行政部工作内容及职责.doc

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行政部职责描述

（2010-04-0807:

46:

57）

标签：

上级领导

行政经费

企业行政

职责描述

行政管理制度

杂谈

分类：

摘

第一节 行政部的工作目标

行政部的工作目标共有五个方面：

一、积极配合企业决策管理，起到良好的支持和辅助作用；

二、协调沟通企业各部门之间的工作，起到良好的枢纽作用；

三、做好企业内外信息的收集和处理工作，起到良好的参谋作用；

四、为企业营造最佳工作环境，起到良好的管理作用；

五、树立企业的良好形象，起到窗口和辐射作用。

   这五个方面的内容综合起来就是：

保证企业工作的正常进行，为提高企业经济效益服务。

 第二节 行政部的职能

   管理、协调和服务是现代企业行政管理工作的核心职能，其职能主要包括以下三个方面：

一、行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋和助手”，更应在企业经营理念、管理策略、企业精神、企业文化及用人政策等重大问题上有自己的见解，并且能高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实，从而真正成为上级体领导不可缺少的“高参和臂膀”；

二、充分沟通、清晰传达，协调各部门之间的工作，保证高效地完成任务；

三、提供高质量服务，做好各职能部门的后勤工作。

   行政管理的理想境界应该是“润物细无声”。

行政部应该像一部自动化程度很高的机器，这端原料（任务）进去，那端成品（结果）出来，其中经历的许多曲折，都将“消化”在行政体系之内。

 第三节 行政部的工作职责

一、日常办公事务管理

   对企业各种日常事务进行计划、组织、协调和控制等管理工作。

二、办公物品管理

   负责办公物品的发放、使用、保管以及采购等工作，并制定相应的制度。

三、文书（资料）和档案管理

   对印信、文书（公文）、档案和书刊等进行管理，是企业行政管理的主要工作。

四、会议管理

   涉及会前准备、会中服务和会后工作等相应管理工作。

五、涉外事务管理

   负责企业外部交流和相关事宜。

六、其他事务管理

   负责企业财产、设备、生活福利、车辆、安全和卫生等工作。

 第四节 行政部各岗位工作职责

一、行政总监

（一）制定规章制度：

组织并制定人力资源管理和办公、行政管理的有关规章制度，并对工作人员执行规章制度的情况进行检查、监督和指导。

（二）计划管理：

根据企业阶段性目标和年度计划，制定所属部门的目标、计划和措施，保证企业业务活动正常进行。

（三）人力资源：

依据企业有关人力资源开发与管理的总体要求，上级领导和组织人力资源管理的制度设计、人员管理、薪酬、培训计划及落实、考核等，使企业达到对内具有凝聚力、对外具有竞争力的目标。

二、行政主管

（一）制定行政管理制度：

组织制定企业行政管理的各项规章制度，并监督执行。

（二）行政经费控制：

按照企业年度经费预算，严格控制企业各项行政经费的支出，确认费用分摊范围，按月分摊名项费用。

（三）行政性财产、物资管理：

负责管理企业行政、办公设备及用品，统一安排人员购买；组织对企业行政财产、物资进行登记、造册及定期盘点。

（四）车辆管理：

负责行政车辆的调度，协调各部门车辆的使用；安排好车辆的日常维护、保养及驾驶员的日常管理工作，组织建立车辆和驾驶员档案；控制交通费用。

（五）后勤保障工作：

根据企业年度工作计划，组织、协调和安排后勤工作，包括集体宿舍、工作餐，办公环境、通信、医辽、卫生、职工生活等工作，确保企业整体工作正常有序地进行。

（六）治安保卫管理：

组织对安全保卫、消防、环境和卫生等统一进行管理，确保企业生产经营的安全、顺利进行。

（七）基建管理：

企业总部和各分公司（工厂）的基本建设管理。

代表企业承担甲方的职能，组织对工程建设、设计、监理等事宜。

（八）物业管理：

组织企业总部和各分公司的物业管理（包括分公司的各种设施、设备的维护和保养）。

（九）部门内部管理：

负责本部门员工的配备、选拔，配合人力资源部组织部门进行技能培训，指导下级员工的工作，并对其进行业绩考核。

 三、行政管理专员

（一）制定行政制度：

制定企业各项行政管理制度并报上级领导审批后，交企业管理部备案管理；对行政管理各项规章制度的执行情况进行检查与监督。

（二）财产物资管理：

制定低值易耗品和行政性固定资产管理规定，报上级领导审批后严格执行；依据各部门提供的所需行政财物资的申请表，统一协调、购买；对企业行政财产物资进行登记、造册，定期进行盘点；负责行政财产物资的维修和保养。

（三）行政经费控制：

按照企业年度经预算，协助上级体育场严格控制各项行政经费支出，确认费用分摊范围，按月分摊各项费用，如电话费、办公用品费和房租等。

（四）车辆管理：

配合上级领导协调各部门车辆的使用，对车辆进行调度并控制交通费用；负责车辆的维护和保养；建立企业车辆和驾驶员档案。

（五）后勤服务保障：

为保证企业业务的正常进行，负责宿舍和办公区环境卫生、安全、车险等必要的后勤服务和后勤保障工作，并负责对这些工作的监督。

（六）基建与物业管理：

配合上级领导对企业基本建设进行管理，如对工程建设、设计、监理等进行管理，依照上级领导的安排，负责企业的物业管理工作。

  四、办公室主任

（一）制定行政制度：

制定企业各项行政管理制度并报上级领导审批后严格执行，对行政管理工作进行检查与监督。

（二）对外联络：

协调与政府有关主管部门的关系，如工商局等，协调与行业有关管理机构、协会、商会及其他有关各企业的关系，并代表本企业出席各种会议。

（三）对内协调：

安排每月、每周总裁办公会议及其他各种会议、协调总裁和企业各部门的工作，上传下达，协助企业发展部组织重大活动。

（四）行政经费控制：

按照企业年度经费预算，严格控制各项行政经费支出，并确认费用分摊范围，按月分摊各项费用，包括电话费、办公用品费和房租等。

（五）文书档案管理：

制定企业的文件管理制度，并根据管理制度制定年度文件编码，对文件进行登记和管理，并保管文件及档案。

（六）财产物资管理：

制定低值易耗品和行政性固定资产管理制度，并依据各部门提供的所需行政财产物资的申请表，统一协调、购买；对企业行政财产物资进行登记造册，定期进行盘点，并负责行政财产物资的维修和保养。

（七）车辆管理：

制定企业的车辆使用制度，对车辆进行调度，对立企业车辆和驾驶员档案，并负责车辆的维护、保养以及驾驶员的日常管理工作；控制交通费用。

（八）后勤保障工作：

根据企业年度工作计划，合理安排企业的后勤保障工作，包括集体宿舍、工作餐、办公环境、通信、卫生、员工生活等后勤保障工作，确保企业整体工作正常有序地进行。

   五、秘书

（一）对内关系协调：

协助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作；按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动。

（二）对外关系协调：

配合企业有关部门协调企业与政府有关主管部门的关系，包括地方政府、工商局或其他政府部门；协调与相关行业管理机构、协会、商会以及其他单位（包括客房单位）的关系；按照上级领导安排，代表企业出席各种外部会议。

（三）会议管理：

按照上级领导安排，出席某些会议，起草会议文件，及时完成会议记录、纪要工作；对企业总部的会议室和会议设备进行管理。

（四）文书档案管理：

制定文件管理制度，根据管理制度制定年度文件编码，对各种文件进行登记、归档并负责管理；负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作。

（五）打字复印：

及时完成上级领导交办的文件打印、复印工作、妥善管理传真机复印机等办公设备。

（六）接待：

妥善、礼貌地接待国内、国外有关单位、人员的来访。

六、总务主管

（一）控制部门总体经费的支出。

（二）对部门下级员工的工作进行业务指导和考核。

（三）负责维护企业供应设施、电话通信设施、交通工具，负责环境绿化、安全保卫及防火防灾等工作