电子文件归档与电子档案管理办法.doc

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电子文件归档与电子档案管理办法

第一章　总则

第一条　为了公司信息化建设需要，规范公司形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，特制定本办法。

第二条　对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条　电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

第四条　电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

第五条　明确规定归档时间、归档内容、相关软件、版本、数据类型、格式，以保证电子档案的质量。

第六条　为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

第七条　归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

第八条　具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。

进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

第九条　基本术语解释

（一）电子文件：

是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘（硬盘、移动硬盘等）、光盘（DVD、VCD）等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）归档电子文件：

是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

   （三）电子文件的归档：

指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

 （四）电子文件的真实性：

指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。

（五）电子文件的完整性：

指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

（六）电子文件的有效性：

指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

（七）背景信息：

指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果等信息。

（八）元数据：

指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件等数据。

第二章　电子文件的收集与积累

第十条　各部门在主要职能活动中产生的电子文件，凡是属于归档范围和有参考价值的均应收集归档。

第十一条　收集积累的电子文件类型，即收集范围。

（一）电子文件稿本

电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

（1）定稿电子文件：

用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。

（2）正式电子文件：

将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。

主要收集积累正式版本的电子文件。

（二）电子文件信息类型

要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链结文件、程序文件和数据库文件。

1、文本文件：

指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。

文字型电子文件以Word、Excel、RTF、TXT为通用格式。

2、图像文件：

指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。

对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

3、图形文件：

指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。

对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

4、影像文件：

指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。

对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

5、声音文件：

指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。

音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

6、超媒体链接文件：

指用计算机超媒体链接技术制作的文件。

7、数据库文件：

指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。

数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。

8、计算机程序：

指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。

对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则用连同专用软件一并收集归档。

第十二条收集积累要求

（一）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

（二）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

（三）对产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质件保留。

第十三条　收集、积累方法

（一）及时按照要求制作电子文件备份。

（二）每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

（三）电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

（四）电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

第四章　电子文件的归档

第十四条　电子文件归档范围

　　电子文件的归档范围参照公司制定的文书档案归档范围。

此外，还应将各部门形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等电子文件收集积累归档。

第十五条　电子文件归档

（一）各部门电子文件承办人将定稿的正式电子文件向档案管理部门归档时，应填写《归档电子文件表》，与电子文件同移交给档案管理部门归档。

（二）对存储在载体（磁带、光盘）的电子文档向档案管理部门存档时，应在载体上标注文件的内容、类别、日期等。

（三）特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应存储相应的查看软件。

第十六条　电子文件的鉴定

（一）电子文件的鉴定工作，包括对电子文件真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级等。

各部门要对归档的电子文件要进行文件真实性、完整性、有效性检验，发现问题及时采取补救措施。

（二）电子文件检验合格的分别由移交部门和接收部门填写《归档电子文件表》，双方签字，登记表一式两份，一份由电子文件形成部门保管，一份由交档案管理部门保管。

第五章　电子档案的保管

第十七条　归档电子文件移交到档案部门后，要及时进行备份。

档案部门要对归档的电子文件制作至少两份，一套保管，一套用于查阅。

第十八条　档案部门对接收入的电子档案要定期进行检查，发现问题及时采取恢复、补救措施。

第十九条　保管的归档电子文件要采用专门的保护技术手段。

归档电子文件载体要注意防磁、防光、防尘、有害气体等，并注意温度和湿度控制，防止强磁干扰。

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