Unit 3秘书英语.docx
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Unit3秘书英语
Unit3Howdoesasecretarymanagehis/heroffice
本单元教学要求：
1.了解办公环境优化的基本原则
2.了解整理办公环境的基本方法
3.熟悉记录管理的基本概念和原则
Section1BringingOrdertotheOffice
一、背景知识
在工作中，我们大多数人都会不知不觉地“收集”很多东西，比如在工作中收到的公文、邮件、报告、书籍、报刊、杂志、文具等等。
无论公司大小，办公室宽窄，这种“收集”最终都会使我们的工作空间充满杂物，连我们的电脑硬盘也会由于这种习惯而被大量无关紧要的文件慢慢充满。
其实，我们只能利用这些东西当中很少的部分，却因为总量太多而不得不在需要的时候费力寻找。
我们要养成清理杂物的习惯，从而提高日常工作和生活的效率。
我们要有意识地摆脱杂物对我们工作的控制，体会“当你买一件新品时，把两件旧品送人。
”这句格言中的道理，创建一个井井有条的办公环境。
二、课前提问：
1.Whatdoyouthinkanofficelookslike?
2.Whatshouldbethereinanoffice?
3.Doyouliketocollectthings,i.e.books,magazines,toys,gifts?
Wheredoyouputthem?
4.Doyouliketodownloadmovies,mp3,pictures,flashes?
Howdoyouhandlethem?
5.Whatwillyoudotomanagedocuments,emails,reports,stationariesandthelikeifyouworkinanoffice?
6.Whatdoyoudowhenyoudon’thaveenoughspacetostoreyourcollections,eitherathome,inthedormoronyourcomputer’sharddiskorintheoffice?
三、语言学习
1.ruleofthumb老经验，小窍门。
字面意思是能凭经验扳着手指数算出来的基本规则。
例如：
Asageneralruleofthumb,childrenthisageshouldnotspendmorethanonehouronhomework.根据一般经验，这个年龄的孩子做作业的时间不应该超过一个小时。
2.givesomethingaway送掉。
这个短语动词用法很灵活，在这里指把自己不需要或不想要的东西无偿送给别人，比如IgavemostofmybooksawaywhenIleftcollege.我离开大学时把大部分书籍送人了。
3.cutback,cutdown削减、减少数量、规模cutout删节、去除、停止。
这些短语动词是英语中最灵活的成分之一，在此可以通过上下文的意思理解。
例如cutbackstaff裁员，cutdowncost降低成本，cutoutcancerouscells切除癌细胞，等等。
短语动词的用法需要平时注意积累。
4.not-for-profit非赢利的。
这是美国英语的典型用法，相当于英国英语的non-profit，或者non-profitmaking。
一个非赢利机构或组织把它挣的钱用来帮助别人而不是为了赚更多的钱。
四、参考答案
Section1BringingOrdertotheOffice
III.Furtherexercises
1.Restudythedialogueandbrieflyanswerthequestionsaboutit.
1）Whatisthemottowetalkedaboutagainandagain?
Themottois“whenyoubuysomethingnew,giveawaytwo.”
2）Whyshallwetrytoeliminatestuffathome?
Becausethevastmajorityofussimplyhavetoomuchstuff,andmuchofourstuffisdrowningusandblockingoutlightandair.
3）Whatcouldbeoneofthedifferencesbetweentheofficetodayandtheofficeinthepast?
Inthepastwemighthavemuchlessstuffintheoffice.
4）Whatshallwedotoourfilesinordertobringordertotheoffice?
Forexample,whenweprintoutane-mail,deletethee-mailalongwithanothere-mail.
5）Whatshallwedotobiggerstufflikefurnitureandcomputers?
Wecangiveawayoldcomputerstonewcompaniesintheareaortoyourlocalschools.
6）Whatisthebenefitoffollowingthemottointheoffice?
Thebenefitisthatwewillnevergetintothehoardingmentalityandwilltakecontrolofourstuff.
2.Completethefollowingdialogue.
A:
Hi,areyoutheonewhocanhelpmeorganizingmyoffice?
B:
Yes,ma’am.WhatcanIdoforyou?
A:
MayIknowwhatistheruleofthumb（老经验，小窍门）forknowingwhentogiveaway（放弃，送给别人）whatIamnotusing?
B:
WhatIcansayisthatthetimeofnowisalwaysagoodtimetothinkaboutwhetheryourstuffisrulingyourlife（支配你的生活）oratleasttakingup（占据）toomuchspace.
A:
WhatshallIdothen?
B:
Let’sstartfromourhousestuff.Whenyoubuyanewsweater（毛衣）orapairofshoes,youshouldtakeoutatleasttwoofsomethingforeachnewitem（一件东西）,maybeashirt,apotorpan,oranoldjacket（夹克）.
A:
Hey,areyoutryingtopromotecharity（慈善事业）?
B:
Notatall（一点也不是）.Onlybydoingthiswillyoutakecontrolofyourstuffinsteadofyourstuffcontrollingyou.
3.TranslatethefollowingdialogueintoEnglish.
B:
看看我们把多少东西搬到办公室和家里来，再比比有多少东西搬出去。
B:
Justlookattheamountofstuffwebringintoourofficesandhomesandcomparethattohowmuchgoesout.
A:
请你多谈谈这方面好吗？
A:
Couldyoutellmemoreaboutthis?
B:
你还记得老电影里的情景吗——即将退休的一位员工在公司工作了25年之后，只把一纸箱的东西搬回家？
今天要搬回家的可是一整货车！
B:
Remembertheoldmoviescene—aretiringworkertakeshomeasinglecardboardboxofstuffafter25yearsofworkingintheoffice?
Todayittakesamovingvan!
A:
可不是嘛！
我的档案柜总是塞得满满的，每次我要找一份文件都会把指甲折断。
A:
Yousaidit.Myfilingcabinetisstuffedsofull,IbreakanaileverytimeItrytofindafile.
4.TranslatethefollowingdialogueintoChinese.
B:
Peopleprintoute-mailsyetstillkeepthemintheircomputers.Whenyouprintoutane-mail,deletethee-mailalongwithanothere-mail.Whenyoufilesomethingintoyourfilingcabinet,purgetwofiles.Whenmailentersyouroffice,eliminateasmuchaspossible.
B:
人们把电子邮件打印出来，却仍然把邮件留在电脑上。
当你把一封电邮打印出来后，把它连同其他一封邮件一起删除。
当你把一份文件放入档案柜时，清除掉两份文件。
当办公室收到邮件时，尽可能清理掉现有邮件。
A:
Whataboutthebiggerstufflikefurnitureandcomputers?
A:
那么对大的东西，比如家具和电脑怎么处理呢？
B:
Followingthesameprinciple,youcangiveawayoldcomputerstonewcompaniesintheareaortolocalschools.Oldchairsordeskswouldbemuchappreciatedbysomenot-for-profitoffices.
B:
根据同一原则，你可以把旧电脑送给当地的新公司或学校。
把旧桌椅送给一些非赢利机构的办公室，他们将非常感谢。
五、课文译文
秘书怎样高效管理办公室
A:
我的东西太多了！
有什么经验让我知道什么时候该把不用的东西送给别人？
B:
送你一条格言：
“当你买一件新品时，把两件旧品送人。
”现在总是最佳时间考虑你积攒的东西是不是在影响支配着你的生活，至少要考虑到这些东西在占用太多的空间。
A:
您从哪里得到这条格言的？
B:
当我开始帮助人们整理他们的家当，我就开始了，而且一直在和大家这样做：
对我们的东西进行筛选、压缩、处理掉。
A:
您为什么这样说？
B:
因为我们当中绝大多数人的东西实在太多了，而且大部分东西正在把我们淹没，遮天蔽日，让我们透不过气来。
A:
人们在家里应该怎样做呢？
B:
我鼓励人们牢记我这句格言，当他们买一件新的毛衣或者一双新鞋的时候，为了添一件新东西，应该把至少两件已有的东西送出去——也许是一件衬衫，一个煮锅或者平底锅，那件旧毛衣，买新鞋换下来的旧鞋，或者一件旧夹克衫。
A:
嘿，你是不是想通过送出比拿进来更多的东西来倡导支持慈善事业呢？
B:
一点也不是。
处理杂物是而且应该成为你的日常事务。
只看看我们把多少东西搬到办公室和家里来，再比比有多少东西搬出去吧。
A:
那么，请你多谈谈这方面的事好吗？
B:
你还记得老电影里的情景吗——即将退休的一位员工在公司工作了25年之后，只把一纸箱的东西搬回家？
这个情景在今天这样一个满天满地杂物的时代已经显得可笑了，因为今天要搬回家的可是一整货车！
A:
真的吗？
B:
对呀，你看，我们的抽屉只能盛下一定数量的袜子、长筒袜和毛衣，而我们的档案柜总是塞得满满的，害得我们每次要找一份文件都会把指甲折断。
当抽屉已经被东西胀满时，就是我们必须清理东西的信号。
A:
确实如此。
那么，我们在工作场合怎样实施你那句格言呢？
B:
好的，在办公室环境下，我的格言意味着当你把一件什么新东西带进办公室时，你要尽量清理掉其他两件旧的东西。
A:
能否请您具体讲讲？
B:
当然。
你知道人们通常把电子邮件打印出来后仍然会把它们留在电脑里。
所以，当你打印出一封电邮后，把这封电邮连同其他一封邮件一起删除。
当你把一份文件放入档案柜时，清除掉两份文件。
当办公室收到邮件时，尽可能清理掉现有邮件。
A:
那么对大的东西，比如家具和电脑怎么处理呢？
B:
根据同一原则，你可以把旧电脑送给当地的新公司或学校。
把旧桌椅送给一些非赢利机构的办公室，他们将非常感谢。
A:
好，我明白了。
你的想法令我信服，要说服我的同事也照此行事恐怕要花一些力气。
B:
你可以说，这是让办公室井井有条的第一步，你不会再被收集杂物的心理拖累。
你要能够掌控你的物品，而不是它们来掌控你。
六、课文录音全文
A:
Ihavesomuchstuff!
WhatistheruleofthumbforknowingwhentogiveawaywhatIamnotusing?
B:
Here'smymottoforyou:
"Whenyoubuysomethingnew,giveawaytwo."Nowisalwaysagoodtimetoconsiderwhetheryouraccumulationofgoodsisrulingyourlife―oratleasttakinguptoomuchspace.
A:
Howdidyougetsuchamotto?
B:
WhenIbeganhelpingpeopleorganizetheirstuffathome,Iwas,andstillam,constantlysharingtheneedforallofustocutback,cutout,andcutdown.
A:
Whydoyousaythat?
B:
Becausethevastmajorityofussimplyhavetoomuchstuff,andmuchofourstuffisdrowningusandblockingoutlightandair.
A:
Whatshallpeopledoathomethen?
B:
Iliketoencouragepeopletokeepmymottointheirmind.Whentheybuyanewsweaterorapairofshoes,giveawayatleasttwoofsomethingforeachnewitem―maybeashirt,apotorpan,thatoldsweater,thepairofshoesyou'rereplacing,orperhapsanoldjacket.
A:
Hey,bygivingawaymorethanyoutakein,areyousimplytryingtopromotecharity?
B:
Notatall.Yourgivinghabitsare―andshouldremain―yourownbusiness.Justlookattheamountofstuffwebringintoourofficesandhomesandcomparethattohowmuchgoesout.
A:
Well,couldyoutellmemoreaboutthat?
B:
Remembertheoldmoviescene—aretiringworkertakeshomeasinglecardboardboxofstuffafter25yearsofworkingintheoffice?
Thisissimplyhumorousintoday'sclutteredworld.Nowittakesamovingvan!
A:
Really?
B:
Well,yousee,ourdrawerscanonlyholdacertainnumberofsocksorstockingsorsweaters.Ourfilingcabinetsarestuffedsofull,webreakanaileverytimewetrytofindafile.Whenthedrawerisbulging,that'sthesignwemusteliminate.
A:
That’strue.Then,whatshallwedoatworktoapplyyourmotto?
B:
OK.Intheofficeenvironment,mymottotranslatesintowhenyoubringsomethingnewintotheoffice,trytoeliminatetwoofsomethingelse.
A:
Couldyoubemorespecific?
B:
Sure.Youknowthatpeopleprintingoute-mailsyetstillkeepingthemintheircomputers.Whenyouprintoutane-mail,deletethee-mailalongwithanothere-mail.Whenyoufilesomethingintoyourfilingcabinet,purgetwofiles.Whenmailentersyouroffice,eliminateasmuchaspossible.
A:
Whataboutthebiggerstufflikefurnitureandcomputers?
B:
Followingthesameprinciple,youcangiveawayoldcomputerstonewcompaniesintheareaortoyourlocalschools.Oldchairsordeskswouldbemuchappreciatedbysomenot-for-profitoffices.Yougettheidea?
A:
Yes,Igetit.Yourideaisconvincingenoughforme,butI’mafraiditwilltakesomeefforttopersuademycolleaguestodothesame.
B:
Youcansaythisisthefirststeptobringordertoyouroffice.Youwillnevergetintothehoardingmentality.Insteadofyourstuffcontrollingyou,youwilltakecontrolofyourstuff.
Section2KeepingYourOfficeGreen
一、背景知识
现代办公环境的两个显著特点是纸张的普遍使用和办公设备的日新月异，然而这两个特点在环境保护方面带来的副作用往往为人忽略。
Xerox施乐公司是世界上第一家光电复印机的制造商，多年来致力于办公设备的创新，也开始注意环保问题。
在一年一度的“地球日”到来之际，该公司倡导办公人员从身边的点滴细节做起，为保护环境做出贡献。
文中提到的七个建议切实可行，能够帮助人们认识和消除办公环境中司空见惯的误区，对秘书从自身角色入手创建一个绿色的办公环境大有裨益。
二、课前提问：
1.Whatcouldbethemostcommonwaytoexchangeinformationinanofficeenvironment?
2.Whatarethemajorformatsofpaperworkinthedailyofficecommunication?
3.Howcouldweuselesspaper?
Listdownyoursolutions.
4.Doyouknowsomethingaboutmulti-purposeequipment?
Namesomeofthem.
5.Doyouliketouseabrandnewmachineorsomethingwithsecond-handpartsinside?
三、语言学习
1.Itcouldtake10timesmoreenergytomanufactureapieceofpaperthantocreateanotherprintorcopy.生产一张纸可能比打印一页文件多消耗十倍的能源。
这句话的基本结构是ittake（howmuch）time/money/resourcestodosomething，然后在其基础上增加了情态动词could，意为这是一个估计的数据，并有一个morethan结构与两个大致对称的动词不定式相对应。
建议模仿此句练习造句。
2.multiplelives不止一次的使用寿命。
这里life指一台机器或一个零部件的使用寿命。
例如Carefulusecanextendthelifeofyou
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