公司办公OA系统方案.docx
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陕西国诚中电科技有限公司
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公司办公OA系统方案
部门
设计
校对
日期
目录
一、公司现状分析 1
二、OA系统定位标准 1
三、OA系统功能模块 1
四、预计OA系统应用效果 5
五、厂商比对 6
六、结论 8
陕西国诚中电科技有限公司
一、公司现状分析
目前公司尚无系统化办公软件,导致存在诸多问题,主要分析如下:
1.公司各部门诸多业务处理和操作工序繁杂,报表种类繁多无统一办公平台;
2.缺乏标准化、规范化的科学管理手段,导致公司各部门在理解、贯彻、执行公司政策和法规方面相互之间存在差异;
3.办公用品、会议管理、车辆、投影仪、公用电脑等的使用申请仅靠纸质登记,无电子留档,且纸质申请过程繁琐,影响办公效率;
4.各部门之间数据信息不能共享、信息交换缓慢、管理成本高、工作效率低,重复作业多;公文下达上传速度慢、沟通困难、信息传递失真等;公告通知仅依靠微信告知员工,留底、存档工作很难进行;
5.领导无法对业务过程和企业资源进行科学、有效、及时的优化配置和监管;
6.大量的极其有价值的历史数据被丢失,对企业业务的长期发展造成损失;
7.办公信息化程度普遍不高,公司仅仅依靠网站,介绍本公司的情況,而企业内部的信息处理仍然处在office+打印机的层面上;
8.公司审批流程通过纸质版审批周期较长。
因此各部门为更好的梳理办公流程,提升办公效率,提升公司信息化办公水平,拟上线OA办公系统,并制定此方案。
二、OA系统定位标准
根据公司办公需求,本次上线OA系统用户人数为100人,将建设一个运行稳定、适应长远发展的网络办公系统,实现“网络办公”、“网络沟通”、“网络审批”、“知识管理”、“网络决策”的信息化建设思路,实现信息高效传递、无纸化协同办公、远程移动办公、科学规范管理,使工作效率明显提高,使员工工作更加简化,使信息获取更加容易,使决策制定更加准确;使管理变得更加灵活、更加科学,抗风险能力、创新能力、应变能力迅速加强,历史数据长久保存,从而最终提高企业的综合竞争力。
三、OA系统功能模块
根据所定OA系统标准,选择所需功能模块包含有以下方面:
1.个人事务:
1.1.电子邮件:
用于内部邮件、外部邮件的收发,相互转发;
1.2.内部短信:
主要起通知、提醒和交流作用;
1.3.任务中心:
协同处理临时事项,并对完成进度进行记载;
1.4.公告通知:
具有通知公告查看和查询等功能;
1.5.新闻:
新闻的评论、管理和查询功能;
1.6.投票:
主要用于意见收集、民主决策、结果测试等;
1.7.个人考勤:
主要用于对公司内部员工考勤的管理,包含外出登陆、出差登记等;
1.8.日程安排:
主要是对未来要做的事务进行安排、提醒、查询和管理;
1.9.工作日志:
主要是对已经做的工作进行记录,如周报,月度总结等;
1.10.个人文件柜:
用来存放个人文件。
支持建立多级目录,可共享给他人阅读;
2.工作流程:
2.1.新建工作:
发起流程,从对应流程文件夹中选择需要的模板,开始填写表格;
2.2.待办工作:
审批流程,可以审批各用户转交来的流程;
2.3.工作查询:
查询自己发起和审批或被授权查询的流程,查询结果可导出EXCEL;
2.4.工作监控:
可以对有监控权限的流程进行转交、委托、结束及删除等;
2.5.数据报表:
事先设置流程报表,自动汇总形成图表,如汇总求和,计算平均值等;
2.6.超时统计:
对办理中的流程超过规定时间的流程进行统计;
2.7.工作委托:
因出差等原因需事先把自己审批的流程委托给相关人员办理;
2.8.工作销毁:
对删除的流程进行彻底清理,相当于windows的回收站;
2.9.流程日志查询:
查询流程每一步骤的办理日志情况;
2.10.数据归档:
对数据进行统一归档,即节约服务器空间,也方便保存,查询
3.行政办公:
3.1.公告通知管理:
可以发布公告、查询公告,并可查看公告接收者对该公告的查阅情况;
3.2.公告通知审批:
可以对公告的内容进行审批,审批过的公告才可以发布出去;
3.3.新闻管理:
和公告管理类似,不同的是新闻允许评论,而公告不允许评论;
3.4.投票管理:
类似于网络调查,可以自定义投票项目供投票者去选择;
3.5.日程安排查询:
可以查看下属自己安排的日程内容,也可以对下属直接安排工作;
3.6.工作日志查询:
可以查看下属写的工作日志,并可以对日志进行点评及共享;
3.7.管理简报:
统计各用户各项工作的数量,查看企业目前的工作状态;
3.8.工作计划:
多人参与,参与人随时可以看到任务进度,有权限人员可以点评;
3.9.办公用品管理:
办公用品、低值易耗品的登记、领用、管理,可以生成各种统计报表;
3.10.固定资产:
实现固定资产的录入,生成资产卡片,生成相应的查询报表;
3.11.图书管理:
实现图书的管理录入、借阅、查询、管理;
3.12.资源申请管理:
对相当设备的进行管理,排出使用日期等,如笔记本电脑、投仪影等;
3.13.会议申请安排:
对会议室进行预约登记、会议申请、批准,会议纪要等进行全面管理;
3.14.车辆申请安排:
对车辆使用申请、批准、预约情况、维护费用等进行全面管理;
3.15.公共通讯薄:
按组查询人员通讯信息;
3.16.组织机构信息:
可以查看单位、部门、用户相关信息;
4.知识管理:
4.1.公共文件柜:
帮助用户实现文件系统化管理,可针对不同角色、不同用户授权;
4.2.网络硬盘:
类似FTP,针对服务器上相应路径授权,存放资源文件;
4.3.图片浏览:
主要用于放JPG、GIF等图片格式文件,可以直接预览、播放;
4.4.OA知道:
类似百度知道,问答式的知识积累,可以提问、回答、查询等;
4.5.维基百科:
类似于百度百科,词条式多人共同编辑完善的知识管理方式;
4.6.文档检索中心 :
针对日积月累的数据进行检索,并支持OFFICE,PDF文档里面来的文字进行搜索。
方便后期对文档数据的查找。
5.人力资源:
5.1.人事管理:
主要实现档案资料的录入、查询、及统计分析等工作。
实现单位人事档案的建立、查询、导入、导出等功能。
可以实现如合同到期的定时提醒,可设置附件。
包括人事档案、合同评审管理、奖惩管理、证照管理、学习经历、工作经历、劳动技能、社会关系、人事调动、离职管理、复职管理、职称评定、员工关怀、人事分析等子模块;
5.2.招聘管理:
实现从招聘需求到人员招聘、选才等过程细分为招聘需求、招聘计划、人才库、招聘筛选、招聘录用、人才分析等模块;
5.3.培训管理:
主要包括培训计划、培训审批、培训记录等模块;
5.4.考勤管理:
对在OA上考勤的数据进行统计,同时对考勤进行设置包括考勤审批、考勤记录、考勤统计、排班管理等模块;
5.5.薪酬管理:
通过OA发放工资条,可以自定义工资结构细分薪酬项目设置、薪酬基数设置、工资流程管理、财务工资录入、部门工资上报、福利管理等模块;
5.6.员工自助查询:
员工可以查询自己的基本信息、职位情况、教育背景等内容;
5.7.人力资源设置:
可以设置考勤、人力资源管理员及HRMS相关代码;
5.8.在线考试:
通过OA进行考试,标准化选择题,自动评分,包括题库管理、试题管理、试卷管理、考试信息管理、参加考试等模块。
6.档案管理:
6.1.卷库管理:
建立相应的库;
6.2.案卷管理:
建立相应的卷;
6.3.文件管理:
建立相应的文件;
6.4.案卷借阅:
对文件进行相应的人借阅,带相应的审批;
6.5.档案统计:
最终档案的统计分析;
6.6.档案销毁:
对于不需要的档案进行销毁;
6.7.系统设置:
对CRM各模块中的代码进行设置;
6.8.我的任务:
用户在各项目中需要完成的工作任务。
7.项目管理
7.1.我的项目:
支持一级审批和免审批立项;
7.2.我的任务:
分解下来的项目任务;
7.3.项目审批:
对于所立项目进行审批;
7.4.项目文档:
对于项目过程中所形成的文档进行管理;
7.5.项目问题:
项目中产生的问题进行咨询及处理;
7.6.基础数据设置:
相应的参数设置。
8.交流园地
8.1.讨论区:
单位的内部的BBS,可以设置多个主题,有权限的人参与讨论;
8.2.论坛:
可以集成Discuz超级社区论坛;
8.3.文本聊天室:
可以在对应聊天室中与其他用户进行文本聊天;
8.4.语音聊天室:
需要安装MeChat聊天服务器后可以进行语音聊天;
8.5.网络会议管理:
包括发起会议、删除、结束、加人、会议记录等操作;
8.6.文本聊天室管理:
可以设置聊天室名称,并可以进行删除、关闭、删除记录等操作。
9.系统管理:
9.1.组织机构设置:
设置单位名称、部门、用户及角色与权限设置;
9.2.工作流设置:
定义工作流表单、流程等,并对流程进行分类;
9.3.行政办公设置:
设置公共网址、工作日志、公共通讯薄、公告通知、文件套红模板;
9.4.知识管理设置:
可以对公共文件柜、网络硬盘、图片浏览进行权限设置;
9.5.信息交流设置:
设置短信提醒、讨论区、词语过滤、信息过滤审核;
9.6.定时任务管理:
有定时发起流程、工作流超时催办、数据库定时备份等;
9.7.紧急通知设置:
可以设置桌面模块及桌面显示窗口两种不同内容及显示方式;
9.8.界面设置:
可以设置IE标题、主界面、登陆界面等内容等;
9.9.状态栏设置:
可以设置底部需要显示的文字;
9.10.系统代码设置:
对OA中各模块设置不同代码;
9.11.自定义字段设置:
可以设置IE标题、主界面、登陆界面等内容等可以对OA中模块自定义字段,用于增加对应表的输入内容;
9.12.数据库管理:
对数据库进行优化、修复及导出、导入、备份、还原等操作;
9.13.系统日志管理:
可以查询日志、统计日志及管理日志;
9.14.系统资源管理:
分资源监控(可以监控内部短信和内部邮件)、数据压缩、文档备份管理、资源占有情况查询、资源回收、IM资源管理等;
9.15.系统访问控制:
可以设置IP段,也可以设置外网访问权限;
9.16.系统安全设置:
可以对密码强度、登陆次数、是否启用USBKEY(使用KEY登陆需单独购买)等进行设置。
10.文档在线阅读与编辑:
支持Office文档(Word、Excel、PowerPoint文档)在线编辑,无需下载,自动上传,支持痕迹保留,支持pdf文件在线阅读,客户端无需安装pdf阅读器。
11.客户端工具:
除浏览器登录外,提供OA客户端工具,实现开机自动登录OA,支持内外网地址快速切换。
12.智能门户:
我的门户、门户管理、门户模板、门户内部管理,一站式信息服务中心、强大的内容管理、个性化设计和定义、与OA业务紧密集成,支持门户属性自定义,门户编号、名称、类型、logo信息、是否开启、门户访问权限、管理权限,支持总部门户、分子公司门户、部门门户、个人门户、信息门户等。
13.移动客户端:
实现无线移动办公,提供邮件、公告、工作流、微讯等模块功能,随时查阅办公数据,
14.签章:
14.1.工作流表单网页手写签章:
支持web网页签章,用户在表单中,通过签章组件进行签章的操作,以保证网页表单数据的安全性,防篡改和可鉴别,提高了网页签章的权威性、规范性,符合电子签名法则。
14.2.手机签章组件:
手机签章组件是将特定手机签章,与客户的智能手机硬件或号码信息捆绑,当客户使用智能手机OA客户端,进行工作流等审批操作时,可以实现安全的签章功能。
14.3.Office安全签章:
支持OA系统中所有Office文档的电子签批、骑缝章、信息验证、生成二维码等功能。
印章安全可信,防伪防盗。
加强协同办公中的安全性。
15.服务器:
OA系统服务器可以由公司自建服务器,也可租赁工业云平台。
16.与ERP系统的对接以及与企业网站的对接。
四、预计OA系统应用效果
1.创造数字化办公环境,突破沟通障碍,基于INTERNET技术实现全球化远程办公和移动办公;
2.改善沟通,建立企业内部信息门户,统一信息发布平台,促进文化建设以公告、新闻、论坛等多种方式和手段建立立体沟通平台;增强组织成员参与的兴趣、辅助完成文化建设;
3.加强组织行为管理,监控制度执行与工作绩效,工作任务实时督办,提高成员的执行力;
4.过程控制,规范管理,制度流程驱动、表单展现,提高管理能见度;随机协作过程、结果可视化、提高授权协作有效性;组织及体系化管理手段实施平台实现跨部门流程化协同工作,加强业务规范,提升工作效率;
5.知识管理,打破信息孤岛,实现知识、经验的随时积累共享、提升学习能力;
6.激活企业硬件投资,提高内部资源利用率,实现无纸化办公;提升单兵效率,有效抑制人力数量增长。
7.客户关系,全方位掌控客户资源,稳定客户关系,提升客户服务质量;
8.通过全面的企业信息化解决方案,快速提高整体信息化水平,提升企业未来竞争力;
9.规范企业信息管理,多级权限控制,确保企业信息安全;
10.加强多层次沟通,实现全员参与,成为塑造企业文化的良好平台。
五、厂商比对
根据所指定需求功能,选择市场业内实力较强的泛微、通达OA以及新型办公软件金蝶云之家进行综合对比,如下表所示。
表1OA厂商对比
公司名称
泛微
通达
金蝶
主要案例
复星集团、上海医药、三胞集团、得力文具、万达集团、大益集团、SMG、公牛集团、中国海运、PICC、合力叉车、百丽集团等
中国兵器工业集团、中国航空工业、中船重工、中国冶金、中国电子科技集团、中核工业、中国一重、三环集团、蒙牛乳业等
天津海事局、珍宝岛药业、中华全国工商业联合会、辽宁医学院、中源协和、长济高速、西安西瓷、重庆远视科技等
版本信息
e-officeV9.0
标准版100用户
云之家
并发用户数
100
100
100
服务器
租赁云平台
增值组件部分
1、项目管理
2、集成接口
1、工作流表单网页手写签章;2、手机签章组件;
3、office安全签章
项目管理组件
系统架构模式
c/s架构(浏览器/服务器)
联系电话
胡经理18966848903
陈经理18049426172
陈经理13369101717
表2报价比对
公司名称
泛微OA
通达OA
金蝶云之家
软件平台费用
149000
39800元
7000元(100人×70)
增值部分费用
35000(用户数500×70)
30000元(签章)
9950(项目管理50人)
实施服务费用
28350
35000元
20000
合计总价
197350
104800元
36950
优惠价格
59205(16%专票)
79800元(3%专票)
实施周期
1-3个月
3个月
20天
报价说明
1、软件升级:
小版本升级免费,大版本升级费用为合同费用的10%;
2、自验收通过之日起乙方享受一年的免费维保,以后每年的维护另签合同;
3、本报价不含第三方产品和二次开发费用,如需开发按2500元/人天结算;
本报价针对的为通达标准版100用户。
注册用户数100,并发用户数100,即时通讯100,移动客户端100。
除包含有通用功能外,新增组件包括工作流表单网页手写签章不限制印章个数、手机签章组件不限制印章个数、office安全签章包含3个KEY,可以保存3-6个印章。
云之家系统报价收费均为按用户数收费,本次报价按照用户数100人为准,70元/人;项目管理板块实际用户人数按照50人制定,199元/人。
云之家板块中的签章板块不加密,无防伪功能。
付款方式
合同签订后30%,需求调研完毕后30%,系统调试安装完成之后30%,系统上线运行之后10%。
合同签订后50%,软件安装注册成功30,项目实施完成验收合格后20%。
厂商比较说明:
根据调研,通达OA主要集群客户为大型国企,依附于中国兵器集团,从事OA行业时间较长,主要宣传途径为客户宣传,其功能较多,技术实力较强,性价比好,有售后支持保障能力,但通达开发技术为PHP较落后,扩展能力差。
范围OA基本功能较完善,宣传力度大,技术成熟,服务有保障,客户群范围较广,大、中、小企业均有涉及,并有针对性版本,开发技术为JAVA,整合性好,开发敏捷。
金蝶云之家为新研发办公软件,其在市面上使用客户较少,且功能不够齐全,相关稳定性还不能得到确定,价格便宜。
六、结论
结论
申请部门:
生产部
责任部门:
需求时间:
2018年7月30日
项目名称:
企业办公OA系统方案
申请原因:
1.企业集成化、无纸化办公需要;
2.企业信息化建设需要;
3.企业办公交流系统,资源共享,办公效率提升等需要;
4.企业内部门户网站建设需要。
最终建议:
根据调研比对结果,建议从范围和通达OA两家厂商中选择其一,用户数初步定为100人,按照需要可将签章组件模块加入,也可在软件系统实施完毕后根据需要增加该模块,待ERP上线运行后进行OA的实施工作。
申请人:
财务部意见:
部门主管:
采购部意见:
分管副总:
总经办意见:
总经理意见:
8