体系文件编写规范(含表格)Word格式.docx
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文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方。
针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动，以免产生不一致。
4）
准确性：
文件描述应职责分明，语气肯定（避免使用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语）。
5.2
文件制定要求
5.2.1
第一页：
封面，主要包括：
公司最新版
LOGO；
文件信息，包括文件类别、名称、编号、版次等；
文件编制、审核及审批人员；
文件发布及实施生效日期。
5.2.2
第二页：
文件修订记录及发布范围。
5.2.3
第三页：
文件目录。
5.2.4
其他各页：
正文及附件，正文内容一般包括：
适用范围；
职责；
定义（需要时）；
5）
工作程序或内容；
6）
相关文件；
7）
表格使用指引；
8）
附件/附录（需要时）。
5.2.5
页眉，包括以下内容：
文件名称；
文件编号；
版次；
页码。
注：
封面页眉包括公司最新版
LOGO，不包括页码。
5.2.6
公司名称及文件类别。
5.3
正文内容制订说明
5.3.1
说明程序所控制的活动及控制目的。
5.3.2
范围用于明确该文件所适用的有关部门、人员、活动或产品。
如：
本程序适用于……。
5.3.3
规定负责实施该制度或与之相关的部门及岗位及其责任和权限。
5.3.4
给出文件中相关术语的定义。
5.3.5
工作程序或工作规范
通常，工作程序或内容一章包含但不限于以下内容：
流程图；
流程说明
A.
按活动的逻辑顺序写出开展该项活动的各个细节；
B.
规定应做的事情（What）；
C.
明确每一活动的实施者（Who）；
D.
规定活动的时间（When）；
E.
说明在何处实施（Where）；
F.
规定具体实施办法（How）；
G.
所采用的材料、设备、引用的文件等；
H.
如何进行控制；
I.
应保留的记录；
补充说明（需要时）
5.3.6
相关文件
相关文件可包含以下某一个或多个方面内容：
涉及的相关文件；
引用的作业指导书、操作规程及其他技术文件；
涉及的其他管理性文件。
5.3.7
表格使用指引
文件中规定所使用的表格，包括表格流向及存档部门。
5.3.8
附录/附件（需要时）
给出其他相关的附件。
5.4
文件类别及编码规则
体系文件编码统一由人事行政部文控专员分配。
规则及说明见表1，文件类型代码见表2，外来文件分类代号见表3。
表1
文件类别、编码规则及说明
内部文件
文件类别
编码规则
说明
手册
MKM-M
DXC：
公司代码（下同）；
M：
文件类别为质量手册。
MKM-I
I：
文件类别为内部控制体系手册。
程序
DXC-P-×
×
-**
P：
文件类别为程序文件；
：
对应文件代码；
**：
2位阿拉伯数字组成的流水号，从
01开始（需要时）。
企业标准
DXC-WZ-×
-***
WZ:
文件类别为治理层标准/制度；
***：
3位阿拉伯数字组成的流水号，从
001开始。
DXC-WM-xxx-***
WM：
文件类别为管理类企业标准/制度；
DXC-WT-×
WT：
文件类别为技术类企业标准/制度；
DXC-WS-×
WS：
文件类别为体系类企业标准/制度；
内控评价
DXC-RCM-×
RCM：
文件类别为风险矩阵的企业标准
/制度；
01开始。
表单
DXC-R-×
R：
文件类别为表单；
外来文件
所有外来文件
E-×
E：
文件类别为外来文件；
外来文件类别代号（具体见表3）；
表2
各文件类型代码表
代号
对应文件类型
C01
产品制造过程管理
M01
内部审核管理
S01
文件管理
C02
设计和开发管理
M02
纠正与预防管理
S02
人力资源管理
C03
销售合同管理
M03
管理评审管理
S03
采购管理
C04
顾客满意度测量管理
M04
数据分析管理
S04
生产计划与物料控制管理
M05
组织机构管理
S05
仓库管理
M06
企业文化管理
S06
检验管理
M07
内部信息沟通管理
S07
设备及工治具管理程序
S08
不合格品管理
S09
基础设施管理与工作环境管理程序
S10
财务管理
S11
固定资产与低值易耗品管理
S12
供应商开发和管理
表3
外来文件代号表
外来文件类别
01
质量体系标准、行业标准、国家标准、国外标准、国际标准等
02
国内或国外的行政性法律法规
03
客户提供的图纸和资料
04
设备随机资料
05
计量仪器随机资料
5.5
文件格式
5.5.1
页面设置
文件均采用
A4纸张，页边距设置要求如下：
上：
1.65cm；
下：
1.65cm
左：
1.5cm；
右：
1.0cm。
页眉页脚边界设置要求如下：
页眉距边界：
页脚距边界：
1.5cm。
5.5.2
正文
层级的划分：
文件的层次分为章、条、段。
其第一层为章，章下可设条，条下可再设条，依此类推，但不能超过六层。
章、条下可视情况设段，段无编号。
层次编号如本规范。
层级编号要求;
前三级编号采用阿拉伯数字多级项目编号形式，第四级采用数字带半括号形式，第五级至第六级编号采用英文字母编号；
第一级编号位于一行的第一格，次一级的编号应比上一级的编号多缩进一个字符；
正文与编号之间相隔两个空格；
层级编号所在行的下一行正文的开始应与层级编号所在行正文的第一个字符对齐；
无编号的段落与其上一层级的文字对齐。
项目编号形式：
1…………………………………………………………第一级编号
1.1………………………………………………………第二级编号
1.1.1…………………………………………………第三级编号
1）……………………………………………………第四级编号
A…………………………………………………第五级编号
a…………………………………………………第六级编号
字体
正文内各要素对字体的要求如下：
所有数字和英文字符：
TimeNewRoman，小四号。
标题：
宋体，小四号加粗。
其他中文内容：
宋体，小四号（文中表格内可用五号）。
段落行距
正文内各要素段落文字行距：
22磅；
符号
文件中引用其他文件或表单，须加上《⋯⋯》符号；
中文内容的标点符号为半角状态下中文标点符号：
“”‘’：
；
，。
？
、……《》——等；
英文内容的标点符号为半角状态下英文标点符号:
””’’:
;
.?
\…<
>
等。
5.5.3
页眉
文件各页页眉格式设置如下：
文件名称：
黑体小二号；
文件编号/版本/页码：
中文：
宋体小四号，英文：
TimeNewRoman小四。
5.5.4
页脚
文件各页页脚字体：
黑体，小四号，居中对齐，如“广州懿橙创想有限公司企业标准”。
5.6
文件版次
5.6.1
公司制订的文件均需标识版次，文件版次由版本与修订号组成，即“版本/修订号”，“版本”号由字母A开始编号，“修订号”由拉伯数字0开始编号，新生成的文件版次均为A/0。
5.6.2
文件修订内容未超过50%的条款或内容时，文件版本号不变，修订号升1，例如：
原文件版次：
A/0，较小修订一次后，版次号升级为：
A/1。
5.6.3
文件修订内容单次达到50%或修订超过9次时，文件版本号升1，修订次数号归零，例如：
A/9→B/0。
5.6.4
外来文件的版次号用发文单位的版本或发布年月进行识别。
5.7
表格/模板制订要求
5.7.1
表单中除必需包括公司标识和名称、表题、表单编号、版次、记录顺序号等，其他内容由制订部门根据需要设置。
5.7.2
表单的幅面推荐使用A3、A4、A5规格，字体推荐使用小四号或五号宋体。
5.7.3
表单的边框采用1.5磅的粗实线。
5.7.4
表单的主内容、注释、签名、日期等，一律纳入记录表框内，不得溢出表框。
5.7.5
允许电子表格在表框外做文字说明，但打印时必须去除这些说明。
5.7.6
财务、行政、数据统计中使用的表单不强制实行以上要求，但建议实行。
5.7.7
表格的格式模板，人事行政部统一将新模板全员发布。
6
补充说明
本规范从2015年4月11日起执行，2015年4月11日之前所有手册、程序、企业标准/制度、表格和模板等文件逐步进行修订，修订时如除模板以外的内容不变，则版本号不变。
原有受控表单由各部门整理后人事行政部进行统一受控，不再另行提交申请受控发布。
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