最新档案管理学第三版复习材料.docx
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最新档案管理学第三版复习材料
第二章档案价值的鉴定
一、鉴定工作内容及其意义（P32）
1、定义：
档案价值的鉴定工作，就是档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限的一项工作。
2、目的：
档案鉴定工作的主要目的在于正确的确定需要保存的档案，提高保存档案的质量，从而更充分的发挥档案的作用。
3、内容：
（1）具体判定档案材料的价值即有用性及有用程度，确定其保管期限。
（2）剔除本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或做相应处理。
4、意义：
（1）档案鉴定工作是使档案精炼的重要手段。
（2）通过档案鉴定工作，能够使档案部门充分利用有限的人力、物力管理好档案。
（3）档案鉴定工作有利于应付突发事件。
二、分析档案价值的方法（P37）
档案价值具有多维性、潜在性、相对性的特点。
鉴定档案价值的标准：
1、档案属性标准：
（1）档案来源标准：
是指档案的形成者，即文件的责任者（作者）和立档单位。
应站在本单位、机构的角度和立场。
（2）档案的内容标准：
分析文件内容的重要性、独特性、真实性以及文件信息内容的综合性和集中性——凡是具有科学研究或者实际验证意义的文件，就具有保存价值，凡是一般事物型的或内容重复的文件就不需要保存。
（3）档案的形成时间和形式特征：
尊重高龄档案；重要时期或特殊时期形成的档案价值相对大一些；文件的文种、文本、外形特点。
2、社会需求标准：
社会需求方向，社会需求面，社会需求时间。
3、相对价值标准：
相关档案的保存状况，如分析全宗的完整程度、档案是否重复、文件的可靠程度；保管条件和费用。
三、档案鉴定工作的原则和方法（P48）
1、原则：
必须从国家和人民的整体利益出发，分析主体和主体本身的需要，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。
（1）全面的观点：
既要考虑到本单位的需求，又要考虑到社会的利用需求。
（2）历史的观点：
档案是历史记录，也是历史产物，它是在一定的历史条件下形成的。
（3）发展的观点：
要运用发展的观点，不仅要看到档案的现实作用，还要估计和预测到档案在将来的作用。
（4）效益的观点：
应考虑到保存档案所付出的成本，以及后来产生的效益。
2、方法：
（1）定性分析和综合的方法是判定档案价值的重要方法。
（2）定性分析与综合法同定量分析相结合是档案价值鉴定方法的必然趋势。
比例鉴定法、选样鉴定法、系统优化法、模糊综合评价法。
（3）直接鉴定法是鉴定档案价值的操作方法。
3、鉴定工作中需要注意的问题
（1）应当以全国统一的鉴定标准为依据，不得各行其是。
（2）宽严问题：
采取留有余地的弹性处理方法。
保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严；本机关从宽，外机关单位从严；首脑机关从宽，基层机关从严；建国初期从宽，最近的从严；撤销机关从宽，现行机关从严；两可（如可永久保存也可长期保存）之间就高不就低。
四、档案保管期限表的类型和结构（P54）
档案保管期限表是以表册形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性、标准性文件。
1、类型：
（1）通用档案保管期限表。
（2）专门档案保管期限表。
（3）同系统机关档案保管期限表。
（4）同类型机关档案保管期限表。
（5）机关档案保管期限表。
2、结构：
顺序号、条款、保管期限、附注、说明。
3、作用：
（1）能够统一认识，避免人为的局限性，片面性，使鉴定有章可循。
（2）能够保证鉴定工作的质量、防止任意销毁档案、保证档案的完整、安全。
（3）能够提高档案鉴定工作的效率。
4、要求：
科学性、实用性、可操作性。
五、档案鉴定工作的制度和程序（P63）
1、制度
（1）确立统一的档案鉴定原则和标准。
2006年12月18日国家档案局颁发了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《文书档案保管期限表》。
（2）确立了鉴定工作的组织领导。
机关档案室一般由办公（厅）室领导人、档案人员、业务人员组成三结合的鉴定小组负责进行。
档案馆由馆长、同级档案事业管理机关和档案馆的有关人员组成鉴定工作委员会负责进行鉴定工作。
（3）确定销毁制度和监销制度。
档案销毁就是把经过鉴定对失去价值的档案做毁灭性处置的过程。
机关档案销毁由鉴定小组提出意见，登记造册，经机关分管负责人批准之后，由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。
情况特殊的专门档案，如有特殊规定，按照规定进行销毁。
档案馆销毁档案须经主管领导机关批准，销毁建国前的档案还须报国家档案局批准。
未经鉴定和批准，任何单位或个人不得销毁任何档案。
（4）制定档案保管期限表，实行审批制度。
2、程序：
机关文件归档时确定归档范围，同时剔除一部分没有保存价值的文件，由机关文书处理部门或业务部门保存一两年后销毁。
对于的归档的文件确定保管期限，到一定年限进行价值复审。
第三章档案的收集
一、档案收集工作的定义、内容、意义（P68）
1、定义：
档案收集是指档案室、档案馆接收、征集档案和有关文献的活动。
具体讲就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织、个人手中和散失在社会其他地方的档案，有组织、有计划地分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆，实现档案的统一领导和分级管理。
2、内容：
（1）机关、企业、事业单位档案室对本单位需要归档档案的接收。
（2）档案馆对所辖区域内现行机关、企业、事业单位和撤销单位的具有永久、长期保存价值档案的接收。
（3）对中华人民共和国成立以前各个历史时期形成档案的接收和征集。
3、意义：
（1）收集工作是整个档案工作的起点，是第一个环节，对以后的环节影响很大。
（2）收集工作为整个档案工作提供了物质基础。
（3）收集工作是档案工作的基础，其质量决定了后续业务工作的质量。
二、档案收集工作的要求、注意事项和特点（P71）
1、要求：
以丰富、优化馆（室）藏为出发点，要求数量充分、质量优化、成分充实、结构合理。
2、注意事项：
（1）收集时要保证档案齐全、完整。
（2）收集时要以本机关为主，同时兼顾上下级、同级机关的文件。
（3）收集时要防止有文必档和过于精炼归档不够两种倾向。
（4）保持全宗的不可分散性和全宗群的相对完整性。
（5）推行入馆档案的标准化。
（6）注意处理好局部与整体、当前与长远的关系。
3、特点：
预见性与计划性，针对性与及时性，系统性与完整性。
三、归档制度的内容（P92）
归档是文书处理部门定期将立好的案卷向档案室移交的过程，在我国归档已成为党和国家明文规定的一项制度。
主要包括归档范围、归档时间、归档案卷（或保管单位）的质量要求、归档手续等内容。
1、归档范围：
是指办理完毕的文件材料是否应当归档的范围。
一般而言，凡是反映本机关工作生产活动，具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。
包括上级机关、本机关、同级机关和非隶属机关、下级机关的文件材料。
2、归档时间：
是指文书处理部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。
《机关档案工作条例》规定：
机关文书部门或业务部门一般在第二年上半年向档案部门移交档案；对于专门性文件、特殊载体文件、机密性强的文件、驻地分散的机关文件及形成规律较为特殊的文件可以适当延长归档时间；对于某些小机关，内部机构简单或不设内部机构，工作人员数量少，文件处理集中，文书处理与档案工作由一人兼管，可以不专门规定归档时间。
3、归档案卷的质量要求：
遵循文件的形成规律和特点，保存文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
（1）种类、份数、页数应齐全完整。
（2）文件和电报一般都应按内容联系统一立卷。
（3）密不可分的文件材料的排列：
卷内文件一般按重要程度或时间顺序依次排列；具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前，请示在后，印件在前，定稿在后，正件在前，附件在后；重要法规性文件的历次稿本可依次排列在定稿之后；非诉讼案件的结论、决定、判决性文件在前，依据性文件往后等。
在文书档案文件组卷时，一般应将文件按年度分开，不同年度形成的文件一般不放在一起组卷。
但是，跨年度的请示和批复，应放在批复年度立卷，没有批复的，放在请示年立卷；跨年的计划或规划，应放在文件内容所针对的第一年度立卷；跨年度的总结，应放在文件内容所针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件，应放在会议开幕年立卷；非诉讼案件的文件，应放在结案年度立卷。
（4）音像文件，应用文字标出他它们的对象、时间、地点、内容和责任者等事项，以便于保存和利用；保管单位（案卷）的封面，应按规定逐项填写清楚。
案卷的题名简洁明了，并能准确的揭示和反映卷内文件的基本内容和成分。
案卷题名一般将卷内文件的责任者、内容、主要文件名称反映出来。
还应根据机关档案保管期限表，注明每个案卷的保管期限。
4、归档手续：
文书处理部门或业务部门向档案部门移交档案时，交接双方应根据案卷目录详细清点，经过认真核对后，交接双方如确认无误，即可履行签字手续，并将案卷目录中的一份由档案部门签字后，交还移交单位妥善保存。
必要时，移交单位须编写归档文件简要说明，交接双方还应填写交接清单或移交清单。
在档案工作和文书工作由一个人兼管的小机关，不需要履行上述归档手续。
但是，在档案人员调动工作时，应按照上述办法办理交接手续，即“明立案验，依例交割”。
四、档案馆接收档案的范围（P103）
按照《档案馆工作通则》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》的文件精神，档案馆接收档案的范围是：
（1）本级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的档案，省辖市（州、盟）和县级档案馆同时接收长期保存的档案。
（2）属于本馆应接收的撤销机关、团体的档案。
（3）属于本馆应接收的中华人民共和国成立以前的各种档案。
五、档案馆接收现行机关档案的期限和要求（P104）
1、档案馆接收档案的期限。
省级以上的机关将永久保存的档案在本机关保存20年左右，省辖市和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，再向档案馆移交。
接收形式有逐年接收和分段接收两种。
2、要求和手续：
（1）完整性——进馆档案应按照全宗整理，保持全宗的完整性。
（2）进馆档案要正确划分保管期限，具有永久、长期保存价值的档案才能进馆，与全宗有关的资料和检索工具应当随档案一起进馆接收。
（3）地方性——接收档案还必须反映本地区的特点，有独到的地方特色。
（4）交接双方必须根据移交目录清点核对，在交接文据上签字盖章。
六、档案馆对历史档案征集和接收（P110）
1、意义：
（1）它是保护祖国历史文化财富的一项重要措施。
（2）收集历史档案是档案开放利用工作的需要。
（3）收集历史档案是一项抢救历史文化遗产的艰巨性工作。
（4）收集历史档案是发展我国档案馆事业的重要手段之一。
2、收集历史档案的对象和途径：
（1）收集散存于一些国家机关，社会组织中的历史档案。
（2）征集收藏于个人手中的历史档案。
（3）征集少数民族地区的历史档案。
（4）收集党史征集办公室、政协文史组织及其他学术历史研究部门所征集到的历史档案。
（5）收集散失国外的历史档案。
3、接收与征集历史档案的方法：
发布通告，调查研究，广泛宣传。
采用精神鼓励和物质奖励相结合的办法，对失散于社会的历史档案实行国家接收、个人捐献或购买等多种方法进行收集。
4、在征集档案过程中，要正确处理好几种关系：
（1）个人收藏与档案馆集中保管的关系。
（2）征集档案和利用档案的关系。
（3）征集档案与留作纪念的关系。
（4）征集原件与征集复件的关系。
第四章档案的整理
一、档案整理工作的概念、内容、原则和意义（P117）
1、概念：
通过对档案分类、组合、排列、编目，达到使档案从无序到有序，从零乱到系统的目的，便于社会利用的工作。
2、内容：
区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列、编制案卷目录。
3、档案整理工作的原则。
（1）充分尊重和利用原有的整理基础。
（2）保持文件之间的历史联系。
（3）便于保管和利用。
4、意义：
（1）档案的系统整理是档案利用、开放，发挥档案作用的前提条件，是档案工作的重要环节。
（2）通过档案整理工作可以进一步了解和检验档案收集工作的质量，对于以后的档案收集工作有一定的促进作用。
（3）是实现档案档案管理现代化的要求。
二、档案整理工作的步骤（P122）
1、了解情况，拟定方案。
2、按照拟定方案将全宗内所有档案分成若干大类，结合区分档案的所属全宗。
（区分大类）
3、细分和组卷，草拟案卷标题。
4、初步排列案卷顺序，检查分类是否合理，并进行适当调整。
5、全面的审查案卷和案卷标题。
6、固定排列位置。
7、技术整理工作（填写卷内文件卷号，目录，页号；拆除档案文件上的金属物；修补档案的幅表工作；装订案卷）。
8、按照案卷分类排列顺序，编写案卷的顺序号。
9、编制案卷目录。
二、按全宗整理档案的意义（为什么要按全宗理论整理档案？
）（P125）
全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的档案整体。
全宗是档案馆档案的第一层分类和保管单位。
全宗是一个有机整体，而不是全部档案。
按全宗整理档案的意义：
（1）按全宗整理档案能够紧密保持文件之间的历史联系。
（2）按全宗整理档案有利于档案进馆后的各项业务工作的进行。
（3）按全宗整理档案是整理档案的科学方法，是一条原则，一种理论。
三、构成立档单位的条件（P126）
立档单位是构成档案全宗的国家机构、社会组织、个人或生产建设、科研项目的组织者，通常被称为“全宗构成者”。
构成立档单位的条件：
（1）可以独立行使职权，并能以自己的名义对外行文。
（2）设有会计单位或独立的核算单位，自己可以编造预算或财务计划。
（3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
四、立档单位的变化和全宗的划分（P131）
1、政权的变化和全宗的划分：
（1）政权发生了变化，同时社会性质也发生了根本性变化，就要另立全宗。
（2）政权发生了变化，社会性质没有发生根本性变化，但政权领导人不同，历史时期不同，也要另立全宗。
（3）各党派、宗教组织、人民团体的全宗一般不受政权变化的影响，地方割据政权的更替也不影响全宗的划分。
2、生产关系的改变和全宗的划分：
一般来说生产关系的改变不影响全宗的划分，但是警官学校、军事学校等特殊院校因其服务的政治色彩很大，可以分开立全宗，以免引起利用者的错觉。
3、机构的变化和全宗的划分：
包括立档单位的新建、分开、合并、独立、从属、合署等情况。
临时性机构、非根本性变化不影响全宗的划分。
（详见P132）
五、组织机构内档案常用的分类方法（P145）
1、年度分类法
（1）是按照档案文件的形成年度划分，可以是自然年度也可以是专业年度。
（2）优点：
保持文件在时间方面的联系。
与文书处理制度相吻合。
标准客观，便于归类。
（3）适用范围：
大部分立档单位。
（4）难点：
准确判定文件所属年度。
2、组织机构分类法
（1）根据立档单位内部的组织机构进行分类。
（2）优点：
保持文件在来源方面的联系。
与文书处理方式相吻合。
便于查找利用。
标准客观，简便易行，归类准确。
（3）适应范围：
立档单位内部机构比较健全、稳定，且分工明确。
（4）使用机构分类应该具备的条件：
单位内部必须有组织机构，小单位没有内部机构的不宜采用；内部组织机构比较稳定，变化不大；内部机构分工明确，职责清楚。
（5）注意事项：
分类层数的确定要根据单位的实际情况，一般以第一层组织机构为主，如有必要可分为第二层；注意文件的归类，对涉及若干机构文件规定统一分类方法。
3、问题分类法：
（1）按照档案内容所说明的问题来分类。
（2）优点：
能够使相同内容的文件集中，能够较好的保持文件在内容方面的联系。
可以突出反映机关的中心工作或主要活动。
便于按照问题查找利用档案。
（3）难点：
类目设置困难，没有客观标准。
归类困难，涉及多个问题的文件难以归类。
（4）应具备的条件：
小机关没有内部组织机构的单位。
内部组织机构不稳定，经常变动，且变化复杂。
内部组织机构之间分工不明确，职责经常发生变化或者文件混杂不分，残缺不全。
（5）注意事项：
类目的设置要求反映符合档案的实际情况，如实反映立档单位的历史情况。
类目设置要力求合乎逻辑，类目之间不能包容或交叉。
历史档案和撤销机构的档案大都采用问题分类法。
4、复式分类法
（1）年度—组织机构分类法：
适用范围——立档单位内部机构分工明确，比较稳定，且具有一定数量的文件，多用于现行机关全宗。
优点——简便易行。
缺点——一个组织机构的档案被年度分隔成许多部分，如若按组织机构来查阅档案，就会感到不便。
（2）组织机构—年度分类法：
适用范围——立档单位内部机构分工明确，比较稳定，且具有一定数量的文件，多用于历史档案和撤销机关档案。
（3）年度—问题分类法：
适用范围——立档单位内部机构分工不明确，变动频繁或文件已混淆。
多用于现行机关全宗。
（4）问题—年度分类法：
多用于历史档案和撤销机关档案全宗。
六、案卷目录（P189）
1、案卷目录：
是登录案卷题名和其他特征并固定案卷排列次序的表册。
通过案卷目录的形式，固定全宗内档案的分类体系和案卷的排列顺序。
它标志着案卷整理工作的基本完成。
它是介绍全宗内档案的内容，是查找利用档案最基本的、也是必备的检索工具，更是编制其他检索工具的重要依据；它也是登记与统计档案的工具之一，是检查档案安全保管状况的重要手段。
2、编制案卷目录
（1）准备工作：
对分类立卷后的案卷进行系统排列；编写案卷号。
（2）案卷目录内容：
封面、说明、目次、简称和全称对照表、案卷目录表和备考表。
案卷目录至少要有一式三份，一份存档，一份备用，一份随档案移交。
七、档号的含义、构成、编写要求（P193）
1、含义：
档号是档案馆（室）在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的代码。
2、构成：
（1）全宗号：
馆藏每个全宗的顺序号。
（2）案卷目录号：
全宗内每一案卷目录的编号。
（3）案卷号：
案卷目录内每一案卷的流水编号。
（4）件号或页号：
卷内文件排列时给每份文件以固定的位置，用数字固定文件前后次序的代号。
3、档号标准化编写的要求：
（1）不重——在一个档案馆内不能有重复的全宗号。
（2）不缺——档案号必须完整，不能短缺。
（3）不变——档案号一旦编订之后，不能轻易改变。
（4）不空号——不能是虚号，有号必有物。
（5）不繁琐——简洁、方便检索。
第五章档案的保管
一、档案保管工作的任务和基本要求（P204）
1任务：
（1）建立和维护档案的存放秩序。
（2）防止档案的损坏。
（3）延长档案的寿命。
（4）维护档案的安全。
简言之，档案保管工作应该做到四不：
不散、不乱、不丢、不坏。
2、基本要求：
（1）以防为主，防治结合。
（2）加强重点，照顾一般。
（3）自力更生，勤俭节约（4）立足原件，保证信息（5）立足长远，保证当前。
二、档案保管基本的物质条件（P207）
1、档案库房
（1）档案库房建筑为保护档案提供最基本、最稳定的物质条件，档案库房的好坏将直接影响到档案的保护条件。
（2）档案库存建筑应遵循适用、经济、美观的原则。
（3）库房建筑要求：
要有足够的面积；开间大小适当；屋顶要绝对防止雨雪渗漏，并具有良好的隔热性能；库房墙壁应坚固耐久，并具备隔热、防潮、防尘的性能；库房地面要具有坚固性和耐久性，防水防潮效能要好；库房门窗要紧密、牢固、防火，窗户应具有防强光与防风沙的功能。
（4）注意问题：
库房必须专用，不能与办公室合用，也不能存放其他物品；档案库房必须坚固，至少应是正规的建筑物，不能是临时的建筑物；库房应远离火源、水源和污染源并符合防火、防水、防潮、防光等基本要求；库房门窗应有较好的封闭性。
2、档案装具
（1）档案馆（室）必需的基本设备。
（2）设计档案装具时应符合的要求：
档案装具所用的材料以及对材料的加工，均不能对档案有损害；便于调阅档案、取拿方便；适当利用库房的空间与面积；经久、耐用、牢固，并符合节约原则；尽量做到整齐划一，合乎规范化要求，灵活配置不同装具。
（3）档案装具的种类：
档案箱；档案柜：
固定档案架（单柱式、复柱式）、活动密集架、积层架；档案柜。
（4）档案装具的材质：
金属和木质两种。
3、设备
（1）一般指那些具有固定资产性质的机械、器具、仪器、仪表等技术设备。
（2）种类：
去湿机、加湿器、空调、通风设备，温湿度测量及控制设备，防盗、防火报警器、灭火器，装订机、复印机，缩微拍照设备及缩微品阅读复制设备，通信及闭路电视监控设备，消毒灭菌设备以及档案进出库的运送工具，等等。
4、包装材料：
卷皮、卷盒、包装纸。
5、消耗品：
即用于保管工作的易耗低值物品，如防霉防虫药品、吸湿剂、各种表格及管理性的办公用品等。
三、库房管理（P213）
1、任务：
（1）档案秩序管理、存放位置与排列顺序。
（2）库房湿度调节与卫生保洁。
（3）档案出入库房控制。
（4）档案理化状态监测。
（5）库房保卫。
2、进出库制度：
档案库房只允许档案工作人员进入，非档案工作人员原则上不允许进入档案库房。
如工作确实需要非档案工作人员进入库房时，则必须有档案工作人员陪同并始终相伴。
档案工作人员进出库房也必须有相应的限制性规定，如非工作时间内一般不允许进入库房，在库房内不允许从事与库房管理工作无关的其他活动，更不允许在库房中吸烟、喝水、吃东西，库房中无人时必须关灯。
关窗、库房门上锁。
3、库房温、湿度的控制：
（1）较为适宜的库房温度应在14℃——20℃之间；相对湿度应在50%——65%之间。
（2）控制和调节库房温、湿度的方法：
A、对库房进行严格封闭，隔绝库房内外温、湿度的相互交流。
然后在库房内采用空调或恒温、恒湿技术设备，将库房温、湿度人为调控在适宜的温、湿度指标范围之内。
B、在库房难以做到完全封闭，也无力承担配置空调等设备费用的情况下，分别采用一系列机械性或自然性的措施对库房温、湿度进行人工调控。
4、“八防”措施：
一般指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防光、防盗。
5、库房编号和排架：
主要是指库房与装具的编号以及装具在库房中的排放方式应井然有序，便于日常管理工作的进行。
6、全宗排列与档案上架（P218）
7、档案的存放位置索引：
（1）按作用分为两类：
A、指明档案存放处所的，即以全宗及其各类档案为单位，指出它们的存放地点；B、指明各档案库房保存档案情况的，即以档案库房和档案架（柜）为单位，指明它们存放了什么档案。
（2）按形式分为两类：
簿册式和卡片式。
8、档案代理卡：
（1）在档案暂时移出库外时，为了便于库房管理，工作人员掌握库房流动情况和进行安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是通常所说的代理卡或代卷卡。
（2）主要项目：
全宗号、案卷目录号、卷号、移出日期、移往何处、经手人、归还日期、签收人等。
9、全宗卷：
（1）定义：
是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。
（2）包括：
A、在收集工作中产生的文件材料，如档案移交书和档案移交目录。
B、在档案整理工作中形成的文件材料，比如整理工作方案、立档单位和全宗历史考证、分类方案。
C、在档案鉴定中产生的文件材料，如鉴定档案材料分析报告，档案销毁清册。
D、在档案保管、统计工作中形成的文件材料，如档案安全检查记录、档案数量与状况统计。
E、在档案提供利用工作中形成的文件材料，如全宗指南、机关工作大事记、机关组织沿革。
10、库房的定期检查与清点：
（1）定期检查的内容重点：
档案实体的理化状态（是否有霉变、虫蛀等现象和迹象发生）；库房中是否有潜在的隐患等危险因素存在，以及档案的调出和归还是否履行了严格的手续；实体秩序是否受到破坏、出现了混乱，是否有长期使用未归还的案卷等。
（2）定期清点的目的：
在于及时发现实体秩序的错乱现象及档案丢失或去向不明等问题。
第六章档案登记和统计
一、档案统计工作的任务和要求（P225）
档案统计是用数字的形式来描述档案工作中的现象、状况、水平、进程以及它的发展程度。
1、任务：
经常、及时的对档案和档案工作的规模、水平、普遍程度、结构、速度、比例关系以及档案形成规律，在一定的地点、时间、条件下实际作用的数量表现，进行登记和统计调查、统计整理和统计分析，为制定档案工作方针、
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