会议筹备教学课件PPT.ppt

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第三章会议准备,会谈桌,主方人员,1,客方人员,5,2,3,4,4,5,3,2,1,会谈桌,客方人员,1,2,4,4,2,1,3,5,3,5,门,主方人员,门,竖式横式,知识回顾：

商务谈判座次礼仪,商务谈判座次礼仪,正门,6421357,7531246,客方,主方,横桌式,竖式桌,主方,客方,7531246,6421357,谈判桌,谈判桌,正门,动态的右,“面门为上、居中为上、以右为上”,商务签约座次礼仪,主人在左，客人在主人右边,正门,客方,主方,随从人员54321,随从人员12345,静态的右,“面门为上、居中为上、以右为上”,国旗的悬挂,（客方）,（主方）,签到签到方法：

薄式签到优点：

利于保存，便于查找；适用于小型会议。

会议工作人员代为签到优点：

简便易行，适用于小型会议和一些常规会议；,证卡签到优点：

方便，可以解决开会入场签到所造成的拥挤问题；适用于大中型会议。

座次表签到方法电脑签到,思考：

报到与签到的联系与区别？

二者都是指与会者到达会议场所时所办理的手续，会期较短，无需集中接待的会议，一般只需办理签到手续；但会期较长、具体会议活动较多，需要集中接待的会议，不仅要签到还要办理报到手续。

二者区别：

报到指与会者在到达会议所在地入住宾馆时办理的注册手续，但不一定证明其参加每一次的会议活动；签到则是与会者在每一次具体的会议活动的签到簿上签名，证明他参加了这一次具体会议。

案例分析1：

便条初萌：

公司举办的技术研讨会即将结束，由于在会议签到过程中一度出现混乱，引起部分与会人员的不满，公司领导会务组成员进行会议总结。

总结主题集中在会议签到的内容、程序和基本要求上，请你就上述内容给予说明，发到我的邮箱以备总结时使用。

行政经理XXX年X月X日,分析：

会议签到工作的内容：

签到工作通常包括：

迎宾、签到登记、交费、领取会议资料和各种票证等。

会务组织人员应当到宾馆或会场入口处迎接与会人员，并组织与会签到和登记，然后引导与会人员尽快就座。

其目的是了解应该到会人数，认真负责做好签到工作。

1.签到基本工作程序：

指定会议签到的工作人员；准备签到所需的签到笔、签到薄或签到卡的刷卡机等用品及设备；负责签到工作人员提前到位；迎接与会人员；向与会人员介绍签到工作的内容；办理参会手续，发放会议资料和票证等。

2.会议签到的要求：

会议签到的工具要方便、好用、充足。

负责会议签到工作人员要提前到岗，注意着装礼仪。

签到处的位置要易找，并标识清楚。

签到工作要耐心细致，热情周到。

案例分析2：

某公司为庆祝开业五周年，举行为期两天的系列活动，庆典活动报到那天，会务组突然发现来的人比当初预料的多得多，且不说活动场面变得拥挤不堪，更麻烦的是原来预定安排住宿的房间不够。

分析：

可能有这样几个方面的原因：

一是不注意发送和回收会议回执；二是会前不注意统计落实到会人数；三是会务组组织应变能力不强，准备工作不充分，没能将各种可能性考虑进去，没有应急措施。

补救措施：

增加会场工作人员，做好引导工作，增加会场座位，分流客人，可设置分会场；预定安排住宿的房间不够，应迅速调配房间，首要任务是让每个人都能得到较好的安排。

第三章会议准备,一、会议准备工作的内容,

（一）总体思路1.估算工作量2.调配资源3.明确职责4.落实重点5.会前综合检查,会务细节表,

（二）各阶段准备工作的主要内容,1.会议通知阶段2.会议文件材料准备阶段3.布置会场阶段4.会议接待阶段5.散会阶段,二、会议整体设计,尊重惯例突出特色把握重点,会议的程序安排固定的会议流程规范,

（1）一个中心一个中心是指整个会议的议程。

一个中心包括：

会议的开始。

具体包括：

致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。

进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。

具体包括：

分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。

结束会议。

具体包括：

总结；安排下次会议。

固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点:

（2）两个基本点,两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪,这两个基本点是最容易被忽视的。

但是，它们却是保证会议成败的关键。

所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。

会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。

思考：

如何筹备一次会议？

一、拟定会议计划

（一）拟定会议的基本要素，如名称、议题、时间、地点、参与人员等。

（二）成立会务工作机构，如有必要可对工作人员进行分组。

（三）制订会议预算,二、拟定会议议程、日程与程序大中型会议的议程一般安排如下：

开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。

三、制发会议通知四、准备会议材料五、制发会议证件六、布置会场,会议议程、日程和程序的关系,会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动先后顺序的安排。

它们之间的区别在于：

会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括会议期间的辅助活动，其特点是概括、明了；会议日程是将各项会议活动（包括辅助活动）落实到单位时间，凡会期满一天的会议都应当制定会议日程；会议程序则是一次具体会议活动的详细顺序和步骤，是会期较短、议题较少并且较为灵活的会议只需制定一份会议议程即可。

以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。

食宿安排,

（一）安排会议餐饮的原则是：

卫生第一，保证营养，适合口味，方便节约。

主要就是：

1.量入为出，根据实际的会议收入（预算）作相应的安排，不可铺张浪费。

2.会议餐饮食品特备强调的是安全卫生。

3.在具体菜式的选择上，工作餐要体现顾全大局的原则，即保证营养又适合口味，照顾不同国家、民族的饮食习惯。

4.注意餐桌礼仪，最好能将每桌的人员名单安排落实下来。

案例：

A公司要在总部广州召开全国订货会，新秘书小王这样安排接待：

安排前台文员2人，负责签到和引导工作；准备小车三台，负责随时接待来电要求接站的新客户和重要来宾；除每天中午供应的工作餐（盒饭）外，其他食宿概不安排，来宾自己解决。

分析：

2人接待忙不过来，客户不同时间陆续前来，签到处无暇统计到场人数；盒饭临时定制，无法准时供应，来宾可能等不及；有事无法及时联系到客户。

不安排食宿不见得省事，统一食宿管理，节省了与会者三餐一宿奔波劳碌的时间，节省了组织东奔西走寻人开会的时间，会议时间和会议质量才能更有保障。

附：

中央国家机关和事业单位差旅费管理办法（节选）,第三章住宿费第九条财政部根据各地的经济发展水平和物价水平，分别确定各级别人员的住宿费开支标准上限。

第十条中央国家机关工作人员出差实行定点住宿。

住宿标准：

副部长级人员住套间，司局级人员住标准间，处级以下人员两人住一个标准间。

出差人员必须到定点饭店住宿，住宿费按照定点饭店的收费标准凭据报销。

因特殊情况未到定点饭店住宿的，在出差地住宿费开支标准上限以内凭据报销。

出差到没有定点饭店的地方，住宿费在所在地、市、州住宿费开支标准上限以内凭据报销。

定点饭店通过招标、协商方式确定，名单另行公布。

第十一条中央事业单位工作人员出差暂不实行定点住宿，其住宿费在出差地住宿费开支标准上限以内凭据报销。

第十二条出差人员无住宿费发票，一律不予报销住宿费。

第四章伙食补助费第十三条出差人员的伙食补助费按出差自然（日历）天数实行定额包干，每人每天50元。

第十四条出差人员由接待单位统一安排伙食的，不实行包干办法。

出差人员应向接待单位交纳伙食费，回所在单位如实申报，每人每天在50元以内凭接待单位收据据实报销。

接待单位收取的伙食费用于抵顶招待费开支。

第六章参加会议等的差旅费第十七条工作人员外出参加会议，会议统一安排食宿的，会议期间的住宿费、伙食补助费和公杂费由会议主办单位按会议费规定统一开支，在途期间的住宿费、伙食补助费和公杂费回所在单位按照差旅费规定报销。

小型调查研究会等不统一安排食宿的，会议期间和在途期间的住宿费、伙食补助费和公杂费均回所在单位按照差旅费规定报销。

第六节会间文化娱乐活动的安排,会间文化娱乐活动的安排,一般情况下，会期短（一天以内）的会议不需要娱乐节目；若会议内容较多，会期较长的会议，通常需要安排一些会间文化娱乐活动，给与会者作为必要的会间休息和调节。

（一）会间活动的作用：

调节会议的气氛让与会者感受到“团队的精神”舒缓紧张的精神压力,案例分析：

A公司在新产品发布会期间，定于12月25日18：

00在某娱乐总汇举办与会人员联欢会，可当与会人员兴高采烈来到娱乐总汇时，秘书却发现所定的能容乃50人的大包房居然已为B公司所用。

分析：

吸取秘书的教训，组织活动不仅要有明确的目的、周详的计划，还应该落实好资金、场地、物品、交通等等，只有做足相关的准备工作，才能保证活动的质量。

（二）组织会间活动应遵循的原则,健康轻松原则安全至上原则组织有序原则自愿参与原则从简节约原则,（三）会间娱乐活动的种类和形式,1.会间娱乐活动的种类会间娱乐活动形式多样，根据会间活动的主题内容可以划分为两大类：

带有教育性质的娱乐活动（主）较为单纯的娱乐活动,2.常见的五种会间活动形式组织观看电影、文艺表演活动组织单位参观活动组织外出考察组织户外游览活动组织户内自娱自乐活动,（四）组织会见活动的注意事项,适当照顾与会者的兴趣与要求尊重与会者的宗教信仰和风俗习惯活动能体现地方风俗或特殊如组织户外活动，一定要准备足够的资金和实用物品。

作业：

华海集团总公司将于2011年12月20日在北京总部召开全国分公司经理会议，如果你是集团公司办公室主任，你将如何筹备这次会议？