公文写作基础知识学习交流.docx

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公文写作基础知识学习交流

公文写作基础知识学习交流

一、公文的定义和分类 

（一）定义

公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。

公文贯穿管理工作的始终。

（二）分类

1.按照制文机关的种类划分：

党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。

2.按照行文方向划分：

上行公文、平行公文、下行公文。

草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。

3.按照保密程度划分：

绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文5种。

涉密公文要根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限；涉及集团敏感信息事项的，要标注“集团敏感信息”。

4.按照紧急程度划分：

公文送达和办理的时限要求。

根据紧急程度，紧急公文要分别标注“特急”“加急”。

需在2日内办理的公文标注“特急”，需在3日内办理的标注“加急”。

“特急”公文慎用，在OA上，标注“特急”的公文标题会自动变成红色。

5.按照使用范围划分：

通用公文和专用公文。

决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用公文；司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、议案、提案、建议等等，属专用公文。

6.按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：

规范性公文和非规范性公文。

根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）的规定，规范性公文有15种：

决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

非规范性公文：

除规范性公文以外的公文。

常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。

集团公文种类有12种：

（1）决议。

用于会议讨论通过的重大决策事项。

（2）决定。

用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单

位及人员、变更或撤销下级部门不适当的决定事项，任免人员。

（3）命令（令）。

用于宣布施行重大强制性行政措施、嘉

奖有关单位及人员。

（4）请示。

用于向上级机关请求指示、批准。

请示只能一文一事,上报时需加盖印章。

请示内容涉及金额

的，应分别用阿拉伯数字和大写中文表述清楚，属预算内项目的

应注明预算编号和审定金额，属预算外项目的应标注估算金额。

请示一般只写一个主送部门，当多个部门联合行文时，其他部门意见可由主办部门在正文中阐述或作为附件附后。

（5）报告。

用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上

级询问。

报告中不得夹带请示事项。

（6）批复。

用于答复下级机关请示事项。

（7）通知。

用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位

周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（8）通报。

用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告

知重要情况。

（9）通告。

用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事

项。

（10）意见。

用于对重要问题提出见解和处理办法。

（11）函。

用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复

问题、请求批准和答复审批事项。

（12）纪要。

用于记载会议情况和议定事项。

纪要须载明会议时间、地点、主持人、参会人员、议题、决议等内容，要格体规范，简明清晰，决议明确。

（三）机关公文要素 

机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。

二、公文写作的共性要求

公文不同于其他文字作品，它的写作、制发、处理必须按照固有的规定、特定的体例格式来进行。

（一）确定文种 

这是写作公文首先要明确的。

在写作公文前，要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个文件材料。

根据写作的背景、目的、受文对象（为什么要写这个文件；写这个文件要达到什么目的，是安排工作、通报情况，还是解决困难问题；文件是写给哪个部门，是上行、平行还是下行），确定采取哪个文种。

（二）规范写作 

公文写作要努力做到“七个规范”：

1.主题规范。

主题是文章所要表达的中心思想。

任何文章都要有主题，公文也不例外。

公文主题的提炼标准，就是集中单一、鲜明显露。

要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。

主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。

2.使用材料规范。

公文材料的选用标准必须是真实典型，新鲜有力。

所谓真实，就是实实在在存在的、反映当前事物本质规律的真实。

我们分析问题时，所列举的现象，不是假的、人为编造的，也不是偶然现象和个别现象。

所谓典型，就是既是个性特征，又是共性特征。

新鲜有力，就是我们所列举的、分析的问题，提出的办法，必须是符合当前实际的，必须是有说服力的。

公文的选材标准与文学作品不同，公文强调真实，强调掌握最基础最真实的材料，屏弃想象（合理的推测可以），而想象则是文学作品的核心和灵魂。

3.文章格式规范。

公文普遍的结构格式是：

公文标题—主送机关—正文—结尾—成文时间。

为了便于大家理解，我把公文格式方面的内容分为写作格式和印制格式两个方面来讲，这里主要讲公文的写作格式，写作格式包括标题、正文、结尾三个部分。

标题：

公文标题的写法一般是发文机关+事由+文种。

例如：

主送机关的写法：

一是只写受文机关的名称，不写领导个人名字（领导特别要求的除外）；二是只能写一个主送机关，例如：

市委、市政府，其他需要送达的受文机关采取抄送方式（调查报告因为是知阅性公文，受文单位不特别确定，除了要求有主送机关的，可以不写主送机关）；三是用统称或者规范的简称，不能随意写，如市政府、市人民政府都是规范的简称，但不能写成市府；四是行文关系，只能逐级行文，一般不能越级行文（如要上报省政府的文件，一般只能市政府转报），某些经费请示属特殊情况。

正文的写法：

正文是主送机关以下、结束语之前的部分。

正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。

一般是在主送机关之后，先写一段或几句导语，说明写这篇公文的原因、根据或者目的，导入正文。

正文要做到逻辑层次清楚有序，说理简洁准确并力求深刻，用语符合规范。

结尾：

正文写完后，一般要写几句号召的话（一般针对下行文），或者表决心、态度的话（上行文）。

《请示》要说“妥否（当否），请批示；《意见》要说“以上意见若无不妥，请批转执行；《通知》和《报告》可以不要结尾，说完就落款结束；讲话稿类的一般有鼓劲、号召的话语；汇报材料一般有表示感谢和今后打算、态度的。

4.文字表述规范。

公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性，而非描绘性、虚拟性。

一般以概述为主，据事说理，言之有物。

不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写。

5.标点符号使用规范。

该用逗号用逗号，该用句号用句号。

需要慢慢积累琢磨。

要注意：

转发上级或下级文件时，标题一般不用标点符号（有书名号的，取消书名号）；此外，标题中不要过多出现“通知”两个字，比如省、市层层转发国务院一个文件的通知，到我们厂里，可直接说转发国务院***文件的通知。

6.数字和计量单位使用规范。

一般使用阿拉伯数字。

前后要统一，不能一时用大写，一时用小写。

7.印制规范。

包括印制格式、排版、用纸规格，紧急程度、发文机关、发文字号、印制份数、发送单位、印制机关等要素标识。

三、公文处理中几个需要注意的问题

（一）数字和数值范围规范表述的问题 

1.百分数与分数应用阿拉伯数字表述。

如20%不应写为汉字表述的“百分之二十”，3/4不应写为“四分之三”。

2.数值范围表述：

数值范围就是百分之几到百分之几的数值比较，百分比不可能大于1，只能小于或等于1。

如表述“3%--8%”，不能写成“3—8%”，不能省略3后的百分号；用分数和整数表述数字范围时，也同理不能省略第一个数字后的单位，5万-10万人不能写成5-10万人。

3.表述时间时段，一般不要表述为去年、今年、明年等，应表述出具体的年份，如2007年、2008年。

（二）规范用字用词的问题 

在公文写作中，有许多字、词长期被混用，造成不统一、不规范的问题，要加强甄别和规范。

如截止（到现在告一段落）和截至（事情还在继续发展）的使用；

在表述“其它”、“通讯”时，应为“其他”、“通信”；

制定与制订：

制订突出拟订、草拟、创制，对象多为方案、计划等，注重的是过程，制定突出确定下来、正式实施，多指路线、方针、政策、法令、规章等，注重的是结果；

做出与作出：

前为口语，强调具体的事，后者多为书面语；

急待和亟待：

前者指时间上的紧迫性，后者表示意义上的紧迫性，表明问题已经严重到了极点。

规范表述是一个长期学习积累的过程，要在工作中时时留心、总结。

 （三）规范排版的问题

1.行文层次序数

行文层次序数的写法及排版：

一个正式的文件材料，总标题用二号方正小标宋简体字体。

除总标题外一般有四个层次，

第一个层次，是大标题，一般用三号黑体，写成一、二、三；

第二个层次是小标题，用

（一）、

（二）、（三）来表示，三号楷体；

第三个层次用阿拉百数字表示，即1.2.3.，可以三号仿宋加粗以醒目；

第四个层次用

（1）、

（2）、（3）表示。

2.行数和字数

　　一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。

特定情况可以作适当调整。

3.发文字号

　　编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。

年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

如：

红云红河曲烟厂〔2013〕33号

　　上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

4.标题

　　一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

5.附件说明

　　如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：

1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。

附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

6.发文机关署名、成文日期和印章

成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

自2012年7月1日起，在“成文日期”之上署发文机关全称，同时不再写主题词。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

7.附注

　　如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

8.附件

9.抄送机关

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。

“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

　　10.印发机关和印发日期

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

　　11.页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。

单页码居右空一字，双页码居左空一字。

公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

详见：

党政机关公文格式国家标准（GB/T9704—2012）

学习参考资料：

1.党政机关公文处理工作条例（中办发〔2012〕14号）

2.党政机关公文格式国家标准（GB/T9704—2012）

3.国家烟草专卖局中国烟草总公司机关公文处理工作办法（国烟办文〔2012〕292号）

4.红云红河烟草（集团）有限责任公司公文管理制度（红云红河烟办〔2012〕58号）

5.标点符号用法国家标准（GB/T15834-2012）