中标文通文档管理.docx

中标文通文档管理.docx

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中标文通文档管理

1关于中标文通:

2

1.1公司简介2

1.2合作伙伴:

2

2需求分析2

3中标文通解决方案2

4文件中心特点3

5功能简介4

5.1分类管理4

5.2文件管理4

5.2.1协同办公管理4

5.2.2消息管理4

5.2.3借阅管理4

5.2.4历史版本管理4

5.2.5关联管理4

5.2.6文件评论4

5.2.7锁控制4

5.2.8标签管理4

5.2.9文件发布4

5.3文件检索4

5.3.1精确检索4

5.3.2全文检索4

5.4权限管理4

5.5日志管理4

6系统安全控制4

7入门手册5

1关于中标文通:

1.1公司简介

北京中标文通信息技术有限公司,是海淀高新技术园区的软件开发高新技术企业，致力于政府部门信息化建设的技术研发，以及信息资源的管理与利用的技术支持工作。

公司自成立以来始终按照国家明确提出的方针，遵循着“信息资源的开发和利用是国家信息化的首要核心任务，是国家信息化建设能否取得实效的关键”的要求，坚持努力自主研发，自主创新，积极参与档案信息资源元数据国家标准及项目应用的开发，在多文种信息智能处理，信息资源管理共享，全文检索，网站内容管理，办公电子公文流转，电子文件报送移交，电子档案管理等多个应用领域开发一系列具有自主知识产权，支持电子政务和信息资源管理与利用的产品和应用系统及解决方案，积极服务应用，并受到用户的好评。

典型的软件系统产品有：

电子文件安全报送移交系统综合档案管理系统历史档案管理系统网站内容管理系统全文检索引擎工具和BBS论坛系统

1.2合作伙伴:

中央人民广播电台

中国藏学研究中心

国家档案局档案科学技术研究所

国家档案局信息中心

西藏自治区档案局

西藏自治区社会科学院

中国社会科学院台湾研究所

中央国家机关住房资金管理中心

卫生部卫生经济研究所

中国卫生经济学会

中国软件与技术服务股份有限公司

笹川同学会网站

2需求分析

Ø有过由于硬盘损坏或感染病毒而丢失大量重要文档的经历吗？

Ø想看一年前的一份文件，可不知道在哪个目录下，也不记得文件名是什么？

Ø员工要离职了，做了大量的交接工作，可还是有许多重要文件不见了？

Ø如何能在1秒钟内从公司全部文件中找到您想要的文件和数据？

Ø怎样把多年的简报、设计文档、工程文件一次上传到公司的服务器上？

Ø部门工作文件如何才能很方便的查找和共享交流？

Ø分公司员工访问总公司的文件是否非常不方便？

Ø如何才能让客户方便安全的访问公司文件？

Ø......

3中标文通解决方案

各单位在信息化建设过程中对文档资料的管理与利用的现实要求越来越高，如何对设计档案、公文、设计标准、公告信息、文档资料、培训教材和课件等信息进行有效管理与充分利用，面临着以下迫切需要解决的问题：

①文档分散性的问题。

文档由各部门或个人归口管理，文档跨部门查找、

利用困难，没有统一平台集中管理。

②文档格式多样性的问题。

多数文档以纸质方式存在，没有进行数字化加工；电子文档也由于既有WORD、EXCLE、PPT等OFFICE文档，又有扫描件、PDF、文本文件、网页以及OCM、CAD等设计图纸，还要对音频、视频、图片进行管理，客观上给文档的整合与利用带来了困难。

③信息海量存储的问题。

各种管理和技术文档的数量逐年庞大，这些海量信息中查询、检索、利用信息，而各应用系统的数据各自独立存储，影响工作效率。

④信息真实性的问题。

同一文档在修订的过程中往往形成多个版本，人工的版本管理显得有些混乱，并容易造成错误，信息失真影响工作。

⑤信息安全的问题。

文档多分散在个人手中（计算机中）管理，当发生人事变动时文档常常遗失，且可能给单位造成损失；当遭遇病毒攻击或内部人为攻击时，机密文档容易外流。

⑥知识服务的问题。

业务发展与知识积累息息相关，文档资料是单位长期发展过程中经验和智慧的沉淀，为单位内部提供个性化的知识服务，构建统一的知识管理平台是日常办公的迫切需求。

解决上述这些问题在信息化建设上需要一个基础平台，就是建设一个面向业务应用的文档管理系统。

“中标文通文档管理系统”项目的实施能解决目前文档管理中存在的文档利用、海量数据存储与全文检索、版本管理、文档安全以及信息共享等问题，构建在已有的网络基础之上，业务系统和信息资源面向数字化信息资源库；采用内容创建、存储、管理、交换、发布、挖掘等集成化技术，建立知识管理平台，推动知识管理；推动工作协同，优化流程，降低管理成本，通过文件管理平台实现实时信息的共享，为各单位高效决策提供支持，将信息化应用水平提高到一个新台阶。

4文件中心特点

●海量文档集中存储

●毫秒级的文档检索

●灵活可控的版本管理

●全方位的安全防护

●简易高效的文档协作

●沉淀知识资产

●严格的权限管理

●完整的文档操作历史记录

5功能简介

5.1分类管理

单位分类、文件分类、文档分类、资料分类、自定义分类管理等；系统将默认分为工作文档中心、共享文档中心、个人文档中心三大区域。

系统包含的所有分类的增加、删除、修改、权限、浏览、消息定制等。

5.2文件管理

用户可以自己的所有的工作文档，上传到电子文件中心由文件中心对文档进行各种管理。

5.2.1协同办公管理

文件或公文审批及发布的工作流程自定义配置、如流转、回退、会签、加签等。

完成各级领导对形成后的文档的审核流程，领导可以填写审批意见。

5.2.2消息管理

当有新版本文件生成时、文件进行审批后、某人对文件进行评论、都可以通过消息管理通知到相关人员。

5.2.3借阅管理

在需要进行借阅管理的地方，可以对借阅内容进行记载，同时可以进行跟踪、到期提醒和到期收回授权。

5.2.4历史版本管理

对电子文件进行的维护，自动保存旧版本，生成新版本，版本号规则可以自行、并且记录相关日志，以便追查责任。

5.2.5关联管理

对文件关联信息进行维护，以维护文件之间的相关性。

5.2.6文件评论

其他用户可以对本用户形成的文件进行评论发表意见，来共同完成目标文档。

5.2.7锁控制

在多人共同单一文件时，可以对文件进行加锁，来防止在你编辑的同时，被其他人进行编辑。

5.2.8标签管理

可以对编辑的文件，添加标签，已被以后的标签查询。

5.2.9文件发布

可以将最终完成的正本文件进行发布，供本部门或本单位查询利用。

5.3文件检索

5.3.1精确检索

可以对文件的背景信息、描述信息、分类信息、标签进行多种组合检索。

5.3.2全文检索

可以对多种上传格式的文件进行全文检索，如WORD、PDF、HTML、RTF、TXT等

5.4权限管理

通过授权对系统空间或文件进行有效的管理，对目录、文件、字段的授权，分级的管理员设定。

5.5日志管理

提供完善的日志记录，包括登陆信息，操作信息等重要信息的记录。

6系统安全控制

●严格的权限管理

系统中文档会有不同的使用范围和使用权限，对此我们提供按组授权、权限继承、拒绝权限、查看共四层目录及文件的应用权限。

根据用户的不同等级、所属部门进行严格的权限划分，分别控制用户的文件查看、下载、上传、修改、复制、移动、删除、发布等权限，从而保证文档在使用过程中的安全。

●文档使用痕迹安全检查

系统对每一个文档、文件夹或者整个系统的所有操作都会记录操作历史。

记

录每个用户对系统的全部操作，包括文档的创建、下载、打印、订阅、外发、权限变更、删除等。

一般用户仅可以查看自己的操作历史，系统管理人可以查看系统人员的所有操作历史，一旦出现安全事故，管理员可以进行追查，追溯问题源头。

●支持Https安全传输

采用网上银行相同的Https加密传输技术，实现文件的安全传输。

●病毒扫描防护

上传文件，同步进行病毒扫描，如果发现病毒，即刻通知管理员进行处理。

●回收站方式安全删除

不小心的错误操作，导致数据致命的丢失。

系统支持回收站功能，可实现对文档的安全删除，系统内的删除只是逻辑，可恢复删除的数据。

●防止文件拷贝

文件在线查看采用FLASH文档控制技术，防止用户拷贝篡改，保证用户在没有安装WORD、PDF等文档工具的情况下也能正常访问文档。

●系统备份恢复功能

系统通过安全的定时自动备份和手动备份两种策略来保证数据安全，实现数据备份。

在发生错误后，可以及时恢复数据。

●系统维护权限

系统维护人员只能对系统进行日常的维护工作如系统备份、查看日志、从新启动等，没有查看系统内文件的权限。

只有在发生紧急事故的时候，通过领导审批后，才能启动超级管理员权限，来维护整个系统功能。

7入门手册

一.基本操作说明

第一步：

登录系统修改密码

◆登录:

普通用户输入管理员已经建好的用户名和密码,即可登录文档管理系统首页.

◆修改密码:

用户进入首页,点击【我的工作台】,在页面左侧下方有【修改密码】.普通用户可以修改自己的密码和邮箱,但是用户名不可以修改,如【图1】所示如果用户在使用过程中忘记自己的密码,可以在登录页面输入自己的用户名,密码将自动发送到注册的邮箱里.

【图1】

第二步:

我的工作台

我的工作台主要包括“我的相关文档”“我的工作列表”“我的文档”“共享文档”“修改密码”和“消息”,如【图2】所示,消息是用户定制的文件或者文件夹在状态改变时的通知，包括修改文件夹或文件的通知,在文件夹下上传文件的通知，评论时的通知等.

【图2】

第三步:

创建文件夹.上传文件

文档管理系统提供树型结构导航目录和文件搜索。

具有文件夹管理权限的用户可以对文件夹里的文件进行查看、修改、删除等操作。

选中某个节点可以对文件夹进行编辑、权限设置、消息制定等操作.

●创建文件夹

选中文件中心下的任何文件夹，具有创建权限的用户可以对文件夹进行新建操作。

点击【新建】如【图3】所示的弹出窗口，然后选择文件夹﹑文件或者内容页，若点击【文件夹】则显示【图4】,输入信息后点击保存则新文件夹添加成功.

【图3】

【图4】

●上传文件

文件上传可以分为批量上传﹑拖拽上传和大附件上传.

如果通过浏览查找的方式上传一个或多个文件,可选择批量上传.如【图5】

【图5】

如果想直接把电脑上一个或多个文件拖拽到上传页面上,可以选择拖拽上传,.如【图6】所示

【图6】

若上传的文件较大,可以选择大附件上传,其它的任何文件也可以通过大附件上传，大附件上传是通过系统扫描出唯一标识码，如果该文件内容没有改变在该文件夹下只上传一次，这样防止用户重复上传，并且支持断点续传的功能。

大附件上传如【图7】所示。

如果两个用户之间想互传较大文件时,也可以采用大附件上传的方式,有两种方法:

■方法一:

用户甲将目标文件大附件上传在个人系统上,然后对用户乙进行授权,根据甲的权限设置,乙可以对文件进行查看下载等等.

■方法二:

用户甲将目标文件大附件上传在个人系统上,然后在“预览”页面对用户乙添加关注,如【图8】所示.乙登录自己的系统,查看我的工作台→消息中的关注提示,选择同意,即可查看甲上传的大文件,但是不能下载.

【图7】

【图8】

第四步:

文档管理

文档管理系统功能齐全,其中包括文档的分类管理﹑协同办公管理﹑消息管理﹑借阅管理﹑历史版本管理﹑关联管理﹑文件评论﹑锁控制﹑标签管理﹑文件发布﹑文件检索﹑权限管理﹑日志管理﹑邮件外发等等,方便使用,如【图9】,在首页左侧显示导航即文档的树形结构图,还有检索区,用户可以按名称﹑内容﹑主题词﹑标签﹑范围﹑进行检索.工作列表和剪贴板也分布在页面的左侧

【图9】

在首页的右侧,可以看到具体文件夹的文件列表,用户可以对已上传的文件进行编辑和权限设置,还可以查看操作日志及消息的定制,方便用户的使用.如【图10】【图11】

【图10】

【图11】

如果想设置某个文件的更多信息,可以打开该文件,如【图11】

【图12】

在此页面左侧用户可以对文件进行预览、在线编辑、上传附近、权限信息查询与设置、历史版本的查看、消息定制、文件发布和关联的设置,还可以进行评论.

在此页面的右侧,可以对该文件添加标签和加锁,还可以进行邮件外发.