以上有关部门转来

要结果的信件或刊登播出对我矿工作批评稿件涉及的事项；（6）矿

领导或上级机关交办的其他事项。

2、列入催办检查事项后，建立催办记录簿，及时催办检查和

记载重要文件处理结果。

3、对急件的催办不过夜，对下级或平级请示或承件的答复

一般不超过十五天。

如有超过，要及时说明理由。

4、凡是公司党委、公司催办文件，均要求函告办理结果。

对

限期办理的事项，应按期函告结果；非限期办理的事项，应尽快

函告办理结果；情况复杂短期内难以办结的应及时报告办理进展

情况。

5、催办要做到三勤：

腿勤、嘴勤、手勤，提高工作效率，做到

不拖不压不误。

要做到办事快，处理问题快，反映情况快，报告结

果快。

阅文制度

l、按规定范围阅读文件。

2、如工作需要，可按保密规定在专用保密本上简要摘记文

件内容。

3、阅文后必须用钢笔或毛笔签字、批示。

4、严禁随意涂划、折叠或损坏文件。

5、阅文室文件只供室内阅读，不准带出，确因工作需要必须

带出时，需办理借阅手续。

原则上借出文件不过夜，当天交回。

6、阅文时间不准超过两天。

印信管理制度

1、使用印章必须填写《印鉴审批单》，由主管领导签批方可

用印。

除文件用印外，原则上使用哪一级印章由哪一级领导批准。

矿一级章由副总以上领导批准。

使用领导名章，需领导本人签字，

不经批准，不能用印。

2、开办公室介绍信必须经办公室主任批准。

开矿一级介绍

信，必须持本单位介绍信审批单，由矿副总以上领导批准方可开

信。

3、印信指定专人保管，做到使用有记载、有手续，印信管理

设施要坚固、牢靠。

4、任何人不准开空白介绍信和无手续用印。

文件校对印刷制度

l、文件校对、印刷要严格保证质量，做到整洁、无差错、装订

整齐，毛天齐地、毛左齐右，否则不能发出。

2、各部门起草以矿党委名义发出的文件，由起草文件的部

门负责校对，印、刷由打字室负责。

办公室文书负责登记、编号、

盖印、归档、发出。

3、各部门起草的文件材料校对工作，原则上有拟稿人或核

稿人进行，印刷工作由本科室人员协助打字室负责。

4、文件材料校对、印刷后，要按照要求将打字者、校对者、

印刷者名字登记在发文审批单上，以备核实、检查。

文件立卷归档管理制度

1、文书平时要按照《档卷类目》及时将办理完的文件立卷。

2、每年年初要抓紧将上一年度的文件按照立卷要求，及时进

行立卷。

3、所立的卷要做到分类准确，保管期限适当，成卷质量好。

4、案卷必须有标题，有登记、有目录。

5、根据有关规定，按期把案卷移交档案室。

微机管理制度

1、微机要有专人管理，对微机人员定期培训，提高使用微机

的水平。

2、微机查档调卷不经领导批准，不准调卷。

3、微机有专用机房，除微机员以外，任何人不准进入机房。

4、微机的使用、保养，微机员一季度检修一次，发现问题及

时解决。

电话记录制度

l、来电记录做到字迹工整，内容清楚，并记来电单位，来电

人的姓名、时间，需要进一步问明的情况，还要把所记内容及本

人姓名复述给对方，以做到准确无误。

2、记录人员要及时将记录交主管办公室的领导阅示，不得

拖延，一办到底。

3、主管办公室的领导应在记录上签署处理意见，以便催办

和检查。

4、记录人员必须及时将处理意见告知有关领导和部门，以

便尽快处理、落实。

5、凡没有及时将电话记录情况告知有关领导和部门时，应

如实向本科室负责人讲明情况，以便妥善处理。

6、凡有副总以上领导外出参加的会议，都应备好车辆。

会议组织制度

l、以矿名义召开的综合性全矿工作会议、常委会议、党政机

关练席会议，均由党政机关办公室负责会议的组织工作。

2、会议组织工作，首先要提出安排意见，经主管领导同意后

才能进行。

3、要认真做好会议的通知、会场布置、签到召集、记录等事

项的安排，特殊情况下，要会同其他有关部门做好食宿、车辆等

工作。

4、凡邀请参加各种会议的有关人员，要提前通知本人，一般

不得转告，要会同有关部门搞好接送。

5、会议组织人员要讲究礼貌、态度和蔼、不辞辛苦、善始善

终。

6、严格执行会议审批手续，会议各项标准按有关规定执行。

来信来访接待制度

1、对群众来访要认真热情做好接待。

要准确详细地将反映

的情况记录在记录簿上。

2、将来信来访情况及时递交主任阅示后，转交给有关领导

和部门处理，处理结果要及时转告有关领导，并将结果记录在登

记簿上。

3、对来访人员所反映的问题，能够解答处理的，可以不转交

给有关部门或领导，对不能解答和处理的要及时同信访等部门沟

通情况，转交其处理。

同时将来访情况告知有关领导和部门。

4、对直接来访矿领导的人员，要根据实际情况，积极妥善地

协助领导做好工作，也可会同信访等部门进行接待，解决问题。

5、对来信来访人员反映的问题，一时弄不清情况或需要共

同处理的，可以同原单位沟通情况，以便妥善处理。

6、对上级有关信访的信电要及时处理或转递，做到件件有

着落。

公务接待制度

1、对外来的客人要热情接待、服务周到、礼貌用语，问清客

人的来意。

2，备好车辆。

联系好所去的地点，所办的事宜。

3、备好会议室及物品、用餐等。

4、接待谈话时注意保密事项，做到不该说的话绝对不说，泄

密的事绝对不做。

办公楼管理制度

1、搞好楼内外卫生，做到窗明几净，四壁无尘，备品摆放布

局合理，盆花常绿常鲜。

2、搞好楼内建筑设施修善，建立设施使用期，做到设施完整

常修常新。

3、搞好安全防范工作，建立和实行门卫登记制度，设专人接

待上访人员，严禁外人进入楼内，阻止个别上访人员无理纠缠领

导，影响领导正常工作。

4、楼内严禁大声喧哗，走廊内禁止吸烟，严禁用重物砸击地

面和墙壁，以免发出噪音影响大楼办公。

保密工作制度

1、党政机关办公室负责保密人员要加强业务学习，熟练掌

握上级有关文件、资料和规定。

2、及时召开保密成员工作会议，并做好记录。

3、加强保密教育，定期检查各单位保密工作，提高职工保密

意识。

4、重要节日期间要加强保密工作，有文件、有检查，严防泄

密事件发生。

同时，要及时把重要节日期间保密工作规划和总结

上交集团公司保密委。

涉密会议保密制度

l、凡涉及到秘密的会议，必须明确规定参加的人员范围和条

件。

2、主持召开会议的单位，要履行签到手续，检查到会人员是

否按要求参加会议，凡是不符合参加会议要求的人员，一律劝退

出场。

3、重要秘密会议，会前有主持会议单位的负责人向与会人

员宣布会议保密事项和保密纪律。

4、重要秘密会议，会前会后对会场内外，要进行安全保密检

查，对会场（包括分会场）使用的扩音器、线路、门窗等设置要进行

安全保密检查。

散会后要对会场进行检查，防止遗失文件材料和

记录本，较重要的会议会场应设保卫人员。

5、一旦发生泄露会议秘密事件，要逐个追查参加会议人员

的责任。

视情节和后果给予批评教育或纪律处分。

文件销毁制度

1、凡发给基层单位、部门的秘密文件、资料，要定期清理上

交，由上级有关部门集中统一销毁。

2、任何单位和个人，不得向废旧物资收购部门出售秘密文

件资料。

3、凡不需立卷或超过保管期限的文件、资料，要在年初的四

月份销毁，不得长期保存。

4、销毁文件时，要逐份清点登记，填写“销毁文件清单”，经

主管领导审批后，到指定地点由二人监销，严禁失散或泄密。

招待所管理员工作标准

1、各项费用管理不超，如超费适当扣罚。

2、有严格的管理措施，各项制度健全有效，各种设施、设备

健全、完好无损。

3、提高服务质量，服务热情周到，使客人满意，设有意见箱，

服务项目齐全、文明礼貌。

4、加强卫生管理，空气新鲜，安静舒适，室内做到“六无”，

搞好环境卫生及厕所卫生。

招待所采购员工作标准

1、按需要计划采购，不得影响使用。

2、交货进行验收，食物做到保质保量。

3、无主任、会计批示价格，超标准不准采购。

4、报销手续健全，发票正规有验收章。

5、不得采购违法生产的物质。

6、途中押运不得丢失。

招待所服务员工作标准

1、饭前准备好，按时开饭，主食、副食配合协调。

2、成本核算当日清。

主副食品出库有数，并与销售数相符。

3、执行卫生“五四”制，所有环境、工具达到标准化，个人卫

生做到“四勤”。

招待所保管员工作标准

1、物品入库必须检斤，查点验收入帐。

2、不收腐烂变质物品。

3、开票、出库、检斤准确无误。

4、日有出库单，月有盘存表，帐、物、卡相符。

5、库房整洁井然有序，堆放合理。

6、库内保持无鼠、无蝇、无腐烂变质食物。

档案管理员工作标准

1、负责收集、整理本矿形成的文书档案，科技档案，会计档

案，人事档案等其它档案，使之达到齐全完整。

2、对所保管的档案，实现科学系统管理，档案检索工具科学

化、多样化、规范化，做到查有目录，箱有标签，不断提高档案检

索的查全率和查准率。

3、负责档案的统计工作。

档案的收进、移出、鉴定、销数、利

用等帐月清楚，数字准确，案卷目录齐全。

4、接待办理档案、资料的调查利用工作，做到文明礼貌、热

情服务、查找迅速、准确无误。

5、做好利用效果的记载工作、凡借阅档案必须有批条，认真

登记，收回后认真审阅。

凡查阅后可填写的，借阅人填写；查阅后

需经工作才能产生效果，要追踪效果，并及时填写记录。

6、文书档案每年一季归完，技术档案随交、随收立卷归档。

7、认真执行保卫、保密制度和编辑管理制度。

对字迹模糊、

纸张老化破损的档案，提出修复意见。

对失去保管价值的档案及

时提出鉴定销毁意见，对矿务日志记录，大事记及时编写，按标

准装卷，存放整齐，文明整洁。

门卫收发员工作标准

1、负责接收、分拣、登记并分发本矿机关或矿属各单位的文

件、报刊、公私信函、普通电报及其它邮件。

2、在接收、送达、分发公文、报刊、信件时，必须严格遵守签

收、清点、分拣、登记、发出等工作程序，仔细检查数量、核对，防

止出现漏洞，并按规定完成各项收发，通讯工作任务。

3、必须及时、准确地完成收发通讯，投递任务，不能延误、

遗忘、压误公文、信件等。

4、在任何情况下都必须保证机要信件的机密安全，不准私

自拆