机关公文写作基础知识.doc

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机关公文写作基础知识

公文，全称是公务文书，一般是指在管理国家治理社会的实践活动中用来办理公务、有法定效力和规范格式的应用文。

关于公文的处理，中共中央办公厅和国务院分别于1997年和2000年印发了《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，对本序列的机关公文的种类、格式、行文规则、发、收文办理、归档与保密等进行了规范。

目前，不少谈公文写作的书籍大多都以上述两份文件作为依据和蓝本。

本文关于机关公文写作的有关知识也以此作为基本依据。

一、公文的种类

所谓公文种类，是指公文的制发机关根据公文的内容、性质、和所承担的任务而确定的行文形式和名称。

（一）从内容性质及其作用看，公文大致可分为三类：

1.专用公文。

它是一定的工作部门在一定的业务范围内，根据公务特殊专门使用的公文。

如外交部门使用的文书、照会、备忘录、护照、条约等；司法部门使用的起诉书、公诉书、笔录、开庭通知书、判决书、调解书等；经济部门用的经济合同、经济分析报告、商品广告等。

2.技术公文。

它在教学、科研、生产、基建等领域，根据公务办理的需要使用的公文，如说明书、图纸、图表等。

3.通用公文。

它是机关、单位根据公务活动的需要使用的公文。

如计划、总结、大事记、办法、规定、条例等。

2000年8月24日由国家院发布的《国家机关公文处理办法》列举了13种，即命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。

而经中共中央批准、中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》则列出了14种，即：

决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函和会议纪要。

（二）按行文方向分，公文也大致分作三类：

1.下行文。

即上级机关单位向下级机关单位的行文。

如命令（令）、议案、决定、通知、批复等。

2.平行文。

即平级机关单位、不相隶属的机关单位之间互相行文。

如函。

3.上行文。

即下级机关单位向上级机关单位的行文。

如报告、请示、议案。

公文最讲究的是“对号入座”，即根据发文目的和内容该用哪一种文种行文，就用哪一种文种行文，不能用错。

比如说，向上行文，该用请示的，用了报告，发文目的就可能达不到。

因为你的行文目的是请求上级批准或指示，而报告则是用来“向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”的文种，不允许“夹带请示事项”。

而上级机关对下级机关的报告不作批复。

又如，平级机关、不相隶属的机关沟通情况、商洽工作，应该用“函”，如果用了通知或者批复，对方就可以认为你是在摆架子、不尊重别人，从而影响公务办理。

选准文种，也是公文规范化的一个重要内容。

因此，行文时，应从行文目的、内容和机关单位的“职权范围”以及“隶属关系”等方面去考虑，选择一个恰当的文种，不能错用文种。

错用文种，往往会影响公务办理。

二、公文的格式

公文格式，指的是公文的外部组织形式。

它包括公文用纸、装订与公文文面结构。

公文具有规范的格式是其一大特点。

公文格式，看起来属于形式问题，其实，除了书写用纸、装订等项目外，其他的项目，都和公文的内容密切相关。

如公文的标题、主送机关、附件、附注、用印等，本身就是公文内容不可分割的有机组成部分。

因此，在撰写公文的过程中，除了要考虑它们安放在哪里、如何安放外，对它们的内容更要字斟句酌，这样才能实现公文格式的规范化、科学化。

（一）公文的构成

《国家机关公文处理办法》第三章，对公文格式的各个方面做出了明确而具体的规定：

“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

”

这里明确了机关公文有18个组成部分。

（二）公文的格式

完整的公文格式，是由文头、主文、文尾三大部分组成。

上述的18个部分，分别安排在相应的部分里。

各个部分、各个项目，都要围绕着主文部分的正文，从不同的方面、不同的角度，反映、传达发文机关的撰写意图，组成一个形式与内容相结合的有机系统，为公文在传递过程中能得到正确的处理，发挥各自应有的作用。

1.公文格式简表

份号       |份号：

000019

文  秘密等级   |机密☆10年

头  紧急程度   |特急

部  发文机关标识|     广州市人民政府文件

分  发文字号   |           穗府[2005]17号

    签发人     |                        张三

            |---------------------------------

标题       |     关于开展元旦春节

|       慰问活动的通知

主 主送机关    |各区、县人民政府，市直各单位：

            |   xxxxxxxxxxxxxxxx|xxxxxxxxxx

文 正文        |xxxxxxxxxxxxxxxxxx|xxxxxxxxxxx

            |xxxxx

部 附件说明    |   附件：

1、xxxxxxxx

            |         2、xxxxx

分 印章        |                              （印）

成文日期    |                    二○○五年十二月九日

附注        |附注：

1、xxxxxx

文              |     2、xxxxx

主题词      |主题词：

xxxx   xx   xxx

尾 抄送机关    |抄 送：

xxx  xxx

|-------------------------------------------------

部 印发机关和  |广州市人民政府办公厅          二○○五年十二月十日

印发日期    |--------------------------------------------------

分 印刷份数    |                                     （共印xxx份）

我司发文格式如下：

文号5号加粗宋体

标题字三号加粗宋体

主送单位：

（1）各基层单位发给公司的各类行文必须以管理处名义发放，各部门不得越级发文；

（2）所有发文必须统一使用有公司名称、标志的文头纸张；

（3）各类行文使用的字体均设置为宋体（特殊情况除外）、文号字号为五号加粗，标题使用字号为三号加粗，正文使用字号为四号，行距、间距均设为标准值（上、下、左、右页边距各2.5厘米）；段落首行请选用“首行缩进”格式。

（4）正文右下方需注明落款、成文日期，并加盖管理处公章；

（5）文底必须注明主报、成文格式、日期及共印份数。

（空一行）

附件：

1、XXXX

2、XXXX

右空两格

发文单位

二○○X年X月X日

抄送：

发文单位                    二○○X年X月X日印

                    （印发日期正下方）共印 份

2.具体要求

（1）文头部分

文头又称版头。

由发文机关标识、发文字号、签发人、份号、秘密等级、紧急程度等项目组成。

这一部分，占文件首页的三分之一篇幅，由一条间隔横线将文头与主体部分分隔开。

如果是常用的各级机关的文件，则在这条横线中间印上一颗红色的五角星，以示同行政机关的文件的区别。

①发文机关标识

发文机关标识是指发文机关的固定称呼。

由发文机关称谓加“文件”二字组成。

如“中共中央文件”、“国务院文件”“广东省人民政府文件”、“广州市人民政府文件”等。

它处于文头部分的中心位置，多用红色宋体大号字印刷，目的是要让人一看就明了发文机关。

发文机关标识中发文机关的称谓，一般应用全称。

如是特指且不易混淆，则可用简称，如“中国共产党中央委员会”，可简称为“中共中央”，“中国共产党广州市委员会”可简称为“中共广州市委”。

如果是联合行文，则联合发文机关并排，主办机关排列在前。

②发文字号

发文字号简称文号，是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。

由发文机关代定、年份、序号三部分组成。

如“中发[2005]30号”，表示中共中央在2005年度内发的第30号文。

“穗府[2005]4号”，表示广州市人民政府在2005年发的第4号文。

“中办发[2005]17号”，表示中共中央办公厅在2005年发的第17号文。

“粤府办[2005]14号”表示广东省人民政府办公厅在2005年发的第14号文。

发文字号的主要作用有三：

一是便于登记，发文机关和收文机关，发文和收文一般都登记发文字号；二是便于分类、归档，或是按发文机关或是按发文年份分类和归档，都要使用发文字号；三是便于查找、引用，一篇公文，标题可以有相同的，但发文字号绝对没有相同的，因此，只要你知道了“发文字号”，就很容易在档案室找到你所需要的公文。

而对于一些标题较长的公文，如要引用，则引有用其发文字号比引用标题要准确、简便得多。

发文字号的位置，在发文机关标识的正下方，字体一般同正文。

发文字号中的机关代字，要由一定范围内领导机关对自己的直属机关、单位的代字统一编编定，以免重复、混乱。

机关代字的字数一般不超过3个，编好后要保持稳定。

发文机关的年份，要用阿拉伯数字完整书写，不要把“2005”简化成“05”；年份要用方括号“[]”括住，不要用半圆括号“（）”。

联合发文的发文字号，只标明主办机关的发文字号则可。

③份号

份号，又称编号、流水号，是指一份具体文件在该文总印发数中的实际序号。

如份号“000168”，即表示此份具体文件是该文总印发数的第168号，其位置在文头的左上端，顶格书写。

使用“份号”的公文，有些是印数较多的普发性下行文，主要是有密级的公文，其作用是：

一是便于印数较多的普发性公文有控制地分发到有关的各地区各单位印发；二是便于机密文件的分发和回收登记，有利于提高受文机关和阅读者的保密责任感；三是一旦出了问题，也便于追查，明确责任归属。

④秘密等级

秘密等级又称密级，是指公文内容涉密程度的等级，我国《保密法》将秘密事项等级分为“绝密、机密、秘密”三级。

密级的确定，要根据公文内容并按照有关规定，从维护国家利益出发，严格按权限范围、审定程序处理。

密级及保密期限一经确定，就要做出明显并且易于识别的标志。

国家秘密的标志为“★”。

“★”的前面标密级，“★”的后面标保密期限，如“机密★5年”。

密级的位置在发文机关标识的左上方，“份号”的下方。

⑤紧急程度

紧急程度又称急度，是指送达和办理公文的时限要求。

目的是使受文机关明确公文处理的时间和要求，保证公文的时效性。

紧急文件应分别标明“特急”、“急件”，紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

紧急程度的位置在秘密等级的下方。

⑥签发人

签发人指批准发出公文的机关领导人。

《国家机关公文处理办法》规定“以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的平行文或下行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他人签发。

”签发的位置在“发文字号”右侧，空两格，书写“签发人”和签发者的姓名。

在实践中，正式发出的文件上，有“签发人”这一项目的多数是上报国务院和上级机关的重要文件，一般文件是没有的。

（2）主文部分

主文部分，是文件的最主要部分，由标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期等项目组成。

①标题

公文标题，是公文内容和作用的高度概括。

位于横隔线的下方适中位置上，公文标题的字体要稍大于正文，以显突出。

《国家机关公文处理办法》第10条第6项规定：

“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。

”也就是说，完整的公文标题是由发文机关、事由和文种等三要素组成。

它表明该公文是由谁发文、因什么事发文、用什么文种发文。

如《中共中央关于进一步加强农业和农村工作的决定》、《广东省人民政府关于清理道路检查站的命令》等。

公文标题应准确、简明、使人一目了然公文的性质、基本内容及作用。

要做到准确，一是要选准文种，如不要把通告写成公告，把请示与报告混淆。

因为收文机关通常通过标题中的文种名称来初步了解公文的作用和重要性，并考虑处理的初步意向。

二是事由要表述准确。

如果事由和公文内容不切合，就是文不对题，收文机关会因此产生困惑，给公文处理和管理造成障碍。

这是公文标题拟写的大忌。

要做到简明，一是要从实际出发，省略在、其中的某些成分，如《关于我市奖券发行工作的会议纪要》、《广州市人民政府通告》、《通知》等，或是省了“发文机关名称”，或是省了“事由”，甚至连“发文机关名称”和“事由”都省去了。

二是对事由部分的文字表述要反复提炼，力避转弯抹角啰嗦冗长。

如《XX市党委批转XX同志在全市第一次政法公安会议的总结发言及公安局、检察院、法院党组关于全市第一次政法公安会议情况的报告和XX同志关于当前斗争情况与今后工作的部署的报告》，可以提炼为《XX市党委批转全市第一次政法公安会议三个文件材料的通知》

另外，公文标题的排列，要注意以下问题：

一是移行排列时不要将结构紧密的词语拆开跨行排列，以保持词语的相对完整；二是要保持标题的适中、对称和醒目。

简短的标题，通常是“一”字式排列。

复杂的长标题，要在保持标题词语结构的完整性前提下，采用两行或多行的方式排列。

②主送机关

主送机关，又称抬头或上款，是指负责处理、执行公文的机关，它位于标题的左下方，顶格书写。

主送机关之后要用冒号。

普发性的下行公文，主送机关较多，一般使用泛称，如“市直各单位”。

高层次机关的普发性下行文，涉及的主送机关更多，即使用泛称也要用两三行排。

而上行文，主送机关一般是一个，请示、批复、函等文种的主送机关只能是一个。

一些行文方向不定、没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分事项性通知，则不写主送机关。

能否准确地写明主送机关，是公文发出后能否得到及时有效地处理的关键问题。

因此，必须根据公文内容与机关职能，慎重而准确地选定拟写，不能漏写，也不能将能负责执行、处理公文内容的机关写上。

③正文

正文是公文的核心部分。

一篇公文的质量如何，关键是这部分。

这部分的结构，通常包括缘由、事项、结尾三部分。

缘由部分，主要是说明发文原因，开宗明义，极其概括地交代行文的基本意向，并提起下文。

事项部分，围绕行文的基本意向展开内容，叙述情况、分析问题、说明做法、提出要求。

结尾部分，是正文的收束。

因文种和行文关系不同，其结语也有所区别。

如，请示一般用“以上请示，当否，请批示”；函一般用“特此函告”等。

有的公文，事项说完即结束，没有独立的结尾部分。

④附件说明

附件说明是公文正件附属材料名称和件数的标注。

如“附件：

《XXXXX》、《XXXXXXXXX》”，位于正文的左下侧，顶格书写。

如果标注的文字较多，向右一般也不超过公文文面的竖向中分线，可以提行空两格续写。

但要注意，不要将附件说明写在签署和署时之下，应是正文和签署之间。

附件分两种：

一种是补充说明主体某些内容的材料，如报表、照片、典型材料等；另一种是补充说明正件主要内容的材料，如转发的文件、随文发布的行政法规和规章。

如属这类的附件，其名称在正文内已有交代，在“附件”项内则不必重复标示。

并非所有的公文都有附件。

有相当部分的公文是没有附件的。

附件有几件，就得标出几件的名称和件数，以使附件说明和公文所带的附件相吻合。

⑤成文日期。

成文日期，又称署时，是指公文生效的法定时间，一律用汉字小写数字写全称，如“一九九三年三月九日”。

书写体例要一致，不能与阿拉伯数字交错使用。

公文成文日期。

一般性文件，以实际发出的日期为准，具体说，本单位单独制发的公文，以本单位领导人签发的日期为准；联合行文的，以最后一个机关负责人的签发日期为准。

是报以发出日期为准。

⑥印章

印章，指压盖于署时之上的机关公章。

它是机关最权威的代表形式，是公文效力的最权威的凭证。

公文除会议纪要外，应当加盖印章。

联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。

联合下发的公文，联合发文的机关都应当加盖印章。

印章必须盖得端正、清晰。

其位置上沿不压正文，下沿要骑年盖月。

（3）文尾部分

文尾部分由附注、抄送机关、主题词、印发机关、印发日期等项组成。

①附注

附注用于说明其他项目不便说明的事项。

如说明公文的传达范围；说明有关引文的出处；解释有关名词术语。

附注内容位于成文日期下方左侧、抄送机关上方。

②主题词

主题词，是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词语。

主要作用在于方便电脑储存帮检索文件。

其位置在抄送机关上方。

标引主题词要注意三点：

一要掌握选词原则，要选用最能反映公文主题内容的词语。

一份文件的主题词一般不超过5个。

其标引的顺序是先标类别词，再标类属词。

在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。

如，《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上文种名称“通知”。

一份文件如果有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。

如会议纪要《听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况的汇报》，先标反映第一个主题内容的类别词“财政”，再标类属词“税务”；然后标反映第二个主题内容的类别词“公安”，再标类属词“缉私”；最后标文种名称“会议纪要”。

二要使用主题词表。

国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》（1997年修订）由15类1049个主题组成，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。

词表分为三个层次。

第一层是对主题词区域的分类，如"综合经济"、"财政、金融"类等。

第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如"工交、能源、邮电"类中的"工业"、"交通"、"能源"和"邮电"等。

第三层是类属词，如"体制"、"职能"、"编制"等。

第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。

三是主题词的标引，应坚持“谁办文，谁标引”的原则，这样可以保证标引主题词的准确性。

③抄送机关

抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，位于发至范围的下方。

抄送机关要根据公文内容与性质、机关或领导人的职能与职权及工作的需要来确定。

④印发机关和印发日期

印发机关，是指具体主办、制发公文的部门。

一般是机关的办公厅（室）或秘书处（科）。

他们对公文的制发全面负责。

如广州市人民政府的公文，其印发机关是“广州市人民政府办公厅”。

印发机关的位置在抄送机关的下方。

印发日期，是指该公文送印或发出的时间。

如“二○○五年十月十七日印”。

其位置在印制部门的右边。

⑤印数

印数，是指公文的实际印制份数，位于印发时间的正下方，向右不顶格。

文头、主文、文尾三大部分是以主文部分的正文为核心的有机统一体。

它们有主次之分，甚至可以省略某一部分。

便在实际操作中，不能只重视某一些项目，而忽视另一些项目。

如果不按要求制作，就难免造成失误，影响公务的办理。

三、公文写作

（一）命令

命令（令）是依照有关法律规定发布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员的公文。

它是行政机关发布的、具有强制性、指挥性的公文。

根据《宪法》规定，只有中华人民共和国主席、国务院总理、国务院各部部长、各委员会主任以及县以上各级人民政府首脑，才能发布命令，其他任何单位和个人均不得发布命令。

因此，是行政公文中规格较高的一种文体，是下行文。

1.命令（令）的类型

命令可分为发布令、行政令和嘉奖令三种。

（1）发布令

用于发布依照有关法律制定的行政法规和规章。

一般行政法规以命令为载体发布，命令与法规合为一体，既不能把随命令发布的法规当附件，也不应把它们当作两份公文，法规已成为命令内容的组成部分。

有些重要规定或重大决定也可以直接发布。

（2）行政令

主要用于公布重大强制性行政措施。

这类命令通常指中华人民共和国主席根据全国人民代表大会的决定或全国人民代表大会常务委员会的决定，采取重大强制性措施，发布特赦令、戒严令、动员令等；国务院根据宪法和法律的规定可以制定重大行政措施，决定各省、自治区、直辖市范围内部分地区的戒严并发布戒严令。

（3）嘉奖令

主要用于嘉奖有突出成就和重大贡献的单位及人员。

2.命令的写作

命令的结构一般包括标题、发文字号、正文和落款4个部分。

命令的写作突出在“简”和“实”两个字上，一般命令篇幅简短，语言平实庄重，语气坚决。

（1）标题

命令（令）的标题主要有两种写法，一是由发文机关、事由、文种三部分组成。

如《中华人民共和国国务院关于北京市部分地区实行戒严的命令》，《广东省人民政府关于授予六十六名同志“见义勇为先进分子”称号的嘉奖令》。

行政令、嘉奖令一般用这种写法。

二是省略式标题，即只有发文机关和文种两部分，省略了事由。

如《中华人民共和国主席令》、《中华人民共和国国务院令》等。

发布令较多使用省略式标题。

（2）发文字号

命令（令）的发文字号与其他行政公文的发文字号相同，也有一些命令（令）的发文字号不同于其他行政公文的发文字号。

命令（令）的发文字号只标注顺序号“第XX号”，没有机关代字、年号。

命令“第XX号”表示发令机关或发令人的任职开始编列的顺序号，到任职期满为止，下任再从头编号。

这是命令的发文字号与其他公文不同的地方。

有的命令发文字号直接使用文件的发文字号。

如《国务院、中央军委关于授予钱学森同志“国家杰出贡献科学家”荣誉称号的命令》编国务院文件“国发[1991]51号”。

又如，《广东省人民政府关于清理道路检查站的命令》编广东省人民政府文件号“粤府[1992]72号”。

由此可见，命令（令）直接发布时，发文字号只编顺序号“第XX号”，命令（令）用文件发布式发布时，则按文件的格式，编文件的发文字号。

（3）正文

正文是命令的主体部分。

正文的内容主要包括命令原由和命令事项两部分。

命令的语言表达非常精练准确，语气坚决，充分体现强制性、权威性的特点。

因此，命令的写作，没有报告、请示或通知等公文的说理、阐述详细等语言，并多用陈述语气祈使语气。

命令的原由，指为什么发布此命令，根据什么发布此命令。

这部分有时也可以省略，直截了当地发出命令。

命令事项。

指命令的具体内容，需要执行的内容，有的命令事项比较简单。

嘉奖令的事项则需要说明奖励谁，授予什么称号，发出号召等。

（4）落款

命令的落款，一般是署发令机关的名称，或发令人职务的姓名。

其中发布令多数署发令人姓名。

落款下方署发令年、月、日。

（二）决定

决定是对重大或者重大行动做出安排奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项的公文。

决定是党政机关普遍使用的一种下行文，它带有稳定性和约束性的特点，适用范围也比较广泛。

1.决定的类型

根据决定的适用范围，一般可以分为两大类型：

一是知照性决定。

一般指表彰决定、处分决定、机构设置决定、人事安排决定或某一具体事项的决定，等等。

这类决定的主要作用是把决定的事项简要地传达给有关地区和单位，一般没有要求执行的具体意见。

这类决定内容比较单一，简明扼要。

二是指挥性决定。

主要是指关于重大事项和行动的决定以及一些带规定性质的决定。

变更或撤销下级机关不适当决定事项，也属指挥性决定。

这类决定容量很大，篇幅较长，能充分体现领导机关