WORD排版排技巧.docx

WORD排版排技巧.docx

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WORD排版排技巧

一、Wordr技巧：

1、Word中为文本加上划线：

首先按下“Ctrl+F9”组合键，在出现的域定义符“{}”中输入“EQ\x\to（Y）”，这里的“Y”代表你输入的文本，可以是文字和字母，另外切记在EQ后面有一个空格，最后按F9更新一下域即可。

2、Word文档快速变为PPT：

在许多场合我们需要把Word中编辑好的文档制作成PPT演示文稿，用复制、粘贴的方法就显得有些麻烦了，特别是对于很长的Word文档更是如此。

这里有更为简便的方法可以做到：

依次单击[文件]—[发送到]—[MicrosoftOfficePowerPoint]即可，最后再在PPT中对发送过来的文档进行适当的排版，这种方法十分快捷。

3、随心所欲控制Word页码位置：

有时候你会发现某些书籍的页码并不是在页眉或者页脚处，如何才能让页码显示在页面的任意位置呢？

首先点击[插入]—[页码]菜单项在页眉或者页脚处插入页码，然后用鼠标点击刚生成的页码，直到其周围出现四向箭头，此时你就可以将页码内容拖动到页面的任意位置了。

注意，如果要修改页面的格式，必须先设置好之后才能将它拖动到其他位置，如果将它拖到页眉或者页脚之外的地方，就不能修改页码文字格式了。

4、自定义Word文档的扩展名：

在保存文件时，输入文件名如”电脑报.pc”（包括半角英文状态的双引号），单击“保存”按钮后，Word将不会在你的文档名后加上DOC的扩展后缀，需要编辑时双击该文件会自动启动Word程序并将该文件打开。

5、用版本“加密”Word：

经常使用Word文档来传递重要消息，偶尔要对传递的信息进行保密，如何保证让重要内容不被无关人员查看呢？

除了为文档添加密码外，你还可以用Word的“版本”功能来要隐藏重要信息，方法是执行[文件]—[版本]命令，打开[版本]对话框，单击[现在保存]按钮，并在[保存版本]对话框的[版本备注]中输入说明信息，单击[确定]按钮保存文件，再返回文件编辑状态，将文件中的重要内容全部删除，保存并关闭文件。

当你再次打开此文档时则不会看到这些重要内容了，若要显示保存的隐藏内容，单击[执行]—[版本]命令，在[版本]对话框里选中原先保存的版本，单击[打开]按钮便可。

6、快速删除英文单词：

在几乎所有的文字处理软件中，要删除插入点前的英文单词，可以按住Ctrl键，再按下Backspace键。

如果要删除插入点后的单词，可以按住Ctrl键，再按下Delete键。

这种删除方法，对中文中的词组同样有效。

7、“查找和替换”也快捷：

我们知道，Word中的“查找和替换”功能在执行首次查找后，如果还要继续进行查找的话，则必须再次单击“查找下一处”按钮才行，并且必须保证“查找和替换”对话框处于可见的焦点状态。

那如何来绕过这个对话框直接进行下一处查找呢？

可以这样解决：

按下“Ctrl+F”组合键打开“查找和替换”对话框，首先输入所要查找的内容并执行一次查找，按下ESC键关闭对话框，我们需要查找下一处时，按下“Shift+F4”组合键即可；另外我们也可以用鼠标来操作，和前面一样先执行一次查找并关闭对话框，会发现右侧垂直滚动条下方的两个带双箭头的按钮由黑色变为蓝色，单击向下的双箭头按钮即可查找下一处，单击向的双箭头向上进行反序查找。

8、快速更新Word表格：

如果在一个Word表格中有某一列的合计数，如果下一次，我们还需要用到这张表格，只是更改了其中的几个数字，那么我们是不是还要重新进行合计呢？

其实，是不必要重新进行合计的，我们只须选中合计数，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，选择其中的“更新域”即可，我们马上就会看到合计数已经被更新了。

9、着重号即点即输：

在Word中处理语文试卷时，经常要对一些语句添加着重号，一般的方法是先选中需要添加着重号的语句，再单击[格式]—[字体]，在“着重号”下选取“.”即可。

但频繁地在窗口间切换显得很不方便，我们可以请出着重按钮来实现即点即输：

依次单击[工具]—[自定义]，弹出[自定义]窗口，单击[命令]选项卡，在[类别]中选中[所有命令]，然后再在右侧的[命令]列表框中找到[DotAccent]，并将它拖放到“格式”工具栏，以后需要输入着重号时，先单击该按钮即可，要取消的话，再次单击该按钮。

10、日文打印就这么简单：

以WindowsXP操作系统为例，依次点击[开始]—[控制面板]—[区域和语言选项]—[语言]—[详细信息按钮]—[文字服务和输入语言]—[设置]—[添加]，选择输入语言下拉列表中的[日语]，勾选键盘布局/输入法为MicrosoftIMEstandard2002ver.8.1，然后再选择输入方式：

Hiragana（平假名）、片假名、字母数字、半宽片假名、半宽字母数字、直接输入。

日文假名可以按键盘上英文字母或其英文组合键输入，就像我们用五笔字型输入汉字一样（键盘上英文字母和日文假名对应关系表可以在http:

//down-下载）。

这种方法不仅能打印日语文章，也可以打印其它许多语种的外文文章（如俄文、法文、德文、泰文、土耳其文等）。

11、Word中巧用不间断空格：

我们在用Word输入文章的时候，经常会遇到一个由多个单词组成的词组被分隔在两行文字里，这样很容易让人看不明白。

其实遇到这种情况，可以使用不间断空格来代替空格使词组保持在同一行文字里，在Word2003中用“Ctrl+Shift+Space”组合键即可。

12、多栏试卷页码妙插入：

做老师的都知道，打印试卷一般采用B4纸分两栏（或多栏）编排版面，这时我们就要插入页码，只是这个页码的格式却需要在同一页的页脚出现两个或多个页码。

可是，如果单纯地插入页码，就会出现相同的内容，这对于我们要求和页码显然不符，怎么办？

实际上，我们插入的页码是一个域代码：

{PAGE}。

而这个页码却是随着页数的改变而变化的，那么我们能不能利用这个“域”代码去实现试卷页码的插入呢？

首先，这个{PAGE}是一个变量，是一个从1（或0）至总页数{NUMPAGES}的变量。

如果我们将文档的起始页码设为0，那么从数学上推论，同一页第一栏的页码就是当前的页码{PAGE}*2+1；同一页第二栏的页码就是当前的页码{PAGE}*2+2；将这个域代码写到页脚中，由于{PAGE}是一个从0直到总页数的变量，就能实现我们编辑试卷所要求的页码了。

我这里页脚具体的域代码是：

第{={PAGE}*2+1}页，共{={NUMPAGE}*2}页……N个空格……第{={PAGE}*2+2}页，共{={NUMPAGE}*2}页。

当然如果试卷被分成了三栏，那么公式也会相应变化为：

第{={PAGE}*3+1}页，共{={NUMPAGE}*3}页……N个空格……第{={PAGE}*3+2}页，共{={NUMPAGE}*3}页……N个空格……第{={PAGE}*3+3}页，共{={NUMPAGE}*3}页。

大家注意调整页码的位置，根据这个代码，我们可以得出每页分栏为若干时的代码，大家可以自己想想哦。

13、绘图画布请走开：

在Word2003中，当我们用绘图工具绘制图形或者用“插入”法输入“文本框”时，在编辑区域总会自动弹出一个绘图画布，其中有“在此处创建图形”的提示，我们绘制的图形或插入的文本框必须局限在其中。

如何取消这个画布的限制呢？

依次单击[工具]—[选项]，选中[常规]选项卡，取消“插入‘自选图形’时自动创建绘图画布”前的钩即可。

这样插入图形就可以随心所欲了。

14、用Word制作完整的“角”：

在我们的数学简单几何中，往往会出现一个个完整的角——两条直线为角的边，要求标注直线内的度数。

然而，这种几何符号对大多数人将是一块绊脚石。

但是，Word可以帮助他们。

打开一个空白文档，在绘图工具栏中点击“自选图形”，在弹出的快捷菜单中执行[线条]—[直线]操作，在文档里画出一个大概度数的角，将两条直线“组合”。

在绘画栏中找到[文本框]并点击，接着在文档界面框出任意大小的文本框，在内部输入角的度数。

然后，将文本框移动，使度数落在两条直线内部。

选定文本框，点击右键，选择“设置文本框格式”，在它相应对话框内的“颜色与线条”里将“透明度”设为100%，这样就不会覆盖角的两边，将“线条”的“颜色”设为“无线条颜色”，点击“确定”完成。

15、让Word自动保存文档版本：

为了保存同一份文档的不同版本，很多用户都是在修改完文档后将它另存为一个新文档。

这不但麻烦，而且一旦保存的版本多了，还容易弄混淆。

其实，可以让Word为我们在同一文档中自动保存各个版本。

在Word中打开文档，单击[文件]一[版本]，在弹出的对话框中勾选“关闭时自动保存版本”选项即可。

这样，以后每次编辑完文档并关闭时Word就会自动保存相应的版本。

当然，也可以单击[现在保存]按钮手动保存文档版本。

16、教学错别字制作两法：

1）在Flash中制作：

运行Flash，新建一空白Flash文档，单击选中[文本工具（T）]按钮，在[属性]中设定字体为隶体、字号为300，在编辑区中输入“吃”字，用箭头工具选中该文本框，用快捷键“Ctrl+B”将它打散。

这时你会发现，需要加入一横笔画的空间过于狭小，可用箭头工具把“乙”部向下拖动一段距离。

再使用文本工具输入另一汉字“二”，字体为隶体、字号设为100即可，也将它打散，并用箭头工具选中上边的横画，拖至“吃”字中合适的位置即可。

提示：

在分离笔画时会遇到这样的情况，相连的两个笔画不好单独拖动。

比如“吃”中的“口”部与上面的笔画相连，不可单独拖动。

如何分离出“口”部呢？

在打散“吃”字的前提下，用箭头工具选中与“口”相连的那部分笔画，并用放大工具将这部分放大，然后用箭头工具在相连处拖出一狭长的矩形框，按Del键将矩形框内的内容删除即可。

这种方法对于分离相连笔画应放得足够大，这样效果才更好；2）在Word中制作：

要在Word中给汉字增减笔画，也必须要像在Flash中那样分散汉字的各个部分。

用“分散图片”的办法可以做到。

首先调出[分解图片]按钮：

依次点击[工具]一[自定义]，点取[命令]选项卡，从[类别]中选中[绘图]，再在右侧窗口中把[分解图片]按钮拖入[工具栏]后[关闭，这样[分解图片]按钮即出现在工具栏中，以备后用。

单击[绘图工具]中的[插入艺术字]按钮，弹出[艺术字库]窗口，选中空心体样式后[确定]，把字体设为隶体，字号设为最大号96，输入文字“吃”并“确定”，选中插入的文本框，右击并从右键菜单中选[剪切]，然后依次单击[编辑]一[选择性粘贴]，弹出[选择性粘贴]窗口，在[粘贴]项中选取[图片]后按[确定]，这时选中编辑界面中的“吃”字，单击[分解图片]按钮，可以发现“吃”字各个不相连的方法分解“二”字，就可以把“二”字中的横画添加到“吃”字中，做成对应的错别字了。

17、全半角转换也轻松：

当用中文输入法进行文本录入时，如果输入法处于全角状态下，则录入的英文字母和数字也都为全角字符。

有时，为了美观或其他原因，我们必须将它转换为半角。

那么，如何才能快速将这些分散于文档的各个位置的全角字符转换成半角的呢？

按“Ctrl+A”选中文档所有内容，单击[格式]—[更改大小写]，在弹出的对话框中选择“半角”并单击“确定”即可。

18、Word快速定位修改内容：

在使用Word进行文稿编辑时，经常需要对某些特殊的段落文字，以书签标记的方式加以标注，以方便能快速找到。

如果要快速找到文稿最近修改编辑过的地方，用这种方式就不太方便了，其实在Word里，我们只要按下“Shift+F5”就可以迅速地定位最新编辑的五处位置，非常方便。

19、利用Word“工具计算”随便算：

“工具计算”是Word自带的一个“简便”计算器。

默认情况下不会显示在工具栏中，执行[工具]—[自定义]命令打开[自定义]对话框，在[命令]分页中选择[类别]栏中的[工具]，然后在命令栏中选择[工具计算]，将它拖放到工具栏，这样工具栏上就会出现一个[工具计算]按钮。

选中表格中要求和的单元格，单击[工具计算]按钮即可在状态栏中得到计算结果，尤其适合临时求一些单元格中数据的值。

利用[工具计算]还能充当一个临时计算器，如要计算“123+456+789”，则先输入“123+456+789”后选中它单击[工具计算]按钮同样在状态栏左下角得到结果“1368”。

20、Word巧作“收藏夹”：

我们知道在IE浏览器中可以通过收藏夹将自己喜欢的网址收藏起来，以便以后直接调用。

其实在Word中也能将常用的文档收藏起来，以后要使用直接打开就可以了。

单击执行菜单[工具栏]—[自定义]，在打开的窗口中切换到[命令]选项卡，然后在[类别]列表中选择[内置菜单]，在右侧窗口中找到[工作]，用鼠标将它拖曳到到工具栏上，这样工具栏上就出现一个[工具]下拉菜单。

如果想将某个文档放到这个[收藏夹]，只须打开这个文档，单击工具栏上的[工作]按钮，添加到工作菜单，以后直接在[工作]菜单位下选择好以前保存的文档就可以打开了。

21、Word中可爱的小写大写变换：

在Word中，“Ctrl+Shift+K”组合键是一个比较有趣的快捷键，因为该组合键的作用是将“小写字母改成大写字母”，再按一下则可将“大写字母改成小写字母”。

22、Word中隐藏的符号键盘：

在Word2003中，按“Ctrl+/”组合键可调出一个方便实用的符号键盘，利用该键盘可插入常用的符号，并且常用的成对符号单击时会自动成对出现，按空格键可查看对应的电脑键盘。

23、Word中快速插入公司Logo：

在编制公司合同、简介之类的办公文档时，我们会经常需要插入公司的Logo图片。

而一般情况下这都是需要使用[插入]菜单中的相关命令来实现的，这多少有些麻烦。

那么，有没有更快速的方法呢？

有！

具体设置如下：

首先将公司的Logo图片插入到文档中并选中它，然后，单击[工具]—[自动更正选项]，在[自动更正]标签页中的[替换]文本框中键入“Logo”并单击确定，这样，以后只要在文档中键入“Logo”就能快速插入公司的Logo图片了。

24、Word表格也能“缩小字体填充”：

我们知道，在Excel中有一个“缩小字体填充”功能非常实用，向单元格中输入文字时，可以自动调整文字间距和大小以适应单元格。

其实在Word2003的表格单元格中也能实现类似功能。

首先选中该单元格，执行菜单[表格]—[表格属性]命令，在打开的[表格属性]对话框中的[表格]选项卡中单击[选项]按钮，随后弹出[表格选项]对话框，取消[文字换行]复选框的勾，勾选[适应文字]复选框，为了让单元格容下尽量多的文字，还可以把单元格边距全都设为0，设置完成后，单击[确定]按钮退出[表格属性]对话框。

25、Word中妙用F4功能键：

我们知道，在Word2003中要重复性地使用上次操作可以有两种方法：

一种是复制，但它只能复制编辑过的文本，另一种就是格式刷，它也只能复制文本的属性。

而键盘上的F4功能刷键，则可以将以上两者的功能合二为一。

按下F4键，最后一次的操作将重复一次。

例如，你可以重复添加边框或边框中的底纹样式及重复向所选文字添加加粗格式的操作、重复插入文件或图片等操作，只要一按F4功能键，上次所操作的内容就会“惊现”出来，提高了文本编辑的速度，减少了工作的重复。

25、快速调整Word表格列宽：

当在Word中制作好一个表格并在其中填写好了内容后，有时会发现其宽度要么过宽过窄，一般都是通过拖动表格线的方法来更改宽度。

其实，有个简单的方法可快速调整：

将光标移动到表格线上，当鼠标指针变成双向箭头时双击即可。

26、输入国际音标：

1）下载国际音标字体库压缩文件（lock键即可使用键盘输入国际音标（具体规则可参看压缩文件内的音标字符对照表）。

27、查找和替换所有可用的通配符：

查找

键入

示例

任意单个字符

？

s?

t可查找“sat”和“set”

任意字符串

*

s*d可查找“sad”和“started”

单词的开头

<

<（inter）可查找“interesting”和“intercept”

单词的结尾

>

<（in）可查找“in”和“within”

指定字符之一

[]

W[io]n可查找“win”和“won”

指定范围内任意单个字符

[-]

[r-t]ight可查找“right”和“sight”

括号内的范围中的字符

以外的任意单字符

[！

x-z]

t[！

a-m]ck可查找tock和tuck

n个重复的前一字符或表达式

{n}

fe{2}d可查找“feed”

至少n个前一字符或表达式

{n,}

fe{1,}d可查找fed或feed

n到m个前一字符或表达式

{n,m}

10{1,3}可查找“10”和“100”和“1000”

一个或一个以上的前一字符或表达式

@

lo@t可查找“lot”和“loot”

28、Word中选择相同格式的文本：

选中任一作为样本格式的文字，单击[格式]菜单中的[样式和格式]命令打开[样式和格式]任务窗格，此时可看到所选文字的格式，将鼠标指向该格式的文字提示，其右侧会显示一个下拉按钮。

单击该按钮，选择其中的“选择所有X实例”，则文档中与此相同格式的文本均会被选中。

也可以右击选中的文本，选择“选择格式相似的文本”命令来实现这一操作。

29、Word中快速切换单词大小写：

如果想改变文档中所有英文单词的大小写，只须选中全文，按下“Shift+F3”组合键，每按一次F3键，就可以看到文档中的单词会在全部大写、全部小写和首字母大写之间三种状态间切换了。

30、精确旋转图形对象：

Word中选中要旋转的对象，用环型箭头指针套住图片上方可旋转的绿色控点，牵引对象绕其重心旋转。

而按下Shift键不松开，则会以15°为单位来旋转对象。

右击要旋转的对象，打开“设置对象格式”对话框，在“大小”标签可直接输入需要旋转的角度。

31、Word字符数动态统计：

在Word中我们一般是在[工具]—[字数统计]中查看文章字符数，其实我们完全可以动态统计。

打开[插入]—[域]，选择[类别]中的[文档信息]和[域名]中的[NumChars]，点击[确定]退出。

在当前光标位置处会出现阿拉伯数字，它就是当前的字符数。

如果你变动了文章的内容，需要再次统计字数符时，只要选中刚才得到的阿拉伯数字，点击右键，在弹出的快捷菜单中选择[更新域]命令即可。

32、Word统计某字、词的出现频度：

Word虽然有字数统计的功能，却不能统计某个字或词的个数。

利用查找和替换就可以轻松地实现对一个字或一个词的统计。

例如在文档中统计“电脑”一词的个数，只要按“Ctrl+F”组合键调出“查找和替换”，在“查找内容”框中输入“电脑”，接着在“替换为”框中输入的内容仍为“电脑”，又在“搜索范围”下拉框中选择“全部”，并单击“全部替换”按钮。

现在就可以在弹出的提示框中到看完成了N处替换，这个数字N就是“电脑”一词的个数。

33、Word文档中不再有孤行：

在编辑较长篇幅的Word文档时，通常会碰到下面的情况：

一个段落的第一行出现在上一页的页尾，或者一个段落的最后一行出现在下一页的页首，这种情况叫做孤行。

孤行对面整体的排版和阅读效果会产生或多或少的影响。

我们可以通过[孤行控制]功能让Word文档中不再有孤行。

在Word中点击菜单[格式]—[段落]，在弹出的[段落]对话框中选择[换行和换页]选项卡，勾选[孤行控制]和[段中不分页]复选框，最后点击[确定]按钮即可。

34、Word2003逆序打印的设置：

首先调出将要打印的Word文档，单击[工具]—[选项]命令，在弹出[选项]对话框中，单击[打印]标签，勾选其中的[逆页序打印]复选框，确定即可。

这样，我们再去点击打印按钮时，打印机便会以从后向前的顺序打印文档，而出来的文件就可以直接用于装订了。

这种方法比较适用于长篇文档的打印。

35、Word2003草稿方式打印：

我们在编辑完一些重要的文档后，有时候要打印一份用来校对，以保证它的准确性。

这时最好用草稿方式来打印，操作如下：

打开[文件]菜单中的[打印]命令，在[打印]对话框中，单击[选项]按钮，在[打印选项]区中勾选[草稿输出]复选框即可。

用草稿方式打印文档，文档中的图片将不会被打印出来，这样既加快了打印的速度，又节省了打印成本。

36、Word2003快速删除空白段落：

从网页上复制内容到Word文档时，在段与段之间有时候会出现多余空白段落，影响文档排版。

有两种办法可以解决这个问题：

一是在复制网页内容到Word文档时，选择[编辑]—[选择性粘贴]—[无格式文本]的方式即可。

二是在粘贴到Word文档后再选中文本，点击[格式]—[段落]，在弹出的对话框的[缩进和间距]选项卡，将[间距]选项中[段前]、[段后]的值设为“0”即可。

另外我们粘贴网页时，为了不把图片等东西也粘贴上去了，也可以采取以上的办法。

37、Word2007快速输入中文省略号：

许多人都以为在Word中，只能切换到英文输入法状态下才可以输入省略号。

如果点击键盘上的“.”键，只能输入中文标点符号中的句号而非中文的省略号。

其实在中文输入法状态下只要同时按组合键“Ctrl+Alt+.”，即可快速输入省略号。

38、Word2003重复打印多页表格标题：

在日常办公中，我们经常在用Word制作一些具有相同标题的多张同样表格，如果在每页都制作一个相同标题，就会大大降低办公效率。

Word程序为我们提供一个可重复打印表头的命令。

首先选中表格的标题行，选择[表格]菜单中的[标题行重复]命令，这样，当你预览或打印文件时，就会发现每一页的表格都有了相同的标题，使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。

39、如何控制Word文档的每行字数：

其实很简单，你单击Word的[文件]—[页面设置]命令打开[页面设置]对话框，单击[文档网络]选项卡，选中[指定行和字符网络]，然后在[字符]里设置每行的字数，最后单击[确定]退出即可。

要注意的是这样设置只应用于当前的活动文档，如果单击[应用于]下拉菜单可以选择每行字数设置在文档的应用位置，如果单击[默认]按钮，则以后新建文档时，将默认使用该设置。

40、Word2003隐藏文字：

按下“Ctrl+shift+H”组合键即可迅速隐藏文字。

41、Word2007一栏与二栏文字轻松混排：

在办公中，有时我们需要在同一篇文章里面设计一栏与二栏文字混排。

首先在Word中输入一段文字，接着将插入点定位第二段，选择[格式]—[分栏]菜单命令，在[分栏]对话框中选择栏数[二栏]，然后在[应用于]处选择[插入点之后]，并选中复选框[分隔线]，这样就可以在栏与栏之间加分隔线，然后单击[确定]按钮即可。

42、Word2007清除下划线二法：

办公中时常会碰到Word自动给网络地址加下划线，点击即可打开网站。

如果不喜欢下划线，可以用以下两种方法清除。

方法一：

用shift和左右光标键选中超链接，再按住Ctrl键点击两次U键即可。

这种方法仅去掉了下划线，但仍具有超链接的功能；方法二：

用鼠标右键单击超级链接，选择快捷菜单中的[取消超链接]。

用这种方法后，鼠标单击链接，其不会被激活。

42、Word2007给单词添加下划线：

如果要给Word文档中几个英文单词段落添加下划线，是非常简单的，可有时候只需要给单词添加下划线，而单词间的空格却不用下划线，怎么办。

有一个简单的方法，操作如下：

首先选中英文单词段落，然后按“Ctrl+shift+W”组合键。

“Ctrl+shift+W”组合键的作用是只给单词加下划线，而不给空格加下划线。

43、将名字按姓氏排序：

先将需要排序的姓名打出来，打完每个姓名后就按回车键，让每个姓名占一行。

打完全部姓名后，就选中所需要排序的姓名，单击[表格]—[排序]，打开[排序文字]对话框。

在[主要关键字]列表项中选择[段落数]，接着在[类型]列表项里选择[