1基本作业作一SAMOA970101971231.docx
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1基本作业作一SAMOA970101971231
作業層級內部控制評估表
（一）
基本作業內部控制之評估
97/01/01~97/12/31
本公司的基本作業（價值鏈）計有五項：
原料及勞務之採購作業、生產作業、出貨作業、行銷及銷售作業及顧客服務作業，自行評估如下：
基 本 作 業
頁 次
壹、原料及勞務之採購作業－包括後勤管理及驗收兩項作業。
作
（一）－1
貳、生產作業－包含生產管理及生產排程、製造與確保品質三項作業；
作
（一）－9
參、出貨作業－包含訂單處理、儲存產品與運送產品三項作業；
作
（一）－16
肆、行銷及銷售作業－包含行銷活動之管理與銷售活動之管理兩項作業；
作
（一）－22
伍、顧客服務作業－則包含提供顧客服務（銷售前）、安裝產品、提供產品保證服務與提供銷售後之服務四項作業。
作
（一）－27
壹、作業：
原料、勞務之採購
目標
種類
風險
控制點
設計
執行
後勤管理
一、確保所有收到的材料及相關資訊均經處理，且及時供生產、倉儲或其他部門使用
O,F
A.未把生產計劃與時間表告訴原料及勞務採購部門，或未清楚說明何時需用材料，或哪個單位需用材料
1.生產計劃或生產時間表須載明需要材料的種類、時間及地點。
（生管）
2.所有之生產計劃與生產時間表均須通知原料、勞務採購部門。
（生管）
3.定期彙總材料需求之資訊，交給驗收部。
（採購）
4.凡經驗收的材料均須遵守運送程序、入庫或送生產線。
5.把非例行材料如何運送之資訊，通知原料及勞務採購部門。
6.對因材料及零件缺貨（績效指標）而造成之生產問題，進行監督。
（採購）
7.考慮實施及時生產制，或其他類似的存貨管理制度。
依「生產循環－建構BOM及生產排程作業」辦理。
依生管單位編列之「請購單」辦理。
依「採購及付款循環－驗收作業」辦理。
依「採購及付款循環－驗收作業」辦理。
依「採購及付款循環－請購作業」辦理。
依「採購及付款循環－請購作業」辦理。
依「採購及付款循環－請購作業」辦理。
經抽查訂單，都有按需求產生請購單。
請詳﹕DB1-19~DB1-24。
經抽查請購單都有交給采購單位購買材料。
請詳﹕DB1-19~DB1-24。
經抽核驗收部門每周有進行進入ERP採購管理系統查看打印<廠商預計進貨明細表>
查材料驗收前,物管有依據”廠商送貨單”進行點收,並開出”驗收單”交品保檢驗無誤后辦理入庫.
請詳﹕DA1-01-DA1-06
DA1-07-DA1-12
本公司特殊需求之採購，由需求單位提出請購，經核准後交採購部門作業。
經抽核採購對已下採購單,工作日三天內要求廠商回復交期或排程來控管材料確保生產。
請詳﹕DA-06—DA10
本公司產品以接單式生產為營運策略。
在存貨管理制度係以每月產銷協調方式，依客戶訂單量及產品市場接受度來採購重要原物料，以基本庫存量來應種類繁多之需求。
B.驗收材料之資訊未輸入資訊系統、輸入的資訊不正確，或未及時輸入
1.訂定何時須更新存貨記錄之程序；並予執行。
2.比對實際驗收材料之日期與資訊輸入之日期；如有不符，進行追查。
（採購）
3.定期檢查驗收單的資訊是否已告輸入資訊系統，驗收單須預先編號，須檢查編號是否缺號；若有缺號，應予調查。
依「採購及付款循環－驗收作業」辦理。
依「會計制度－成本會計事務之處理」辦理。
依「採購及付款循環－驗收作業」規定辦理。
查材料驗收入庫后物管（副）組長每日進行系統核單動作,更新存貨記錄
請詳﹕DA1-07-DA1-12
查倉庫承辦人員有依QC驗收日期入庫,經覆核驗收單無日期不符情形
請詳﹕DA1-07-DA1-12
查物管驗收單號由ERP自動產生,有連號控管,無缺號情形。
請詳﹕DA1-07-DA1-12
二、防止已開立採購單，但尚未採購之案件發生
O
A.採購單遺失，或未送交採購部門
1.採購單須預先編號，須檢查編號是否連續；若有缺號，應予調查。
依「採購及付款循環－採購作業」規定辦理。
經抽核測試結果,本公司<採購單>均已預先編號並無缺號之情形
請詳﹕DA-06—DA10
B.缺乏交貨日期的資訊
1.建立一個尚未採購採購單的資訊系統，用以確認雖已屆採購期，但尚未採購之採購單。
經抽核測試結果,本公司<採購單>均已有預計交貨日期,並無未採購之採購單.
請詳﹕DA-06—DA10
三、驗收及退還材料之記錄為完整，且正確
O,F
A.驗收單或出貨單遺失
1.驗收單、出貨單預先編號；檢查是否缺號。
依「採購及付款循環－驗收作業」及「銷貨及收款循環－發貨運送作業」規定辦理。
查物管驗收單﹑驗退單號由ERP自動產生,無缺號情形﹐請詳﹕
DA1-07-DA1-12
DA1-13-DA1-18
驗收
四、透過適當程序訂購之材料，才可驗收
O
A.負責採購的員工不知道訂購材料之資訊
1.核對採購單與驗收之材料；未經訂購之材料，不得驗收。
2.對有驗收單而無採購單之個案（績效指標），進行監督；檢查其付款單據。
依「採購及付款循環－驗收作業」辦理。
查物管驗收單均有注明采購單號,所收貨之材料與采購單之品號,數量相符,無驗收非訂貨之情形
請詳﹕
DA1-07-DA1-12
五、只有符合採購單規格之材料，才可驗收
O
A.採購單未清楚訂明材料之規格
1.備置測試材料所使用之規格清單。
2.會同採購人員共同驗收，檢查購入材料之規格。
3.監督因材料及零件不符標準規格而造成的生產問題（績效指標）。
依「採購及付款循環－採購作業」規定，設置品號基本資料。
依「採購及付款循環－驗收作業」辦理。
本公司<採購單>均有品號,品名,規格.固能讓供應商清楚訂購材料之規格.湖南高压限流熔断器www.jrt-
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湖南高压限流熔断器
經觀察本公司驗收程序，均依規定由物管單位作數量驗收並經品保單位實施品質驗收，以確認材料規格。
請詳﹕DA1-07-DA1-12
經檢視本公司「驗收單」依相關檢驗標準，經品保單位檢驗後辦理入庫.請詳﹕DA1-07-DA1-12
B.未測試材料是否符合規格
1.制定測試材料規格之程序。
2.監督因材料未符合標準規格而出現的生產問題（績效指標）。
依「採購及付款循環－驗收作業」辦理。
經觀察材料規格測試程序，係由物管單位驗收數量並核對物品運交規格與「驗收單」相符。
並由品保單位依相關檢驗標準，填「驗收單」判定合格後，辦理入庫，
請詳﹕DA1-07-DA1-12
經詢問及觀察，本公司自我評估期間尚未有材料規格不符之情事。
六、凡轉移至其他作業之材料，均已記錄
O,F
A.材料轉移時，未製成憑證
1.材料由驗收部門轉移至其他部門時，須附隨適當憑證。
經品管判定之合格品，「驗收單」及材料有一同轉至倉庫入帳。
請詳﹕
DA1-07-DA1-12
「庫」對「庫」的移轉有用「庫存轉撥單」，故材料出庫均依規定執行。
請詳﹕DA1-18-DA1-24
B.材料轉移之憑證遺失
1.憑證預先編號；調查是否缺號。
2.定期盤點材料，與永續盤存記錄核對；如有差異（績效指標），則予調查。
依「生產循環－存貨盤點作業」辦理。
經查核本公司「驗收單」均為電腦預先編號，無缺號情況。
請詳﹕
DA1-07-DA1-12
查物管每月底倉管單位均實施存貨盤點,並經財務部門復盤,發生盤盈虧時有調查原因后入帳
請詳﹕DA1-25-DA1-30
七、保障已驗收材料之實體安全
O,F
A.維護已驗收材料所採取的實體安全措施不當
1.維護已驗收材料之實體安全。
2.材料之保管及記錄，分由不同員工負責。
依「會計制度－會計事務處理準則及程序」辦理。
查倉儲管理情形,物管對已驗收之原材料,成品,半成品均填具入庫資料后依倉庫規劃位置存放
查本公司材料之保管由倉庫專人負責並進行電腦單據確認,而材料帳之記錄由電腦系統結帳后自動產生,每月會計人員會抽盤庫存物品
八、確保在收到材料時，應付帳款、材料及採購單之資訊均經更新
O,F
A.驗收的資訊遺失
1.驗收單預先編號；調查是否跳號。
2.定期辨認是否有採購單已開立但未予採購之情事，並予調查。
3.定期盤點材料；與永續盤存記錄核對；如有差異（績效指標），應予調查。
依「採購及付款循環－驗收作業」規定辦理。
依「採購及付款循環－採購作業」，採連續編號之「採購單」。
依「生產循環－倉儲管理作業」辦理。
查驗收單號由ERP自動產生,無跳號情形請詳﹕DA1-07-DA1-12
經抽核測試結果,採購主管每周有列印<採購單未確認明細>並追蹤各負責採購原因.並無有採購單未予採購之情形.
物管每月底倉管單位均實施存貨盤點,並經財務部門復盤,發生盤盈虧時有調查原因后入帳請詳﹕
DA1-25-DA1-30
B.輸入資訊系統之驗收商品資訊，可能不正確或不及時
1.定期驗證應付帳款、材料或尚未採購採購單等資訊之正確性。
2.定期抽查，確定驗收材料之資訊已及時輸入資訊系統。
依「採購及付款循環－應付帳款記錄及付款作業」辦理。
依「會計制度－會計事務處理準則及程序」辦理。
經抽核測試結果，核對「廠商進貨明細表」、「採購單」及「驗收單」均相符，並檢查「採購單」均依序開立並核對至「採購單未確認明細」並無異常情形。
查物管庫存明細表及進貨單無不符情形
九、迅速退回驗收不合格之商品
O
A.驗收作業不適當或不及時
1.改變驗收的程序，至適當方止。
依「採購及付款循環－驗收作業」辦理。
經觀察測試結果，並未發現有驗收不適當或不及時之情事。
十、所有移入倉庫自倉庫轉出材料之資訊均完整，且正確
O,F
A.材料移進、轉出之資訊不完整或不正確。
1.材料移轉時，皆須隨附移轉單（工單）；由倉儲人員驗證收到的材料及數量。
依「採購及付款循環－驗收作業」及「生產循環－生產計劃作業」辦理。
查材料經品保判退后物管有依實際驗收數量入庫,不良品開出驗退單辦理退料
請詳﹕DA1-13-DA1-18
B.移轉單可能遺失
1.移轉單預先編號；檢查是否跳號。
2.定期盤點材料；與永續盤存核對調節；如有差異（績效指標），應予調查。
依「採購及付款循環－驗收作業」規定辦理。
依「生產循環－倉儲管理作業」辦理。
查本公司驗退單有預先編號,無跳號情形
請詳﹕DA1-13-DA1-18
查每月底倉管單位有實施存貨盤點,並由內部財務人員復盤,發生盤盈虧時均有調查原因后入帳
請詳﹕DA1-25-DA1-30
十一、材料領用，須經適當程序
O,F
A.領料程序不當
1.只有經適當領料程序後，材料才轉出。
依「生產循環－製造及生產進度管制作業」規定辦理。
查制造部需領料時,均有出示經核準之領料單,倉管人員才予以發料。
請詳﹕DA1-31-DA1-36
十二、凡經領用之材料均適當移出
O,F,C
A.領料單可能遺失
1.領料單預先編號；檢查是否跳號。
依「生產循環－託外加工作業」規定辦理。
查本公司領料單單號由ERP自動產生,無跳號情形
請詳﹕DA1-31-DA1-36
B.材料未經領料程序，亦被轉出
1.驗證轉出之材料是否與核准的領料單一致。
依「生產循環－託外加工作業」規定辦理。
查相關表單帳冊,無不符情形,且覆核領料單均經權責主管核準.
請詳﹕DA1-31-DA1-36
十三、保持工作環境的安全；處理及儲存危險材料，亦須保持安全
C
A.對工作環境安全的考量不適當
1.依照勞工安全法之規定，制訂公司保障員工職業安全之政策；監督其遵循。
2.追蹤安全設施欠週案件之後續處理。
3.訂定處理及儲存危險材料及防止職業災害之程序。
依「管理規章」規定辦理。
經抽查制三課未有發生關安全事故之案例﹐故不存在真實的案件處理及后續效果跟進。
經查公司均有制定”化學品儲存管理程序”與”緊急應變管理程”﹐生產線對于危險廢棄物和易然易爆之溶劑均做相關警示牌及安全注意事項加強宣導作業,同時每月均列表跟蹤危險和易然易爆廢棄物的產出記錄﹐有效防止安全事件發生。
結論
本項作業之設計與執行在整體上
是屬有效
本公司生產所需原料及勞務，均依產銷協調來排定生產所需規格、數量，辦理請、採購及驗收入庫作業，並訂定相關檢驗標準供品管單位遵循；而原料領退、保全及核對作業均正常運作，亦符合勞工安全之相關法令。
□除下列事項外，是屬有效
擬採行之改善措施
1.事實
2.改善措施
覆核者/日期:
編製者/日期:
作業：
生產
目標
種類
風險
控制點
設計
執行
生產管理與生產排程
ㄧ、安排營運的時程，使存貨量為最低，並確保能及時生產足夠之產品，備供銷售
O
A.與行銷部門溝通不良，銷售預測不準確
1.編製銷售預測時，使用標準格式之文件，並用標準格式之文件來傳遞資訊。
2.確保生產人員收到所有銷售預測。
3.以生產時間表與銷售預測比較，確定預定的生產時間及生產數量適當。
（生管）
依「預算管理辦法」辦理。
依「生產循環－建構BOM及生產排程作業」辦理。
有依規定召開「產銷會議」，以檢討訂單及交期。
請詳﹕DB1-01~DB1-06。
B.同時生產若干種產品
1.排定產品生產的順序時，須根據既定之準則，或由管理當局判斷。
（生管）
2.評估產能是否適當。
（生管）
3.先核准生產排程，才開工生產。
（生管）
依「生產循環－建構BOM及生產排程作業」辦理。
本公司產品生產均依訂單來排定生產排程及順序，由生管人員排定生產排程，請詳﹕DB1-07~DB1-12。
經查詢本公司產能評估，均依人力及機器設備作產能及數量分析，並依不足產能數，安排加班或與業務協調更改交期。
詳見DB1-13~DB1-18。
經抽查<<周生產計划明細表>>有經主管核準才發行到制造生產.
請詳﹕DB1-07~DB1-12。
C.由於與採購之溝通不良，或材料需求的預測不正確、不及時，致原料不足或過剩
1.透過正式的溝通管道通知採購部門材料需求，包括需用材料之數量及日期。
（生管）
2.比對材料需求、生產時程與產品用料單；考慮購料前置時間之影響。
3.訂定生產時程表，並予遵守。
4.考慮建立及時成本制度（JIT）或類似的存貨管理制度。
5.對原料不足或過剩之案例（績效指標）進行監督。
依「採購及付款循環－採購及請購作業」規定辦理。
本公司尚未建立及時成本制度。
經抽查請購單都有材料需求數量及日期交給采購單位購買材料.
請詳﹕DB1-19~DB1-24
經抽查生產流程作業，生管均依「訂單」作物料需求規劃，開立<<周生產計划明細表>>連同「製令」交給製造部。
請詳﹕DB1-07~DB1-12
DB1-25~BD1-30。
經觀察本公司材料均依生產計劃、排程及材料安全庫存情形決定之材料需求量訂購，故並無材料不足或過剩之情形。
二、使生產停工之時間降至最低
O
A.設備維護不良、使用不當或過時
1.設備之維修，遵循預訂的維修計劃。
2.定期評估生產設備之適當性，評估時考量維修成本、產能、故障、過時等因素。
3.考慮購置新設備。
現場生產之機器設備皆備有操作指導書供作業員工作為操作依據，並依相關規定執行設備保養及檢修。
依「生產循環－生產計劃作業」辦理。
依「固定資產循環－固定資產取得作業」辦理。
依照各項訂定之SOP執行作業。
DB2-01--------DB2-15
經覆核本公司生產設備評估作業情形，均每月彙總產能資料、運轉效率及產出效率等，供權責主管核閱。
DB2-16------DB2-37
經觀察本公司若要購置新設備，均由需求單位提出，經評估單位考慮維修成本、產能等因素後決定是否採購
4.訓練員工適當使用設備。
5.對因設備故障而致生產停工之案例（績效指標），進行監督。
依「薪工循環－教育訓練作業」辦理。
依「生產循環之保養維修」規定辦理
每個新員進廠均要維持一3個月的試用訓練期才能轉為正式員均有經過考核合格後才上崗。
DB2-38--------DB2-40
經查制三課未有發生過因機設備故障而影響到生產的案件﹐故此次無法跟進確認。
B.勞工技術不佳
1.訓練現有員工執行不同之工作。
依「薪工循環－教育訓練作業」辦理。
公司有依實際不同工種進行不同樣的培訓後上崗。
DB2-41----DB2-42
C.自然災害或其他災害發生
1.訂定偶發事件與天災應變計劃，並定期更新。
2.定期測試上述計劃。
不定期宣導，對各部門管、單位主管及相關事務人員灌輸安全觀念。
經調查﹐公司2008年.11月.進行消防演習﹐并請消防戰士演講﹐進行灌輸安全觀念﹐各部門主管都有參加
製造
三、依據生產時間表，生產數量適當、符合規格之產品
O
A.通知製造部門生產的數量不清楚
1.使用標準化文件，填具生產計劃通知單，送交相關單位。
經觀察生產流程作業，生管均依「訂單」作物料需求規劃，開立「預訂出貨明細表」連同「製令」交給製造部。
經抽核測試結果，生管每天都有按生產流程作業﹐開立「周生產計划明細表」連同「製令」交給制七課.
請詳:
DB2-43-------DB2-47
B.規格不適當或不清楚
1.使用標準化文件，把生產規格通知相關單位。
經觀察生產流程作業，生管均依「訂單」作物料需求規劃，開立「預訂出貨明細表」連同「製令」交給製造部。
經抽核測試結果﹐生管每天都有按生產流程作業﹐開立「周生產計划明細表」連同「製令」交給制七課。
請詳:
DB2-43------DB2-47
C.製造步驟之數目過多
1.考慮簡化生產之方法，例如：
採用及時生產制度。
本公司尚未考量變更生產作業程序，它括JIT制度在內。
經查現公司內部生管是以每天排計劃生產，有材料在庫後才上線投產，這樣大大提升了生產的及時性。
但制度未有發生改變。
DB2-48----DB2-124
四、遵循勞工安全法及相關規定
O,C
A.須在期限出貨之壓力
1.高階管理當局以口頭聲明支持安全之決心，再以行動宣示其決心。
2.懲戒違反安全程序之員工。
3.對已發生違反安全之行為（績效指標），進行監督。
依「工作規則」、「勞工安全衛生法」辦理。
經查實制造全體員工均按照公司內控制度之”CO-107”和公司管理規章制度之規定進檢點約束與規范自己﹐同時公司的所有公布欄上仍到處張貼安全性教育圖案供閱讀。
經查實制造課員工均沒有發生過違返安全程序之員工﹐故也不必要作此方面之懲戒。
經查實目前公司也未有制定”勞工安全法則”規定﹐故無法了解安全績效及指標而做到有效監督。
B.員工不知有勞工安全法之要求
1.定期舉辦員工訓練。
2.將法規及公司政策張貼在工廠明顯的位置。
依「薪工循環-教育訓練作業」辦理。
經觀察，本公司新進員工到職時，即進行「公司管理規章」、專業規範及工業安全等講習。
DB2-125------DB2-127
經查核本公司廠區多處張貼工業安全提醒標語。
結論
本項作業之設計與執行在整體上
是屬有效
本公司生產計劃、生產管制、設備保養、生產訓練及品管檢驗作業，均依相關規定辦理。
□除下列事項外，是屬有效
擬採行之改善措施
1.事實
2.改善措施
覆核者/日期:
編製者/日期:
目標
種類
風險
控制點
設計
執行
確保品質
五、產品符合品質控制之標準
O
A.生產過程中無確保產品品質的程序
1.將品質保證之程序整合於生產過程之中。
2.在可能的範圍下，將生產過程標準化。
依「生產循環－品質管制作業」規定辦理，本公司對每個型號規格都有訂立產品「控制計劃」（QC工程圖）及「檢驗標準」。
本公司生產的產品由生技單位訂立「制造作業指導書」來管制作業。
經查核本公司依規定在製程中檢查，在產品完成後由生產單位及品管單位檢驗後，才得入成品倉庫。
經查核本公司生產流程係依標準化製程生產，該製程版次資料標示於生產線中。
請詳:
DB3-01DB3-02DB3-05
B.產品生產不易
1.設計產品時，須考慮生產時可能遭遇的困難。
依「產品品質先期策劃程序」規定作業
經查核，本公司新產品在開發階段有組織品保、制造、生技等部門作設計審查會議，並針對車載類產品訂出「FMEA」（潛在失效模式及後果分析）
請詳:
DB3-03DB3-08
C.產品測試不足
1.每批生產均測試足夠樣品之產品，確保品質控制標準之遵循。
2.監督損耗率（績效指標）。
依「生產循環－品質管制作業」規定作業
依「生產循環-制造及生產進度管制作業」規定辦理
經抽核測試結果，本公司各制程PQC依品保制定的「控制計劃」及「檢驗標準」等資料，對現場作業方法進行巡視，並依檢驗標準進行抽驗將結果填入檢查管制圖中，OQC將檢驗結果填入成品品質檢驗一覽表中。
請詳:
DB3-01DB3-02
經抽核測試結果，本公司依製令領料，需超領料時，有填寫「超耗領料單」/注明原「制令」號碼，並有經核准。
請詳:
DB3-04
D.生產過程中未發現品質之問題；或發現，但未提出
1.負責測試產品的人，不同時負責生產。
2.對與品質有關之退貨或顧客抱怨（績效指標）進行監督。
依「公司全廠各職位工作職掌說明書」作業
依「銷售暨收款循環-客訴處理及銷貨折讓作」規定辦理
經抽核測試結果，本公司檢測與生產的為不同部門的人員，且各階段有安排不同的人員來檢驗，如制程產品由PQC檢驗，成品由OQC檢驗。
經抽核測試結果，本公司有收到客戶投訴有開立「客訴處理表」進行深入調查後，開立「客訴分析報告」
請詳:
DB3-06DB3-07
結論
依上述設計及執之檢查結果，本司之品質控制之標準對於內部品質管控尚稱有效執行。
是屬有效
本公司生產計劃、生產管制、設備保養、生產訓練及品管檢驗作業，均依相關規定辦理。
□除下列事項外，是屬有效
擬採行之改善措施
2.事實:
3.改善措施
覆核者/日期:
編製者/日期:
參、作業：
出貨
目標
種類
風險
控制點
設計
執行
訂單處理
ㄧ、經核准賒銷之顧客開立之訂單，才予處理
O
A.顧客之信用資訊不完整、不及時、或不正確
1.確保信用核准資訊系統提供的下列資訊為正確，且及時，如：
核准賒購之上限、賒欠餘額、帳齡分析等。
依「銷貨及收款循環－信用管理作業」辦理。
二、顧客訂單之處理係正確且迅速
O
A.訂價及存貨資訊不正確或非及時
1.使用最新的訂價及存貨資訊。
依「銷貨及收款循環－訂單處理作業」辦理。
B.訂單資訊未及時處理
1.訂單預先編號，並定期追蹤超過合理期間而仍未處理之訂單。
依「銷貨及收款循環－訂單處理作業」規定辦理。
C.顧客訂單列示之資訊可能不清楚、不正確或不完整
1.向銷售員確認顧客訂單資訊；必
升级会员 