论人力资源管理和文秘岗位的关联性分析.docx

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论人力资源管理和文秘岗位的关联性分析

摘要……..................................................................................3

Abstract..........................................................................................4

目录.................................................................................................2

引言..................................................................................................5

第一章概述..................................................................................5

1.人力资源管理岗位的分析...................................

2.秘书岗位的分析...........................................

3.人力资源管理岗位和文秘岗位的关联性.......................

第二章人事秘书的分析..............................................................14

2.1人事秘书的用途..................................................................................

2.2人事秘书的现状和地位.....................................................................

2.3人事秘书所属岗位的分析................................................................

第三章建议......................................

结论..........................................................................................15

致谢..........................................................................................15

论人力资源管理与文秘岗位的关联性分析

作者

（南京系专业班级）

指导老师：

【摘要】人力资源管理是研究组织管理中如何提高员工工作效率和生活质量的一门学科。

人力资源管理是指运用现代的科学方法，对人力资源进行合理的培训、组织和分配，使人力和物力长期保持在一个合理的比例，而且对人的心理活动、思维及行为进行合理的调控和指导，充分体现以人为中心理念，显现的人的主观能动性，使得人事相恰，以实现组织人力和物力合理分配的目标。

秘书是指从事办公室工作，协助领导处理政务以及日常事务，并为决策以及实施提高服务的人员。

本文阐述了人力资源管理与文秘岗位的属性及两者之间的联系，引出对人事文秘一职位，并分析其属性。

【关键词】：

人力资源管理文秘岗位关联性分析

【abstract】inthehumanresourcemanagementisthestudyoforganizationandmanagementtoimproveemployees'workefficiencyandqualityoflife.Usingthemodernhumanresourcesmanagementofthescientificmethod,reasonabletrainingofhumanresources,organizationanddistribution,andkeeplong-termmanpowerandmaterialresourcesinareasonableproportion,andonpeople'spsychologicalactivity,reasonableregulationandguidanceofthinkingandbehavior,fullyembodytheconceptofpeople-centered,showtheperson'ssubjectiveinitiative,justmakethepersonnel,torealizethegoaloforganizationreasonableallocationofmanpowerandmaterialresources.Thesecretaryistopointtoworkintheoffice,toassistinhandlingaffairsanddailyaffairs,andimprovetheservicepersonnelfordecision-makingandimplementation.Thispaperexpoundstheattributesofhumanresourcesmanagementandsecretarialpositionandthecontactbetweenthetwo,raisesthepersonnelsecretarialposition,anditspropertiesareanalyzed.

【keywords】:

humanresourcemanagement,secretarialpositionsandcorrelationanalysis

引言

人力资源管理是运用现代的科学方法，对人力资源进行合理的培训、组织和分配，使人力和物力可以长期保持在一个合理的比例，而且对人的心理活动、思维及行为规则进行合理的调控和指导，使得人事相恰，以实现组织人力和物力合理分配的目标。

秘书是指从事办公室工作，协助领导处理政务以及日常事务，并为决策进行规划以及实施从而提高服务的一类人员。

本篇论文阐述了人力资源管理与文秘岗位各自的属性及两者之间的联系，现状存在的问题，以及解决方案，引出人事文秘这一职位，并分析其属性。

现在市场中的企业竞争方式在不断进行变化，企业竞争力现在向人力资源核心价值领域延伸，这种现象是当今的趋势与必然。

第一章概述

1.1人力资源管理岗位的分析

1.1.1人力资源管理的职责

　人力资源管理（HumanResourceManagement，简称HRM）人力资源管理是指运用现代的科学方法，对人力资源进行合理的培训、组织和分配，使人力和物力长期保持在一个合理的比例，而且对人的心理活动、思维及行为规则进行合理的调控和指导，使得人事相恰，以实现组织人力和物力合理分配的目标。

人力资源管理的职责是指人力资源管理者需要承担的义务和责任。

人力资源管理具体职责如下：

（1）岗位的分析与设计对企业各个岗位的性质、结构以及对员工素质的要求等方面进行全面的分析，在调查分析的基础上，设计出岗位规范说明书，完成岗位的分析与设计。

（2）把合适的人配置到适当的工作岗位上对人力资源的现状进行综合分析，预测未来人员的供给及需求保持平衡，确保企业单位可以及时获得所需要的人力资源。

（3）引导新雇员进入组织根据企业单位所需人才的要求，对新聘人员进行规范化培训，使得人才可以随时有用武之地。

（4）绩效考核在某一段时间内就员工在工作中取得的成绩以及其对企业的贡献进行综合评价，及时做出响应，给予更多的优惠鼓励政策，以提高和促进员工的工作热情，并为员工晋升、报酬、奖金等优惠决策提供依据。

（5）培训员工通过培训提高员工自身及整个企业的相关知识的水平、操作的能力、工作的态度和工作的成绩，同时进一步开发员工的智力，使其充分发挥创新精神，以增加对人力资源的贡献。

（6）建立良好的工作关系通过频繁而密切的与员工沟通，促进员工与员工之间以及员工和上级领导之间的感情，建立良好的工作关系，为日后的工作生活提供更有利的条件。

1.1.2人力资源管理的基本功能

1）人员的录用：

依据企业单位的目标确定所需员工的条件，凭借制定的规划，从而进行人员的招聘、相关知识的考查与测评、进而进行人员的选拔，录用企业单位所需的人员。

2）业绩评价：

对员工工作的成绩、劳动结果、专业知识水平等多方面作出综合的考证和评价，并且作出相对应的奖励和惩罚、职位的升与降、工资的涨与降等重要决策提供依据。

3）整体整合：

通过对企业的历史文化、信息的沟通及矛盾冲突的化解等进行有效的整合，使企业内的工作人员的心理活动、行为规则及思维趋向企业的要求和理念，使员工们形成密切的合作关系，发挥整体的长处，为提高企业的效率及效益服务。

4）工作发展：

通员工培训、工作丰富化与开发，促进员工知识和其他方面素质提高，使其劳动能力得到增强和发挥，最大限度地实现其个人价值，对人力资源进行合理的开发、多方面综合的配置以及充足的利用。

它包括对人力资源的未来的预评以及规划、分析与设计，人力资源的成本预算及资源的防护，员工的筛选与录用、合理的分配，还包括对人员的培训、业绩考核及奖励，以充分调动人的工作热情及积极性，提高工作人员的综合文化素养和知识水平等。

1.1.3人力资源管理者应具备的素质

由于人力资源管理是以人为本的，因此人力资源管理者要有基本的知识，大而复杂的市场使得人力资源管理者应该要有敏锐的嗅觉，同时对人力资源管理者来说，由于企业的所有人员都是人力资源管理者的客户，所以要做好客户的导向。

如果人力资源管理者具备了这些素质，使得人事相恰，则可以实现组织人力和物力合理分配的目标。

1.2文秘岗位的分析

1.2.1秘书的定义秘书是指从事办公工作，帮助上级领导处理日常事务，拥有综合协调沟通信息、办公管理、商务沟通及商务活动安排等业务，他们是上级领导的得力助手。

秘书人员应当熟练掌握办公办事、沟通事务、完成任务及提供服务等职责。

他们是公司树立于客户面前的形象窗口，是一个枢纽，起着承上启下的作用，是领导的左右手，一个优秀的秘书还能为领导分担一半以上的事物及管理工作。

1.2.2秘书岗位的职责

1）搜集相关公司的最新动态，为了解合作公司及对手公司的行情做最直接的判断。

2）学习相关领域的知识，只有不断地学习新知识才能适应社会的快速发展。

3）起草公司各类总结报告，这是秘书工作中最常见的，总结要调理清晰，能客观反映一段时间的工作类容及成效。

4）公司重要会议的记录及会议纪要的整理，在会议举行前秘书要提前到达会议现场，要准备好签到本及记录工具。

会后将文件整理归档。

5）公司印章及总经理签章的核制和使用管理，印章作为公司的核心要妥善保管不得随便借他人使用，以免造成不必要的麻烦。

6）来宾的接待工作，接待来宾要诚恳热情、讲究礼仪和细致周到，这样才能给来宾留下好印象也能减少差错的发生。

7）完成总经理和办公室主任交代的其他工作，要有日常工作记录本，把领导交代的任务记录在本子上，可避免工作琐碎有遗漏事项，而影响工作。

1.3人力资源管理与文秘岗位的关联性

首先就专业来讲两者是完全不同的职位，其次，人力资源管理的对象是人，而文秘的处理对象是事。

且文秘的主要工作内容是为业务的运营提供支持、保障等后勤工作。

人力资源管理的内容是招聘、薪酬、员工关系、绩效等工作。

但是两者也也有重合性，都是为企业谋取利益，使得资源合理分配、利用。

同时文秘也是人力资源管理制度的拟定者，所以说两者是相互配合的。

在一些中小企业中的人事秘书就是人力资源管理和文秘岗位的完美结合。

第二章人事秘书的分析

2.1人事秘书的用途

人事秘书是人力资源管理与文理岗位两者的结合，人事秘书是指从事办公程序性工作，帮助上级领导处理日常事务，主要负责与本部门相关工作，包含了商务沟通、会议管理、办公室管理、信息与档案管理及日常办公事务处理等方面的文件起草。

具体内容如下：

1）负责各种信函和各种通知；

2）负责本部门的接待和日常事务工作；

3）负责人事处的文档管理工作；

4）负责本部门的电子文件的收发打印、传阅；

5）负责本部门人员的考核汇总；

6）负责办公用品管理；

7）负责本部门人员的沟通与协作；

8）负责人事关系：

办理员工各种人事关系的转移；

9）负责与员工进行积极沟通，了解员工工作、生活情况；

10）负责传达会议决议、评估会议效果。

2.2人事秘书的现状和地位

当今社会中人事秘书者一岗位在快速的发展，不管是大小企业均是如此，先举两个例子来说明下人事秘书的现状和地位：

1）办公室文秘的工作

1、文件管理，印章管理，文书处理。

各种往来公文、信件的签收登记、转递、处理；有关文件的抄拟、打印、校对、发放等工作；负责处长办公室文件的管理、整理、装订、归档、提供利用工作；办理人事、工资文件选编、汇编及各种有关人事工作政策专刊的定购、领取、发放；记好管好各种会议记录。

2、设备、家具及固定资产的管理。

按学校要求对全处的办公设备、办公用家具、办公用房及其它固定资产编号、造册，分别建立设备、家具、房屋及其它固定资产登记册，随时提供清册和使用情况。

3、财务、财物管理工作。

办理处内日常财务开支手续，管理处内集体发放酬金以及校内津贴的发放工作，财务单据的管理，办公、卫生用品的购置管理、发放。

2）学校人事秘书职责

1、在分管校长和主任领导下进行工作。

2、分管学校档案、文秘工作，掌握校印。

3、负责学校的职称评聘及年度考核工作。

4、协助管理教职工职称评聘，年度考核，新教师转正的材料准备及保管工作。

5、负责管理日常函件处理，各种证件的办理。

6、负责学校介绍信的管理和使用。

7、协助做好学校的人事工作，负责调动人员和离退休人员有关手续的办理及管理。

8、做好各级文件的收发、传阅、分办、分卷归档保管，保密工作。

2.3人事秘书所属岗位的分析

基于以上我们可知人事秘书是指从事办公程序性工作，帮助上级领导处理日常事务，主要负责与本部门相关工作，包含了商务沟通、会议管理、办公室管理、信息与档案管理及日常办公事务进行处理的。

然而人事秘书中的对员工的业绩考核汇总、沟通关系和人力资源管理部门的对员工绩效考核及员工沟通相符合，同时人事秘书中的对本部门进行的商务沟通、会议管理又和秘书岗位中的来宾接待、公司重要会议记录整理相一致。

那么人事秘书一职到底属于人力资源管理岗位呢？

还是秘书岗位呢？

就这一问题具体分析如下：

1.首先秘书按其功能分为：

（1）私人秘书此类秘书为私人处理有关专业的一切事务。

依其所从事的业务内容，私人秘书又可分为教育秘书、中外文秘书书、政治秘书、法律秘书、翻译秘书、教会秘书、财务秘书、科技秘书、公关秘书、人事秘书、企业秘书等等。

此类秘书所重视的是专业能力，需要掌握相关科目的专业知识。

（2）公务秘书此类秘书为组织处理文件、档案管理、会议记录等。

一般以执行秘书、机要秘书、业务秘书等称呼。

公务秘书需要良好的秘书学基础训练，以及较长时间的在职训练，以培养接待、礼仪、公关、文书、档案管理、企业管理等方面的能力。

2.人力资源管理岗位主要对人力资源进行合理的培训、组织和分配，使人力和物力长期保持在一个合理的比例，而且对人的心理活动、思维及行为规则进行合理的调控和指导，使得人事相恰，以实现组织人力和物力合理分配的目标。

上所述我们得知人力资源管理岗位主要是对人员进行合理进行合理分配，然后进行培训、绩效考核以及关系沟通，不包括人事秘书中的商务沟通、会议管理；秘书岗位主要是帮助上级处理日常事务、接待宾客、会议安排通知以及重要会议记录整理，不包含人事秘书中的员工考核汇总及员工关系沟通。

人事秘书中的对员工的业绩考核汇总、沟通关系和人力资源管理部门的对员工绩效考核及员工沟通相符合，同时人事秘书中的对本部门进行的商务沟通、会议管理又和秘书岗位中的来宾接待、公司重要会议记录整理相一致。

基于以上相同和不同可得知因此，人事秘书既不属于人力资源岗位也不属于秘书岗位，它是一个独立的新兴起的岗位，人事秘书是人力资源管理岗位及秘书岗位的完美结合。

因此社会及学校应大力支持这一行业的兴起，为人事秘书提供更多的机会和岗位，使其更好的服务社会，为社会增加更多的社会经济效益。

第三章建议

基于以上的分析可以看出人事秘书的独特之处，它的兴起是势在必行的。

现在在一些中小企业已经开始设置人事秘书这一岗位，身兼两职的人才，为企业节省人力、物力和财力，同时谋取了较多的利润。

基于此我个人的小建议是：

1.学校方面学校应将人力资源管理学和秘书学相结合，开展相关的课程培训及实践项目，铸造出较多的身兼两职的人才。

2.企业方面企业应为人事秘书一职提高更多的岗位，为其投资足够的资金以便建立相关的培训机构，最终使得企业人力资源得到合理分配，节省人力、物力以及财力，同时获得最大的效益。

结论

纵观上文可以看出人事文秘及即含了人力资源管理的对人力资源进行合理的培训、组织和调配，使人力、物力长期维持合适佳比例，同时对人的思维、心理活动和行为变化进行恰当的调节、指导和控制的功能，又包含了秘书岗位的从事办公工作，帮助上级领导处理日常事务，综合协调沟通信息的功能。

最近几年了人事文秘在大中小企业均发展很快，它保证组织对人力资源的需求得到最大限度的满足；最大限度地开发与管理组织内外的人力资源，促进组织的持续发；维护与激励组织内部人力资源，使其潜能得到最大限度的发挥，使其人力资本得到应有的提升与扩充。

致谢

在本次毕业论文设计中，老师耐心批阅我的论文，并为我做了修改，纠正我的错误与不足，认真负责的态度和深厚的理论知识给我莫大的帮助，使我受益非浅。

最后感谢所有在本次毕业设计中帮助我的老师、同学、朋友们，因为有你们，我的世界才才如此绚烂。

今后我会更加努力来回报社会回报国家。

参考文献

[1]王勤俭.办公室秘书手册（第1版）[M].浙江：

中国纺织出版社，2010.6:

62-67

[2]徐恒熹.企业人力资源管理人员基础知识国家职业资格培训教材[M].中国劳动社会保障出版社,2002.

[3]胡君辰,郑绍濂.人力资源开发与管理[M].复旦大学出版社,1999.

[4]董克用.（第3版）[M]。

北京：

中国大学出版社

[5]肖云.秘书与人力资源管理[M].人民出版社,2007.

[6]陆瑜芳。

秘书学概论（第2版）[M].上海：

复旦大学出版社，2005.12

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[7]王勤俭.办公室秘书手册（第1版）[M].浙江：

中国纺织出版社，2010.6:

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