项目管理PMP输入输出ITTO联系记忆.doc

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五大过程组过程数分布记忆法：

启动（2个）、规划（20个）、执行（8个）、监控（10个）、收尾（2个）。

我们只需要记住中间过程组（执行过程组）包含8个过程，一头一尾，即第一个过程组（启动过程组）和最后一个过程组（收尾过程组）所包含的过程数是一样的，都是2个；执行过程组之前的过程组（规划过程组）和之后的过程组（监控过程组）所包含的过程数是2倍的关系，这样就轻松记住了五大过程组的过程数分布【2-20-8-10-2】。

九大知识领域过程数分布记忆法：

整合管理（6个）、范围管理（5个）、时间管理（6个）、成本管理（3个）、质量管理（3个）、人力资源管理（4个）、沟通管理（5个）、风险管理（6个）、采购管理（4个）。

要记忆九大知识领域过程数的分布，我们可以采用顺口溜的形式，进行分段记忆（656<对称>33<相同>456<连续>4<连续数字串的第一个数字>），就记住了。

【656-33-456-4】

项目人力资源管理、项目沟通管理、项目采购管理这三个知识领域是为了协调资源，相当于我们项目的柱子，是支撑。

项目风险管理是为了防患于未然，相当于我们项目的房顶。

项目整体管理是为了让项目的干系人目标一致，相当于一个梯子，项目经理正在这个梯子上进行沟通协调。

1-整体管理

整体管理是656-33-456-4的6了，也就是有6个过程。

为了便于区分输入输出，是【）代表输入，（】代表输出，【】代表过程，（）代表技术工具。

输入和输出

【制定项目章程】：

找老板签字立项。

怎么才能项目批准呢，先说一番项目大概要做什么【项目工作说明书），再找专家说我看行【商业论证），再不行的话，杀手锏-【合同），既然客户都给钱来做，看样子老板想说不行都难，这样项目就批准了，立个文档老板签个字（项目章程】。

【制定项目计划】：

拿着老板签字找人汇总计划。

首先我就拿着老板的文件【项目章程）给大家看，大家就知道我是头，就肯听我的了，然后让大家一起来定一个个小计划，例如风险计划，成本计划，时间进度等（其他领域的计划），完事后一起装订成一个大计划（项目管理计划】，这个计划非常重要，干活和监督时候都要用到，后面就不再提它。

【指导管理大家干活】：

提意见，记考核，做东西的过程。

提意见就是发现谁做事方法不对，就提出（变更请求】；记考核就是每天收集项目工作情况（工作绩效信息】；做东西就是要做出点东西出来（可交付成果】，实际过程中会经常发现一些地方有问题，提出修改意见得到批准后即【批准的变更），用它去做东西时顺便改了

【监督项目】：

作报告提建议。

可以想象这样一个场景，在一个会议室，一群人坐在下面包括老板，项目经理在台上做ppt讲演【绩效报告），项目经理激情洋溢的说进度提前，成本节省等，现在项目做的很不错，请领导放心，然后老板再提出一些改正建议（变更请求】

【整体变更控制】：

审批变更。

提出很多建议【变更请求）是要通过变更控制委员会来审批的，好的才要，不好的建议要去除，如何做呢？

通过拿和目前工作状况【工作绩效信息）一比较，就知道了，批准的话就有（批准的变更】输出了，这个又可以去指导管理大家干活

【项目结束】：

打包交货。

最后就把【验收过的可交付成果）包装一下，成了（最终的产品或服务】交给客户了

从技术工具上来看，整体管理基本靠大局观，那个大呀，大的无边无际，没有方法可寻，基本都靠问人（专家判断）、用系统（项目管理信息系统）、找委员会（变更控制会）。

什么时候用什么呢？

专家什么时候都要用到，【指导和管理项目执行】时用系统（项目管理信息系统），有变的时候【整体变更控制】找委员会去变（变更控制会）。

2-范围管理

范围管理就是管理做哪些事情。

【收集需求】：

拿着老板签字找客户收需求，定计划，记跟踪。

首先要找到相关人包括客户、投资人【干系人登记册）来了解需求，由于人太多，让相关人了解项目大概是什么最快办法就是让他们自己看【项目章程），然后得到他们的需求了，记在（需求文件】里面，为了不浪费太多时间，同时把如何管理需求（需求管理计划】和如何跟踪需求（需求跟踪矩阵】也做好了

【定义范围】：

第二步就是定义要做的事情了，【项目章程）本来就提了点项目大概要做什么，就对照【需求文档）直接在上面改，省时省力，一下子就加工成一个文档了（项目范围说明书】，酷！

【创建WBS】：

然后就是细分事情，创建WBS，对照【需求文档）拿【项目范围说明书）开刀，你要什么我就给你分什么，最后分解成（WBS】和（WBS词典】，然后把项目范围说明书、WBS和WBS词典一起装订起来又成了一个新重要基准文档（范围基准】，竟然可以这样写文档，真可谓天下文章一大抄啊

【核实范围】：

下一步是核实做的事情结果是否在工作范围之内，首先要通过【需求跟踪矩阵）去保持和提出需求的人的联系，确定工作范围有没有变，然后对照【需求文档）去核实做的事情【确认的可交付成果）的范围了，核实没有问题的话就可以验收这个事情了（验收的可交付成果】，有问题就产生一个（变更请求】

【控制范围】：

控制范围是控制做的事情过程是否在工作范围之内，首先还是要通过【需求跟踪矩阵）去保持和提出需求的人的联系，确定工作范围有没有变。

既然是控制过程本身，那就要用到每日收集的工作状况【工作绩效信息），再对照【需求文档）得到工作做出的效果如何（项目绩效测量结果】，有问题就产生一个（变更请求】

从技术工具层面上说，

收集需求要面对那么多人，自然少不了方法，人不多可以访谈，多了点就分焦点小组，意见不同意引导研讨一下，人再多就发挥群体创新和决策能力，人再再多就问卷调查了，遇到有些人不太爱说就观察，说不清楚的干脆做个模型出来看看

定义范围就是定义要做的事情，也就是最终产品就是这样了，所以好方法应该是找个现在市面上类似的产品分析一下，简单高效，分析的时候要多用点备选方案来识别，保险起见，再开个引导式研讨会，请客户一起来分析

创建WBS就是分解，一层层分解到活动

核实范围是查东西好不好，就是拿着最终东西翻来覆去的检查

控制范围是查过程好不好，进行偏差分析，来工作绩效信息和需求文档一一比较是否有偏差

3-时间管理

时间管理是656-33-456-4的第二个6，也就是有6个过程。

这是制定管理进度的过程，包括活动、顺序、资源、时间、计划、控制。

【定义活动】：

范围基准上拆分活动和里程碑。

就是定义具体要做什么。

先找到WBS，在【范围基准）里面，记住是要范围基准哦，光有范围说明书这么粗的东西是不行的，关键是要WBS，然后找到具体做这个工作包的人把它拆分成一个个具体的活动（活动清单】，要越具体越好，每个小活动不要太复杂，否则继续分下去，最后给每个活动加个描述（活动属性】，再定出一个个检查点（里程碑清单】，这下子要做的事情就很具体了

【排列活动顺序】：

参考范围说明书画活动和里程碑顺序图。

活动有优先级的，要分先后轻重的，就对刚才的【活动清单）、【活动属性）和【里程碑清单）进行排列最简单了，由于做这个事情的人不是同一个人，所以连事情本事都不知道是在干什么，看到一堆乱七八糟的活动要做，不知道如何去排顺序，所以再让他看看【范围说明书），看范围基准是多余的，因为他只要知道事情是干什么就好了，看懂后开始排顺序了，怎么排呢，用进度网络图来排，一个活动画一个圈圈，填上活动名称，再用箭头连接两个活动圈圈，一个指向另一个，代表一个完了再进行下一个，可以想象，活动多了，画出来就是一个蜘蛛网一样（进度网络图】。

【估算活动资源】：

参考资源日历给活动标上资源。

确定每个活动要用多少人。

排列活动之间关系顺序是需要知道事情大概干什么，但是估计资源就不用，看着一个个具体事情本身【活动清单）【活动属性）就知道要分配谁了，当然查【资源日历）确认一下人家是否有时间嘛，没时间分了也白搭，最后汇总成一张清单，包括每个活动有谁来做，要用什么东西，这就是（活动资源需求】，还要分配的人分个类别（资源分解结构RBS】，这样很直观也好管理

【估算活动持续时间】：

参考范围说明书和资源日历标上资源所需时间。

确定每个活动花多久来做。

还是一样，找出那个活动清单和属性表【活动清单）、【活动属性），例如“登录网页设计”由张三负责设计，张三这人水平怎么样的，得去【资源日历）里面看看，原来是初级工程师，应该会做得慢点，那就定的时间长点，但是从【范围说明书）上注明了这个很重要，要得有点急，时间要往前推，最后在活动清单和属性表后面加了估算出来的时间就是（活动持续时间估算】

【制定进度计划】：

汇总之前所有文档定出进度计划。

打开microsoftproject软件了，开始画进度甘特图了。

把之前搞出来的东西都录入进去，包括【活动清单）、【活动属性），【进度网络图）、【活动资源需求）、【资源日历）、【活动持续时间估算）、再检查检查【范围说明书）是否有什么没有考虑到的，注意里程碑和RBS没有包括在内，因为甘特图里面没有包括RBS层次结构，里程碑可以直接从活动清单属性里面就可以推出来，都录进去了就得到了（进度计划】，从进度计划里面规范出一个考核文档就是（进度基准】

【控制进度】：

控制工作在进度内。

这个和控制范围一样，拿每天收集的工作情况【工作绩效信息）和【进度计划）、“进度基准”一比较就知道了，怎么看不到“进度基准”，原来藏在【项目管理计划）里面，最后得到工作效果（工作绩效测量结果】，发现问题就提出修改（变更请求】

4-成本管理

成本管理是656-33-456-4的第一个3，也就是有3个过程，也是“多快好省”的省的问题，讲的是管理钱的问题，其中包括估算成本、制定预算、控制成本。

【估算成本】：

参考进度、人力、风险，在范围工作包上大概算算花费。

既然是大概算算，那就不用从活动这么细来算，从【范围基准）里面的WBS工作包开始估算就可以了，时间急不急【进度计划）、人手够不够【人力资源计划），风险带来损失【风险登记册）都会影响到成本估计，未来包括质量和采购出了风险就会导致损失，以后都要考虑风险的，但是时间和范围不用考虑风险，为什么呢，时间和范围受客户合同影响是死的，最后得到（活动成本估算】，这并不意味着基于活动的估算哦，是基于工作包的估算。

还要有个备注（估算依据】，否则老板不知道钱为什么要这样花。

【制定预算】：

参考范围、日历，在进度计划上汇总成本曲线。

首先把【活动成本估算）拿来，（估算依据】仍然要备给老板看，再参考采购【合同）上进货花的钱，成本汇总加起来得到一个总数，光有总数还不够，还要分配到各个阶段上去，如何做呢？

【进度计划）里面不就定义了里程碑吗，直接填到里面就一目了然了，设计到钱的问题不能马虎，反复查查范围有没变【范围基准）和人有没时间【资源日历），做到天时地利人和，这样就得到一个曲线（成本绩效基准】和一个阶梯线（项目资金需求】，即做这个项目一共要多少钱，每个阶段用多少钱

【控制成本】：

比对工作和绩效考核花费。

同理控制进度和控制范围，拿每天收集的工作情况【工作绩效信息）和预算中的【项目资金需求）和“成本绩效基准”一比较就可以得出花钱工作做的如何了，怎么看不到“成本绩效基准”，原来藏在“项目管理计划”里面。

最后得到工作效果（工作绩效测量结果】，还有在工作进展到这个时间点上预测一下未来阶段成本（成本预测】，为什么要预测，怎么控制时间范围和质量都不用，这个嘛，涉及到钱的问题都要谨慎对待，要时刻注意有没有多花和少花，另外发现问题要提出修改（变更请求】。

5-质量管理

质量管理是656-33-456-4的第二个3，也就是有3个过程，是“多快好省”的好的问题，具体是管理产品质量，防止退货返修造成的损失，所以质量和钱一样很重要。

包括三个过程，即规划质量、质量保证、质量控制。

【规划质量】：

参考范围、时间、成本“三大基准”、风险、客户要求，来规划质量。

范围多少能影响到质量，就好像做一个普通人穿的衣服，和宇航员穿的衣服本质就是不同的，质量差别就很大，那为什么时间和成本也要考虑呢？

时间太急质量也要调低，投资太少质量也要相应要求低点，总之这是相辅相成的因素，所以首先要用到【范围基准），时间和成本的规划都用到范围基准，充分说明了范围是基础了，事情有没有定下来，严重影响到要多长时间和花多少钱；再找客户问清楚他们对质量的要求，例如客户说这个产品只是要某某功能，那就质量规划也围绕这个来，即用到【干系人登记册）；质量好不好影响好售后，这是钱的问题，很重要，要考虑风险分析【风险登记册），再看看时间【进度基准）和成本【成本绩效基准），定出一个计划（质量管理计划】，和怎么测量质量好坏的指标（质量测量指标】，网上下载一份本行业的（质量核对表】来核对质量，再提出一个（过程改进计划】，过程改进是基于一些专家提出的观点而诞生的，大致意思就是检查是临时抱佛脚，是事后行为，只有在一开始和做事情的过程中就规范好，最后出来的产品才不会差，这就好像中国足球应该要从小孩子抓起，而不是强行把国家队塞去联赛去打打就能提高的

【质量保证】：

保证工作质量。

比对工作、产品质量结果和指标保证过程没有质量问题，拿每天收集的工作情况【工作绩效信息）和【质量测量指标），还包括产品质量的测量结果【质量控制测量结果）一对比检查，就知道工作情况了，怎么没有“工作绩效测量结果”呢？

过程中出问题是不需要文档的，有时间，范围和成本写出来的“工作绩效测量结果”就足够发现产品问题了，只要提出修改（变更请求】就好了

【质量控制】：

确认产品质量，确认产品变更。

监控质量结果即产品有没有到达质量和按变更改好了。

拿由控制时间、范围和成本输出的【工作绩效测量结果），和基准【质量测量指标）、【质量核对表）一起去检查分析产品【可交付成果）质量如何，得到一个文档即（质量控制测量结果】，同时确认产品是否达到质量要求，达到就是确认了产品（确认的可交付成果】，没有达到就提出修改意见（变更请求】；再使用变更控制委员会上【批准的变更）去检查产品是否按要求改了，如果改了，就确认这个修改（确认的变更】

6-人力资源管理

人力资源管理是656-33-456-4的第一个4，也就是有4个过程。

就是去找人来干活。

包括制定人力资源计划、组建项目团队、建设项目团队、管理项目团队。

【制定人力资源计划】：

定找人计划。

通过进度管理得到活动对资源“人”的需求即【活动资源需求），才知道如何定义找人计划，即（人力资源计划】。

【组件项目团队】：

去找人。

通过“项目管理计划”把人找来了整理成一个清单即（项目人员分派】，并且把每个人具体可用时间写下来成（资源日历】

【建设项目团队】：

提高团队士气提高凝聚力。

例如一起去唱个卡拉OK，通过【项目人员分派）联系到所有团队名单，参考【资源日历）得到每个人具体空闲时间，这样就可以定下来什么时候都谁能参加party了。

最后项目经理把类似所有的“腐败”的效果记下来，整理成团队融洽程度文档（团队绩效评价】。

【管理项目团队】：

解决团队成员间冲突，提高团队效率。

有【项目人员分派）这个名单就知道谁是谁，有团队融洽程度【团队绩效评价）就知道如何解决成员冲突了，再根据项目目前执行效果即【绩效报告），判断是否要提交团队效率，来管理团队。

7-沟通管理

沟通管理是656-33-456-4的第二个5，也就是有5个过程。

沟通管理就是和客户保持良好关系。

不要只是记得向老板汇报，其实经常向客户汇报，有效处理好客户问题也很重要。

包括识别干系人、规划沟通、发布信息、管理干系人期望、报告绩效。

我经常把干系人简化为客户，主要是为了好记，其实客户只是干系人的一种。

【识别干系人】：

识别客户。

这个过程很早就要做，客户都不知道是谁，就不知道需求，不知道需求，都不知道要做什么，更不要提成本和进度。

这个简单，通过通过订单【采购文件）就可以找到客户，而且很早期只有老板批准签字【项目章程），这样就可以整理出客户列表（干系人登记册】，并且标出谁是重要人物（干系人管理策略】

【规划沟通】：

确定谁需要什么信息、怎么沟通。

通过客户列表【干系人登记册）和标出的重要程度【干系人管理策略），来定通过是否电话还是邮件沟通，上午还是下午，平时还是周末，每日还是每周等，即（沟通管理计划】。

【发布信息】：

及时有序的公布项目信息。

项目经理要经常把项目工作情况，就是在“监控项目工作”会议上用到的ppt，即【绩效报告），公布出来。

【管理干系人期望】：

项目执行中经常处理好客户的问题，首先要识别出客户是谁【干系人登记册），重不重要【干系人管理策略），再查阅以前的【问题日志）和【变更日志），找出建议办法（变更请求】

【报告绩效】：

写汇报用的项目状况ppt。

通过分析平日收集的工作情况【工作绩效信息），再综合一下成本、进度和范围的考核结果【工作绩效测量结果），和对未来的花费的展望【成本预测），一份完整详尽的报告（绩效报告】就出炉了，尤其有老板关心的钱花费的问题！

8-风险管理

风险管理是656-33-456-4的第三个6，也就是有6个过程。

风险管理就是在不断找出风险并加以控制的过程，体现的是未雨绸缪，防范于未然的思想。

包括规范风险管理、识别风险、定性风险分析、定量风险分析、规划风险应对、监控风险。

输出比较好记，除了第一个是风险管理计划，其他都是“风险登记册”，即不停的往上面添加新内容，【规划风险应对】还多一个风险转嫁方案“风险相关的合同决策”

【规划风险管理】：

定风险管理计划。

分析范围、成本、进度、沟通，即【范围说明书）、即【成本管理计划）、【进度管理计划）、【沟通管理计划），得到（风险管理计划】

技术工具：

进行（规划会议和分析）

【识别风险】：

列出所有风险。

分析四大基础，即【范围基准）、【成本管理计划）、【进度管理计划）、【质量管理计划），仔细研究一下活动成本【活动成本估算）和活动时间【活动时间估算），再找客户【干系人登记册）多聊聊，把风险都列出来，即（风险登记册】

技术工具：

（文件审查）检查文档是否真实有效，采用（信息搜集技术）来找出风险，（核对表分析）对核对表分析，（假设分析）对假设进行分析有效性，（图解分析）画图方式来整理思维找出风险，（SWOT分析）从内外部，即优劣、机会和威胁来找出风险

【定性风险分析】：

对风险排序。

对【风险登记册）排个序，要排序当然要理解工作大概范围【范围说明书），最后得到一个排好序的风险列表（更新的风险登记册】

技术工具：

风险概率与影响评估，概率和影响矩阵，风险数据质量评估，风险分类，风险紧迫性评估

【定量风险分析】：

给风险标出发生概率。

对【风险登记册）标出发生概率，要算出发生概率，要用到数据，只有成本和时间有数据分析，即用到【成本管理计划）、【进度管理计划），最后得到一个标上概率的风险列表（更新的风险登记册】

技术工具：

数据收集和表示技术，定量风险分析和模型技术

【规划风险应对】：

定制应对风险的策略。

对【风险登记册）里面列出的风险一个个要定应对策略，应对不了的可以定转嫁策略，利用合同来转嫁给客户，即（与风险相关的合同条款】，应对方法直接记在风险登记册上，成为（更新的风险登记册】

技术工具：

（消极风险或威胁应对策略），（积极风险或威胁应对策略），（技术绩效测量）测量技术指标，（储备分析）分析应对储备，（状态审查会）开会讨论应对

【监控风险】：

考核风险处理效果。

风险处理效果，可以通过日常收集的工作效果【工作绩效信息），再加上汇报的ppt【绩效报告），对【风险登记册）上的风险一一进行分析，把结果直接记在风险登记册上，即（更新的风险登记册】。

发现问题可以提出建议（变更请求】

技术工具：

风险再评估、风险审计、偏差和趋势分析，技术绩效测量，储备分析，状态审查会

9-采购管理

采购管理是656-33-456-4的最后那个4，也就是有4个过程，说的是为了做出产品区采购原材料，管理这个采购过程。

包括：

规划采购、实施采购、管理采购、结束采购。

【规划采购】：

定采购计划、合同类型、自制或外购。

计划一下明天给老婆做饭去买菜，明天要做什么好吃的参考一下【范围基准），老婆来例假了说过不能吃凉的【需求文件），卖菜的张大妈和我关系好，我曾诺过买菜都去她那买【合同协议），老丈人写过一条子列出煤气灶使用的注意事项【风险登记册），有些问题发生了可以找物业【与风险相关的合同决策），算算买菜大概要花多少钱【活动成本估算）、【成本绩效基准）,什么时候去【项目进度计划），谁去买菜【活动资源需求），最后定出一个买菜计划（采购管理计划】，另外写清楚都要买什么菜（采购工作说明书】，定出哪些菜从院子里自己种的获得（自制或外购决策】，把菜单用商务贴写上到时候直接给张大妈（采购文件】，万一张大妈不在可以找其他卖家，定一个卖方标准（供方选择标准】，这个季节有些菜没有卖的，要做出调整（变更请求】

技术工具：

因为要合同类型、自制或外购，所以要用到（合同类型）、（自制或外购分析）。

【实施采购】：

找卖方，定卖方。

上午去菜场先侦察一下，葱就在自家院子里拔了【自制或外购决策），带上菜单商务贴【采购文件），直奔张大妈摊位【合作协议），果然张大妈生病一周没来，就去找其他摊位瞎逛，还好心里对其他卖家早有一杆秤【供方选择标准），一圈逛下来问了很多卖菜的【卖方建议书），确定了几家卖菜的【合格卖方清单），哈哈，开始下手了，怎么买菜搞着这样，难道学pmp走火入魔了。

。

。

最终定下李大叔（选定的卖方】，买的菜量多，和李大叔打好招呼明天直接把菜送过来（采购合同授予】，另外打听到李大叔每天都在这里卖菜（资源日历】，现在除了张大妈，可能又多一个放心的李大叔了（变更请求】

技术工具：

找卖方有（广告）和（因特网搜索），定卖方先准备（独立估算）和（建议书评估技术），再开（投标人会议）和进行（采购谈判），目的就是确定卖方。

【管理采购】：

验货付款。

有些菜因为季节不能买到，老婆批准了【批准的变更请求），第二天李大叔果然派了一小伙按时送菜过来了，这小伙说说李大叔这人最讲诚信了，答应的事说到做到【绩效报告）【工作绩效信息），我找出菜单商务贴【采购文件）一一再确认了一下，把钱给小伙了，然后在菜单商务贴上写上钱多少多少已付（采购文档】，既然菜都来了，可以考虑扔了这个菜单商务贴了（变更请求】

技术工具：

验货要考虑绩效，所以要进行（采购绩效审查）、（检查和审计）和（绩效报告），使用（合同变更控制系统）和（记录管理系统），发现问题要（索赔管理），没有问题就用（支付系统）付款。

【结束采购】：

告知卖方。

事后我拿着菜单商务贴并写上了金额【采购文档）给李大叔打了一个电话，告诉他我收到的菜，钱也给小伙了，李大叔说好以后多合作。

（结束的采购】

技术工具：

自我（采购审查），（协商解决）处理一些悬而未决的问题