北京市昌平区档案局.doc

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北京市昌平区非公有制企业档案管理指导意见

第一章总则

第一条为了引导本区非公有制企业做好档案工作，有效地保护和利用档案，促进企业生产经营，维护企业合法权益以及国家和社会历史真实面貌，根据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和《企业档案管理规定》等有关法律法规，结合本区非公有制企业的实际情况，制定本意见。

第二条本意见所称的非公有制企业是指在本区行政区域内依法登记注册、资本属于私人所有或者私人资本控股的营利性经济组织。

第三条非公有制企业档案是指非公有制企业在生产经营和管理活动中直接形成的有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。

第四条非公有制企业档案是非公有制企业生产经营和管理活动的真实记录和宝贵财富，属于非公有制企业所有。

非公有制企业依法享有占有、使用、收益、处置其档案的权利，并依法对国家和社会有保存价值的或者应当保密的档案承担保护的义务。

第二章对非公有制企业档案工作的监督、指导与服务

第五条昌平区档案局按照统一领导、分级管理的原则对本行政区域内非公有制企业的档案工作进行监督和指导。

第六条昌平区档案馆可以向非公有制企业提供档案鉴定、咨询、代为保管、代为整理等档案社会中介服务。

第七条在对非公有制企业档案工作进行监督、指导、检查和提供服务过程中所知悉的商业秘密、个人隐私等不宜公开的档案内容,区档案局馆负有为非公有制企业保守秘密的义务。

第三章非公有制企业档案工作管理体制及职责

第八条非公有制企业应当把企业的档案工作列入企业管理计划，确定管理档案的部门或者人员负责本企业的档案工作。

第九条根据实际情况，非公有制企业档案管理可以采取综合档案室、综合档案室下设档案分室或者档案、图书、情报一体化管理等多种形式。

第十条非公有制企业负责档案工作的部门或者人员应当履行下列职责：

〈一〉建立、健全档案工作的规章制度，并组织实施；

〈二〉统筹规划档案工作发展并负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

〈三〉指导各部门文件材料的形成、积累和归档工作；

〈四〉监督、指导所属机构的档案工作。

第十一条负责档案工作的人员应当忠于职守，遵纪守法，热情服务，具备专业知识，接受岗前培训和档案专业继续教育。

第四章非公有制企业档案的管理

第十二条非公有制企业文件材料的归档范围主要包括：

〈一〉企业设立、变更、撤销的请示、批复、注册、登记、申报、评审、验证等文件材料；

〈二〉企业章程、注册资金、经营场所、投资者的审核验证材料；

〈三〉企业董事会、监事会、股东会和其他企业管理机构的会议记录、纪要；

〈四〉企业机构设置、职务任免、职工名册等文件材料；

〈五〉劳动工资、人事、法律事务等文件材料；

〈六〉财务管理、资产管理、资金信贷、税收审计等方面的文件材料；

〈七〉生产技术、质量管理、环保计量、质量认证等方面的文件材料；

〈八〉材料采购、产品成本、市场营销、售后服务、宣传广告等方面的合同、协议等文件材料；

〈九〉企业产品设计、制造、鉴定、应用等方面的合同、协议、图纸、图样等文件材料；

〈十〉新建、改建工程的规划、设计、建设、施工、监理等方面的请示、批复、任务书、许可证、协议、合同、洽商、图纸、评审、验收、总结等文件材料；

〈十一〉技术引进、技术改造项目的立项、引进、安装、评定、验收、运行等方面的请示、批复、合同、报关单、开箱单、说明书、图纸、评审、验收、记录等文件材料；

〈十二〉科研活动中的立项、实验、鉴定、应用等阶段的请示、批复、报告、合同、数据、图纸、认定、鉴定等文件材料；

〈十三〉经济活动中形成的会计凭证、会计账簿、会计报告等文件材料；

〈十四〉政党、社会团体组织在企业活动中形成的文件材料；

〈十五〉有法律凭证和查考利用价值的照片、录音、录像、磁带、光盘等声像、磁性载体、电子文件材料；

〈十六〉其他有利用和保存价值的文件材料。

第十三条非公有制企业各部门形成的文件材料应当及时收集和整理，并定期移交本企业负责档案工作的部门或者人员集中管理：

〈一〉管理性文件材料一般在办理完毕后的第二年上半年归档；

〈二〉工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或者财务决算后三个月内归档，周期长的可以分阶段、单项归档；

〈三〉外购设备仪器或者引进项目的文件材料在开箱验收或者接收后即时登记，安装调试后归档；

〈四〉企业职工外出参加业务活动形成的文件材料应当在活动结束后及时归档；

〈五〉会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向负责档案工作的部门或人员移交；

〈六〉电子文件的归档可以分两步进行：

计算机网络中的逻辑归档实时进行，集中下载到可以脱机保存载体上的物理归档应当与纸质文件归档时间一致；

〈七〉磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应当在工作结束后及时归档；

〈八〉下列文件材料应当随时归档：

1、变更、修改、补充的文件材料；

2、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或者个人手中的文件材料；

3、企业产权变动过程中形成的文件材料；

4、其他临时活动中形成的文件材料。

第十四条非公有制企业的重要建设工程、技术改造、科学技术研究和重要设备更新等项目，由本企业负责档案工作的部门或者人员对文件材料的管理进行监督和指导，并对项目档案进行验收。

第十五条归档的文件材料应当完整、准确、系统。

文件书写和载体材料应当能耐久保存。

归档文件字迹材料，推荐使用碳黑墨水、碱性蓝黑墨水、黑色油墨、印泥、单面黑复写纸等耐久字迹材料。

禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水和双面蓝复写纸等不耐久字迹材料。

电子文件归档保存推荐采用的耐久性好的载体，按优先顺序依次为：

只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。

禁止用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

归档的电子文件应当制成纸质文件与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

第十六条非公有制企业档案的管理，可以参照本市和本区的标准、规范，根据档案的实际价值确定档案保管期限，划定档案密级，进行科学分类和整理。

对文书档案可以参照《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）或《文书档案案卷格式》（GB/T9705-88）管理；

对科技档案可以参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）管理；

对会计档案的管理应当按照财政部、国家档案局公布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行；

对照片档案可以参照《照片档案管理规范》（GB/T11821-89）管理；

对电子文件可以参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-22002）管理。

第十七条非公有制企业应当采取有效措施对档案进行安全保管，配备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染的必要设施，切实加强本企业知识产权档案、涉及商业秘密档案以及对国家和社会有保存价值档案的管理，确保档案的完整与安全。

第十八条非公有制企业档案既可以由本企业自行管理,也可以由昌平区档案馆代为管理。

档案代管期间应当保障寄存档案的安全，为寄存者提供方便快捷的服务。

寄存档案的所有权属于寄存者。

第十九条非公有制企业对保管期限已满的档案应当进行鉴定。

鉴定工作由本企业负责人、有关业务人员和负责档案工作的人员组成的鉴定小组负责。

对确无保存价值的档案登记造册，报经企业法定代表人批准后予以销毁。

会计档案以及对国家和社会有保存价值档案的鉴定和销毁应当按照国家和本区的有关规定办理，禁止擅自销毁档案。

第二十条非公有制企业档案管理应当与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理现代化水平。

第二十一条非公有制企业负责档案工作的部门或者人员应当积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业的生产经营和管理活动提供及时、有效的服务。

第二十二条非公有制企业应当为国家行政执法机关和司法机关依法执行公务利用本企业档案提供无偿服务。

第二十三条非公有制企业提供利用、公布档案，应当遵守国家有关保密的规定，不得损害国家的、社会的、集体的和其他公民的合法权益。

第五章对国家和社会有保存价值的非公有制企业档案管理

第二十四条代表本行政区域特定历史时期科技水平和生产能力，反映本行政区域地方特色、有典型意义或者代表性的非公有制企业，是形成对国家和社会有保存价值档案的重点非公有制企业。

形成对国家和社会有保存价值档案的重点非公有制企业，由区档案局予以确定并依法对其档案工作进行监督管理。

第二十五条重点非公有制企业以外的其他非公有制企业形成的下列内容的文件材料，也是对国家和社会有保存价值的档案：

〈一〉对国家、社会产生重大影响，涉及国家荣誉、国家利益的有关发明创造的档案材料；

〈二〉对研究本地区社会经济发展具有重要参考价值的，具有行业特色、地方特色的档案材料；

〈三〉国外尚无或者国内精密、尖端、高新技术设备以及行业主导产品的档案材料；

〈四〉在本市或本区具有代表性的传统工艺档案材料；

〈五〉反映时代特征、重大活动、重大事件、知名人士等方面的有社会意义的档案材料。

前款所列档案，由区档案局依法进行监督管理。

第二十六条重点非公有制企业以及其他非公有制企业形成的需要监督管理的对国家和社会有保存价值的档案的具体范围，由区档案局予以确定，并负责告知有关非公有制企业，督促其安全有效地保管和利用。

第二十七条对区档案局列入监督管理范围的非公有制企业档案是否对国家和社会有保存价值存在争议的,由北京市档案局鉴定裁决。

第二十八条列入监督管理范围的对国家和社会有保存价值的非公有制企业档案，非公有制企业应当依法履行下列义务：

〈一〉妥善保管档案，档案管理中出现问题应当及时告知区档案局；

〈二〉因保管条件恶劣或者其他原因可能导致档案严重损毁和不安全的，接受区档案局采取代为保管或者征购等确保档案完整和安全的行政强制措施；

〈三〉需要向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让或者赠送档案的，应当报经区档案局审查批准。

严禁倒卖牟利，严禁卖给或者赠送给外国人；

〈四〉需要携带、运输或者邮寄档案及其复制件出境的，应当报经北京市档案局审查批准，海关凭批准文件查验放行。

第二十九条提倡非公有制企业把其所有的列入监督管理范围的对国家和社会有保存价值的档案向区档案馆寄存、捐赠或者出卖。

第三十条向区档案馆寄存、捐赠或者出卖档案的非公有制企业，对其档案享有优先利用权，并可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。

区档案馆应当维护非公有制企业的合法权益。

第六章非公有制企业资产与产权变动时档案的处置与流向

第三十一条非公有制企业发生兼并、破产、出售等资产与产权变动时，应当按照下列规定妥善处置企业档案：

〈一〉对国家和社会有保存价值的非公有制企业档案，按照本办法第十八条、第二十八条、第二十九条的规定处置；

〈二〉土地、房屋、设备等固定资产档案随其实体归属；

〈三〉科研成果、产品专利、企业品牌等知识产权档案随其知识产权归属；

〈四〉会计档案按照财政部、国家档案局制定的《会计档案管理办法》有关规定处置；

〈五〉外商投资企业档案按照原对外贸易经济合作部、国家经济贸易委员会、国家档案局制定的《外商投资企业档案管理暂行规定》有关规定处置；

〈六〉生产技术管理、经营管理档案由交接双方自行协商处理，既可以由原投资方管理或者移交接收方管理，也可以按照本办法第十八条、第十九条的规定处置。

第三十二条在企业发生资产与产权变动时，非公有制企业形成的正本、副本文件按照企业产权划分，由最大产权方、控股方或者文件主办方保存正本文件（包括文件定稿），其他产权方、次控股方或者文件协办方保存副本文件。

第七章附则

第三十三条区人民政府及区档案局、非公有制企业对于在企业档案工作中做出突出贡献的人员应当给予表彰和奖励。

第三十四条对于把列入监督管理范围的对国家和社会有保存价值的非公有制企业档案捐赠给区档案馆或者举报、协助查处档案违法行为的单位和个人，由区档案局予以表彰和奖励。

第三十五条区档案局对非公有制企业的档案违法行为依法予以处罚。

第三十六条本意见由昌平区档案局负责解释。

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