采购经理岗位职责说明书.doc

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烟台众信汽车零部件有限公司

岗位职责说明书

文件编号

YTZX/QI-HRD-01

版本编号

A/0

采购部经理

页码

第1页共1页

生效日期

2014-11-11

工作关系

所属部门

采购部

职务

采购部经理

薪水工

直接上级

总经理

直接下属

采购员

工作职责

*采购职能概述*

¨负责新供应商的开发、评审，参与合同评审工作；合格供应商的管理；编制年度、季度和月度采购计划及各类物资采购管理工作。

负责采购物料成本的持续降低。

¨采购管理：

是采购计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现公司对采购活动执行过程的科学管理。

*采购管理流程*

¨公司采购管理流程基本包括采购申请、采购计划下达、确定供应商、采购单执行（下单）、跟催、入库、对帐、付款、供应商管理等工作内容。

¨采购申请作业：

各部门根据部门存货物料状况，编写《采购申请单》，经总经理批准后，采购部门接收来自各部门的采购申请执行采购作业。

¨采购计划下达作业：

采购部门接收来自各部门采购申请，制订物料采购计划，实施采购作业；采购部及时向商务部提供采购计划执行情况，而当采购无法按时完成采购计划，订单无法依客户之要求交货时，商务部加以协调。

采购计划包括定期采购计划（如周、月度、季度、年度）、非定期采购计划（如系统根据销售和生产临时需求产生的）。

通过对采购计划的编制、分解，将公司的采购需求变为直接的采购任务。

¨询价作业：

按照采购物品或质量服务要求等特点，通过查阅原有供应商供货能力信息和市场调查等途径进一步了解价格信息和市场动态。

查找符合条件的供应商，确定被询价的供应商名单，通过随机方式从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，同时向其发出报价单让其报价。

¨确定供应商作业：

采购部接收来自供应商的报价加以整理，按照报价单的递交排列顺序确定合格供应商。

当确定的供应商放弃成交或因不可抗力提出不能履行合同，采购部可以依序确定其他候选供应商。

合格供应商确定后，由采购部将结果通知所有供应商。

入录《合格供应商名录》备案。

¨采购单执行（下单）作业：

在合格供应商确定后，采购部再将采购订单（或采购合同）下发给供应商，采购订单（或采购合同）必须含有以下信息：

材料型号、数量、单价、金额、到货日期、质量、售后要求等。

采购人员需要与客户核对采购信息，同时要求供应商签字回传。

采购订单管理以采购单为源头，对从供应商确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节进行准确的跟踪，实现全过程跟踪管理。

在整个过程中，实现对采购存货的计划状态、订单在途状态、到货待检状态等的监控和管理。

工作职责

¨跟催作业：

采购订单完毕以后，采购部门按照采购订单上要求的供货日期，向供应商反复核对到货日期直至材料到达我公司。

¨入库作业：

物料到达公司后，物流部通知物流入库员接收物料，物流入库员需核对供应商的送货单是否具备以下信息：

供应商名称、订单号、数量、合格材质报告、合格检验报告等；收集相应单据备案保存；物料检验合格后，方可入库；如订单上的信息与采购订单不符，物流员需征求质量部与采购部门意见是否接收或退货；如需退货，采购部门填写退货单，通知物流部门退回供应商。

¨对帐作业：

每个月月初，各供应商将上月月结表送至我司采购部，采购人员按照我公司物流收货员签字的送货单、入库单、退货单据、索赔单、单价表及之前付款情况核对月结表。

核对信息无误后，要求供应商开据正规供货发票发回我司采购部，校对发票上的以下信息：

我公司的全称，帐号，税号，发票上的材料名称，数量，金额等，核对信息无误后，采购部汇总对帐单、采购申请单、送货单、入库单、退货单、索赔单交财务部保管挂帐及按要求付款。

¨付款作业：

采财部按照付款计划周期及供应商货款申请，经总经理批准后，采购部通知财务部安排付款。

¨供应商管理：

采购部需每年度定期结合质量部、物流部等相关部门对《合格供应商名录》上的供应商进行供货资质进行考评，主要从公司资质认证、公司规模、供货能力、供货交付及时性、供货质量、售后服务等方面加以考评，给出《供应商考核评估表》，将考评不合格的供应商从《合格供应商名录》上除名，取消其供货资质。

*部门建设与管理*

¨负责制定采购部月度、季度、年度工作计划，并组织实施；

¨负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行；

¨负责采购部队伍建设，选拔、配备、培训、评价本部门人员；

¨负责部门内工作任务分工，合理安排人员；

¨负责控制部门预算，降低费用成本；

任职资格

性别

男

工作经验

1、大专以上学历，3年以上工作经验或总经理特批。

2、工作认真细心，有耐心，责任意识强，拥有积极的心态，对工作充满热情。

具有较强的沟通能力、团队管理能力以及统筹计划能力。

年龄

30岁以上

学历

大专以上

素质能力

1、要有较强沟通、组织规划能力、团队管理能力；

2、能熟练操作办公软件及丰富管理经验。

专业

采购管理类

关键考核指标

1.采购部年度工作计划（每年12月25日提交）；

2.部门内部人员在岗转岗培训记录（每年12月20日提交）；

3.周度、月度、季度、年度采购计划（周/月/季/年前下达）；

4.供应商供货及时率（次月5日提交）；（KPI）

5.合格供应商名录及供应商考评表（每年12月25日提交）；

6.供货正值税发票（每月10号提交财务部）

7.工作周报（每周一提交）；

8．本部门人员月度绩效考核表（次月5日提交）；