行政科与各部门工作流程.docx

行政科与各部门工作流程.docx

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行政管理部与各部门工作流程

一、公章的使用

1、工作关系

使用公章：

各部门因公使用公章，首先需填写《用章审批表》，交主管行政副总审批签字，方可到印章管理处（行政管理部）盖章。

出具证明：

因员工个人需要公司出具各类证明，应先到人力资源部开具证明，填写完整《用章审批表》交主管行政副总审批签字后，到印章管理处（行政管理部）盖章。

借用公章：

各部门因公借用公章外出，需填写《借章审批表》，交主管行政的副总审批签字后，到印章管理处（行政管理部）借用并签字认可。

归还公章时签字认可。

2、工作方式：

《用章审批表》、《借章审批表》均通过纸质流转。

3、责任划分

分管行政副总经理：

负责监督印章使用情况；负责对使用、借用印章的审批。

行政管理部经理：

负责公司公章、合同章、与原件一致章、再次复印无效章等的保管及维护；

负责各类公章的正确使用；负责对使用、借用公章的登记存档。

人力资源部经理：

负责审核员工因需要开具证明时提供的材料，并开具使用公章证明。

4、公章使用流程

二、固定资产申领

1、工作关系

各部门需申领固定资产的，由部门经理填制《固定资产申请单》，交行政部审核，如库存已有，经主管行政副总审批，各部门经理在《资产领用表》签字并领用。

如库存没有，由行政部填写《采购申请》，经主管行政副总审批，交商务购买，各部门经理在《资产领用表》签字并领用。

2、工作方式：

《固定资产申请单》、《资产领用表》、《采购申请》通过OA流转。

3、责任划分

分管行政的副总经理：

负责审批《固定资产申请单》；负责审批电子版《采购申请》；

负责对行政管理部资产管理过程进行监督。

部门经理：

根据工作需要，合理安排部门内的资产；

因工作原因需增加办公用品的固定资产时填制《固定资产申请单》；

行政管理部经理：

负责资产的调配、购买、仓储；保证办公过程中各类资产的正常使用，

负责审核《固定资产申请单》并监督执行。

行政助理：

负责个人《资产领用表》的管理、存档；负责自用类的资产《采购申请》的填写、报销；商务：

负责资产的采购；

4、固定资产申领流程

三固定资产借用

1工作关系

如因工作需要，员工需借用公司固定资产，由部门经理填写《资产借用申请单》，交由行政管理部经理审批，行政管理部经理流转至行政助理处确认，行政助理将资产交借用人签字并领用。

2、工作方式：

《资产借用申请表》通过纸质流转。

3、责任划分

各部门经理：

根据工作需要，合理安排部门内的资产；

因工作原因需借用公司资产时填制《资产借用申请表》。

行政管理部经理：

负责公司资产的管理、监督；

负责审核《资产借用申请表》并监督执行。

行政助理：

负责个人《资产借用表》的管理、存档；

4、资产借用流程

四、固定资产报修

1工作关系

各部门如固定资产需要维修，则由部门经理填写《故障报修单》交行政管理部经理，行政管理部经理通知应用推广部经理，应用推广部经理安排人员检修，如能修好则返回各部门继续使用，如不能修好，由商务送外检修。

2工作方式

《故障报修单》通过纸质流转。

3责任划分

各部门经理：

如部门内固定资产发生故障时，应填制《故障报修单》，交行政管理部经理处理。

行政管理部经理：

各部门报修固定资产故障时，负责通知应用推广部检修；

负责审核《故障报修单》，并监督执行。

应用推广部经理：

负责安排人员对《故障报修单》中描述的问题进行处理并跟踪。

商务：

应用推广部不能修好的固定资产，负责送外检修、跟踪。

4固定资产报修流程

五、固定资产报废

1、工作关系

各部门如发现固定资产出现故障，应通知行政管理部，行政管理部通知应用推广部经理安排人员查看，如不能修，则由行政管理部填写《办公设施报废单》，应用推广部检修人员填写报废原因及签字确认，

2、工作方式：

《办公设施报废单》通过纸质流转。

3、责任划分

行政管理部：

各部门报修固定资产故障时，负责通知应用推广部检修；

负责填写、审核《办公设施稿费单》，并监督执行。

应用推广部：

负责安排人员对固定资产的故障进行检修，并在《办公设施报废单》上填写原因、签字确认。

商务：

对已报废的固定资产进行处理。

4、固定资产报废流程

六、低值易耗品请领

1、工作关系

各部门需要领用低值易耗品时，可向行政助理提出申请，行政助理提供所需物品，领用人在《资产领用表》上签字确认并领用。

2、工作方式

《资产领用表》通过直至流转。

3、责任划分

行政助理：

负责为员工提供低值易耗品；

负责《资产领用表》的存档、保管。

4、低值易耗品申领流程

七、员工出差

1、工作关系

各部门因公需派遣员工出差，应由派遣人填制《出差派遣单》，出差员工填制《订票申请》交行政管理部，由行政管理部安排订票、订酒店，出差员工如需借款需填写《借款单》由主管行政副总审批后到财务室借款，最后到人力资源部登记《出行登记表》。

出差人员返回时，可填写《订票申请》交行政管理部，由行政管理部订票（火车票自行购买），返回公司后人力资源部登记《出行登记表》，再到财务管理部核算出差费用。

2、工作方式

《出差派遣单》、《订票申请》通过OA流转，《借款单》、《出行登记表》通过纸质流转。

3、责任划分

主管行政副总：

负责对出差费用的审批

各部门经理：

负责填写《出差派遣单》

行政管理部经理：

负责对《订票申请》的审核，安排机票酒店的预定事宜。

财务管理部：

负责发放借款

人力资源部：

负责《出行登记表》的存档、保管，做好员工的考勤工作

行政助理：

负责机票、酒店的预定。

4、员工出差流程

八、员工使用车辆出差

1、工作关系

各部门因公需用车的人员填写《派车单》，由本部门经理审批后交行政管理部，行政管理部经理审批后，交主管行政副总审批，行政管理部经理安排车辆和司机，出差人员到行政管理部登记《出行登记表》

（2）、工作方式《派车单》、《出行登记表》均通过纸质流转。

（3）、责任划分

各部门经理：

负责审批《派车单》。

主管行政副总：

负责审批《派车单》并监督车辆使用。

行政部经理：

负责审批《派车单》并合理安排车辆和司机。

人力资源部：

负责《出行登记表》的存档、保管，做好员工的考勤工作。

4、员工出差使用车辆流程

九、合同交接

1、工作关系

市场营销部与客户签署合同后，交行政助理处，行政助理对合同进行交接登记、编号、存档，再交一份原件到财务部存档。

各部门如需借阅合同，需在行政助理处填写《借阅卡》方可借阅。

2、工作方式《合同记录》需填写电子版与纸质。

《借阅卡》通过纸质流转。

3、责任划分

市场营销部：

负责与客户签订合同后，交原件到行政管理部。

行政助理：

负责对合同的登记、编号、留一份存档并妥善保管，如有需要调取查阅。

财务部：

负责一份原件的存档与保管。

各部门：

妥善保管借阅的合同。

（4）、合同交接流程

十、名片申领

1、工作关系

各部门因公需要申领名片，应先填写《名片申领表》电子版和纸质各一份，纸质《名片申领表》交部门经理处审批签字，再交行政管理部经理签字，需要印名片的人员将《名片申领表》电子版发行政助理处，行政助理根据电子版《名片申领表》印制名片，纸质《名片申领表》交行政助理处存档，名片印制完毕后，各部门在《名片领用单》处签字并领用。

2、工作方式《名片申领表》需填写电子版与纸质，《名片领用单》通过纸质流转。

3、责任划分

各部门经理：

负责对本部门《名片申领表》的审批。

行政管理部经理：

负责对《名片申领表》的审批。

行政助理：

负责名片的印制工作，《名片申领表》、《名片领用单》的存档。

4、名片申领流程

十一、物品出入库

1工作关系

商务采购回物品回到公司，首先填写《入库单》，行政助理点清物品后，将物品登记入库，各部门如需领用物品，填写《领料单》和《资产领用表》后领用。

2工作方式：

库单》、《领料单》、《资产领用表》均通过纸质流转。

3责任划分

商务：

负责物品的采购，填写《入库单》。

行政助理：

负责物品的登记入库、存放保管以及发放，负责《入库单》、《领料单》、《资产领用表》的归档、保管。

（4）物品出入库流程