业主方审计酒店管理方方案A.doc
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业主方审计酒店管理方方案
（一）
目录
第一章财务报销类 5
第一节费用报销 5
第二节零用现金报销 7
第二章财务信贷类 8
第一节信贷政策 8
第二节工会经费 13
第三章财务采购类 13
第一节采购 13
第二节收货和付款 16
第三节紧急借款 18
第四章财务资产类 19
第一节银行账户 19
第二节固定资产 20
第三节合同签署 21
第五章酒店经营类 22
第一节房价和出租率 22
折扣及免费房 22
预付押金 23
第二节前台付款程序 23
第三节保险箱投款 24
第四节现金长款/短款 25
第五节备用金补足 26
第六节发票控制 27
第七节宴请和员工签单控制 27
第八节钥匙控制 29
第九节客房小酒吧控制 30
第十节保险索赔 31
第十一节员工损坏酒店固定资产及设备赔偿程序 32
第十二节餐饮瓷器、玻璃器皿、银器及不锈钢器皿的破损 33
第一章财务报销类
第一节费用报销
一、费用报销
个人费用报销申请必须填写费用报销单，项目包括但不限于：
1）差旅费用
差旅费用标准：
各部门安排员工出差前，必须提交出差费用预算，出差预算经部门经理/总经理签署后，业主公司批准，以外各的出差预算报财务经理和总经理批准。
出差人员根据批准后的预算申请出差借款。
费用标准：
1、管理人员
— 旅途少于12小时乘火车；乘火车超12小时，可转乘飞机，经济舱机票
— 住宿（3星级或以下）
— 当地交通（出租车、巴士、地铁）
— 每日用餐和洗衣费不超（以酒店的实际情况和相关规定为准）元
— 根据实际发票报销
2、主管及主管级以下
— 旅途少于12小时乘火车；乘火车超12小时，可转乘飞机，经济舱机票
— 住宿（3星级或以下）
— 当地交通（只可乘巴士和地铁。
如需做的士或租车，必须事先获得批准）。
— 每日用餐和洗衣费不超（以酒店的实际情况和相关规定为准）元
— 根据实际发票报销。
与上级经理一起出差的员工将与经理享受同等福利待遇。
任何有悖以上规定的要求，必须经总经理批准。
2）本地交通费
（以酒店的实际情况和相关规定为准）
3）店外宴请费
（以酒店的实际情况和相关规定为准）
4）员工搬迁费
（以酒店的实际情况和相关规定为准）
5）医疗费用
个人费用报销申请交部门经理/总经理审核后批准。
户籍非酒店所在地员工医疗费用报销标准按照统一标准。
如到酒店所在地以外出差，出差前要编制费用预算，包括交通、住宿等费用，经部门经理/总经理审核后，报财务经理审核，交总经理批准。
报销时，已经批准的费用预算必须附在费用报销单后。
费用报销单必须由申请人和相关部门经理/总经理签字，由财务经理审核，交总经理批准。
报销时，所有原始单据和正式发票必须附在费用报销单后。
单项费用报销超过（以酒店的实际情况为准）元以上的报销和总经理个人的费用报销，需要上报总部相关部门审核，交财务总监和总经理批准。
报销项目按照以上规定执行，批准程序为：
报销项目经总经理批准后，报副财务总监和财务总监批准。
经批准的个人费用报销单由公司财务部填写付款凭证，交财务总监和总经理批准后以现金支票付款。
以下的费用支出按照零用现金报销程序执行。
首先业主公司在审计这部分内容过程中主要审计酒店经营方是否有相关的报销制度和规章，其次执行过程中是否严格按照规章制度执行，比如是否有明确的报销目的，是否申请人和批准人都已经签字事先确认，有无虚假发票等。
第二节零用现金报销
无论何时，现金付款、现金采购应保持在最低限度。
零用现金报销的限额为每次交易不超过人民（以酒店的自身实际情况为准）元。
程序：
1. 零用现金报销单（仅一联）由报销人填写，填写内容应详尽，所有采购物品必须交或指定收货人员验收。
验收后加盖收货记录章。
所有相关单据和/或其它文件必须附在零用现金报销单后，交总经理签字。
2. 如果零用现金申请超出（以酒店的自身实际情况为准）元，则要求使用付款凭证，并需经财务经理和总经理的批准。
3. 零用现金备用金由出纳保管，只有见到已批准的零用现金报销单后，方可支付现金。
零用金报销时间为由各自行确定。
4. 驻店出纳应确保按实际报销金额在限额以内，并获得所有相关人员的正式批准。
5. 报销人应当场点清报销金额，并在零用金报销单上签收。
6. 驻店出纳应每周或当报销现金支出金额达（以酒店的自身实际情况为准）元时填写一张付款凭证补充备用金，确保拥有充足的备用金。
付款凭证须经公司财务部审核后，报公司财务副总监、财务总监和总经理批准。
财务审核中如发现不符合规定的报销，由驻店出纳向报销人追回相关报销款项。
7. 备用金不得超过（以酒店的自身实际情况为准）元。
首先业主公司在审计这部分内容过程中主要审计酒店经营方是否有相关的报销制度和规章，其次执行过程中是否严格按照规章制度执行，比如是否有明确的报销目的，是否申请人和批准人都已经签字事先确认，有无虚假发票等。
第二章财务信贷类
第一节信贷政策
一个行之有效的信贷政策和良好的利润率是成功企业的必备条件。
值得强调的是，信贷工作不仅仅是酒店财务部的工作，要使信贷政策行之有效，酒店管理层的参与是非常重要的。
信贷政策的宗旨是在对酒店有利时才提供信贷服务。
即在保证酒店可收回款项时才提供信贷服务。
因为只有收到付款的销售才真正具有意义。
一、信用卡付款
可在酒店使用的信用卡为：
VISA/MASTER、JCB、AMERICANEXPRESS、DINRESCLUB、龙卡、牡丹卡和长城卡。
在客人登记入住时，应要求压信用卡，将资料记入客人费用账户，并用自动系统或手工对信用卡进行信用审核。
客人入住时，不必在信用卡凭单上签字，但必须在登记卡上签字。
值得强调的是，所有经手信用卡的员工必须非常熟悉信用卡的有关规定和程序，避免事后银行拒付退单。
信用卡付款在向信用卡中心取信用额度时，额度金额为入住房费（按入住房天数计算）外加每晚300－500元杂费保证金，随之在酒店电脑管理系统中加入相对的信用限额。
二、挂账
公司/旅行社一般会在客人到达前与酒店建立信贷关系。
申请信贷的公司至少提前两周填写信贷申请表，并同营业执照复印件一起交给公司/财务部进行信贷调查。
市场销售部门应根据申请公司的信誉和业务量等建议信贷限额。
信贷申请表必须经公司财务总监/总经理批准。
如果信贷未被批准，应要求有关公司预付押金。
为避免给客人带来不便，市场销售部门有责任保证在客人到达前妥善安排好信贷工作。
20000元以上的信贷必须经公司市场销售总监和财务总监批准。
在信贷关系建立之前，不可接收公司或旅行社挂账订单。
客人在入住或离店时提出的挂账要求应婉转拒绝。
在客人离店时，应要求客人支付所有杂费。
除非批准挂账包含全部费用，否则，所有客人登记入住时，均要求押信用卡或预付押金，以支付可能发生的杂费。
公司收入审核经理/财务经理每周把最新的信贷一览表发给所有相关部门及下属各酒店管理有限公司成员酒店。
挂账也适用于所有餐厅和其他设施的消费。
有关部门经理同样需遵守上述规定。
三、现金支付
如果客人未持有酒店可接收的信用卡，也没有预先获得挂账权，则需交一定的预付款做为入住期间的押金，押金额为入住房费（按入住房天数计算）外加每晚300－500元杂费保证金。
●支票支付
对于客人在消费时以支票方式付款，无论前厅或其他营业场所均不可以接受，除非事先与财务部做了安排，方可接收。
公司或旅行社在客人入住前三天以支票作为预付押金方式支付时，可以接受支票，但必须记录持票人的身份证号码和联系电话。
不可以接受未填写时间和金额的空白支票。
公司/总出纳或驻店出纳应在收到支票的次日将支票送交银行入账，前台不得将支票作为押金不送交银行入账。
客人在入住时，前台应向公司/财务部查询支票款项是否已经入账，如未入账，应要求客人以其他方式付款。
四、签单权
所有住店客人在出示房卡（非钥匙卡）后可在酒店餐厅享有签单权。
餐厅员工必须确认客人签名、房号和房卡上的离店日期。
另外，如果账单金额超过（以各个酒店的实际情况为准）元，餐厅员工必须在客人签账单挂账前再次与前台核实客人消费的信用限额：
如果客人被给与了一定的信用限额，员工在挂账的时候一定要核对客人的名字，请客人出示房卡等相关资料。
五、住店客人信贷限度
住店客人信贷限度如下Lodgingguestscreditlimitsareasfollows：
a． 信用卡—住店客人信贷限额与各信用卡的支出权限相同。
b． 现金支付—不享有信贷权。
c． 挂账—由财务总监/总经理批准。
为监控住店客人的信贷情况，将使用一个高额欠账报表－highbalancereport。
每日财务部会按时提供一张在店的客人对于房账超出或即将超出批准限度时，将在高额欠账报表中标出该房的账目情况，并采取下述措施：
a． 对于用信用卡付款的客人，前台主管应申请获得更高限额信贷的授权，并在高额欠账报表和入住登记卡上注明新的信贷额和授权号码，如果客人在住店期间我们已经获得了两笔以上的授权，那么在客人离店的时候我们的员工需要使用已经获得的授权号码，这里要注意使用最大的一笔受权号码来做一笔“离线交易”来结算客人在店期间的全部费用。
这和我们去商场买东西付款时使用信用卡一次性划卡消费有所不同。
b． 对于支付现金的客人，房务经理应与客人联系，要求客人立即支付欠款或为其安排信贷申请。
催款信的格式：
这里列出几个催款信的格式供大家参考，请注意几封催款信的区别在于信与信之间的催款态度和口吻之间的细微变化。
这几封催款信之间的区别就在于之间的语气有很大的不同，语言描述和用词在不同的阶段由浅入深，充分可以表达出写信之人心理的细微变化，既是可以在财务催款过程中可以引用的范例，也是英文学习的不错范文。
也有的酒店把这项工作放在房务部，每天早上9:
00，前台主管将打印出高额欠账报表进行调查，然后将报表交房务经理进一步跟进。
报表必须在每日11:
30前上交总经理作最后审查，前台主管、房务经理应在报表上签字。
逢周六、周日和公众假日，由房务经理审核高额欠账报表。
六、应收账款工作程序
每月10号前公司收入审核经理/财务经理打印出所有挂账公司的月结单，发票及明细单并用挂号信寄给各公司，这里面指得应收账款是指已经“权责发生，”但是尚未实现“收付实现”的收入。
给大家举个例子：
你卖了一台二手的笔记本电脑给你的朋友，你的朋友答应付你2000元钱，但是朋友告诉你现在手头没钱，要一个月以后发工资的时候再付钱给你，出于两个人之间的私交和诚信，你认可了，那么这2000元钱就是“权责发生，”但是没有“收付实现”，因为朋友要下个月才把钱付给你，同时这里面还牵涉到一个概念：
“账龄”，就是这笔应收账要过一个月的时间你才可以收到，这笔应收账的“账龄”就是一个月的时间。
寄出账单两周后公司收入审核经理/财务经理应打电话与各公司联系，询问是否已收到账单，账单有无问题，并在收款跟进报告中记录谈话内容。
在第一次通话一周后公司收入审核经理/财务经理应再次打电话与各公司联系，询问账款是否已汇出。
如果在账单寄出一个月后仍未收到账款，公司收入审核经理/财务经理应发第一次提醒催款通知给欠款公司。
在第一次提醒通知发出10天后，如果仍未收到汇款，公司收入审核经理/财务经理应发第二次催款通知并打电话提醒欠款公司尽快付款。
在第二次提醒通知发出10天后如果还没有收到汇款，公司收入审核经理/财务经理应即时通知公司财务总监及市场销售总监/总经理以便采取相应措施。
各超过60天，金额超过（以各个酒店的实际情况为准）元的应收未收回账款必须报送公司财务部。
对于账龄问题，不同的酒店会有不同的财务规定，通常情况下的账龄按照“30天，60天，90天的不同阶段来计算。
首先业主公司在审计这部分内容过程中主要审计酒店经营方是否有相关的应收账制度和规章，其次执行过程中是否严格按照规章制度执行，比如是否有明确的财务人员跟踪，是否所有的应收账款都已经在规定限制的账龄之内成为：
“收付实现。
”
第二节工会经费
根据工会法的规定，将按员工工资总额的以2%提取作为工会经费，该费用用于员工福利及工会法规定的使用项目和用途。
2％的基数按照员工工资总额，不含任何国家规定和企业自身的相关任何福利，也不含劳务外包合同类工资在内的任何工资计算，
会费的使用由工会主席控制。
会费申请使用将据财务制度中规定的采购和费用报销程序执行，并经总经理和业主公司批准。
财务部将每月单独编制一份工会经费财务报表，记录会费使用情况。
业主公司在这部分内容审计过程中主要检查应有的工会费用按照国家规定足额提取，没有人为的调解利润的情况。
第三章财务采购类
第一节采购
一、采购种类
1、资本性支出
每年，将编制一份资本性支出预算，财务总监审核后，交总经理批准，再交业主公司最终批准。
批准后的资本性支出并不意味着即刻有权按预算购买资产，仍需通过采购申请审批程序。
大额预算外的资本性支出采购，必须经过董事会批准。
资本性支出的采购原则上由业主公司采购部统一采购，酒店经营方非经授权不得采购。
“资本性支出”与“日常采购”不同，不是酒店经营方直接可以批准的，而是必须要经过酒店业主方（也就是酒店投资人的批准）
2、日常采购
所有物品的采购，由申请部门填写采购申请单，由相关部门批准后，交公司采购部询价批准。
二、采购申请
由使用部门根据需要填写一式三份的采购申请单。
在填写采购申请单时，应注明日期、规格、数量、价格以及采购理由。
采购申请单将交采购部，在审批程序完后，返给申请部门一联单据，以便部门跟催。
采购部必须从不同的供应商处获得三个报价，并将报价填入采购申请单，以便选择最有竞争力的供应商。
要求尽可能获得书面报价单。
供应商的选择基于价格、服务和质量。
定价需参考商品目录、价格单，专业说明书及投标要求等。
对于经常性采购物品，必须定期索要具有竞争力的报价。
大额采购按照公司招投标程序执行。
采购单经财务经理/财务总监签字后，上交总经理/总经理批准。
审批结束后，采购部将把采购申请单交给财务部一联。
另外，涉及更换供应商、更正数量、货品型号、单价和增加总支出等情况，必须填写采购变改单，并经部门经理/总经理、财务经理/副财务总监批准。
如果变更总价超过（以酒店的实际情况为主）元，还须经总经理/业主公司批准。
应尽量避免出现以上情况。
采购条款，如包装、送货地点、到货日期，优惠条款、运送说明和其他保护公司利益的必要相关信息都要注明。
三、采购申请单的跟进
采购部也负责跟催采购进度，确保货物根据公司的要求及事先约定的方式数量送至公司。
如果货物迟到，采购部必须调动一切可控办法及时获知实际情况，并采取一切方法加速进程。
四、零用现金
各/公司金额小于500元的采购可以用零用现金报销，但需要相关人员确认验收。
五、非物品采购申请单
非物品采购申请单是一种主要用于服务和维修保养合同等不可见、不可摸项目采购申请单。
下列为需填写非物品采购申请单的服务和合同项目，只有当申请单签批后方可付款，包括但不限于杀虫合同、清洁服务合同、植物租用合同、绿化合同、执照费、体检、广告费、邮费、摄影服务费、图片设计制作费、征订费、车辆修理费、保险、维修保养服务或合同、装修和彻底清洁工程以及库房租金项目。
程序：
1） 申请服务和合同时，必须填写非物品采购申请单。
申请表内应简要写明服务内容，有关条款（如：
服务期）一般不超一年。
2） 填写完整的非物品采购单后附所有必须的文件（如合同），经部门经理/总经理签字后，交财务部经理和总经理批准。
3） 审批后的非物品采购单，由办公室返还申请部门，作为付款申请的依据。
六、采购合同
除需内部使用的各种申请单外，如果供应时间超过六个月或总的采购金额超过人民币10,000元的物品采购，公司必须与供应商签订采购合同。
合同内容需包括采购物品规格、价格、数量、送货时间、运费、税金及其他采购明细。
供应时间超过六个月或直接采购的采购金额超出人民币20,000元的物品/非物品采购合同需要报业主公司（依据双方协商的规定）执行。
首先业主公司在审计这部分采购合同内容过程中主要审计酒店经营方是否有相关的制度和规章，执行过程中是否严格按照规章制度执行，其次是要审核该项采购在一个整会计年度开始之前业主批复的经营预算中是否存在，存在的话是否超标，是否有私自合并和套用预算科目的现象；同时业主应该建立相应的资本性支出审核和批复机制。
第二节收货和付款
一、收货和付款
1. 收货记录
此表一式3联，用于记录所有收到的采购商品、一般物料、文具用品等。
由驻店出纳或指定人员负责收货，本部采购物品由采购部负责收货。
收货记录应标明供应商名称、收货物品名称、数量及单价。
在填写收货记录前，收货员必须按采购申请单的要求清点、检查到货物品的情况。
任何疑异或涉及技术要求，收货员必须征求申请部门的意见。
如确有差异，由收货员将差异清楚标注在收货记录上，并签字盖章。
收货时使用部门必须同时参加收货。
如要拒收部分到货物品，应在收货记录上注明原因，因为收货记录将是日后索赔的依据。
根据采购申请单收货的必须在收货记录上注明采购申请单号码。
收货记录（共四联）发放如下：
存根财务部
第二联供应商
第三联采购部
第四联申请部门
2. 收货员的职责
采购的所有物品都必须由收货员验收。
任何收货时，收货员必须与使用部门同时参与收货。
收货员负责：
A. 确定到货物品的数量、质量。
B. 仔细检查到货物品的损坏情况或质量缺欠情况。
C. 填写收货记录。
D. 通知申请部门参加收货。
零用现金采购在验收时，收货人在发票背后加盖收货纪录章并签名，注明收货时间。
3. 单据核对与付款
收货人员每日将收货记录汇总，按照供应商名称和货品种类填写一式两份的收货记录汇总表，分别将收货记录第一联和第三联附在收货记录汇总表后。
每周一上午将上周各天的收货记录汇总表报送到采购部。
酒店管理有限公司成员酒店的汇总表报送公司采购部，酒店管理有限公司报送给采购部。
采购部对报送的收货记录汇总表进行审核后，将一份交/财务部作为作账依据，财务部因此挂应付各供应商往来账目。
对于由公司统一采购的项目的收货记录汇总表及相关收货记录经财务部审核记账后，报送公司采购部。
公司/定期与供应商结算货款，由供应商将收货记录第二联交到采购部，与采购部第三联收货记录进行核对，核对一致后，供应商根据核对金额开出正式税务发票，由采购部提出付款申请，附发票、收货记录第二联和第三联。
公司/财务部核对应付账款挂账金额，办理付款。
月结供应商的付款时间应为发生收货记录当月月底开始后的（以酒店具体情况为准）天内。
各部门/在支付超过元以上的付款时，应填写付款申请凭证（PaymentVoucher），应注明收款单位名称、账号、付款方式等。
付款申请凭证交财务部审核后，由财务部负责填写相关会计科目。
付款申请经财务副总监、财务总监和总经理批准，付款申请需经财务经理和总经理和业主公司批准。
由总出纳负责填写相关银行付款凭证，并在付款申请凭证上注明银行付款凭证号码，方便银行对账。
第三节紧急借款
在下班后或放假期间，如果酒店各部门因紧急需借钱时，应告知公司财务总监或总经理口头批准，需得到总经理批准，并联系先以借条的形式从前台的备用金里支付借款。
第二日或假期结束次日，涉及相关部门应负责向财务部申请此笔费用偿还前台的备用金。
次日，涉及相关部门经理应负责向按照报销程序向财务部申请此笔费用，以偿还总出纳的的备用金。
相关借款人在借款后（以酒店的自身规定为准）天内仍未申请此款，该借款将从借款人个人工资中扣除。
第四章财务资产类
第一节银行账户
一、银行账户
银行账户的开立、使用和取消的有效管理，是公司资金安全的保障。
一级开立收入银行账户与支出银行账户，收入银行账户用于收取所有的收入，支出银行账户用于支付及酒店的营运支出，这里面有一个概念“收支两条线”。
收入银行账户的印鉴应包括
- 财务专用章
- 总经理印鉴
- 财务总监印鉴
支出银行账户的印鉴应包括：
通常情况下，如果有可能的话业主可以考虑将支出账户控制在投资人手中。
- 财务专用章
- 指定人员印鉴
二、资金管理
执行收支划分管理，收入银行账户的资金由业主公司定期划回，公司对的费用支出额度进行核定，每周由总部按照支出银行账户的余额与核定额度的差额将款项拨入支出银行账户。
公司/总出纳负责公司银行账户的日常使用和管理，按照国家和酒店管理有限公司的有关规定购买和使用银行支票，每月根据银行提供的银行对账单，编制银行账户余额调节表，每月的银行账户余额调节表必须经公司/财务经理审核。
每周五下午5:
00以前，总出纳需通过电子邮件向公司财务部报送本周公司货币资金变动情况表。
每周一上午10:
00以前，总出纳需通过电子邮件向公司财务总监和酒店管理有限公司财务部报送上周末公司货币资金变动情况表。
第二节固定资产
每年，将编制一份资本性支出预算，财务总监审核后，交总经理批准，再交业主公司最终批准。
批准后的资本性支出并不意味着即刻有权按预算购买资产，仍需通过采购申请审批程序。
大额预算外的资本性支出采购，必须经过董事会批准。
资本性支出的采购原则上由业主公司采购部统一采购，酒店经营方非经授权不得采购。
CARPEX-CAPITALEXPENSE“资本性支出”与“日常采购”不同不是酒店经营方直接可以批准的，而是必须要经过酒店业主方（也就是酒店投资人的批准）
一、采购
固定资产的采购属于资本性支出，应根据年度资本性支出预算来执行，同时还必须遵守常规的采购程序。
二、验收
固定资产到货后，交给使用部门验收，部门经理/总经理必须在固定资产验收单上签字，公司/财务部在收到固定资产验收单后，通知出纳固定资产代码，由各部门在设备上贴代码标签。
固定资产验收单上应注明固定资产名称、规格、价格、固定资产代码、预计使用年限、预计残值等。
固定资产验收单一式三份，使用部门、财务和付款各一份。
三、管理
部门经理/总经理应对自己部门的固定资产负责,包括它们的保管和安全。
未经批准,不允许借用、转让、销售或处理任何固定资产，有关申请表和文件可从财务部领取。
部门经理/总经理应告诉所有员工，不得擅自撒除任何固定资产上的代码标签。
如果标签丢失或字迹模糊难以辩认，应立即制作新标签。
部门经理/总经理还应负责本部门/固定资产的盘点工作，盘点周期由公司财务总监决定，通常来说，如无特殊变化，盘点周期为一年两次。
任何损坏或遗失都要求解释。
四、报废
使用部门固定资产已经无法使用需要报废时，需要提出报废申请，填写固定资产报废单，报废单上应注明固定资产名称、规格、价格、固定资产代码、已经使用年限、累计折旧、残值等，相关数据从财务部门取得。
报废
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