档案管理制度.doc

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HRLS/ZRL/XZ/18

山西华润联盛能源投资有限公司

档案管理制度

第一章　目的

第一条为规范公司档案业务工作，进一步提高档案标准化、流程化的管理水平，开发档案信息化，更好地为公司提高经济效益服务，根据《中华人民共和国档案法》及实施办法，国家档案局、国家经委和国家计委联合颁发的《企业档案管理规定》以及省、市档案管理规范、细则，结合公司具体情况，特制定本制度。

第二章　适用范围

第二条本制度适用于公司各项档案的管理工作。

第三章　术语

第三条文书档案是指反映公司党群、行政管理等工作的档案。

第四条技术档案是指反映技术研究、生产、基本建设等工作的档案。

第五条音像档案是指记录声音或影像的档案，包括照片、影像、录音带、录像带等。

第六条电子文件档案是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件档案。

第七条案卷是指由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

第八条立卷是指将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

第九条归档是指办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理、递交综合档案室保存的过程。

第四章　职责

第十条分管领导

对公司的档案、资料的管理工作进行监督和检查（对口分管领导审批专业对口部门员工和外单位人员的复印档案申请）。

第十一条人力资源与行政部

负责公司档案的收集、编号、整理、鉴定、保管、统计、修改、借阅、开发利用、销毁等工作。

对各部门及直属公司文件材料的形成、积累、整理情况进行监督和指导。

第十二条各部门

负责本部门文件材料的形成、积累和保管工作，并按照本细则的要求及时移交行政部综合档案室存档。

第五章　管理内容

第十三条档案室基本任务

负责档案的接收、收集、整理、保管和提供利用工作，科学管理档案，便于查找和利用。

（一）负责做好档案库房的防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防光、防尘、防高温、防有害气体工作，确保档案的安全。

（二）负责做好保密工作，严防失、泄密现象发生。

（三）接收、移出和销毁档案要严格履行审批手续，认真造册登记。

（四）档案人员要保持相对稳定，确因工作需要调整的，应在离职之前办理交接手续。

负责档案的统计、上报工作。

第十四条生产技术档案管理

档案管理人员对承办部门或单位交来的档案、图纸、资料应进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。

公司在安全生产技术、基本建设、安全管理、设备等技术管理中形成的文件资料应加以整理归档。

为便于档案的管理和利用，生产技术档案分以下四类：

生产技术类；安全管理类；基本建设类；设备类。

第十五条文书档案管理

（一）档案管理人员按照文件材料归档范围、要求及移交手续，及时做好接收工作。

（二）公司在生产活动中产生的具有保存价值的各种录音、录像、照片、底片、磁盘、光盘等应及时归档。

（三）按照案卷质量要求整理立卷。

（四）按规定进行编目、排架。

（五）积极做好利用工作，编制检索工具，如案卷目录、声像档案目录、专题目录、文号索引、全宗介绍等。

第十六条底图管理

（一）底图是我公司在基建、生产等活动中形成的重要档案，底图要集中统一归档案室保管。

（二）归档的底图要建立台帐，按照底图的保管要求形式存放在底图柜内，妥善保管不得丢失。

（三）查阅、复制图纸时，必须注明查阅理由、用途以及复制的份数，复制底图时需经主管副总批准。

（四）底图原则上不准修改，确因工作需要修改的，要经公司领导批准，并要注明修改者姓名、修改日期、修改内容。

第十七条图纸修改补充管理

（一）图纸修改必须经主管领导、总工办经理、设计者审批，由设计部门指定专业人员凭修改通知单进行修改，其他人不得擅自更改。

（二）需要定期更改的图纸，应由有关部门每隔一段时间将原底图复查一次，若有变动及时更改。

（三）图纸更改完毕后，要将更改通知单与修改好的蓝图、底图同时归档。

（四）底图修改一般采用杠改、刮改和更换新图三种方法，更改时必须用绘图墨水或碳素墨水。

（五）修改较少时，可直接在图面上“杠改”、“刮改”，修改人应在修改处注明“修改标记”，并签署本人姓名和修改时间。

（六）修改内容影响原图使用时，应另出新图代替，原来图纸作废，新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号，作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。

（七）档案管理人员应认真检查更改后归档的图纸，如发现未按规定更改的或更改模糊不清的，或只更改蓝图未更改底图者，要责成有关人员限期更改。

第十八条立卷归档

（一）归档范围：

凡是记述和反映公司生产经营活动的具有保存价值的文件材料（包括人事、消防、保卫、财务、工程建设等工作中形成的文件材料），均属归档范围。

（二）归档时间

1、文书档案一般应于次年6月底前立卷归档完毕。

2、会计档案由财务部门负责整理立卷，暂在本部门保管一年，期满后向档案室移交。

3、生产技术档案应于一项工程或其它技术项目工程完工后1个月内或告一段落后，向档案室移交，购进和引进设备的图纸、说明书等文件材料应及时交档案室统一管理。

4、声像档案应于一次会议、一项活动结束后半月内归档。

（三）归档要求

1、凡属归档范围内的各种文件材料，必须由档案室集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有。

2、所有工程及设备招标工作中任何人不能将与招标有关的文件私自带走，主办部门必须将所有与招标有关的需存档的资料收集后交档案室存档，档案室按照主办部门所列清单进行登记和办理资料移交手续。

3、归档的文件材料必须收集齐全、完整，并加以系统整理，组成保管单位，符合案卷质量标准，便于保管和利用。

4、各类文件材料一般归档一式一份，公司发文及重要会议材料要归档三至四套。

5、永久、长期案卷内文件材料，凡有圆珠笔、铅笔、彩色墨水或复写、复印等不耐久字迹的必须进行复制，复制件同原件一并立卷、归档。

6、凡是向档案室移交的文件材料，应编制依据目录一式两份，移交时双方应在移交目录上签字，各存一份。

第十九条档案保密管理

（一）认真执行国家关于档案保密的有关法律法规。

（二）不在家属亲友和无关人员面前讨论公司机密。

（三）不准在私人交往和通信中泄露档案内容，携带秘密档案、资料外出工作时，不得违反保密规定，不准在公共场所谈论档案内容和保管情况。

（四）严格执行机密档案的借阅审批手续和借阅手续，在指定地点阅览，不得随意抄录。

（五）档案在立卷归档、整理保管、鉴定销毁、提供利用等各个环节上都应注意保密。

（六）档案的提供利用、复制、摘抄，应根据秘密等级经相应领导批准，办理有关手续。

（七）档案管理人员应定期检查档案情况，发现泄密或可能泄密时应当立即采取补救措施并及时报告公司主管领导。

第二十条档案库房管理

（一）档案库房是公司机要部门，一切人员未经许可，不得擅自进入库房。

（二）库房内应保持清洁、整齐，严禁吸烟和存放其他物品。

（三）档案库房要保护应有的温度（14℃-24℃）和湿度（45%-60%），超过标准时要采取措施。

（四）档案库房应备有“九防”设备和措施，出入库房的档案，要仔细清点登记。

第二十一条档案鉴定销毁

（一）档案鉴定应成立工作小组，由档案管理专员组织专业人员和有关部门的人员对档案进行鉴定。

（二）对到期的档案，要分析其内容、来源、时间、完整程度，做到逐件、逐张的审查，便于统一认识、统一标准，保证质量、提高效益，防止错误销毁档案。

（三）要销毁的档案应办理手续，写出鉴定销毁报告，登记销毁清册，一式两份经鉴定小组鉴定并经总经理签字同意后方能销毁。

（四）在销毁档案时要指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密，监销人员要在销毁清册上签字。

第二十二条档案利用

（一）档案室应设立档案阅览室，配置必要的阅档设备，为开展档案利用工作提供必要的条件。

（二）利用范围

1、公司保管档案均为现行档案，主要供公司和上级单位使用，不属于开放范围，一般不对外提供利用。

2、机密档案只限于公司高管、董事会秘书及相关部门借阅，而且必须经过总经理或主管副总批准，方能在阅览室查阅，不准带出档案室。

（三）利用方式

1、在阅览室利用。

2、借到各部门办公室利用。

（四）利用手续

1、凡利用档案者都应规定填写《档案借阅登记簿》，利用档案解决重大问题或取得较大经济效益、社会效益的事例，应及时向档案部门反馈，填写《档案利用效果登记表》，交档案部门存查。

2、利用本部门档案和其他部门非机密档案者，档案管理人员可直接提供利用。

3、档案一般不提供给外单位利用，外单位确需利用档案者，必须持单位介绍信，注明利用者的身份、查档内容和利用目的，经接待部门经理、主管副总批准方可利用。

（五）以下情况应立即将档案归还档案室

1、因事外出，请假超过7天者。

2、档案室因工作需要需收回者。

3、因工作调动、退（离）职者等。

（六）利用档案要求

1、各种档案的利用，必须严格执行保密制度。

2、利用者应爱护档案资料，保证所用资料的完好无损，不得随意折叠和圈划，严禁拆卷、涂改、勾画、加注，增删和抽页，不得转借他人。

3、利用者可根据工作需要摘抄或复制档案内容。

需摘抄或复制一般档案时，需经档案管理人员同意；摘抄和复制重要机密档案必须按公司有关领导批准的范围，并经档案管理人员审查同意，方可进行，不得抄录或与查档目无关的档案内容。

4、档案借出时间一般不超过1个月，如遇特殊情况，需经主管领导批准方可延长借阅时间，归还时经清点无误，档案管理人员方可签收。

5、凡借出档案发生遗失或损坏时，利用者应立即报告档案管理专员或档案管理员，采取弥补措施，对所产生的后果利用者负全部责任，并按《档案法》等有关规定处理。

6、外单位利用档案，一般不得借出或复制档案，且只能在阅览室查阅档案。

第二十三条档案整理

（一）档案整理工作的原则是保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。

（二）档案整理工作的主要内容：

区分全宗、全宗内档案的分类、立卷、案卷的排列、案卷目录的编制以及全宗排列等。

（三）档案整理工作的工作程序：

确定分类方案编写立卷类目──平时归卷──立卷──案卷排列──给定档号──编制案卷目录等。

第二十四条技术资料管理

（一）为保证技术资料信息的共享，公司所有技术资料由档案室统一保存和管理。

（二）技术资料订阅：

每季度由档案室通知各部门订阅技术资料有关事项。

各部门将欲订阅的技术资料目录、费用、份数等计划汇总至档案室，由档案室管理人员编制采购计划，报经公司领导批准后，方可订阅、采购。

特殊情况由各部门专业人员采购的图书均应在档案室办理相关手续，再行出借；各部门在业务交往过程中收到的赠阅资料、信息、论文、图书，除特殊专用留用外，均应送交档案室留存。

（三）凡借阅资料均须填写资料借阅登记簿。

员工借阅的资料应在归还期内及时归还档案室，不得损失和遗失，否则应进行赔偿。

员工离开公司时，应交还借阅的图书资料，个人积累的与公司有关的工作资料不得带走，均应由所属部门和档案室接收、整理、归档。

第六章　附则

第二十五条本制度由人力资源与行政部起草并负责解释。

第二十六条本制度自2010年12月1日起执行。