物资采购业务流程.doc

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中铁十四局集团有限公司文件

公司设〔2012〕222号

关于印发《中铁十四局集团有限公司物资集中采购业务流程》的通知

集团各单位：

为推进物资集中采购，规范采购行为，提高采购效率、质量和效益，特制定《中铁十四局集团有限公司物资集中采购业务流程》，现印发给你们，请认真贯彻执行。

附件：

1.中铁十四局集团有限公司物资集中采购业务流程

2.物资集中采购业务流程图

3.邀请供应商推荐及审核确认表

4.采购文件发放登记表

5.投标文件递交（接收）等情况登记表

6.采购会议程序

7.评审报告

8.中标通知书

9.物资集中采购合同执行情况统计表

二○一二年五月三十一日

附件1：

中铁十四局集团有限公司

物资集中采购业务流程

一、集中采购业务流程编制依据、原则和目的

㈠编制依据：

《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《中国铁建股份有限公司物资管理办法》（以下简称“《中铁建物管办法》”）、《中国铁建股份有限公司物资集中采购管理办法》（以下简称“《中铁建集采办法》”）、《中铁十四局集团有限公司物资管理办法》（以下简称“《物管办法》”）、《中铁十四局集团有限公司物资采购管理暂行办法》（以下简称“《物采办法》”）和《关于成立集团公司设备物资集中采购领导和管理小组的通知》等。

㈡编制原则：

合法合规，简便科学，切合实际，易于操作。

㈢编制目的：

推进物资集采，规范采购行为，提高采购效率、质量和效益。

二、集中采购业务流程内容

根据物资集中采购集量、选商、签订购销合同、进货、验收和结算支付等作业程序，结合集团公司现行组织机构体系，绘制“中铁十四局集团有限公司物资集中采购业务流程图”（以下简称“流程图”）（附件2），“流程图”共有11个业务模块构成，每个业务模块包括具体的业务工作程序、标准和内容。

三、集中采购业务流程操作说明

㈠编报采购计划：

1、编报采购计划的范围、周期、方法和标准执行《物管办法》和《物采办法》的相关规定。

2、集团公司直属项目部直接向集团公司设备物资部（采购中心）编报采购计划，按照直属项目部界定的采购分工范围，参建子（分）公司和工程指挥部所属项目部自行采购部分向其上级业务主管部门（采购分中心）编报采购计划。

3、子（分）公司所属项目部直接向公司设备物资部门（采购分中心）编报采购计划，工程指挥部所属项目部直接向其上级设备物资部门编报采购计划。

㈡审核与汇总采购计划：

1、按照《物采办法》界定的采购分工范围，子（分）公司和工程指挥部将所属项目的采购计划审核后上报集团公司设备物资部（采购中心），同时审核确定本级组织和项目部实施采购的物资范围。

2、按照《中铁建集采办法》界定的采购分工范围，集团公司设备物资部（采购中心）将所属单位的采购计划审核汇总后上报股份公司设备物资部，同时审核确定本级组织和子（分）公司（工程指挥部）实施采购的物资范围。

㈢确定采购组织形式和采购方式：

1、确定采购组织形式：

采购组织形式分为股份公司组织、集团公司组织、子分公司（工程指挥部）组织和项目部组织四种，具体实施严格执行《中铁建物管办法》和《物采办法》的相关规定。

2、确定采购方式：

采购方式包括公开招标采购、邀请招标采购、竞争性谈判采购、询价采购和协议采购等方式，坚持“谁组织采购，谁确定采购方式”的原则，根据采购标的物的数量、技术要求、交货期与市场资源等情况，科学确定具体的采购方式。

㈣编制采购文件：

1、根据确定的采购方式编制相应的采购文件。

集团公司将另行编制公开招标采购、邀请招标采购、竞争性谈判采购和询价采购文件范本，制定集团公司统一和标准的采购文件模板，各级采购组织单位统一使用。

2、坚持“谁组织采购，谁组织编制采购文件”的原则，认真编制采购文件，具体实施执行《物采办法》的相关规定。

㈤发布采购公告（邀请函）：

1、公开招标采购由组织单位负责在“中国铁建电子商务平台”和其它商务平台发布招标采购公告，其他采购方式由组织单位负责在“中国铁建电子商务平台”发布相关采购信息。

2、邀请招标采购、竞争性谈判采购和询价采购，由组织单位负责向三家以上供应商发出邀请。

邀请供应商的条件和确定方式：

⑴邀请的供应商应在集团公司发布的《物资合格供应商名册》范围内。

如不在名册之内，经审查有关资质文件合格后，列为合格供应商。

⑵集团公司组织的采购，由采购单位和集团公司设备物资采购中心（以下简称“采购中心”）负责推荐拟邀请的供应商，采购中心编制“邀请供应商推荐及审核确认表”（附件2），报经集团公司设备物资集中采购管理小组审核确认。

⑶子（分）公司和工程指挥部组织的采购，由采购项目部和子（分）公司设备物资采购分中心或工程指挥部设备物资部门负责推荐拟邀请的供应商，子（分）公司设备物资采购分中心或工程指挥部设备物资部门编制“邀请供应商推荐及审核确认表”，报经公司设备物资采购领导小组或分管领导审核确认。

㈥发放采购文件：

1、公开招标采购：

依据供应商投标报名情况，采购组织单位向参加投标的供应商发放招标采购文件，并填写“采购文件发放登记表”（附件3）。

2、其它采购方式：

采购组织单位向审核确认的邀请供应商发放采购文件，并填写“采购文件发放登记表”。

㈦采购会议与评审：

1、采购会议：

⑴公开和邀请招标采购，采购组织单位安排工作人员在采购文件规定的时间和地点接收投标人递交的投标文件，并验证各投标人是否按招标文件要求办理了相关手续，填写“投标文件递交（接收）情况登记表”（附件4）。

根据招标文件规定的时间和地点，按照“采购会议程序”（附件5），采购组织单位组织召开开标会议，会议由采购组织单位确定的主持人主持，参加人员应有监督人、需用单位代表、投标人代表和开标有关工作人员等参加。

投标文件经监督人员确认密封有效后，工作人员方可拆封、宣布，按照招标文件中确定的“开标报价一览表”格式唱标，同时填制“开标报价一览表”，并经投标人代表、监督人签字确认。

⑵竞争性谈判采购，采购会议程序与公开和邀请招标采购会议程序基本相同。

⑶询价采购，根据采购实际情况，采购组织单位可以采取邀请或不邀请供应商参加两种形式，组织召开采购会议。

2、采购评审：

⑴评审委员会组成：

①评审委员会由采购组织单位、需用单位和相关单位的物资专业管理人员，以及集团公司物资专家组成。

成员人数为5人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的2／3。

②集团公司组织采购的评审委员会构成：

集团公司设备物资采购中心1-2人（其中1人兼评审组长），相关子（分）公司设备物资采购分中心或工程指挥部设备物资部门各1人，相关需用单位各1人，其他评委在集团公司专家库随机选取。

③子（分）公司和工程指挥部组织采购的评审委员会构成：

子（分）公司设备物资采购分中心和工程指挥部设备物资部门1-2人（其中1人兼评审组长），相关需用单位各1人，其他评委在集团公司专家库随机选取。

⑵采购评审程序：

①根据采购文件规定的评审办法和标准，评审委员会按照资格评审、商务评审、技术评审和重大偏差评审顺序初评。

②根据初评情况，对竞标人逐一进行商务和技术澄清，澄清方式可采取现场和发澄清函，竞标人必须按照澄清时间书面回复，对竞标人的澄清内容加以评审。

对有必要继续进行商务和技术澄清的竞标人，可采取上述方式进一步澄清。

③竞争性谈判，谈判委员会按照资格评审、商务评审、技术评审和重大偏差评审顺序初评。

从评审中总结各投标人的技术与商务特点，拟定谈判的要点。

分别按照首次报价由高到低的顺序与各投标人单独进行相同多轮次的单独谈判。

谈判的轮数根据谈判的实际效果而定。

要求投标人每一轮谈判之后在规定的时间内单独提交书面最终报价及承诺书。

在谈判的过程中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。

④按照采购文件中规定的评分标准，评委对通过评审的所有竞标人独立实名计分。

根据每个评委的评分计算出竞标人的综合分数，所有评委在综合评分表上签字确认，并按照综合分数由高到低的顺序排出前三名，推荐排名第一的竞标人为预中标供应商，依次为候选中标供应商。

⑤评审委员会撰写“评审报告”（附件6），监督人员应就评审过程是否履行规定程序以及执行评审纪律的情况在评审报告上签署意见。

㈧确定中标供应商：

1、集团公司组织的采购，采购金额在1000万元及以上的，“评审报告”由集团公司设备物资管理小组负责审批，并确定中标供应商；采购金额在1000万元以下的，集团公司设备物资管理小组授权委托评审委员会直接确定中标供应商。

2、子（分）公司和工程指挥部组织的采购，原则上“评审报告”由其设备物资采购领导小组负责审批，并确定中标供应商，根据实际情况，各单位可制定具体的“评审报告”审批程序。

㈨发放中标通知书：

“评审报告”审批并确定中标供应商后，采购组织单位要及时发放“中标通知书”（附件7）。

㈣--㈨项相关采购资料，由采购组织单位负责整理存档。

㈩签订采购合同：

㈠按照采购文件和评审过程中确定的条件、《物管办法》及《物采办法》等相关规定，采购组织人及时组织、指导需用单位与中标供应商进行合同谈判，拟定合同文本，按程序进行合同会审，会审后签订采购合同。

㈡集团公司集中采购结果可共享，在采购有效期内，各单位在同一区域需采购同类物资（尤其采购批量较小的），报经集团公司设备物资采购中心审批后，可沿用采购结果直接与供应商进行合同谈判，并签订采购合同。

（十一）合同履行管理：

㈠合同物资的进货、验收和结算等程序，项目部严格执行《货物采购合同》的约定、《物管办法》及《物采办法》等相关规定。

㈡项目部及时反馈合同履行情况，重点上报合同履行中存在的问题。

采购中心、子（分）公司设备物资部门（采购分中心）和工程指挥部设备物资部门跟踪监督合同履行，发现问题，及时采取纠偏措施，确保集中采购效果的实际转化。

㈢各级项目部每季度向上级主管部门填报“物资集中采购合同执行情况统计表”（附件8），采购中心、子（分）公司设备物资部门（采购分中心）和工程指挥部物资采购主管部门汇总分析物资集中采购执行信息，考核物资集中采购效果转化指标完成情况。

主题词：

物资集中采购流程通知

抄送：

公司办，工程、安质、财务、设备物资、经营事业、审

计、法律事务部，纪委，成本部，存档。

中铁十四局集团有限公司办公室2012年6月1日印发