物业财务、仓库流程.doc
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苹果物业财务管理制度
2017年2月24日
1.苹果物业备用金管理制度
2.苹果物业员工借款管理制度
3.苹果物业员工交通费用管理制度
4.票据管理规定
5.票据管理流程
6.苹果物业收费工作管理制度
7.苹果物业物资采购制度
8.苹果物业物资管理制度
9.苹果物业外判合同管理制度
10.仓库管理制度
苹果物业备用金管理制度
一、 备用金额度
经公司物业部、财务部审核后暂时给予苹果物业RMB5,000元的备用金，以后根据业务实际运作情况再申请增加备用金额度
二、 备用金保管人
苹果物业出纳负责保管，并设立现金流水帐，登记每笔现金支付情况。
三、 备用金使用范围
用于苹果物业物业日常管理的零星购物（单项支出小于RMB1000元）。
如有特别支出或大项支出（单项支出大于RMB1000）应银行电汇或者转账支票付款。
四、 备用金使用程序
苹果物业员工零星购物后，将有效发票及有关单据填写苹果物业“苹果物业费用报销单”交财务部审核票据，以控制各项费用在预算内列支物业经理审批签字出纳审核签署权限后方能予以报销.
五、 备用金请款程序
当备用金不足RMB1,000元时，苹果物业即可向公司财务部申请补足物业出纳填写“现金报销单”及“费用报销明细表”苹果物业会计主管审核苹果物业物业经理签字确认苹果无锡区域财务经理审核公司运营总监审核董事长审批交回物业出纳处给予报销,物业出纳来公司领取现金。
六、备用金监管
出纳应每天盘点现金，作到日清月结。
应设置备用金流水帐及库存现金日记帐，以记录现金收支情况，确保备用金开支、记录之正确性。
项目财务主管应每周抽查出纳保管的备用金使用情况并对现金进行盘点。
七、所需表单格式
1.苹果物业费用报销单
2.现金报销单
3.费用报销明细表
详见（PV单、RV单）
苹果物业员工借款管理制度：
一、适用范围
苹果物业员工因工作之需可申请借用备用金，但需填写借款单由项目主管签字同意后到出纳处领取现金
二、借款程序
苹果物业日常需用现金先填写“现金预支单”，领款人详细写明预支事由及金额经其部门主管签字同意
财务主管审核签字物业经理签字同意到出纳处领取现金。
费用报销时，经办人需先填写“苹果物业费用报销单”，写明费用之相关内容财务主管审核票据并签字经物业经理签字同意到出纳处核销借款。
三、借款管理
苹果物业出纳应经常清理员工备用金借款情况，购物等临时性借款应及时结帐；作为长期备用之借款也应时常确认借款人是否在职。
每位离职员工应在本项目出纳处结清借款后才可放行。
若发现项目中有员工借款无特殊原因未能收回的，将由相关经办人承担该笔借款金额。
四、需表单格式
1.现金预支单
2.苹果物业费用报销单
苹果物业员工交通费用管理制度：
一、适用范围
适用于苹果物业全体员工。
二、报销制度
1.苹果物业一般员工于工作时间外出办事，可使用出租车，但应以公交车、地铁等交通工具为主。
2.除特殊原因，如运输大件物品，出纳到公司领取备用金等，由其部门主管核准，经物业总
经理签字同意后，可以报销出租车费。
三、报销流程
步骤负责执行人员说明
申请员工填制“苹果物业费用报销单”
审核财务主管审核签字
审批物业总经理审批签字
支付备用金出纳核对票据的签署权限及票据金额
四、所需表单格式
苹果物业交通费用报销单
票据（发票和收据）管理规定：
一、所有票据都应由公司统一购买，各项目应到公司票据管理员处领取票据，不
得自行购买或制作临时性收条类票据。
二、由公司领取后的票据应由苹果物业出纳保管，出纳收到住户交来款项后才能开
发票或收据，并真实的写明内容、收款的大小写金额、开票人姓名、何种方
式交款等相关内容。
三、一式三联，一联交缴款客户；另一联应与现金、支票款项或缴款凭证
一起交于公司物业财务部出纳处，再一联为存根联。
等一本票据开完后，应
将此存根联交回公司票据管理员。
四、票据的三联所写之内容、金额应完全一致，不得开具“阴阳”票据。
五、对开错之票据应及时作废，并将客户、记帐、存根三联钉在一起，票据上应
注明“作废”字样。
六、如遇特殊情况，出纳不能收取款项需由其他人代为收取并开票的，出纳应及
时与该代办人进行款项交接，并在其所代开的票据的记帐、存根联上签上自
己的姓名以示该项钱款已收到并与所开之票据金额相等。
票据（发票和收据）管理流程：
财务人员收到项目交回的票据存根本后，对该本票据进行销号，并将存根本中每张票据的编号、内容、金额与会计主任登记的“发票/收据明细表”中的内容一一核对。
以确保开出的每张票据完全正确，款项确实已通过银行全部划入公司管理帐户中。
公司监管：
各会计主任在帐务凭证审核中，对收款凭证后所附的票据，按编号顺序、内容在“发票/收据明细表”中逐一登记，一张登记表即为一本票据，编号应是连续的。
项目领票后：
票据应由出纳保管，收到住户交款后才能开票。
一联交于客户，一联连同缴款凭证交于公司出纳处，剩下一联为存根联。
（如遇票据开错应立即作废，并将客户、记帐、存根三联订在一起）。
待该本票据全部开完后，立即将存根本交回公司发票专管员。
发票专管员通知项目派专人来公司领取票据，并由领票人签收，并作“发票/收据明细表”，以便其日后登记。
财务人员统一向税务局购买票据，并进行登记
发票及收收据管理流程
所需表单格式
发票/收据明细表
苹果物业收费工作管理制度：
一、各项目苹果物业只能使用公司统一发放之发票和收据，不得私自开具临时性收据或代收据类字据。
二、在一般情况下各项目苹果物业只有出纳才能收取住户交纳之现金款项，其他人不得擅自代为收取。
出纳收到住户交纳之款项后开具发票或收据，并在票据上注明收款方式（现金/支票/转帐）。
三、如遇苹果物业出纳不在，由其他人代为收取住户交款之情况，事后出纳应及时与代办人做好交接工作并将代办人所代开之票据与所收款项核对，审核无误后在代办人所开之票据存根联上签字确认。
四、苹果物业需每天交纳收到之现金款项（停车费）并做“每日缴款日报表”交公司物业财务部审核做帐。
表中发票、收据应分开填列且票据号应连号、现金金额合计数应与当日缴款金额相等（如是支票或转帐收款，需在“备注”栏中注明）。
本表还需一式两份，一份交公司物业财务部，另一份需在苹果物业装订并长期妥善保管。
该表还需按年、月、天进行编号，例如:
2016年1月1日这天的缴款日报表编号应是2016-01-01，以此类推，按年装订成册。
五、所需表单格式
每日缴款日报表
苹果物业物资采购管理审核制度：
一、物资采购原则
1.苹果物业各部门凡需新增固定资产,低值易耗品或使用各种其他物资,应先到仓库领用,如仓库无库存的,可申请购买。
2.部门申购应先将所需增加的物品列入每月编制的管理预算内,预算经部门经理批准后，使用部门方可正式申请购买,经公司采购专员统一采购。
3.苹果物业各种物品的采购应由采购员负责，但对一些急需用或专业用品，由部门主管申请，物业总经理批准后可由使用部门自行采购。
4.各部门对本部使用的常用物品，应根据使用情况提出每月的耗用量，根据该物品消耗时间的长短，定出最低库存量，在接近最低库存量时，通知有关部门申购物品。
5.“申购单”由申请购买物品的使用部门填写,“申购单”需详细列明所需购买物资的名称、规格、数量用途（或使用地方）,经部门主管、财务主管、物业总经理签字同意。
6.采购员审核申购物品的库存情况和报价，财务部审核申购的物资和金额是否符合预算。
二、物资采购的分类
（一）物料采购：
指采购价格低于人民币2,000元（含）的消耗性物料、非消耗性物料的采购和小型工程
办公用品:
办公使用的消耗性物品
l消耗性物料采购
物料用品:
进行物业管理所需使用的消耗性物品
l非消耗性物料：
不属于固定资产,而价值较高或使用时间较长的物品
（二）大型物资采购：
指金额高于人民币2,000元的大型物料采购，包括固定资产、和大型工具等。
三、物资采购的程序
（一）采购申请手续
1、采购价格低于人民币1000元,执行苹果物业“备用金报销制度”。
2、采购价格高于人民币1000元的
（1）由申请人填写“申购单”，且描述需求内容、日期并必须符合预算项目及金额经部门主管审核签字财务主管审核签字物业经理审批签字。
（2）对于第一次的大批物件或金额较大物品的采购时，采购人员应提供不低于三家供应商之报价分析、购物之清单、型号、规格及价格并填写“承判商/供应商报价分析”经发展商审核确认。
以后如需在同一家供应商再次采购时，只需在每月预算中详细列明物品名称、型号、价格即可。
（3）苹果物业可以选择供应商，并经过“承判商/供应商评估表”，经评为A级供应商，且同意配合苹果物业之付款办法，可列入苹果物业执行物料采购的固定供应商。
（4）每年度必须针对配合供应商重新执行“承判商/供应商评估表”，以淘汰提供服务品质较差的供应商并加入新的厂商。
（5）对成为苹果物业物料采购固定供应商，采购员应将其商品的报价单，交与财务部留存一份。
（二）采购付款手续
1、采购价格低于人民币1000元,执行苹果物业“备用金报销制度”。
2、购价格高于人民币1000元的
（1）物品采购经办人根据采购物品的申购单、入库单和发票，正确填写“支票申请单”，交于部门主管签字审核。
（2）将上述单据交于财务部审核，财务部审核申购单、入库单、发票及“支票申请单”上所列采购物品之内容、规格、数量、金额是否一致。
（3）经财务部审核无误后的“支票申请单”及有关单据交于物业总经理审批后，递交公司总部财务部申请对外付款。
（4）如遇特殊原因，需先付款再进货之情况，苹果物业有关部门应向财务部提供详细情况说明、申购单和供应商之具体报价单。
付款后，应及时入库并办好入库验收工作。
在7个工作日内，向财务部门补齐该项采购的发票、入库单。
五、物资采购流程
步骤
负责执行人员
使用表单
说明
1
申请
需求部门
申购单
申购物资已列入经开发商批准的管理预算
2
采购
采购员
承判商/供应商报价
提供不低于三家供应商之报价分析（固定供应商除外）
3
请款
采购员
支票申请单
详见“物资采购制度”四/
（一）采购申请手续
4
付款
公司财务部，楼盘出纳
详见“物资采购制度”四/
（二）采购付款手续
六、所需表单格式
请见随后附件：
1.申购单
2.承判商/供应商保价分析
3.公司支票申请单
苹果物业物资管理制度
一、低值易耗品管理制度
（一）低值易耗品定义
l定义
低值易耗品是指不作为固定资产管理核算的各种用具物品，如工具、管理用具、玻璃器皿，以及在经营过程中周转使用的包装容器等，具备以下两个条件之一即为低值易耗品：
1．单位价值小于RMB2,000元；
2．使用期限不超过1年；
l低值易耗品范围：
一般工具、专用工具、管理用具、劳动防护用品；
l低值易耗品的核算原则
于采购时一次计入当月费用
（二）低值易耗品的采购（执行苹果物业“物资采购制度”）
（三）低值易耗品的入库
仓管人员根据供货商的送货清单（不同法人公司必须单独开具送货单,并标有物品名称、数量）与申购单核对无误后收货,开具入库单。
（四）低值易耗品的的领用
领用原则:
在库旧低值易耗品优先领用，低值易耗品先进先出原则；月末，仓管人员将“物品收、发、存汇总表”交于财务部，以便财务部按领用数量、金额核算低值易耗品费用。
二、固定资产管理制度
（一）、固定资产定义
l定义
使用年限在2年以上的房屋、建筑物、机器、运输工具和其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。
上述资产应同时具备以下两个条件,方可列入固定资产:
1、单位价值在RMB2,000元以上；
2、使用年限应超过2年以上的有形资产；
凡不属于生产经营主要设备的物件,单位价值在RMB2,000元以下或使用年限不超过2年的,均列入低值易耗品,于购买使用时一次性作为费用处理，但以下几项应视为固定资产：
1、一次性购入同类的办公家具，单价小于RMB2,000元但总金额超过RMB10,000元；
2、价值超过人民币2,000元的硬件升级；
l分类及折旧年限
1、办公设备：
电脑软硬件、复印机、传真机、打印机等 3年
2、办公家具：
办公桌椅、档案柜等 5年
3、电器设备：
冰箱、空调、电视机等 3年
4、保安设备：
对讲机等 5年
5、机电设备：
仪器设备、机电工具等 5年
l按使用状况分为在用固定资产、拨入固定资产和库存固定资产
在用固定资产：
已在苹果物业投入使用的固定资产，需按月计提折旧；
l固定资产的编码管理
由财务部门对苹果物业的固定资产登记“固定资产明细表”并按使用部门进行编码管理，打印固定资产标签，粘贴于苹果物业已使用的固定资产上。
（二）、固定资产管理的责任人
l固定资产按设备、资产的所属部门分别承担相应的责任：
苹果物业各部门办公用资产的管理责任人为各使用部门的主管
苹果物业公用办公资产的管理责任部门为人事部
（三）、固定资产的采购（执行苹果物业“物资采购制度”）
（四）、固定资产的保管
1、资产遗失
固定资产由使用部门保管，固定资产如为个人使用、个人保管，领用人需在行政人事部办理领用手续；各部门公共使用的，由部门主管指定专人负责。
若资产遗失，由资产使用人（保管人）填写“资产遗失申报单”送交行政部门签核，并由行政部门至现场查明原因，对疏失之使用人（保管人）追究其责任。
2、资产报废
固定资产因失去使用价值需要报废时，必须按苹果物业权限办理。
由资产使用人填写“资产报废申报单”，属工程、机电、设备等物品报工程部，其他物资报行政人事部。
经鉴定确系无法使用的，经报请物业总经理批准，各部门在收到“资产报废申报单”批复三天内，将报废物资送至仓库，分别由行政人事部、工程部进行处理。
对于仍有部分使用功能或仍具剩余价值的资产，其变卖价格由财务部与行政部门商定。
需报废及清理之固定资产要进行审查与技术鉴定后，报物业总经理批准后，财务部进行帐务处理。
凡属人为造成固定资产报废或损坏,必须上报物业总经理处理并追究其个人责任及相应的处罚。
3、资产保养
资产使用人（保管人）应尽资产保管维护之责任。
如有损坏需要维修时，需回报行政人事部，由使用部门提出修缮申请，属保修的资产联系原保修单位进行维修，非保修的资产由行政人事部安排维修。
4、资产盘点
固定资产要定期清查盘点，最少每年要进行一次全面的清查，盘点时要对实物逐项点数，填列“固定资产盘点表”，按类别、品名详列帐存数量和实存数量金额，由参加盘点人签章证明，保管备查。
固定资产明细帐和固定资产总帐要按时核对,做到帐帐相符、帐实相符，出现盘盈、盘亏要及时上报。
三、所需表单格式
1.低值易耗品备查登记簿
2.物品收、发、存汇总表
3.固定资产明细表
4.资产遗失申报单
5.资产报废申报单
6.苹果物业固定资产盘点表
苹果物业外判合同管理制度
一、签订
1、所有外判合同都必须以公司名义签定。
2、申请人填写“承判商/供应商报价分析”及“承判商/供应商评估表”，由部门主管、物业总经理签字后交公司总部审批。
3、公司审批同意后，苹果物业可与外判商拟定合同文本，并随同填写“外判合同审批单”，经由部门主管、物业总经理签字后交公司审核并加盖合同公章。
二、保管
1、苹果物业在进行物业管理过程中产生的所有外判合同，其合同正本至少需要一式三份，分别由公司、苹果物业、外判商三方各留存一份。
2、苹果物业留存之正本外判合同，由财务部统一收集、装订、保管，其他人员如有需要，可至财务部查阅或复印外判合同文件。
3、财务部每半年计算一次合同印花税并向公司总部申报，由公司统一购买后，交于苹果物业财务在合同上正确粘贴印花税。
三、付款
苹果物业不得自行用现金支付外判合同款项，所有应付外判商之货款，均应通过公司物业财务部对外支付，并需使用银行付款方式，在正常情况下应杜绝现金交易。
如该业务必须使用现金的，应由供应商所派之收款人带好其身份证及公司介绍信后来公司物业出纳处领取现金。
苹果物业员工个人不得领取外付供应商之现金款项，如由苹果物业出纳先行领取了现金款项再交给供应商之收款人，需该收款人提供有效身份证及公司介绍信并在发票上签字确认收妥现金款项。
支付外判款项正确之流程应是：
1、申请人提供有效发票及苹果物业对合同项目服务内容的“确认单”或“验收单”，填写“支票申请单”，交于苹果物业部门主管签字。
2、苹果物业财务部审核票据及相关附件
3、物业经理审批
4、公司总部审批并对外付款
一、需表单格式
1.承判商/供应商报价分析
2.承判商/供应商评估表
3.外判合同（协议）审批单
4.支票申请单
仓库管理制度
一、仓库管理员岗位职责
1、仓库管理员应熟悉其所保管物资的基本特性、使用功能、保管知识、规格用途、存放期限等。
2、及时、准确地做好记帐工作，如实反映物资的库存及发放情况。
3、经常保持仓库环境的整洁文明、各种物资存放整齐。
二、验收进仓制度
1、所有物资进仓前，仓库管理员必须开具一式四联“入库单”，入库单的内容包括物资的名称、规格、数量、单价和金额。
入库单一式四联：
第一联仓库留存作登记库存物资明细帐的记帐依据；第二联随同发票报销；第三联交财务部存查；第四联由采购人员留存。
2、仓库管理员对入库的物资必须验收其质量是否符合使用要求，根据供应商的送货清单（不同法人公司必须单独开具送货单，并标有物品的名称、数量）与“申购单”核对无误后收货。
3、收应从规格、型号、数量、质量等多方面查看，如发现质量问题应及时退货，并请供应
商于期限内补送新货，同时通知财务部暂停支付货款，直至问题解决。
4、凡尚未取得发票而先行入库的物资，仓库管理员必须核对实收物资与送货单上所列的品名、规格、数量是否相符。
三、保管制度
1、仓库按物品编号划分存放区域，物品根据其存放条件及编号，有条理地存放于仓库内。
2、仓库管理员必须经常检查物资存放的情况，各种物资应做到帐实相符，并于每月月底进行盘点，盘点中发现有盘盈、盘亏及损坏等情况应查明原因并及时报告部门主管及财务部。
情况严重时，应及时报告主管领导。
3、盘点报告--“物品收、发、存汇总表”在每月月底前上报财务部。
4、仓库应分品种、规格设帐登记各种物资的入库、领用、结存情况，每月终了，仓库管理员向财务部按部门提交当月增加物资清单，行政财务部在此基础上汇总直接购买、报废、调用等完成当月各部门增减物资清单。
清单一式二份，使用部门、财务部各一份。
l凡属代为保管的物资（含暂不需用或不合用的），需办理进仓手续，仓库管理员应另设帐登记、保管。
四、物品领用及出库
1、领用各种物资都必须办理领用手续，各种物资的领用手续均由部门主管签名。
2、领用的固定资产或其他工具类等非消耗性物资，仓库管理员应按使用部门登记“资产管理台帐”，使用部门应每月清点一次，并将清点结果列表（盘点表）报财务部；各部门领用的物品如需长期配备给员工个人使用的，应按使用人登记“员工物品领汇总用表”，因严重损坏或因使用期限已满而无法继续使用、需进行更换的非消耗性物资，领用时必须交旧领新。
3、所有物资出库，仓库管理员一律凭使用部门开出的“领料单”发货，领料单应列明出库物资的编号、品名、规格、数量、用途、使用区域（如楼宇）等，除有领用人员签名外，还必须有使用部门的主管签名。
若领用的系非消耗性物资，应同时填写“资产保管清册”。
4、仓库管理员发货时，要坚持按发货程式发货：
一、查库存量，二、先入先出，三、当面点清。
发货时，发货人应在领料单上签名并及时登记入帐。
5、已领用的物资，凡质量规格不符合使用，应允许使用部门退货。
使用部门办理退料销帐手续：
填写一式三联的红字领料单，仓库管理员凭红字领料单作重新入库的依据。
若退回的是已使用的物资，仓管人员应另设帐登记、保管。
6、领料单一式三联，第一联：
仓库管理员作物资发出后的记帐依据；第二联：
财务部存查（仓库发货后于每周五交财务部）；第三联：
使用部门自存。
五、其他
员工调离部门或离开公司时，应交回所领用的物品，并将“员工物品领用汇总表”复印一份交行政财务部，各级主管离任或调离公司时，应由上一级主管或管理部门清点其管辖部分的物品。
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