总裁办组织结构.docx

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总裁办组织结构

总裁办组织结构

可以设置如下岗位：

总裁办行政主任、总裁办秘书、总裁办助理、总裁办档案管理员

总裁办——行政主任

职位名称总裁办行政主任职位代码所属部门总裁办

直属下级档案管理员职等职级直属上级总裁

职位概要:

负责监督、协调、检查公司事务性工作管理，对所分管的工作全面负责。

工作内容:

检查、监督、协调总裁办公会议及总裁的工作指定的落实；

具有执行公司规章制度、管理规程及工作指令的权利与义务；

负责汇总公司年度综合性资料，草拟公司年度总结、工作计划和其它综合性文稿，及时撰写总经理发言稿和其他以公司名义发言文稿审核工作；

安排总裁的日程及来客来访的接待；

协助周例会的组织及办公会议的组织；

行使公司新闻发言人的职权，负责对外的新闻发布工作，对公司动态出具权威性的发言；

及时收集和了解各部门的工作动态，掌握全公司主要活动情况，编写公司年度大事记；

负责召集公司办公会议和其他有关会议，做好会议记录，撰写会议纪要，并检查督促会议决议的贯彻实施；

协助参与公司发展规划的拟定、年度经营计划的编制和公司重大决策事项的讨论；

负责公司对外联系工作、公司有关法律咨询和联系工作；

负责各类报表及信息收集，整理上报总裁；

负责公司的印鉴管理。

任职资格:

教育背景:

◆管理类或中文专业本科以上学历

培训经历:

◆受过专业培训

经验:

◆5年以上的工作经验

技能技巧:

◆有较强的沟通技巧

◆有具有丰富的应酬技巧

◆较强的文字组织能力

◆有较强的工作能力和综合管理协调能力

◆熟练使用办公软件。

态度:

◆工作严谨，认真，踏实

◆热爱本公司，有较强的工作能力和综合管理协调能力；

◆努力学习，积极进取，有较强的工作责任感和事业心。

总裁办——档案管理员

职位名称档案管理员职位代码所属部门总裁办

直属下级职等职级直属上级总裁办行政主任

职位概要:

做好档案入库、分类、查阅手续、保管、销毁等相关工作。

严格执行档案资料保密制度；

收集各部门文书资料，并归档管理；

负责向各（分）子公司收集档案资料并归档；

严格档案管理制度，认真做好分类、索引、登记，对档案的分类应做到科学合理，便于查找；

档案借阅应按规定办理登记手续，认真检查到期归还的资料是否完整无缺，发现问题及时报告和处理；

按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁。

完成上级交付的其他工作。

任职资格:

教育背景:

◆档案或相关专业大专以上学历。

培训经历:

◆受过档案管理、信息管理等方面的培训。

经验:

◆1年以上相关工作经验。

技能技巧:

◆熟悉档案管理办法；

◆掌握计算机档案管理信息系统；

◆熟练使用办公软件。

态度:

◆严谨、有责任心，有团队合作精神；

◆工作认真负责，细致认真；

◆保密性强。

总裁助理岗位职责

职位名称总裁助理职位代码所属部门总裁办

直属下级职等职级高等级直属上级总裁

职位概要:

协助总裁处理综合性专题工作及突发事件。

工作内容:

参与公司重大经营决策；

全面了解公司经营状况和公司经营环境状况；

参与对公司部门及关键岗位人员的工作业绩考评；

总裁委托进行的专题调查工作；

协助总裁的日常行政及管理事务处理；

经总裁授权，代表总裁进行重大商务、公共关系活动；

完成总裁委办的其他工作。

任职资格:

教育背景:

会计或相关专业本科以上学历。

培训经历:

受过专业培训

经验:

3年以上任职经验；

技能技巧:

有较强的沟通技巧

较强的文字组织能力

有较强的综合协调和公关能力

有较强的工作能力和综合管理协调能力

熟练使用办公软件。

态度:

工作严谨，认真，踏实

形象气质佳

有较强的工作能力和综合管理协调能力；

有较强的工作责任感和事业心。

希望上述回答对您有所帮助！

总裁办公室的职责之我见

总裁办职责用一句来概括：

沟通上下、协调左右、联系内外（辅助与枢纽）。

简单再列的话，应该包括以下三大块。

当然不同类型，不同行业，不同规模的企业会有些许差别。

经营管理工作

总裁办职责一、领导管理决策的辅助作用（纵向）

1、制定发展战略，负责推行、实施、控制、反馈；

2、协助领导完成重大政策的制定和形成；贯彻和执行领导的指示和指令；

3、工作规划与计划的实施、监督；组织分解和落实，发现问题，调查、评估问题；检查和考核；

4、建章立制；

5、协助总裁完成组织机构架设、岗位人员配置； 

6、领导的文秘工作；领导交办的其他工作；   

后勤保障工作

总裁办职责二、对内的组织与协调（横向）

1、行政、总务后勤；

2、人力资源规划；

3、文书工作；

4、公司内部重大活动的组织；

5、企业文化建设；

投资与合作工作

总裁办职责三、对外公共关系（合作）

1、政府关系与合作关系；

2、公众形象宣传与品牌塑造、社会责任维护；

3、法律事务；

做好总裁办公室主任心德体会

总裁办公室主任的角色是处在承上启下、沟通内外、联系左右、兵头将尾的特殊位置，具有十分重要的作用。

面对新形势、新要求、新挑战，如何当好对上的“秘书”、对下的“领导”、对外的单位工作“大管家”、对内的单位事务“牵头人”的角色？

在此，本人就总裁办工作谈一些看法和体会。

　　一、加强学习锻炼，提高综合素质

总裁办公室主任应从政治素质、品德素质、心理素质、知识素质等方面，加强自身学习和岗位锻炼，不断提高综合素质。

一要政治可靠，做到理想信念坚定，在思想、行动上与上级保持高度一致，在大是大非面前保持坚定立场，不该说的话不说，不该做的事不做。

二要品德优良，做到光明磊落，忠实老实；服从组织，顾全大局；关心他人，助人为乐；公道正派，谦虚谨慎；严以律已，廉洁奉公。

三要心理过硬，做到急而不躁，怒而不形，喜而不亢；随和而不盲从，自信而不固执，忍让而不献媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，谨慎而不圆滑。

四要知识渊博，.具有办公室工作的专业知识，成为一个“行家里手”；了解法律法规、经济、科学知识等的基础知识，使自己成为一个知识宽广的人。

　　二、认真履行职能，讲究工作艺术

总裁办公室主任的主要职能就是为领导的科学决策和决策的正确执行服务，大体分为参谋、服务、管理和协调四大基本职能。

总裁办公室主任应在认真履行职能的过程中，讲究艺术技巧，注重方式方法。

（一）参谋超前。

参谋职能指总裁办公室主任在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任。

总裁办公室主任在履行参谋职能中，要找准位置，不以言轻而金口难开，不以位低而随声附和，不以好恶而固执己见，不以阴晴而见风使舵，不以理直而气壮如牛，不以无关而沉默寡言，做到到位而不越位、尽职而不失职。

一要把握宗旨，谋之有为。

一是谋大事，不要搞“鸡毛蒜皮”。

谋大事就是要抓住加快发展、维护稳定这个关键，围绕中心，善于站在全局的高度认识问题、分析问题，提出建设性的、切实可行的、领导感兴趣的建议。

如果事无巨细，大事小事都参谋，整天在领导身边婆婆妈妈、唠唠叨叨，就会事倍功半，甚至影响领导的工作。

二是围绕领导意图，不要我行我素。

只有紧紧围绕领导意图，才能做到参在点子上，谋在关键处。

要有超前意识，留心观察领导所关注的问题，力求做到领导未谋即有所思；要努力贴紧领导的思路，做到想领导之所想，谋领导之所虑，抓住领导关注的问题出主意、想办法。

如果离开领导决策意图，固执己见，我行我素，参谋活动就会背离正常的轨道，就会导致失败。

二要出于公心，谋之有度。

一是出好主意，不要人云亦云。

总裁办公室主任要经常为领导献上策，出良谋，不能人云亦云，泛泛而谈。

要加强调查研究，善于分析形势，增强参谋工作的预见性和科学性；要充分发挥办公室的集体智慧，广开言路，集思广益，提高参谋工作的整体效能；要学会比较，遇事常思多种可能，准备几种方案，做到多算于前，少失于后。

二是敢于直言，不要察颜观色。

做好参谋工作要做到坚持原则、实事求是，不掩盖矛盾、回避问题，做到服从不盲从。

对于领导同志尚未意识到或者认识不尽完善的情况和问题，就要及时提醒或提出建议；当领导决策明显失误时，就要以对党和人民高度负责的态度，勇于“犯颜直谏”。

三是做到“慎言”，不要掺杂私人感情。

参谋工作的出发点应是对工作、对发展有利，对领导、对同志有利，切忌从个人的好恶或小团体利益出发，带着私心杂念观察分析问题。

特别是在对人的看法上，不能搞远近亲疏，更不能泄私愤、图报复，趁给领导出主意的机会“奏一本”。

三要掌握分寸，谋之有方。

一是因人而异。

在出主意、提建议时，对于熟悉情况、作风果断、水平较高的领导，一般应运用“提纲式”方法，宜粗不宜细；对于新任职或者思维比较缜密的领导，应采取“方案式”方法，把情况尽量说得细一些；对善于倾听下属意见的领导，要畅所欲言，大胆提出自己的观点和主张；对于特别有主见的领导，则要多提供背景材料，供领导参考。

二是选择时机。

在出主意、提建议时，需要捕捉到一个恰到好处的时机。

当决策者处于冷静状态的时候，正在思考相关问题的时候，在和自己闲聊的时候，都可视为是“恰到好处”的时机。

三是讲究方法。

在出主意、提建议时，要态度诚恳，语言委婉，讲究一定的方法和艺术，既不为让领导接受建议而“言”高盖主，也不因领导不采纳建议而灰心丧气。

（二）服务到位。

服务职责指总裁办公室主任为领导、基层和群众服务方面所应有的职能和应尽的责任。

总裁办公室主任在履行服务职能中，应细致周到，抓住重点、分清主次，又要统筹考虑、兼顾一般，做到侧重不失重，在被动中求主动，忠心耿耿为领导服务，使领导更加信任；诚心诚意为基层服务，使基层更加满意；真心实意为群众服务，使群众更加亲近。

一要正确处理“两个关系”。

开展好服务工作，需要处理好两个关系。

一是处理好全面服务与重点服务的关系。

办公室服务工作繁杂琐碎，大体上可分为政务服务与事务服务。

总裁办公室主任要把主要精力放在政务服务上，抓大事，努力在为领导当好参谋助手上下功夫。

同时，在加强办公室工作的计划性上做文章，落实责任制，发挥办公室整体功能，以实现工作的“零差错”为目标，高标准、严要求地处理好每一件事情。

二是处理好对上服务与对下服务的关系。

为领导服务是总裁办公室主任义不容辞的责任，领导交办的事不仅要不折不扣地完成，并且要为其分忧解难。

但是为领导服务的出发点和落脚点还是为群众服务，这就要求总裁办公室主任多与基层、群众接触，加强调研与督查，发现问题及时分析，超前预测，为领导决策发挥参谋作用，也为领导服务群众提供更加有利的条件。

二要当好“三种角色”。

为了提供优质服务，总裁办公室主任在工作中要增强服务意识，创新服务方式，当好“三种角色”。

一是当好主动不被动的角色。

各项工作都要主动谋划，超前介入，化被动为主动。

对为领导层集体决策和领导个人、上级部门交办事项的服务，事前重点在调查研究上下功夫，掌握工作主动权；事中重点在分解立项、督办落实上下功夫，增强工作的针对性、实效性；事后在及时反馈上下功夫，做到事事有着落，件件有结果。

对为基层和群众的服务，大力发扬主动协调、主动配合、主动服务的工作作风，改变那种坐家等服务，为走出去有重点、有目的地进行跟踪服务，全面、准确、实事求是地向上反映“下情”，设身处地为基层和群众着想，急基层和群众之所需，办基层和群众之所盼。

此外，组织办公室人员在信息、文稿起草、重要会议、重要活动工作中提前筹划，及时上报，努力避免被动应付。

二是当好用权不越权的角色。

要善于运用赋予的权力去开展工作，不能左顾右盼、缩手缩脚。

但是，也要注意自己的职权范围，做到用权不越权，不能随意干涉其它部门的工作，更不能“拿着鸡毛当令箭”，动辄颐指气使、盛气凌人。

三是当好果断不武断的角色。

对日常性、周期性及规律性工作，要严防事无巨细、面面俱到的做法；对突发性、临时性的工作，要培养自己快速反应的能力，当发生突发性事件需要紧急处理，领导又不在时，应当机立断，不能有丝毫的犹豫和含糊，否则就会贻误工作。

但是，这种决断必须建立在符合客观实际的基础上，不是脱离现实的武断。

（三）管理有方。

管理职能指总裁办公室主任在对行政事务进行管理方面所应有的职能和应尽的责任。

总裁办公室主任在履行管理职能中，应提高“两种艺术”，努力使管理有方、工作顺畅。

一要提高处理人的艺术。

处理人际关系是总裁办公室主任的本能，包括争取领导的重视支持、充分调动干部的积极性和创造性等方面的艺术。

一是注意处理好与领导之间的关系。

对领导要做到尊敬和服从，积极主动，尽量随叫随到，承办领导交代的事情要适当超前，对领导要多请示、多汇报、多反馈，千万不要遗忘领导交代的事项，千万不要主动与领导套近乎，千万不要在领导之间传闲话。

二是注意处理好与下属的关系。

要关心下属，经常过问下属的政治进步、生活待遇等情况，该解决的问题要及时解决，暂时有困难的要创造条件解决，该向上反映的问题要向上反映。

要爱护下属，对下属出现一些差错，不应一味求全责备，而要肯定其工作积极性和成绩，对问题善意指出，并提出改进办法，使下属心悦诚服。

要培养下属，对下属品德上要严格要求，业务上要悉心指导，着力提高下属的综合素质，为党的事业、社会主义事业造就可用之材。

要信任下属，对下属要给予充分信任，多肯定少批评，以增强下属的自信心，放胆放手干工作。

要激励下属，善于运用表扬这一手段调动下属的积极性，使下属经常以一种昂扬向上的精神状态投入工作。

二要提高处理事的艺术。

处理事是总裁办公室主任的本职，包括统筹全局、掌握工作重点、拟定实施方案、安排工作程序、制定操作规程、建立责任制度等方面的艺术。

一是善于化繁为简。

在众多的工作和矛盾面前，要通过分析、比较，抓住重点，理清思路，有所为而有所不为，才能获收纲举目张、以简御繁之效。

二是勇于删繁就简。

要切实端正工作指导思想，围绕重实际、求实效抓工作、搞服务，删掉“花架子”、“虚套子”，对于上级和领导部署的各项工作，把精神实质与办公室的实际情况结合起来，把多项工作统一起来，把工作重心明晰起来，把具体措施简洁起来，在统筹兼顾中抓出特色、成效，保证上级安排和领导要求的真正落实。

三是坚持众繁我简。

要完善制度规范事，明确责任，分解任务，逐级负责，分工合作，形成众人挑重担的工作格局。

要优化机制使用人，量才用人，放手用人，做到抓大局放小节、抓原则放具体、抓结果放过程。

（四）协调有术。

协调职能指总裁办公室主任在联系内外关系、沟通上下左右等方面所应有的职能和应尽的责任。

总裁办公室主任在履行协调职能中，应把握原则，讲求方法和艺术，使协调工作取得实效，各方面关系理顺，达到事半功倍的效果。

一要把握原则，找准综合协调的切入点。

要把握“三个结合”：

一是指令性与协商性相结合，要立足于领导的权威，明示领导的意图，向协调对象交代清楚；同时，要以商量为主，态度要谦和，语言要平和，讲究说话的技巧，努力创造一个宽松和谐的环境。

二是原则性与灵活性相结合，一方面要以大局为重，按党的方针政策办事，按规章制度办事。

另一方面，要灵活善变，讲究策略，广泛听取各方面的意见特别是反面意见，并从中汲取其合理的意见和要求；根据新的情况，善于修正原有的设想。

三是程序性与时效性相结合。

一般按固定程序去搞好协调，但是可以简化程序，对能办得通的事的协调，能简化尽量简化，以保证时效；可以逆程序而行，对那些特别紧急事项的协调，因找不到或来不及向领导请示，可以根据情况进行妥善处理，然后再将处理结果和事件动态向领导报告。

二要掌握方法，找准综合协调的着力点。

一是掌握会议协调、走访调研协调、口头或书面沟通式协调、转单阅签式协调、计划安排式协调等协调方法，提高协调效果。

二是找准综合协调工作的着力点。

首先要搞好上下、内外关系的协调，对上要尊重而不盲从、服务而不奴婢，待下以礼、以诚、以情、不欺下瞒上，对外求支持协作，待内求团结向上，既敢于牵头，当好主角，又善于协作，当好配角。

特别要搞好领导成员之间的协调，当班子中意见不一致、甚至出现对立状况时，多做促进统一认识的工作，切忌火上浇油或拨弄是非；要搞好单位或部门之间的协商，当遇到发生“扯皮”的情况时，应全面了解情况，找有关人员进行协商，将意见汇集、归纳，呈报给领导，以利于主要领导作正确的决定，保证工作的正常运转。

其次在处置事务中出现一些超出预见、难以料理的事情时，要讲品质，在关键时刻，就应该代领导冲锋陷阵；要讲艺术，既讲原则，又讲灵活，不能一个面孔、一个腔调、一种方法；要讲精神，敢碰硬，否则协调苍白无力、处事优柔寡断，什么事也办不成。

　　三、坚持内外兼修，树立良好形象

总裁办公室主任除了提高综合素质、充分履行职能外，还应从外在形象和内在形象方面，加强自身修养，树立良好形象。

一要注重“外美”。

讲究行为美，做到行动合乎法纪、合乎道德、合乎人情，尊重别人，决不能高傲自大、粗暴蛮横，或者卑躬屈膝、阿谀奉承。

讲究语言美，做到讲话文明、简洁、有情感，切忌庸俗下流、粗声粗气、啰啰唆唆、官腔洋调。

讲究仪表美，做到衣着素雅整洁、佩戴适合时宜、姿态大方得体、神采气宇轩昂，不要穿奇装异服、油头滑面、庸俗土气、萎靡不振。

二要体现“内秀”。

对事业有春天般的热情，做到爱岗敬业，任劳任怨，尽心奉献。

对他人有大海一样的胸怀，做到容人胜己，不嫉贤妒能，助人为乐，甘为他人做嫁衣。

对名利像湖水那样平静，做到不为名所累、不为利所缚、不为欲所惑，经得住诱惑，守得住清贫，始终保持一颗平常心。

对自己像旁观者一样清醒，做到不断反省自我，扬长避短，取长补短，战胜自我。

总之，要当好总裁办公室主任，必须适应形势和任务的要求，内强素质，外树形象，出色地履行基本职能，以坚定的信念激励人，以高尚的人格感染人，以良好的作风凝聚人，以模范的行为带动人，把班带好，把人用活，把事办实，把家管好。

   少说话，多做事，帮领导排忧解难，得到上级领导的信任和支持，又不能得罪周围的同事。

总裁办公室主任职位说明书

职位名称

总裁办公室主任

执岗人

上岗时间

所属部门

总裁办公室

职位代码

直接上级

总裁

职等职级

管辖人数

人

管理部门

总裁办

下属岗位

名职能部门、人力资源、行政管理、企业文化、投资管理、文秘、财务

工作内容

总裁办公会议相关的企业管理及产生经营汇总呈报内容

直接责任：

1、负责组织编制本企业管理规划，经总办会审批后组织实施。

2、负责组织制定或会审本企业各项管理制度并牵头组织考核，制度的检查督促工作，总办日常管理工作。

3、经常深入各部门会同有关部门制定和修订专业管理、现代化管理和标准化管理等方面的标准，力争制定出的标准具有先进性、经济性和实用性。

4、年末对各专业管理、现代化管理、标准化管理等方面的计划落实情况进行一次全面检查总结申报现代化管理成果，表扬现代化管理技术推广应用好的部门。

5、深入调查研究、组织发动调研、攻关。

及时有效的帮助企业解决管理上的难题，提出开拓性、建设性的措施方案，供领导决策。

6、根据制度规定和总裁指示，安排总裁办公会及其他有关会议，并对会上决议进行及时传达、督促落实，并将落实情况及时反馈给总裁。

7、协调处理部门间的争议，如遇特殊事故上报总裁。

8、负责审核各部门的年度计划，并监督计划的落实情况。

9、负责公司的文秘、接待等相关的外事工作的协调。

10、负责本企业介绍信、公章和领导印章的保管、使用以及部门印章的执法、起用管理。

11、负责本企业的工商登记、年检、行政协调事务。

12、参加重大合同的谈判、起草、审核工作。

13、负责本企业劳动、人事、工资、员工培训、社会保险、员工激励、企业文化建设等工作。

14、组织编制和修订企业有关的管理标准和工作标准，经批准后组织实施。

15、根据公司发展需要组织人才规划、会同有关部门编制年度培训计划和继续教育计划。

16、在公司下达的劳动工资计划范围内，组织制定本企业各个时期的劳动工资计划。

17、建立健全劳动人事管理和职工管理教育有关台帐。

18、负责按公司总体方案制定企业组织机构设置以及定员定岗方案。

19、负责对各类专业技术职务、及时职务的考核、评审和聘任工作。

20、组织制定各类人员的岗位规范，建立健全岗位责任制，贯彻按劳分配原则，建立合理的分配制度，拟定职工奖惩条例和奖金考核办法。

22、劳动纪律的检查协调处理公司与开发区、政府、政协等有关部门的外事联系。

23、组织大型展览会、博览会、高交会的准备参加及策划。

领导责任：

1、对公司管理制度的执行情况负责。

2、对公司工作秩序的优良负责。

3、对公司各部门计划的执行情况的考核结果负责。

4、对公司人力资源工作（人力资源规划、招聘、配置、培训、考核、工资、激励、辞退离职、保险等）的优良负责。

5、对公司文秘工作负责。

6、对公司企业文化建设工作负责。

7、对公司行政管理和后勤保障的优良负责。

8、对全员的思想建设工作负责。

主要权利：

1、对各部门的工作秩序检查权。

2、对各部门工作计划执行情况的检查权。

3、对人才招聘的初选权。

4、对考核会的主持权和对全员考核的审核权。

5、对部门工作及员工的管理审定权。

6、对提职奖金的建议审核权。