公文写作注意事项.doc

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公文处理讲座内容简记

　　一、文种

（一）党的机关公文种类有14种

　　1决议　2决定　3指示　4意见　5通知　6通报　7公报　8报告　9请示　10批复　11条例　12规定　13函　14会议纪要

　　1、行政公文里没有决议，而党的公文最重要的是决议，而且要写清某年某月某日通过。

　　2、党的意见只属于下行文，这一点与行政不同。

党的公文向上的意见文种为报告。

　　3、党组织不能发公告、通告，党组织发公报。

　　4、条例、规定属于党内的法规。

行政的条例是由国务院制订，党的条例只能由党中央制订。

（二）行政机关公文种类有13种

　　1命令（令）　2决定　3公告　4通告　5通知　6通报　7议案　8报告　9请示　10批复　11意见　12函　13会议纪要

　　1、命令：

分为公布令（公布行政法规）、行政令（例1989年北京戒严令）、嘉奖令（最高层次的，一般的嘉奖发通报）

　　基层机关不涉及命令文种的使用。

　　2、决定。

具有两种性质，一是领导指导性，二是法规性。

决定有三种用途。

一是对重要事项或行动做出决策性安排。

二是奖惩有关人员。

三是变更、撤销下级机关不适当的事项的文件。

　　3、公告与通告。

公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。

两者的区别：

一是公布的范围不同。

公告适用于国际，通告适用于社会。

二是公布的方式不同。

公告通过传媒，如新闻发布等。

三是重要程度不同。

　　公告与通告不适用于我们基层机关。

我们经常遇到的电话号码变更、地址变更等，应用启事、海报（公共应用文），不应当用公告或通告。

　　4、通知。

（1）适用于批转下级机关的公文；

（2）转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

（3）任免人员。

　　通知归属于下行文，只有涉及到划线部分才属于平行文。

　　5、通报（下行文）。

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　　6、议案。

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

　　可提交议案的部门有：

（1）人大常委会

（2）人大专门委员会（3）人大主席团（4）各级人民政府（5）军委（6）人民法院（7）人民检察院

　　注意：

向权力机关提交的才叫议案。

如向人民代表大会或常务委员会提交的叫议案，而向政协提交的叫提案。

　　提议案的主体要符合法定资格或者法定代表人数。

按照全国人大组织法的规定，除法律规定的有关国家机关外，一个代表团或者30名以上的代表联名，可以向大会提出议案；根据地方组织法的规定，县级以上地方各级人大代表10人以上联名、乡级人大代表5人以上联名，可以向本级人大提出议案。

如果不够人数人大代表提交的叫提议或建议。

　　7、报告。

适用于

（1）向上级机关汇报工作。

（2）反映情况。

（3）答复上级机关的询问。

（1）汇报工作分为

　　A工作报告：

我们经常写的报告。

成绩、经验，存在问题、下一步安排及设想。

　　B总结报告：

重点提炼规律，总结经验，以指导以后工作。

　　C请求备案的报告：

自己有自主权办理的事情但要求上级单位备案。

“上述报告请予备案”。

例：

关于中、津投资保护协定呈请备案的报告

国务院：

　　《中华人民共和国政府和津巴布韦共和国政府关于鼓励和相互保护投资协定》已于１９９６年５月２１日由外经贸部部长吴仪同津巴布韦财政部长赫伯特·穆拉瓦分别代表本国政府在哈拉雷签字。

现送上该协定副本呈请备案。

（正本已送外交部存查。

）

（2）反映情况写情况报告、调查报告。

调查报告用于深层次的，用于反馈调查结果，揭示事物的真实规律。

　　（3）答复询问的报告。

供领导机关了解情况作参考。

　　8、请示。

适用于向上级机关请求指示、批准。

（具体处理见后）

　　9、批复。

属于下行文。

适用于答复上级机关的请示事项。

　　10、意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

意见属于新文种，它没有固定的行文方向，可上报、可下发，上报时具有建议性、呈请性，下发时具有指导性，发同级单位具有商洽性。

　　意见与很多文种关联，也有区别，不能混淆。

意见上报时与请示性公文一样履行程序，逐级、只报一个主管单位、一文一事。

意见下发时，在指导性方面与通知是一样的，但意见只限于重要问题，通知不限于重要问题。

　　意见内容是有限定的，只限于重要问题。

　　12、函。

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复审批事项。

　　13、会议纪要。

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

　　二、正确选用文种的依据

（一）法规的依据

　　1、不能漏写了文种。

　　2、不要写错了文种。

如把请示写成报告（报告可以不予答复）。

通知具有执行性、通报具有教育性，不要相混淆。

写错文种不但影响个人形象还影响整个单位的形象。

　　3、不要自己制造文种。

如请示不能写成“请示报告”，报告不能写成“汇报材料”，批复不能写成“答复”。

（二）根据发文机关的职权。

如：

“命令”和“令”，党的组织没有“命令”这个文种；条例：

行政条例由国务院制订，党的条例由党中央制订；议案。

在使用权限外用到可回避，写提案、预案；公告：

只有面向国内外公众发布重要事件时才用。

　　（三）行文目的。

（举例说明）

　　把请示与报告分开，两者的行文目的不同，请示问题用“请示”，汇报工作用“报告”。

如申请经费应写请示，不能写报告。

　　凡要求答复的写请示，不要求答复的写报告。

　　防止报告与请示相混淆的三个问题：

　　1、在报告里请示问题。

不能既报告又请示问题，请示问题一定要单独行文。

　　2、用报告代替请示。

报告可以不予答复，所以不能用报告代表请示。

　　　　报告结尾写“特此报告”或“上述报告请审阅”，不要句号。

　　　　客气一些可以写：

“上述报告如有不妥之处请指正”

　　3、在请示里汇报工作。

这是不允许的。

必须把请示与报告分开。

请示包括

（1）请示理由

（2）请示事项（3）要求批准、批复。

如果担心领导不了解内容，可以把确实需报告的内容写成附件附在请示后面。

　　（四）按行文关系选择文种

　　船夫见风使舵才能行驶快，服务员看人下菜碟才能满足南方人北方人不同的需求，不同场合对待不同对象要有不同说法，公文也一样。

按行文对象划分，公文分为三类。

　　1、上行文：

向上级领导机关（指导机关）报公文叫上行文。

　　2、下行文：

向下级机关（被指导机关）行文叫下行文。

　　3、平行文：

指不相隶属机关之间的行文。

不相隶属分两类型：

（1）同一系统内的组织机关。

另外，上级机关的部门与下级机关是平行的。

　　上级机关里的部门不要发文。

例如人事部里的各个司，对外不要自主发文。

（2）非同一系统，不分级别高低都用平行文。

　　对等的、横向的机关行文鼓励用函。

　　行文关系举例说明：

　　1、通知。

“印发公文”用于本单位的公文，如“关于印发×××的通知”

　　通知属于下行文，不能给领导机关发通知，也不能给同级单位发指示性的通知。

给同级单位只能发告知性的通知，如企业改制、地址变更等，才能给平行单位发通知。

　　2、通报属于下行文

　　3、函。

灵活，可上行、平行、下行。

答复问题用复函，询问批准用问函。

　　　“关于请求设立＊＊机构的函”

　　　“关于请示＊＊调动工作的函”

　　三、规范公文的格式

　　公文各要素标识规则

　　眉首、主体、版记

（一）眉首

　　1、公文份数序号。

2、秘密等级和保密期限。

3、紧急程序。

4、发文机关标识。

5、发文字号。

6、签发人。

（见P27）

　　公文份数序号：

绝密、机密文件才用

　　秘密等级和保密期限：

党的公文标在左上角，行政公文标在右上角

　　发文机关标识：

×××文件（红头），联合行文时，把党委排在前面，把主办方排在前面。

　　发文字号：

机关代字＋年份＋顺序号，例：

×××〔2000〕1号，位置：

居中或左下方

　　机关代字要响亮好听，不要随便起。

顺序号不写“第”字，不要写成001号，就写1号。

括号不用圆括号。

联合行文只标主办方字号。

　　签发人：

上行文应注明签发人和会签人姓名（见P28）

（二）主体

　　1、公文标题　2、主送机关　3、成文日期　4、生效法定标识

　　1、公文标题。

公文标题是公文的眼睛。

俗话说“看文先看题”，公文标题规范与否，直接影响到公文的效力和阅读者的感受。

公文标题在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。

写标题有三项要求：

（1）准确揭示公文的主题内容。

　　揭示主题内涵，做到涵义明确。

内涵不应让人产生歧义。

如“××纪委关于××错误的处理决定”，应改为“××纪委关于××所犯错误的处理决定”

　　“××县政府关于我县遭受自然灾害的请示”应改为“××县政府关于妥善处理自然灾害的请示”

　　“关于开展追捕在逃犯罪人员的通告”应把“开展”去掉

　　《关于出国考察的请示》标题中因缺少主语而让人费解，到底是谁要出国考察?

完整的标题应在“关于”后面加上“××同志”或“××代表团”，

　　《××局关于××河流改造的请示》，从题意上看，是请示开展改造河流，而此文实际上是请求上级解决“治河经费”的问题。

因为事由不够清楚，往往使一些请示事项不能及时得到办理。

此标题应改为《××局关于解决××河流治理经费的请示》

　　揭示主题外延，做到范围限定。

　　“关于举办文秘干部培训班的通知”不能写成“关于培训文秘干部的通知”

（2）文字简明通顺

　　A归纳概括。

从逻辑学讲，要善于用属概念概括种概念，如“我们上街买了很多苹果、梨、桔子……”可以改为“我们上街买了很多水果”

　　全国人民代表大会有权罢免下列人员：

（一）中华人民共和国主席、副主席；

（二）国务院总理、副总理、国务委员、各部部长、各委员会主任、审计长、秘书长；

　　（三）中央军事委员会主席和中央军事委员会其他组成人员；

　　（四）最高人民法院院长；

　　（五）最高人民检察院检察长。

　　目前经修改后为：

　　全国人民代表大会有权罢免由它所选举或决定的最高国家机关的组成人员。

　　B只揭示主题。

公文标题不讲原因、不讲目的、不说道理、只揭示主题。

　　C防止和文种重复。

即同义反复。

　　“对此我们达成一致共识。

”“一致”与“共识”是重复的

　　“他是个非常年轻的小伙子。

”“年轻”与“小伙子”是重复的。

　　“关于申请×××经费的请示”申请与请示是重复的

　　（3）符合语法

　　发文机关　＋　内容　＋　文种　＝　标题

　　发文机关（作者）＋介词（关于、对）＋事由＋助词（的）＋文种（名称）＝标题

　　如“冀州市医院关于做好春节期间安全保卫工作的通知”

　　注意以下四个问题：

　　A标题后面不要标点符号，不能当成完整的句子，标题里也一般不用标点符号。

　　国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中明确规定：

“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

”规定一般不用，不是一概不用，具体讲应该是确有必要才能使用，没有必要不能乱用，表意清楚了能不用尽量不用，必要时可用空格代替。

　　××区政府办公室关于印发《××区长在××会议上讲话》的通知，其中的“《》”就不应该使用

　　标点必要的应用：

　　公文标题中涉及的法规性文件名称和书报刊名称应当使用书名号。

例：

国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知

　　公文标题中涉及的专用语、缩略语等可以使用引号。

例：

石家庄市人民政府关于命名“石家庄十大发明项目”“石家庄十大著名商标”的决定

　　公文标题中涉及的对某些内容进行必要注释或者补充的成分可以使用扩号。

例：

国务院办公厅关于对出国（境）招商活动加强管理的通知

　　公文标题中涉及两个以上并列成分又不便作简化处理时，为了表意清楚和方便阅读可以使用顿号。

例：

国务院办公厅关于２００１年春节、“五一”、“十一”放假安排的通知

　　B正确使用介词

　　介词的作用：

引出并限制文件内容

　　不要重复使用介词。

如有“关于”就不要写“对”

　　例：

关于对××同志的通报　“关于”不能和“对”同时出现

　　对：

专指对象　关于：

大范围的

　　“××单位对××进行审计的通知”不能写成“××单位关于对××进行审计的通知”

　　C结构完整。

凡是重要公文，有文头下面仍要写发文机关。

　　D标题排列。

多行标题字数匀称、结构得当。

　　分行时注意结构完整，词意完整，例：

不能上一行写“关”下一行写“于”

　　通知的标题：

　　发文机关＋转发/批转/印发（发布）＋原文件标题＋文种（通知）

　　转发中的“四个省略”，即在转发中可酌情省略介词关于、助词的、书名号、通知。

　　一个文件标题里最多只能写三个通知。

　　特殊情况可以直接写转发文件的标题。

例

　　“转发财政部关于解释《基本建设财务管理规定》执行中有关问题的通知”如不采用直接转发办法，标题将变成《转发黄委财务局关于转发水利部转发财政部关于解释〈基本建设财务管理规定〉执行中有关问题的通知的通知的通知的通知》

　　当批转、转发对象也是通知时，可省略去第一个“关于”和最后一个“通知”。

　　例：

某省人民政府要用通知转发《国务院关于开展全国第三产业普查工作的通知》时，其标题应为《XX省人民政府转发国务院关于开展第三产业普查工作的通知》，不是《XX省人民政府关于转发国务院关于开展第三产业普查工作的通知的通知》。

　　直转的文件要在正文里写详细

　　2、主送机关

　　要求：

（1）除普发性公文，只主送一个机关。

请示公文只报送一个单位。

（2）在一般情况下不要送给领导人。

不是领导人特别交办的，不要报送给领导人。

文件忌横传、跃级传送。

这样易导致文件漏登记或丢失。

　　（3）主送机关明确具体。

不要写“各有关单位”，部署任务一定要把对谁写清。

主送机关在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

　　3、成文日期。

表示公文正式确立的时间。

法律与法规在附则中还要写明生效日期。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。

成文日期右空4字。

　　确定成文日期的依据：

（1）领导人签发的日期。

（2）联合发文，以最后签发日期为准。

（3）电报以发出日期为准。

　　成文日期写法，零写成“○”不能用数字的0代替。

　　党的系统对成文日期没有严格的要求。

　　4、公文生效的标识。

（1）印章。

（2）领导者签署。

　　印章：

除会议纪要、电报外，都要盖印章。

　　用印制度：

（1）启用相关领导批准。

（2）印章专人保管，明确交接。

（3）使用印章要有登记。

（4）盖印要清晰规范。

　　盖章：

“上不压正文，下要压成文日期”。

上面距正文约2－4mm。

　　下压成文日期叫“齐年压月”也叫“骑年盖月”（见P29）

（1）印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上。

（2）印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

　　联合上报公文，只盖一个章，即主办单位的章。

　　当排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应调整行距解决，不能采取标识“此而无正文”的方法解决。

　　签署：

　　领导人在文件正文上签字叫签署。

领导人在发文稿纸上签字叫签发。

一般文件盖印就不签署。

注意：

只有正职领导人可以签署，副职不能签署。

　　（三）、版记

　　主题词

　　1、主题词的概念：

用于揭示公文主要内容的规范化的词或词组。

　　只要是公文就应该标注主题词。

主题词写在末尾方便日后检索公文，如用“主题检索法”检索。

　　定稿与印制本是同等重要的，甚至定稿只有一份。

　　2、主题词的选词问题。

　　能做主题词的只有名词，不能用形容词或动词做主题词。

动名词（有时当动词有时当名词的词），当动名词做名词时可作主题词，如“管理”。

　　主题词不要选多义词（一词多义），出现一词多义时要用规范词。

　　单位名称使用要规范，地名要规范。

如果用到译名时，应同新华社的叫法。

　　3、主题词的标引

　　位置：

用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

　　数量：

加上类别词不要超过六个

　　顺序：

先标类别词（文件所属大类），再标类属词（反映文件内容的词），最后标反映文件形式的词（文种）

　　文件内容：

主体因素、通用因素、时间因素、位置因素。

　　反映文件形式的词：

不只局限于13种文种

　　标好主题词要有依据，各个单位应该参照上级主管部门确定自己的主题词表。

　　抄送机关：

　　抄送机关：

需要了解公文机关，必要时给予配合的单位，不负责办理答复公文。

　　哪些文件应该抄送：

　　1、凡是下发的重要公文一定要抄送给直接上级。

如医院下发文件应抄送给卫生局。

　　2、受双层领导的单位在请示一个领导部门时，要将请示抄送给另一个上级。

　　3、上级机关向受双层领导的下级机关行文时，如有必要应把文件抄送给下级机关的另一个上级机关。

　　4、因特殊情况越级行文应把文件抄送给上级部门。

　　5、公文内容涉及到有关机关职能配合时，应抄送有关机关。

　　哪些文件不能抄送？

　　1、请示不向下级、同级抄送。

　　2、外单位抄送来的公文，不要转抄、转送。

　　3、凡是与文件办理无关的单位一律不要抄送。

　　印发机关

　　办公室负有合稿的责任，哪天付印哪天就是印发日期。

　　四、请示、会议纪要等文种的写法

（一）请示

　　请示要与报告、函分开。

　　1、请示的结构

（1）标题。

　　重要请示：

发文机关＋内容＋文种

　　一般请示：

内容＋文种　例：

关于×××经费的请示

　　写请示题目中就不要再有“请求、申请”等词，避免重复。

　　主送机关：

报送一个机关，不送给领导人。

（2）请示正文。

三部分：

请示理由、请示事项、行文的具体要求。

　　请示理由：

写明必要性、紧迫性，写明可行性。

　　请示事项：

就是请示什么，注意一定要事前请示；一文一事；对所请示问题要预先提出议案、解决问题办法；所请示问题一定要属于本机关职权范围内的确实无力或无权解决的事情；内容要明确具体。

　　例：

关于登山比赛奖品经费的请示

　　请示行文的具体要求：

（上述意见可否，请批示）请示具有要求批准的行文目的

　　例：

“上述意见如有不妥请批示”应改为“上述意见妥否（当否）请批示”

　　“上述要求请领导考虑”应改为“上述要求请批准”

　　“上述意见不知可否，请领导决策”应改为“上述意见可否，请领导批示”

　　2、请示的写作要求

（1）认真调查研究。

维护请示内容的合理性和真实性。

合理性即符合党的方针政策、国家的法律法规；符合客观实际；符合整理。

真实性即维护请示事实的全面真实。

（2）文字简明

　　写请示时用说明的方式，客观、原原本本的说明事情，不要用议论的方式。

　　可以用增加附件的办法使请示本身写的简明扼要。

　　我们内部请示可以搞成表格，内部文件、报批件。

　　写请示时语言要朴实、明白，尽量不要用形容词。

　　3、请示的行文规则

（1）逐级报送，一般不越级。

（2）只报送一个单位。

（3）在一般情况下不报给领导人。

（4）联合上报的请示必须协商一致，会签手续齐备（如两个院长都要在发文稿纸上签字）。

（5）请示不能向下级机关抄送。

（6）上报请示应在签发人之外还注明联系人、联系电话。

（7）与报告分开，不能用报告代替请示，不能在请示里汇报工作。

（二）会议纪要

　　1987年出台的文种，概念：

用于记载和传达会议情况和既定事项

　　特点：

1、会议纪要不加盖公章。

2、会议纪要主要用于机关内部备查使用。

会议纪要是原始素材，不经领导审查，而会议纪要必须经领导审查。

3、会议纪要的性质灵活、范围广泛。

凭证性、协议性、信息交流性。

如可作为合同、协议书使用；可直接写上某某会议报告，就是上行文，纪要附在重要报告后面；会议纪要可用通知下发；会议纪要可以印成简报。

　　1、会议纪要的结构

　　标题：

会议名称＋文种

　　成文日期：

标题右下方

　　正文：

会议的基本情况

　　例会写法：

主采用条款式写法，分条例项

　　纪要不写缺席人、记录人，主持人、参加人、列席人不但要写姓名，还要写职务，注意人名排序。

　　大会写法：

归纳叙述。

（1）为什么召开？

（2）会议名称。

（3）时间、地点、与会范围等。

（4）议题，并对会议成果进行简要评价。

　　2、会议纪要的写法

（1）收集材料。

记录重点：

上级领导讲话，大会的发言，例会依靠会议记录。

　　要突出纪实，实事求是的反映本来面目。

特别重要的会议纪要要经与会者讨论并取得认可。

　　会议纪要的签发人应当是主持会议的领导。

　　会议纪要可先写背景再写结论，也可以反过来，但不可以安全按照会议程序来写。

（2）写法。

可把会议决定事项分成几个问题，每个问题用小标题区分开。

例会可用惯用语。

如：

　　会议听取了××同志关于××的报告，经讨论决定……

　　会议听取了××同志关于××的报告，指出××，会议决定……

　　例会纪要不要写得过长。

　　五、公文专用语

（一）称谓词　单位、职务＋姓名

　　代第一人称：

我、本；代第二人称：

贵、你；代第三人称：

该

（二）领叙词：

是在公文中领叙来文时的用语，作为行文的依据。

　　依据、按照、依照、遵照、根据，用这种词时先引标题再引发文字号。

　　按、近接、前接、顷接，用这种词时直接引述原文。

　　悉　指导性：

收悉、敬悉、谨悉

　　　　致意性：

欣悉、惊悉、电悉、获悉

　　表示置发文种目的：

为、为了

　　置发文件的理由：

由于、鉴于、兹因

　　（三）承转词：

承接上文转入下文

　　据此、为此、故此、鉴此。

有鉴于此、基于上述、综上所述、由此可见、总之、总而言之、概而言之

　　（四）时态词

　　兹（现在）　顷（刚才）　现（现在）　行（未来）　将（将来）　时值　值此　按时　准时　届时　如期

　　先到用：

先期到达　

　　愈期（如逾期未归）

　　当即、迅即、着即、在即

　　暂时、暂作

　　曾经、日前

　　（五）结尾词

　　1、结束上文。

特此报告　特此函告　特此函复　特此通知

　　此据　谨此

　　此致（不是行礼的意思，不必再加敬礼）

　　2、表示希望和要求的结尾词

　　为盼（上行文），为荷（平行文）荷代表感激、感谢，为要（下行文）

　　3、致意性结尾词

　　谢谢合作、致以敬礼、谨致谢意

　　（港台用法）顺致最良好的祝愿、致以诚挚的问候

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