编辑排版技巧.docx

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编辑排版技巧

编辑排版技巧

1页面设置快速进行调整

要对Word进行页面调整，通常大家采用的方法是选择“文件→页面设置”选项的方法进行，请问有没有更快速方便的方法呢？

答：

有，如果要进行“页面设置”，只需用鼠标左键双击标尺上没有刻度的部分就可以打开页面设置窗口。

2Word中巧选文本内容

在Word文件中进行编辑操作时，经常需选定部分文件内容或全部内容进行处理，请问有没有快捷的方法进行选定？

答：

在Word中要选中文件内容时，有一些快捷的操作方法，掌握好它们可以大大提高你的工作效率。

下面为大家介绍这几种用得较多的方法：

2.1字或词的选取：

将指针移到要选的字或词后，双击鼠标左键即可选定。

2.2任意连续的文字选取：

将指针移到要选取的文字首或末，再按住鼠标左键不放往后或往前拖动，直至选中全部要选择的文字后松开鼠标左键即可。

如果采用键盘上“Shift”键配合鼠标左键进行选择，可这样进行：

将光标移到要选取的文字首（或末），再按住“Shift”键不放，然后将鼠标指针移到要选取的文字末（或首）并单击，此时也可快速选中这段连续的文字。

2.3一行文字的选取：

将指针移到该行的行首，在光标指针变成向右的箭头时，单击鼠标左键即可；

2.4一段文字的选取：

将指针移到该段第一行的行首，同样在光标指针变成向右的箭头时，双击鼠标左键即可。

2.5整个文件内容的选取：

把指针移到该文件中任一行首（在指针变成向右的箭头时），快速单击鼠标左键三次便可选中整个文件内容（也可利用组合键“Ctrl+A”快速选定）。

另外在平时使用中，还有几个特别的快捷键可以加快选取：

Shift+Home：

使光标处选至该行开头处。

Shift+End：

从光标处选至该行结尾处。

Ctrl+Shift+Home：

从光标处选至文件开头处。

Ctrl+Shift+End：

从光标处选至文件结尾处。

Shift+移动光标：

逐字逐行地选中文本（用于一边看一边选取文本）。

Shift+Alt+鼠标左键单击：

可选中原光标所在位置至后鼠标左键单击光标位置的矩形区域。

小提示：

在选取时还可利用“F8”键来进行快速选取。

具体操作方法是：

先按“F8”键激活系统内置的“扩展选取”模式（窗体状态栏的“扩展”会由灰变成黑色），然后按“F8”键便可选择光标位置后的一个字符，若再按一次“F8”键则可选择光标所在位置的整行字符，再按一次便可选择光标所在的整段字符，再按一次选择整篇文章。

如果结合其他键还可实现更多功能，如，与方向键配合使用可灵活选择文本内容；而与编辑键（光标键上面的那些键）配合使用，则可更方便地进行选取，如按下“Home”键或“End”键，则能选择当前光标所在行以光标为界的前半行或后半行。

如果按住“Ctrl”键再按下这两个键，则选择以当前光标所作位置为分界点的整篇文章的前半部分和后半部分。

如果按“PageUp”键或“PageDown”键，则是按上、下页选择文本。

在使用完并要取消扩展模式时，只需按一下“Esc”键即可。

3Word中合并文件

在编辑文件时，若要将另一篇文件内容全部合并到该新文件中，除了采用打开原文件对内容进行复制，然后再转入新文件进行粘贴外还有没有其他更好的方法呢？

答：

如果要合并另一个文件，有一个更好的方法进行。

（1）打开要合并的一篇文件，然后在菜单栏选择“工具→比较并合并文件”选项。

（2）选择需要合并的另一篇文件，并在窗口右边的“合并”中选择“合并到该文件”项即可。

通过这两步操作后，这两篇文件就会合并在一起，同时若要合并多个文件，则可按此方法依次进行。

4快速定位光标

在文件编辑中，经常需要把光标移到某个位置，如果能够快速进行移动，那肯定会节省很多时间，提高工作效率，请问怎样进行快速定位呢？

答：

对于一些特殊的位置，可以利用快捷键进行快速定位。

用得较多的几个快捷方式如下：

Home：

将光标从当前位置移至行首。

End：

将光标从当前位置移至行尾。

Ctrl+Home：

将光标从当前位置移至文件的行首。

Ctrl+End：

将光标从当前位置移至文件结尾处。

5字号快速调整

在Word中编辑文字时，有时只需将字号缩小或放大一磅，而若再利用鼠标去选取字号将影响工作效率，请问有没有方法快速完成字号调整？

答：

可以，利用键盘选择好需调整的文字后，再在键盘上直接利用“Ctrl+[”组合键缩小字号，每按一次将使字号缩小一磅；而利用“Ctrl+]”组合键可扩大字号，同样每按一次所选文字将扩大一磅。

另外也可在选中需调整字体大小的文字后，利用组合键“Ctrl+Shift+>”来快速增大文字，而利用“Ctrl+Shift+<”快速缩小文字。

6快速对齐段落

在Word中要设置段落对齐，通常大家是利用格式工具栏中的对齐方式进行，请问有没有更方便快速的方法呢？

答：

有，可以利用组合键来快速完成，常用的设置方式组合键如下：

Ctrl+E：

段落居中。

Ctrl+L：

左对齐。

Ctrl+R：

右对齐。

Ctrl+J：

两端对齐。

Ctrl+M：

左侧段落缩进。

Ctrl+Shift+M：

取消左侧段落缩进。

Ctrl+T：

创建悬挂缩进效果。

Ctrl+Shift+T：

减小悬挂缩进量。

Ctrl+Q：

删除段落格式。

Ctrl+Shift+D：

分散对齐。

7移动光标快速定位

在Word中编辑文件时，经常需把光标快速移到前次编辑的位置，而若采用拖动滚动条的方式非常不便，请问有没有快捷的方法呢？

答：

有，可以利用一种组合键进行快速定位。

在需要返回到前次编辑位置时，可直接在键盘上按组合键“Shift+F5”。

同时使用该组合键还可使光标在最后编辑过的三个位置间循环转换。

8快速调整Word行间距

在编辑调整Word文件行距时，常见一些“高手”不用调出格式来进行设置，请问他们是如何完成调整的呢？

答：

其实方法非常简单，在需要调整Word文件中行间距时，只需先选择需要更改行间距的文字，再同时按下“Ctrl+1”组合键便可将行间距设置为单倍行距，而按下“Ctrl+2”组合键则将行间距设置为双倍行距，按下“Ctrl+5”组合键可将行间距设置为1.5倍行距。

9轻松统计Word文件中字数

Word中有一个非常实用字数统计功能，如要统计一个文件中字数，可直接在菜单栏中单击“工具→字数统计”命令，便可得到一个详细的字数统计表，而且还可在文件中选中一部分内容进行该部分字数统计，但若要把该文件字数插入到文件中，这样得到结果后还需进行输入，操作起来繁琐，请问有没有更方便快速的方法呢？

答：

可以直接把统计字数插入到文件中，具体方法是：

（1）在菜单栏单击“插入→域”命令，在对话框“类别”下拉列表中选择“文件信息”选项。

（2）再在“类别”下拉列表中选择“NumWords”选项，并在右侧相应栏设好置域属性格式及域数字格式，如图1-11所示，最后单击“确定”按钮即可。

图1-11统计文件字数

小提示：

以后在文字有变动时，只需在菜单栏单击“工具→选项”命令，然后在打开的窗口中选择“打印”选项卡，并选择“更新域”复选框，这样打印时，便会自动更新该域，得到新的统计数目。

10轻松选取文件列

在Word文件中要选择行的方法很多，操作起来也很方便，而如果要对列进行操作，请问有没有方便的方法进行选取呢？

答：

在Word文件中，行的操作非常多，而列的操作相对来说要少很多，其实要选择列有种好方法轻松完成。

首先把指针移到要选取的列首或列尾，然后按住键盘上“Alt”键，配合鼠标或键盘进行选取即可，如图1-12所示。

图1-12列的选取

11巧去网址超链接线

当我们在Word文件中输入网址或粘贴带有网址的内容时，Word会自动产生链接下划线，请问有没有办法去除呢？

答：

这其实是Word自动修改功能引起的麻烦，在想取消超链接的下划线，只需按下组合键“Ctrl+Z”或“Alt+BackSpace”，便可将下划线取消。

另外也可关闭其相应的自动功能：

选择“工具”菜单栏中的“自动更正”选项，在弹出的对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框，最后单击“确定”按钮完成关闭。

12英文单词换行排

在输入英文或较长网址时（特别是中英文混排时），大家可能常遇到上行字距明显拉宽，而英文单词或网址跑到下行的情况，这样影响了文件的美观，请问有没有办法让英文单词截断换行排呢？

答：

可以，只需对单词或网址加入一个不间断空格，具体操作方法是先选择词组中每个单词（除最后一个单词）后的空格并按下“Ctrl+Shift+Space”组合键即可。

13不同页面的设置

在一些特殊的Word版式设置时，需要将一个文件中的页面设置成不同的方式，请问此时除了把不同页面做成另一个文件进行设置外，还有没有其他方法轻松完成设置？

答：

要在Word中同一文件中设置不同页面，可以采用下面这种方法进行：

首先在菜单栏单击“文件→页面设置”命令，在“页面设置”对话框中将文件前一种页面版式设置好后，再将光标移至需更换版式的页面，再次打开“页面设置”对话框，并按需要对页面进行调整后，在“应用于”下拉菜单中选择“插入点之后”项，如图1-13所示，此时便可在同一个文件中得到不同的页面设置。

图1-13不同页面设置

14修改自动加标注

在完成某个文件后再交给其他人审阅或修改，当然希望能一眼就看出修改了哪些地方，请问有没有办法做到这呢？

答：

可以，只需利用Word的追踪修订功能，在把文件交给其他人修改之前进行一些设置即可。

打开要使用追踪修订功能的文件，再在菜单栏单击“工具→修订”命令打开修订功能，这样便会在进行文件阅读修改时，Word将自动地给修订者做修改标注，而且对于不同修订者的修改会自动采用不同的颜色进行区分。

15字体设置快速做

在Word中对文字进行编辑时，经常需对文字进行一些修饰，象文字的加粗、倾斜、下划线等，请问有没有快捷的方法来完成设置呢？

答：

可以完全利用键盘来完成设置。

下面对常用的几种方法分别介绍如下：

15.1文字加粗

首先选中要加粗的文字，直接按组合键“Ctrl+B”便可快速完成；而若要对接下来将输入的文字加粗，则可利用命令格式“*加粗文字*”（双引号不用输入，下同）来完成，即先输入一个“*”号，然后再输入文字内容，需加粗的文字输入完后，再输入一个“*”号即可自动让两个“*”号之间的文字加粗。

15.2斜体文字

要把文字设置为斜体同样可采用两种方法，对于已输入的内容则可先选中它们，再利用组合键“Ctrl+I”快速完成斜体设置；而未输入的文字，则可利用命令格式“_斜体文字_”来完成。

15.3下划线文字

要设置文字下划线，则可先选定要添加下划线的文字，再同时按“Ctrl+U”组合键即可实现。

16怎样调出多重剪贴板

在Word97后的版本中就提供了多重剪贴板功能，请问若在关闭它后又怎样去打开多重剪贴板进行选择粘贴呢？

答：

Word2000将剪贴板中所容纳数据的数目由原来的1个调至12个，而WordXP更增加至24个。

多重剪贴板可以大大方便我们的编辑处理，而若关闭了多重剪贴板后，则不能再进行选择粘贴，此时若要再使多重剪贴板出现，则可在菜单栏单击“编辑→Office剪贴板”命令即可要开剪贴板。

17如何调整下划线和文字的距离

在编辑Word时给文字添加下划线后，有时觉得下划线与文字的底边之间距离不合适，请问能不能对这个距离进行调整？

答：

可以调整文字与下划线之间的间距。

在选择好要添加下划线的文字后，再在菜单栏单击“格式→字体”命令，然后在打开的字体对话框中选择“字符间距”选项卡，再在“位置”下拉列表框中根据需要选择“提升”或“降低”项，如图1-14所示，并在“磅值”框中调整好需要的距离数值要提升的幅度。

可以改变其中的值，从最下面的自动演示框中可以看到设置效果。

设置好后，单击“确定”按钮关闭“字体”对话框。

回到编辑窗口后，再选择刚才设置字符间距的文字内容，然后用组合键“Ctrl＋U”设置下划线。

这样，下划线和文字底边就没有紧靠在一起了。

图1-14调整文字和下划线间距

18快速去除回车、分页等特殊设置

有些朋友可能深有体会，当从网上复制文章并想粘贴到Word文件中时，常会出现格式混乱的情况，请问有没有办法快速去除这些不想有的格式设置？

答：

在对网页上的文章进行复制时，它的格式也被复制，因而在进行粘贴时便会发生很多麻烦，如要去除其中的其他非文字符号、软回车、制表符等，我们只要对这些特殊符号删除掉，或者替换掉就可以了。

可以使用“编辑”菜单栏中的“替换”命令来比较轻松的完成。

另外还可利用Word提供的“选择性粘贴”进行：

在进行了复制操作后，再转入Word，在其菜单栏上单击“编辑→选择性粘贴”命令，如图1-15所示，另外也可采用先把内容复制到记事本中再从记事本进行复制，然后转入到Word文件中进行粘贴的间接方法完成。

小提示：

对于一些特殊符号则需要知道它的输入表示法。

如：

“^l”表示软回车，“^p”表示硬回车，“^t”表示制表符，“^m”表示手动分页符，“^+”表示长划线（—），“^=”表示短划线（–），“^l”表示人工换行符，^n表示分栏符。

图1-15“选择性粘贴”对话框

19轻松调用数据库文件中数据

在使用Word进行编辑时，如要调用Access、Excel等其他数据库中的数据，除了最常用的复制、粘贴的方法外，请问还有没有其他更好的方法？

答：

常规的复制和粘贴操作调用其他数据库中的数据后，会带来一些麻烦，如数据的修改更新、编辑处理等。

而若利用“插入数据库”方法完成调用，则可大大方便以后的操作处理。

其具体方法是：

先通过选择“视图→工具栏→数据库”选项，使数据库工具出现在Word界面上，然后将光标移至需调用数据的位置，再单击数据库工具面板上的“插入数据库”按钮，在新打开的“数据库”对话框中单击“获取数据”按钮，如图1-16所示。

在选择好要调用的数据库文件后再单击“确定”按钮返回“数据库”对话框，此时“设置查询选项”将起作用。

在此要对调用数据库进行设置筛选等，可以根据自己的需要，设置所选数据的条件、按何种方式排序等参数。

另外还可在“排序记录”中对引入的数据进行排序，在“选择域”中对引入数据的字段进行筛选等。

当所有的筛选条件均设置好以后，就可以插入数据了。

图1-16“数据库”对话框

小提示：

当插入的数据发生改动时，可以利用源数据库文件改变进行自动更新，则可单击“工具栏”中的“更新域”命令来快速进行更新。

20精确进行文本移动

在对Word文件进行编辑时，常需对某行或某段文字位置进行调整，通常采用鼠标拖曳的方式进行移动，但在长文件中进行操作时比较麻烦，请问有没有更好的方法精确移动？

答：

可以利用“F2”键来进行精确移动，其具体操作方法是这样的：

先选中要精确移动的文本内容，再在键盘上按“F2”键，此时屏幕左下角状态栏中会显示“移至何处？

”的提示。

接下来只需把光标移至目的地，按回车键便可精确完成移动。

21相同格式段落快速选定

在Word中，若要对某些段落进行相同格式设置或修改，请问有没有办法快速完成选定呢？

答：

可以，可先选中其中任意一个段落，然后单击“格式→显示格式”命令，在弹出的任务窗口中单击“所选文字”区域示例文字框右边的下拉按钮，选中“选择所有格式类似的文本”即可实现全部选定。

22编号自动生成

在Word中进行编辑时，有时需要文件自动产生一些编号，这样便于在修改时自动进行变化，请问这个自动编号怎样生成呢？

答：

如果要输入一系列编号，则可利用Word的虚拟表格功能来让系统自动输入编号。

方法如下：

假设要输入一个1～300的一个编号。

首先在Word中单击工具栏中的“表格和边框”工具按钮，然后在文件中画一个表格，并把该表格设置为列数为1，行数为300。

然后选中制作的表格，选择“格式”菜单中的“项目符号和编号”选项，在弹出的对话框中选择“编号”选项卡，再在下面的格式中选择一种自己中意的编号形式，这样电脑就会自动生成这种编号。

然后再次选中该表格，选择“编辑”栏下的“剪切”项，然后在选择“编辑”菜单栏中“选择性粘贴”选项，在弹出对话框中选择“无文本格式”，最后单击“确定”按钮完成。

此时在文件中就会产生一个1～300的编号，而没有了表格。

只要在各个编号中输入内容即可。

23如何自动生成目录

在利用Word编写一些书本时，常希望能自动生成目录，请问该如何进行设置才能快速生成？

答：

首先在格式工具栏上单击“格式窗格”按钮（或直接在格式选择栏中直接选择“其他”）打开“样式和格式”设置栏，再在其中要设置的格式名称上单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“修改”选项，按提示对字体、段落等设置好后，再在Word菜单栏单击“视图→工具栏→大纲”命令打开大纲，并在“大纲级别”中设置好该格式的级别，然后再对文件中各段落进行格式选择，设置完成后再把光标移到需放置目录的位置，再在Word菜单栏单击“插入→引用→索引和目录”命令打开“索引和目录”对话框，在该对话框选择“目录”选项卡，然后根据自己的需要设置好“显示级别”，如图1-17所示，完成后单击“确定”按钮便可快速得到自己想要的目录。

图1-17“索引和目录”对话框

24轻松去掉页眉的横线

有很多朋友在利用Word插入页眉后，都发现页眉信息下总会有一条横线，影响整个文件的美观，请问有没有办法把这条橫线去掉？

答：

方法当然有，最简单的方法就是在页眉区域双击鼠标左键激活页眉，然后单击“格式→边框和底纹”命令，在弹出的对话框中把边框设置为“无”，并在“应用于”下更改为“段落”，再单击“确定”按钮即可发现该横线已被去除。

25快速设置段落缩进

在对段落进行编辑时，请问有没有快捷的方法对段落缩进进行快速设置呢？

答：

有，将插入点定位在需进行设置的段落上，重复按“Ctrl+M”组合键可增加该段落的“左侧段落缩进”；反之，按“Ctrl+Shift+M”组合键即可减少。

同样，按“Ctrl+T”组合键可增加该段落的“悬挂缩进”，按“Ctrl+Shift+T”组合键可减少该段落的“悬挂缩进”。

26快速设置左缩进和首行缩进

在对文件进行编辑时，除了用标尺或菜单进行左缩进和首行缩进操作外，还有没有其他方法进行快速设置？

答：

可以使用“Tab”键和“BackSpace”键设置左缩进和首行缩进。

27快速复制Word字体、段落格式

在Word中如果要对文件的一个大段落进行格式操作，除了可以使用“格式刷”来复制文字、段落格式以外，还有没有其他的方法呢？

答：

还可利用组合键来快速完成。

具体方法是：

首先把插入点移到段首，按“Ctrl+shift+↓”组合键选中整个段落，然后按“Ctrl+Shift+C”组合键复制字体、段落格式；接下来把插入点移到目标段落，按下“Ctrl+Shift+V”组合键粘贴该格式。

值得注意的是，如果首先只是把插入点移到源格式段落中而不进行选定操作，那么复制和粘贴的就只有段落格式，而不包括相关字体格式。

28精确对齐轻松做

在Word文件中进行编辑时，有时出现某行总不能与其他行整齐对齐的情况，此时在标尺上进行拖动或按空格键总达不到要求，请问此时有没有办法对该行进行精确对齐？

答：

当出现这种情况时，可以利用标尺上拖动首先缩进的方式进行，但和一般拖动不同的地方是在进行精确对齐拖动时按“Alt”键不松开，此时便可随心所欲地在标尺上对该段落首行缩进进行调整。

另外对于一些特殊的情况，如制作试卷时的选择题答案对齐，则可利用Word的表格与文本转换功能轻松实现。

具体方法是：

对于需精确按列对齐的选项，我们可以按照它的行列数绘制一个相关表格，利用表格列宽可以自动调整的功能进行对齐设置，然后再把表格转换成文本就可避开从键盘输入的烦琐，简单地输入了。

现在以英语试卷中输入一个有5道选择题的完形填空答题选项为例来了解一下它的操作过程：

（1）绘制一5行5列的表格（确定列数的时候，要注意把题号算进去）。

（2）在表格的第1行第1列输入题号“1”，后四列依次输入答案编号“A、B、C、D”和相对应的答案选项。

（3）依次在各行的第1列输入相应题号，后四列依次输入答案编号“A、B、C、D”和相对应的答案选项（答案编号可以使用“复制→粘贴单元格”命令进行快速输入）。

（4）由于第1列显示的是编号，通常列宽较窄，可以单独调节。

再选中其余四列，单击鼠标右键，选择“平均分布各列”选项。

（5）选中整个表格，单击“表格→转换→表格转换成文本”命令，再单击“确定”按钮即完成了答案选项的输入。

29让鼠标助你快速复制

在Word中要对某些内容进行复制时，一般大家都采用先选择这些内容，然后利用鼠标在工具栏单击“复制”、“粘贴”按钮完成，或者直接在键盘上利用组合键“Ctrl+C”及“Ctrl+V”完成，请问还有没有更快捷的方法呢？

答：

有，利用鼠标常用的有三种方法可快速完成复制。

第一种方法是，在选中要复制的内容后，再按住“Ctrl”键不松开，并把鼠标指针移到该选择区上按下鼠标左键进行拖动即可。

第二种方法是，可通过鼠标右键打开的菜单来快速完成，具体方法是：

在选中要复制的内容后，把指针移到选择区上并单击鼠标右键，从弹出的菜单中选择“复制”选项，然后再将光标移到要粘贴的位置并单击鼠标右键选择“粘贴”选项即可完成。

第三种方法首先同样选定需复制的文字，然后按住鼠标右键拖动该文字块至目标位置，松开鼠标右键即完成复制操作。

30一次完成中英文两类字体设置

在Word中，如果要对一段既有很多中文字符又有很多英文字符的文稿进行字体格式设置，有什么好的办法可以同时实现吗？

答：

可以，首先选中要设置字体的所有文本，把鼠标移到该文本上单击右键，在弹出的菜单中选择“字体”选项打开“字体格式”对话框。

在对话框中分别对中、英文字体进行格式设置，最后单击“确定”按钮便可完成两类字体的设置。

31让标题不再排在页末

在Word中进行编辑排版时，有时出现某些标题正好排在页末的情况，请问有没有办法避开这种情况？

答：

标题出现在页末确实非常不美观，其实只需在排版时稍加设置便可避开这种情况。

具体方法是：

把插入点移到标题所在段落，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“段落”选项，并在随之出现的对话框中的选择“换行和分页”选项卡选择在“与下段同页”复选框，如图1-18所示，最后单击“确定”按钮即可。

小提示：

如果选中“孤行控制”复选框，系统则会自动向下页移一行文字来避免一页底部出现某段的第一行文字或是某页顶部出现某段的最后一行文字。

图1-18避开标题出现在页末

32在文件中签名方法技巧

在Word文件中可以添加包含个人信息的签名，但究竟是如何添加，有哪些方法可以实现呢？

答：

在个人文件中加入个人信息不但可以很好区别文件编辑者，而且还很具个性化。

而要实现它并不难，可利用下面几种方法实现。

32.1利用Word的宏命令

操作步骤如下：

（1）在“工具”菜单上，选择“宏”子菜单的“录制新宏”选项。

（2）在“宏名”文本框中输入宏的名称，比如“个人签名”。

并在“将宏保存在”列表框中，单击将保存宏的模板或文件。

然后单击“确定”按钮开始录制宏。

（3）将要输入的个人信息录制好。

然后再单击“工具”菜单的“宏”命令，选择“停止录制”选项。

以后要输入这些信息的时候，我们可以执行如下操作来运行“宏”，在“工具”菜单上单击“宏”命令，然后再选择下一级子菜单“宏……”选项，选择开始建立好的“宏”的名字，单击“运行”按钮，这样个人信息就出现了。

32.2利用域操作

操作步骤如下：

（1）在“工具”菜单上单击“选项”命令，然后再单击“用户信息”选项卡。

（2）在“通讯地址”文本框中输入个人信息。

（3）在“插入”菜单上，单击“域”命令。

（4）在“类别”列表框中，选择“用户信息”项，在“域名”中选择“UserAddre