eHR人力资源考勤管理系统功能使用说明.docx
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eHR人力资源考勤管理系统功能使用说明
For：
制造企业工厂
EHR人力资源考勤管理系统
使用手册
深圳市全易通科技有限公司
EHR人力资源考勤系统功能简介
人员信息管理
岗位、职级、员工类别等基本数据定义；
部门架构管理、员工档案管理；
试用期管理、人事变动管理、离职管理；
黑名单管理、提醒预警（转正、身份证到期、生日等）；
工牌模板制作、批量自动打印；
员工花名册、流失率分析、人事变动分析；
统计分析报表；
考勤假期管理
班次、假期类型、请假类型、平时加班、周休、法定假日等基础数据管理；
特殊人员考勤属性定义；
排班管理（自动识别和精准排班）；
年假、调休假管理；
出差管理、签卡管理、加班管控；
自定义考勤项目及算法；
异常提醒（旷工、缺卡、迟到等）；
考勤锁定管理；
考勤日报表、周报表、月报表，异常报表；
部门工时汇总表等；
工资管理
接受人事资料；权限设置功能；工资项目、计算公式设置、报表自定义；报表输出、工资条模板；数据导出导入功能；
奖惩管理
奖惩规则定义；
奖惩记录；
报表查询；
合同管理
合同类别定义（劳动合同等）；
合同签订记录；
合同到期提醒；
验厂管理
验厂规则定义；
系统结合验厂规则将A账不符合要求的数据自动处理后过滤到B账；
按指定规则生成B账数据；
宿舍管理
安排员工住宿
权限管理
权限管理；
日志管理；
系统参数设置；
第一章：
人事信息管理
人事管理中，最需要掌握的是新员工的入职和员工的离职，其他的都是附属的模块。
基本模块是部门设置、人事档案和人事变动/离职三个。
一、部门设置
在设置部门前，要先定义好各级部门编码的长度，按“编码”可以设置各级部门编号的长度，设置后，不要在更改。
定义好编号长度后，就可以设置部门。
如下图：
如果要在某部门下增加子部门，则选中该部门，再按“新增”，最多可以有五级子部门。
如一级部门编号为01，则其子部门编号为0101、0102等，前2位必须为01。
增加后部门编号不可以修改。
代码：
表示该部门人员的员工编号的开始字符，例如行政部的员工编号代码为“AA”，则该部门的员工编号类似如：
AA0001、AA0002等，代码“AA”后的编号长度的以“人事设置\员工编号”中的“编号长度”为准（当在“人事设置\员工编号”中，需要选择“自动增加”，并设置编号长度），如不需要则“代码”可以不用。
二、人事设置
预先定义好职务、职称、文化程度、员工类型，以及员工编号的编码方式，定义后在“人事档案”中就可以选择，而不用输入。
对于职务，可以从txt文件中导入，文件中每行是一个职务；也可以将职务导出到txt文件中。
员工编号：
如果选择了自动增加，则在“人事档案”中新增人员时，员工编号会自动出现，编号的长度为此处设置的编号长度。
如果在“部门设置\代码”中定义了部门中人员编号的前缀，则员工编号会自动加上前缀。
例如部门种员工编号代码为“A”，员工编号的长度为5，则员工编号类似如A00001、A00002等。
三、人事档案（待批准）
如果录入的新员工资料，还不能作为正式的员工，则可以在“人事档案（待批准）”中输入，经过批准后，才能成为正式员工，成为正式员工后，在“人事档案”中才能显示。
此模块可以不用。
四、人事档案
可排序
人事档案是人事管理的核心，在此可以新增、修改和删除员工资料。
如下图：
可拉动
工具栏说明：
搜索栏：
输入工号、姓名或者卡号，会在选择的部门中查询该人员。
删除：
删除人员资料，一旦删除，则该人员的所有资料都将被删除，所以删除时要小心！
变动：
如离职、部门变动等，也可以在“人事变动/离职”中登记；
发卡：
将选择的人员的卡号注册到考勤机中，注册后方可刷卡；
退卡：
将选择的人员的卡号从考勤机中注销，离职或者换卡，需要注销原来的卡；
发卡和退卡也可以在“考勤管理\考勤机管理”中的发卡、退卡中操作。
设置\分析类：
系统预留了9个项目（E1~E9），用户可以自己一定义这9个项目的名称，如下图：
图中，E1、E2、E5都定义了名称，定义后要启用方可有效，同时在“分析码”中可以定义各个项目的内容，如国籍有中国、美国等。
定义后的项目与姓名等具有相同的作用，在新增人事档案时定义的项目就可以显示出来（E5和E9请不要使用，已经被系统占用），如下图中的“分析码”：
设置\自定义项目设置：
可以自己增加项目，增加的项目在人事档案资料中的“自定义项目”中可以显示出来，如下图：
设置\不显示项目：
图中存在的项目，在“人事档案”的列表中将不显示出来，如下图：
增加人员资料时，IC卡卡号或指纹或人脸工号时，应该需要输入，且是唯一的，如果不在新增时输入卡号，则当员工资料输入完成或者导入完成后，在“卡号自动读取”中，登记员工的卡号。
如果使用指纹机或者门禁机，则还需要在“指纹号/门禁卡号”中输入指纹号或者门禁卡号。
如果要改变IC卡卡号或指纹或人脸工号，则在改前，需要将所有考勤机中的打卡数据采集出来！
人员资料如下图：
输入身份证后，出生日期和性别会自动显示，有颜色的项目，一般都要输入。
如果要在人事档案中保留人员的像片，则需要指定像片的文件名称。
像片保存到数据库：
将像片文件保存到数据库中，在列表中像片的显示如下图：
要选择“显示像片”，并且选择某人，其像片才可以显示出来，像片可以作为打印工卡使用。
在人事档案中人员列表的弹出菜单中，可以查询健康证期限和合同期限，也可以更改员工编号。
五、人事变动/离职登记
在“人事变动/离职”中登记离职人员。
在“人事变动/离职”的工具栏中的“类型”中，可以定义变动的类型，如自离、开除等，可以定义离职是否计算当月的工资属性，离职类型定义如下图：
上图中左图中的“辞工”，表示要计算离职当月的工资；右图中的“自离”，表示不计算离职当月的工资。
名称是可以自己定义的。
离职登记如下图：
以前月份计算工资：
表示离职月份以前月份的工资是否需要计算（发放），如果不计算，则在工资统计的时候，以前月份的工资也不会计算。
例如12-05日离职，12-15计算11月份的工资，则在计算11月份的工资的时候，是不会统计该人11月份（或者以前月份）的工资的。
在“人事变动/离职”的弹出菜单中，也可以定义是否计算以前月份工资。
批准后取消住宿：
在“宿舍管理”中，如该人员有住宿，则会自动将该做人员退宿处理。
离职登记后，要批准后方生效，批准后在“离职人员”中可以查看所有的离职人员，在离职人员中双击，可以查看人员资料明细。
批准后，离职人员在“人事档案”中不再显示，在批准前，应该先要进行“数据采集”和“退卡”，因为批准后，系统会自动更改该人员的IC卡卡号。
弹出菜单“设置为退卡人员”：
将离职人员选择后，在退卡时可以一次性退卡，不用单个退。
六、离职人员
离职后的人员，在离职人员中可以查看，在人事档案中将不在显示。
一般不要将离职人员删除，如果删除，则所有资料都将被删除。
存档：
存档后，该工号可以再使用，只保留人员的基本资料；
入职：
将离职人员返回到人事档案中，要注意卡号的更正；
黑名单：
可以将该人员加入到黑名单，再入职时，姓名或者身份证相同，就会有提示。
七、合同管理
管理人员的合同，合同内容如下：
在人事档案中，也保存有合同期限，在此增加或者更改后，会直接更改人事档案中的合同期限。
当登录系统时，如果合同到期，可以自动提示，是否提示见主界面的菜单“系统\系统设置\其他设置”。
八、人事查询/证卡输出
可以根据定义的查询条件，查询在职或者离职人员的资料。
选择好条件项和操作符，并输入了该项目的值后，要按“条件与”，将条件加入到条件表中（可以有多个条件），在按“查询”即可查询出满足条件的人员。
例如下图：
系统也可以根据人员资料和像片文件，制作员工的工卡（先要查询出人员），说明如下：
1、证卡资料来源
证卡资料取自人事档案中的人员的相关项目：
员工编号、姓名、部门、职务、到职日期、像片文件等几个项目，如果打印证卡时需要同时打印像片，则需要将人事档案中的“像片文件”项目中选择各个人员对应的像片文件（用数码相机照相之后都会生成一个文件）。
人事档案中的像片文件应该保存到数据库中，以便于其他用户可以浏览到员工的像片。
2、证卡设置
按“证卡设置”就可以设置证卡的格式等。
如下图：
Log文件名：
指包含有公司信息的图片文件；
Log高度：
指Log图片的高度
设置后按[确定]即可保存。
3、证卡打印
在“人事查询/证卡输出”中，查询出相关的人员后，在“证卡打印”中选择“水平打印”或者“垂直打印”后即可显示证卡的效果。
打印前需要安装好打印机，否则不能预览，同时要注意打印的方向是横向还是纵向。
水平打卡格式如下图：
特别说明：
（1）证卡打印时，水平打印每页（A4）可打印10人，垂直打印每页可打印9人。
（2）打印时，如果打印的页数超过1页，则不会显示打印的效果，而是直接打印，只有当打印的证卡是1页纸的时候，才会显示实际的输出效果。
（3）打印档案表：
当打印全部人员时，也不会显示打印效果，而是直接打印。
十、奖罚登记
登记对员工的奖励和处罚，奖励和处罚的金额可以直接从工资中扣除（见“薪资管理\公式项目设置”），奖罚登记如下图：
附件文件：
指该奖励或者处罚的文件，在奖罚登记的弹出菜单中，可以打开该文件的一个拷贝。
要在主界面的菜单“系统\系统设置\执行文件”中设置好相关文件的执行文件的文件路径，才可以打开文件。
十一、押金管理
管理员工的押金，一笔押金可以分多次退还，押金管理是一个独立模块，与其他模块没有关联。
押金登记如下图：
查询：
可根据余额的情况查询；
退还：
对该笔押金退款；
明细：
查看退还的明细；
十二、查询报表
根据人事档案的资料，对人员的相关数据进行统计查询，包括：
1、工龄查询：
查询人员的工龄年数和月数
2、生日查询：
查询某月份生日的人员
3、年龄统计：
统计各个部门在各个年龄段的人员数量
4、人员分析_月份：
统计某月份中的各个日期人员的变化
5、人员分析_年度：
统计某年度中的各个月份人员的变化
十三、分析报表
对人员资料进行统计，可以显示图表，包括：
1、文化程度：
显示各个部门各个文化程度的人数
2、职务：
显示各个部门各个职务的人数
3、职称：
显示各个部门各个职称的人数
4、分析类：
显示各个部门中，各个分析来的人数，包括分析类、自定义名称、自定义项目
5、图表分析：
图表直接显示相关的数据
6、部门人数统计：
统计各个部门的人数
7、人员变动分析：
统计各个部门某月份人员的变化情况，如月初人数、离职人数、月末人数等
8、人员变动分析_日期：
统计各个部门在某段日期范围内人员的变化情况
下图是公司文化程度的分析图：
如果要打印：
第一：
拷贝到剪贴板
第二：
在Windows的画图中粘贴出来，保存为bmp文件
第三：
可在Word、Excel等中调用该图片文件
十四、其他模块
人事管理的一些附属的模块，可以不用，主要包括：
1、管理制度文档：
记录一些公司的相关规章制度的文件，如考勤制度、薪资制度等
2、暂住证管理：
管理人员的暂住证，包括有效期限等
3、银行帐号：
查看和输入员工的银行帐号，也可以在人事档案中输入
4、养老保险卡：
查看和输入员工的养老保险卡，也可以在人事档案中输入
5、职位计划：
对公司各个部门的各个岗位人员的需求计划
（1）定义部门所需岗位
（2）定义所需岗位的人数
（3）查看计划人数和实际在职人数的差异
第二章考勤管理
考勤管理是系统的核心部分，目的是得到人员出勤的明细数据，当有了出勤数据后，薪资就可以根据出勤数据计算出来。
考勤的核心部分是考勤设置，系统的考勤设置十分灵活，要根据不同的需要，进行相应的设置，只要设置合理，考勤的工作就会变得很简单，日常的工作只需要做请假登记、加班申请登记（如果需要申请）、补卡等。
一、考勤设置
考勤设置是考勤管理最基本、也是最重要的部分，考勤设置完成后，其他的都是一些简单的操作。
1、出勤制度设置
时间设置：
定义迟到、早退、旷工的分钟。
计算期间：
按自然月份计算和按指定得日期范围计算，这个选项会影响出勤月报表以及工资的计算，所以不要随意更改设置，绝大多数是用“按自然月份计算”。
出勤设置：
一般按默认即可，详细请查看“?
”。
自动识别班别有效分钟：
用于根据刷卡识别出勤班别，详细见“?
”。
加班申请刷卡范围：
对于加班申请的开始时间和结束时间，可以提前和延后刷卡的分钟。
周末和节假日出勤需要排班/加班申请：
如果选择，指“节假日设置”中的休息日如果出勤算加班，则必须在“人员出勤排班”中排班，或者在“加班申请登记”中登记，否则刷卡不记加班。
周末和节假日加班申请优先：
如果休息日排了班，又写了加班申请，则以申请为准。
周六加班需要加班申请：
若选择，则周六的加班需要加班申请，或者排班。
周六加班按平时加班计：
若选择，则周六的加班记为平时加班，而不是周末加班，一般不选。
连班加班：
指“出勤班别设置”中的“连班”设置为连班出勤的情况。
不记迟到，不补加班时间：
指如果不在连班规定的时间内返回，则不记迟到，也不补加班。
记迟到，不补加班时间：
指如果不在连班规定的时间内返回，则记迟到，但不补加班。
记迟到，补加班时间：
指如果不在连班规定的时间内返回，记迟到，同时补加班。
加班标准：
计算加班小时的最小单位，一般为30分钟
计时标准：
计算正班工时的最小单位，默认为5分钟
连续打卡无效的分钟数：
在该分钟范围内重复刷卡，只算第一次有效
请假是否扣出勤天数：
默认是选择。
当请假不够0.5天时，是否要扣除出勤天数，例如08:
00-12:
00出勤，出勤天数为0.5天，如果请假08:
00-10:
00，则出勤天数为0.25天，如果不选则出勤天数还是为0.5天。
迟到早退是否扣除出勤天数和正班工时：
默认为不选。
如果选择，则如果迟到，将会扣除相应的出勤天数和正班工时。
一般不选择。
超时加班设置：
可以设置超时加班可以有而外的补助，在出勤日报表中可以查看超时加班小时，如果不需要，可以不设置。
超时加班的补助可在“薪资管理\公式项目设置”中定义。
加班申请的超时加班：
如果加班申请的加班结束时间，超过设置的“超时加班开始时间”，并且加班小时大于规定的加班小时，则超出部分作为超时加班小时。
假如设置的“超时加班开始时间”为22:
00，规定的加班小时为4，对于加班申请18:
00-23:
00，其加班结束时间23:
00>22:
00，并且加班小时为5小时，所以其超时加班小时为1H。
（正班时，各个班别可以设置超时加班的条件）
超时加班是否扣除相应的加班小时：
以上为例，如果不选，则加班小时为5H，超时加班小时为1H，如果选择，则加班小时为4H，超时加班为1H。
加班班别是否记录旷工：
指末班为加班的班别，如果没有加班，则记录旷工，旷工天数=（加班结束时间-加班开始时间）/每日应出勤小时
加班班别是否记录迟到：
指末班为加班的班别，是否要记录迟到。
加班班别是否记录早退：
指末班为加班的班别，是否要记录早退。
直落加班是否记录早退：
指直落加班班别，是否记录早退，如果直落的加班结束时间没有设置，则不记早退。
例如直落加班为01:
00-05:
00，直落加班时间为05:
00-08:
00，则如果在08:
00之前下班，则会记录早退，如果没有设置加班的结束时间，则05:
00之后都可以下班，不记早退。
加班申请记录迟到：
指加班申请是否要记录迟到
加班申请记录早退：
指加班申请是否要记录早退
加班申请记录旷工：
指加班申请是否要记录旷工，旷工的时间为加班申请的时间
加班申请夜班补贴：
夜班补贴A类型：
如果加班的结束时间大于设置的时间，则记录夜班A类型1次
夜班补贴B类型：
如果加班的结束时间大于设置的时间，则记录夜班B类型1次，有B则无A
（正班时，各个班别可以设置夜班补贴的条件）
加班设置（ForB）：
用于计算B帐工资，并且要求B帐的实发工资等于A帐的实发工资时使用，对A帐没有影响。
说明：
出勤制度设置中，每个项目都有其意义，一般设置好后不需要再更改，如果需要更改，请要明白其意义后再更改。
更改后，会直接影响出勤日报表的数据，在出勤日报表中可以查看到更改后的效果。
2、出勤班别设置
设置好各个出勤班别的上下班时间，只要上下班时间不同，就需要设置为不同的班别。
最基本的是刷卡次数、上下班时间、刷卡范围，其他的都是一些可选项，根据实际需要设置。
末班为加班：
表示最后一个时间段的出勤为加班，如上图中的18:
00-21:
00，如果末班加班需要申请，则不能选择此项，加班就要在“加班申请登记”中登记。
末班为加班的最后一次刷卡时间是动态的，上图中虽然设置的是21:
00，实际是在21:
00之前加班结束也是有效的，在21:
00之后的300分钟内的加班刷卡也是有效的。
末班为加班的班别（18:
00-21:
00），如果加班时间的计算按“实际的打卡时间”计算，则按实际的结束时间计算加班；加班时间的计算按“班别设置的时间”计算，如没有申请，则加班最多只能到21:
00，超过部分不记，如果选择了“超过加班拿时间的需要加班申请”，并有加班申请，则超过部分也记为加班。
直落加班：
表示最后下班时间不打卡，而继续上班直到加班结束，如下图：
正常是17:
30下班，如果有直落加班，则17:
30之后的时间作为加班，17:
30的卡不需要刷卡，只需在加班结束时刷卡即可。
如果直落加班的“加班结束”时间不设置，则加班没有时间限制，如果设置了结束时间，则最多只能加班到该时间，超过的不记加班。
下班也可在结束时间之前刷卡。
对于直落加班，最后一次的延后刷卡分钟数应该尽量大一些。
超过加班时间的需要加班申请：
指超过加班结束时间的超出部分，如果有加班申请，则超出部分也记为加班。
例如直落加班的结束时间为20:
30，则超过20:
30之后的，如果有加班申请，则也记为加班。
无加班申请不记加班小时：
对于末班为加班的班别有效，如果选择，则末班的加班一定有有申请才为有效加班。
当打卡6次自动识别班别时，前4次卡匹配时为有效识别：
表示只要前面4次卡符合上下班时间，当日的出勤班别就判断为该班别。
如果6次卡班别的末班加班不用必须加班时，应该选择此项。
第一班从xx:
xx开始记加班：
用于类似于07:
30-12:
00的上班，上午的总工时为4.5H，其中0.5H为加班，可以这样设置：
第一班从11:
30开始记加班。
第二班从xx:
xx开始记加班，类似。
连班：
指在规定的时间范围内刷卡，可以补给加班时间，或者正班时间，多数为补加班小时。
一二连班打卡范围：
表示一班的下班卡和二班的上班卡的刷卡间隔，补给对应的出勤分钟。
如：
08:
00-12:
0013:
00-17:
00，如果12:
00的下班卡和13:
00的上班卡在指定的间隔内（如30分钟），则可以补加班30分钟。
二三连班打卡范围（刷卡6次的班别才有）：
表示二班的下班卡和三班的上班卡的刷卡间隔，补给对应的出勤分钟。
如：
13:
00-17:
0018:
00-21:
00，如果17:
00的下班卡和18:
00的上班卡在指定的间隔内（如30分钟），则可以补加班30分钟。
班别的刷卡范围是可以交叉的，如08:
00-12:
0013:
00-17:
00，12:
00的下班刷卡范围可以是50分钟，13:
00的上班刷卡范围也可以是50分钟，只要中间有刷卡两次即可。
班别的辅助属性如下：
夜班费设置：
如果该班别有夜班补助，则需要选择“享有夜班费”，同时需要设置何时下班才享有，可以设置两个时间点，第一个为夜班A类型，第二个为夜班B类型，满足B则无A。
补正班分钟：
用于正班工时不满时，要补足的情况。
如08:
00-11:
55的班别，工时不够4H，当第一班补5分钟后，工时就为4H。
第二、第三班类似，只有当下班刷卡时间大于或等于设置的下班时间，才会自动补设置的工时。
扣除加班时间：
用于加班中途有休息时间的情况，例如加班从18:
00-02:
00，在00:
00有休息（不用刷卡）30分钟，需要扣除30分钟的加班时间，可以设置两个扣除时间点。
正班工时扣除：
正班过程中有休息时间，需要扣除，如08:
00-17:
00的两次卡的班别，中午休息60分钟，可以设置超过12:
00,扣工时60分钟，则当日的正班工时就是8H。
超时加班：
指超过设置的时间之后的加班为超时加班，超时加班可以有额外的补助，或者超时加班的工资与加班费计算方法不同。
在出勤日报表中可以显示超时加班小时。
例如超过23:
00的加班为超时加班，如果加班到01:
00，则超时加班时间为2H（如果在“出勤制度设置”中设置了“超时加班扣除相应的加班小时”，则加班时间就会减少2H），如果选择“转为周末加班”，则可以将超时加班转为周末加班，同时超时加班小时为0。
说明：
出勤班别设置是考勤中最核心的部分，班别一定要设置正确，出勤的结果才会正确。
3、出勤班别分配
对于整个公司来说，可能有很多班别，但是对于某个部门或者某一部分人来说，只需要上其中的几个班别，所以需要将这几个班别分配给这些人员，则系统就可以根据员工的刷卡，自动判断出该人员的出勤班别，而不需要手工排班。
右边的工作组，通过弹出菜单来建立，建立好工作组后，通过“新增”将相关的人员加入到该工作组中。
工作组设置的原则：
具有相同的出勤班别的人员，归类为一个工作组。
工具栏中的“班别”，可以设置各个工作组的出勤班别，如下图：
上图说明，模具部中的人员的出勤班别为正常班和白班，只要按时刷卡，系统就可以知道某日某人员上的是正常班，还是白班。
说明：
如果两个班别之间的时间相差太少，则自动识别班别就没有实际意义，例如班别08:
00-12:
0013:
00-17:
00和班别07:
55-11:
5512:
55-16:
55，这两个班别就可能会引起判断错误。
如果设置才能正确的识别班别？
请参考“出勤制度设置\打卡有效时间”中举例说明。
4、节假日设置
设置好各个月份的休息日期，如果休息日期是不固定的，则不需要设置。
如下图：
休息日期设置：
只要是不需要出勤的日期，都要在此设置，包括有薪假日（节日：
用H表示）。
半日出勤日期：
设置好的日期，下午不需要出勤，该日期不能在“休息日期设置”中存在。
有薪假设置：
如果某日是有薪假日（如元旦、五一等），则还需要在此中设置该日期。
特殊休息日期和当年法定休息日：
见各自界面中的说明。
5、享有节假日人员设置
如果只是某些人员（如写字楼人员有固定的休息日期，而生产人员没有固定的休息日）都是按“节假日设置\休息日期设置”中的日期休息，则需要将这些人员设置为“享有节假日人员”，只有这些人员，才能安装“节假日设置”中设置好的休息日期休息。
如果全部人员享有固定的休息日期，则需要将所有人员都设置为“享有节假日人员”。
如下图：
6、特殊出勤规则
可以设置一些人员的特殊出勤规则，举例如下图：
迟到/早退/旷工的判定分钟数：
可以设置某些人员的允许迟到/早退/旷工的分钟数；
每年固定的年假天数：
指可以休年假的天数，而与职务等无关；
出勤不需要打卡：
指出勤不需要刷卡，直接在日报表中记录出勤天数及正班工时；
周六需要出勤：
表示周六需要出勤，作为正班处理。
规则适用人员：
可以设置哪些人员可以适用此规则。
（可以设置多个规则）
7、非考勤人员设置
设置不用出勤的人员，这些人员在日报表中不会出现。
8、只刷卡一次人员设置
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