财务部固定资产管理制度行政类最终版.docx

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财务部固定资产管理制度行政类最终版

固定资产管理制度

第一条目的

为加强公司固定资产管理，使固定资产的购置、维护、调拨、处置等程序有据可依，提高固定资产的使用效率，保证固定资产实物的安全完整和核算的真实可靠，特制定本管理制度。

第2条定义

本制度所称固定资产是指同时具有以下特征的有形资产，且在使用过程中保持原有形态的资产：

（一）为提供劳务、出租或经营管理而持有的；

（二）使用寿命超过一个会计年度；

（三）单位价值在人民币1000元及以上；

（四）与该固定资产有关的经济利益很可能流入企业；

　　（五）该固定资产的成本能够可靠地计量。

智能化办公设备以及办公设备中批量采购的桌椅、文件橱、柜等单位价值不足1000元的也作为固定资产进行管理。

经营设备中可独立运作、单位价值不足1000元的设备也作为固定资产进行管理。

固定资产的所有权归属公司。

第3条适用范围

本制度适用于公司对固定资产的购置、验收、登记、出入库、使用、变更、维护、处置等行为相关的所有活动。

第4条固定资产的种类

公司固定资产分为经营类固定资产和办公类固定资产两大类进行核算和管理。

（一）经营类固定资产：

服务器、交换机、主机、闪存等与主营业务有关的产品或服务所必须投入使用的设备；

（二）办公类固定资产：

办公家具、电脑、打印机、复印机、投影仪、冰箱、空调、摄影器材等为组织和管理的日常经营活动而投入使用的办公设备。

鉴于两类固定资产在公司日常生产经营过程中发挥的作用和管理方式的差异性，本制度分为《经营类固定资产管理制度》与《办公类固定资产管理制度》。

办公类固定资产管理制度

第一章固定资产管理部门的职责

第一条固定资产是公司资产的主要组成部分，必须实行部门归口管理。

归口管理部门必须履行其管理职责，对本部门管理的固定资产从请购、资产编号、入库、验收、领用、保养、调拨、到报废等一系列经营活动进行监督，使用部门必须服从归口管理部门的指导和管理。

各部门职责如下：

（一）财务部门

负责对公司所有固定资产的数量和价值管理，其职责包括：

1、负责本公司固定资产的统一核算工作，建立健全固定资产核算凭证和帐卡，正确填报有关会计报表；

2、审核固定资产的购置预算，监督预算的执行情况；

3、固定资产购置（或租入）、转让、盘盈盘亏后报废（或毁损）清理的审批和报批；

4、固定资产账务数据复核、资产报废及盘盈盘亏后的账务处理；

5、随同行政部门，监督执行固定资产的盘点工作，并保留定期或不定期抽查的权利，以确定公司资产是否账实相符、出现损坏等情况；

6、根据实际情况协同固定资产管理部门（行政部门）对资产计提减值准备。

（二）采购部门

作为固定资产供应商的选定者，其主要职责为采购询价、综合评估、会签合同。

（三）行政部门

作为办公类固定资产的管理部门，其职责包括：

1、审核使用部门要求申购的固定资产是否合理；

2、验收采购的固定资产是否合格，合格后入库；

3、将固定资产的日常管理和使用落实到个人；

4、对固定资产的变更进行登记；

5、审核使用寿命已到期的固定资产是否需要报废；

6、每月按时提供固定资产收货单（或验收单）、固定资产明细表、固定资产变动表至财务部门；

7、健全档案资料，对固定资产进行编号、登记、黏贴标签，以年度为单位进行盘点，做到账实一致。

（四）使用部门或个人

使用部门或个人作为固定资产的直接使用人，其职责包括：

1、正确使用固定资产，做好保管和日常维护工作；

2、固定资产发生损坏后，保管人应及时上报行政部门申请修理或更换；

3、配合行政部门和财务部门的盘点工作。

第二章固定资产的取得、入库和出库

第二条固定资产的取得

固定资产取得方式包括购置、租入、置换等，固定资产购置时应将预算考虑在内，且购置行为应采购部门统一进行。

固定资产购置按以下标准执行。

1、固定资产由采购部门依照采购流程，对供应商进行选定，会签合同；

2、个人电脑的申购由行政部门根据人力资源部提供的新进人员计划，直接向已指定的供应商下单采购；

3、部门使用的固定资产，由部门填制《固定资产申购单》，部门领导审批后提交至行政部门，行政部门汇总后向采购部门提出购置申请。

第三条固定资产的验收入库

对于购置的固定资产，收货后应由行政部门和使用部门负责办理验收登记手续。

验收合格的固定资产才能进行后续的付款流程。

验收不合格的固定资产，由行政部门办理退换、索赔、拒付等事宜。

行政部门应对固定资产进行台账管理。

到货后逐一登记资产信息，必须记录的事项包括名称、资产编号、序列号、规格型号、价格、配件、供应商、收货日期（签收单作为收货依据留存），后方可入库。

第四条固定资产的领用出库

固定资产领用时，资产使用人或维护保养负责人须填写《固定资产领用单》，由部门领导批准后，方可递交至行政部门申请领用。

行政部门审核后，须在台账中登记该资产的领用人、领用部门、领用日期，并由资产使用人或维护保养负责人签字，并打印黏贴固定资产标签，后安排出库。

第三章固定资产的使用与盘点

第五条使用与操作

固定资产的使用办法由各使用部门负责规范，保证安全使用，做好日常维护工作。

对精密贵重以及容易发生安全事故的设备，归口管理部门应制定具体操作归程，指定专人操作。

第6条盘点

公司对固定资产实行定期实物盘点，目的是保证固定资产账、卡、物相符，摸清资产的实际使用现状，保证资产安全、完整。

具体要求有以下四点:

1、行政部门应定期进行固定资产盘点工作，使用部门配合，财务部门应每年至少应参与一次；

2、盘点中发现闲置6个月以上的固定资产，应由行政部门查明情况并制订处理计划，报领导审批，审批通过后，财务部门做相应的账务处理；

3、对盘点中发现的盈亏和资产毁损，应由行政部门逐个查明原因，协商提出处理意见，报领导审批，审批通过后，财务部门做相应账务处理；

4、对导致资产毁损的责任人追究赔偿责任。

第4章固定资产的日常维护

第七条日常维护

固定资产在使用过程中需要提高配置、增加器件或维修的，按以下规定办理：

1、固定资产在使用过程中如需增加器件或维修，各使用部门应先向行政部门提交申请，按固定资产购置要求经相关人员审批后再执行；

2、经批准后，行政部门负责组织对固定资产进行升级或维修；

3、财务部门凭行政部门提交的发票、维护清单等原始凭据做账务处理；

4、行政部门应及时在固定资产台账中登记使用过程中变更过配置的固定资产信息；

5、固定资产在保修期内出现故障，使用部门应及时上报行政部门，由行政部门通知供应商在规定的时间内进行维修；

6、固定资产管理责任人、实物责任人有异动情况的（包括人事调动、辞工等），由使用部门书面通知行政部，行政部及时回收相应固资，并更新“固定资产明细表”。

第5章固定资产的调拨

第八条内部调拨管理

固定资产的内部调拨应按照以下标准执行。

1、《固定资产申购单》上注明采取调拨方式添置固定资产的，行政部门根据实际固定资产使用情况办理调拨手续；

2、固定资产接收人应在调拨签收单上签字，证明该资产的使用责任人已变更；

3、调拨结束后，行政部门应及时对固定资产台账进行调整，并告知财务部门变更核算部门。

第6章固定资产报废

第九条申请报废

申请报废的固定资产应符合下列条件之一：

1、申请报废的固定资产已超过其使用年限，且不能继续使用的；

2、因自然和人为原因使固定资产受到毁损和丢失，且无法弥补和修复的；

3、由于历史原因，申请报废的固定资产存在重大质量问题，性能低劣且无法修复的；

4、因技术进步而遭淘汰，需要更新换代的；

5、虽未超过使用年限，但其实质也不能再给公司带来经济利益的；

第十条审批流程

1、使用部门向行政部门提出报废申请；

2、固定资产按IT设备和非IT设备区分，审批流程不同，如下：

（1）IT设备

由IT部门评估该固定资产是否予以报废，确认可以报废的，IT部门填写《固定资产处置申请单》，经财务部门审核后，报公司领导审批；

（2）非IT设备

由行政部门评估该固定资产是否予以报废，确认可以报废的，行政部门填写《固定资产处置申请单》，经财务部门审核后，报公司领导审批；

3、报废审批通过后，由行政部门及时清理该资产，并更新固定资产台账；

4、固定资产清理结束，财务部门做相应账务及税务处理。

第七章固定资产的账务处理

第十一条固定资产折旧

1、各公司固定资产折旧按照年限平均法每月计提。

办公类固定资产的折旧年限为3年，预计净残值率5%；

2、当月增加的固定资产从下月起计提折旧；当月减少的固定资产，从下月起停止计提折旧；

3、固定资产提足折旧后继续使用的，不再计提折旧；提前报废的固定资产，不再补提折旧。

第12条固定资产编号

（一）财务编号规则

1、编号方法

固定资产编号由“一位公司代码+二位资产类别+二位资产小类+五位自然序列号”组成。

（1）一位公司代码：

A-上海优刻得信息科技有限公司

B-上海优刻得云计算技术有限公司

C-上海云新信息科技有限公司

D-上海优刻得信息科技有限公司北京分公司

E-深圳云创天地信息技术有限公司

......

（2）二位资产类别：

01-经营类

02-办公类

（3）二位资产小类：

05-电脑

06-空调

07-办公家具

08-投影仪

09-复印机/打印机/扫描仪

99-其他不属于以上小类的固定资产

（4）五位自然序列号：

从00001开始按顺序编排

例：

隶属于上海优刻得信息科技有限公司的电脑一台，编码为A020500001

（二）行政编号规则

1、编号方法

固定资产编号由“三位公司类别+二位资产地域简称+二位资产类别简称+五位自然序列号”组成。

（1）三位公司类别：

U01-上海优刻得信息科技有限公司

U02-上海优刻得云计算技术有限公司

U03-上海云新信息科技有限公司

......

（2）二位资产地域简称：

SH-上海，BJ-北京，GZ-广州...

（3）二位资产类别简称：

DN-电脑及配件，DQ-办公用电器，JJ-办公家具...

（4）五位自然序列号：

从00001开始按顺序编排

例：

上海总部的一台冰箱，隶属于上海优刻得信息科技有限公司的，编码为U01-SH-DQ-00001

第13条资产的确认

固定资产以实际到货为确认标准，确认流程如下：

1、行政部门每月底将当月入库资产的采购合同复印件（或订单）、到货签收单原件、固定资产台账（明细表）、当月领用清单提交至财务部门；

2、财务部门核实单据后统一将该月入库的固定资产计入“在建工程-办公设备”；

3、财务部门根据领用清单，在财务系统中建立固定资产卡片，将其从“在建工程-办公设备”中转出，确认为固定资产；

第14条付款

1、行政部门在合同约定的账期内，在OA系统中完成付款申请审批流程；

2、付款审批完成后，将付款申请单、发票原件提交至财务部门；

3、财务部门审核无误后，执行付款。

第八章处罚规定

第十五条处罚适用情形

当公司固定资产出现以下情形时，相关责任人要接受处罚。

1、固定资产清查时，发现账账不符或账物不符；

2、固定资产被严重毁损且没有及时上报处理。

第十六条处罚措施

根据固定资产损失的程度，相关责任人接受相应处罚。

1、对办理固定资产购置的人员，如有故意以明显高于市场价购进的，一经查出，除应承担差价部分外，还应视情节轻重报公司领导对当事人进行口头警告、书面警告、通报批评、降职或辞退；

2、相关人员收受供应商给予的各种名义的回扣、手续费、不正当馈赠等归个人所有的，一经查出，应报公司领导对当事人进行辞退；

3、因购置计划出现重大偏差，导致购入的大批固定资产闲置，视购置金额大小，对行政部门或相关实物管理责任人给予口头警告、书面警告、通报批评及降职等处分。

4、如因个人使用不当造成固定资产损坏但可维修的，实物保管人承担修理费用；不可维修的，实物保管人按该项固定资产账面净值赔款；

5、因保管不慎造成固定资产丢失的，除该固定资产的净值由核定的责任人负责赔偿外，还应对固定资产的直接责任人和管理责任人给予口头警告、书面警告、通报批评及降职等处分；

6、固定资产标签原则上由行政部门黏贴，对于未按规定在二天内正确粘贴固定资产标签的直接责任人将给予口头警告、书面警告、通报批评等处分；

7、员工在使用或保管公司资产期间，不得将资产私自转借他人，如因转借导致丢失、损坏，赔偿义务仍由使用或保管人承担。

第九章附则

第二十七条本制度由财务部负责解释。

第二十八条本制度自发布之日起施行。

附：

1、

2、

3、