企业应对客户投诉的处理程序(培训课件).doc

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客诉处理手册

内部资料

务必妥善保管

一、客诉定义1

二、客诉产生原因2

三、客诉处理原则3

四、客诉处理程序4

五、客诉应对要领5-16

六、各类客诉回应活术17-26

七、抱怨致歉信格式27-28

八、客诉赔付标准29

九、特殊客诉类型30

十、特殊客诉之应对31-33

录

目

定义

客诉：

顾客对商品或服务方式的不满及责任。

第1页

为什么会有客诉产生？

1、设计品质不良

2、制造品质不良

3、饮食后发生不良后果

4、储运过程不良

5、消费者之保存或处理不当

6、过期之产品

7、对产品本身风味不适

第2页

客诉处理原则

1、顾客满意第一

2、顾客永远是对的

3、如果顾客错了，请思考第一项原则

第3页

客诉处理程序：

*接到客诉

*向投诉者表示道歉和关心

*了解原因

*采取适当的应急措施

*找出双方满意的解决方法

*回馈相关部门

*改善缺点预防再犯

第4页

障碍!

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通沟?

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请看：

各类沟通秘诀!

!

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第5页

与投诉者沟通渠道：

面对面看Ö听Ö

书信看×听×

电话看×听Ö

第6页

说得清楚明白

说得简单扼要

避免造成曲解

充分了解对方

适应对方变化

慎选合适时间

准备适宜环境

合理结束谈话

面对面的沟通：

第7页

提高受信人阅读兴趣

主旨简单明了亲切

文字尽量接近口语化

避免引起不悦的情绪

模拟可能产生的疑惑

依照画面内容去执行

书信沟通：

第8页

养成良好电话习惯

态度诚挚和谐诚恳

事先列出沟通重点

报明自己单位姓名

声音力求自然悦耳

适当尊称增进关系

暂离或中断先告知

复诵对方谈话要点

电

话

沟

通

第9页

达到双方满意的解决方法：

第10页

1、吸引对方的条件

2、用法律来保护自己

3、寻找东西转移注意力

4、强调对方可以同意的事项

5、重复双方达成协议的大原则

6、让对方明白这样做才是对的

处理顾客抱怨之注意事项：

1、克制自己的情绪

2、要有自己是代表公司的自觉

3、以顾客的心为出发点

4、以第三者的角度保持冷静

5、倾听

6、顾客抱怨处理原则是迅速第一

7、“诚意”是对待顾客抱怨的最佳方案

8、就算是顾客的错，也以“顾客满意”为最好的解决目标

9、必须要恢复顾客的信赖感

10、绝对不要与顾客为敌

第11页

处理顾客抱怨时的禁言：

1、“这种问题连小孩子都知道！

”

2、“你要知道，一分钱，一分货！

”

3、“绝对不可能有这种事发生。

”

4、“嗯…我不太清楚。

”

5、“我绝对没说过这种话。

”

6、“我不懂怎么处理。

”

7、“公司的规定就是这样，我没有办法。

”

8、“你看不懂中文吗？

”

9、“改天再通知你。

”

10、“这不是我们的事！

”

第12页

顾客抱怨时，您必须：

1、集中精神，耐心而仔细地倾听

2、重复顾客的意思，使顾客知道我们

已经完全了解他的意思

3、将顾客的意思重新组合整理

4、运用询问的方式向顾客解释

5、赢回顾客的方式：

补偿、口头道歉、

给他意外惊喜

6、追踪、致谢，期望顾客继续支持。

第13页

当顾客情绪激动时：

1、把对方的激动情绪当作假的

2、把自己当成客户，说同样的语言

感受事实事实事实感受

3、改变谈判结构：

更换当事人（找有经验人缘好的人）

改变场所

改变时间

第14页

适当让步的艺术：

1、试探底线所在

2、以战略性的让步改变对方情绪

让步的幅度：

大小；

次数：

多少；

速度：

快慢

3、选择性接受对方条件

4、衬托出明确的原则

5、诱敌深入，化反对为条件

6、见好就收

第15页

推动客诉处理结案之艺术：

1、给予适当的期限与预警

2、期待、诱因

3、以“小结”鼓励对方

4、“赢者不全赢，输者不全输”的方法运用

5、棉里藏针：

展现否决的力量

6、留一个缓冲的空间

7、留住顾客，赚一份交情

第16页

客诉回应话术之原则：

以公司利益名誉为前题，

经事实为依据，

真心+诚意！

第17页

利乐包

（1）

──一箱软包装饮料中有一包是空的？

l我们的软包装流水线采用的是世界一流的全自动利乐充填机，在开机时，机器需要进行调整，会偶尔出现空包现象。

这绝非我们的故意行为。

l请您注意一下吸管孔有否破裂？

因为我们曾经发现在运输过程中，有些品行较差的运输工有偷喝饮料行为。

今后，我们一定进一步加强开机检查和管理，杜绝此类现象再次发生。

第18页

利乐包

（2）

──“哇”这包饮料怎么发臭了，还有沉淀物？

l我们公司生产设备是进口全自动流水线，设备和工艺运作严格按照规范进

行，这些产品经7天贮存后，理化、微生物检验合格才予以放行。

l对于您所遇到的情形，我们认为最大的可能性是由于搬运不当，堆放受外

力作用，仓贮堆放不规范和不良导致包装受损，造成密封不良，引起内容物

变质。

不论是何种原因，对于您所遇到的情形，我们深表歉意，在今后的工作中，我们将进一步加强质量管理。

第19页

利乐包（3）

──没有吸管，怎么喝这包饮料？

l我们公司生产设备是进口全自动流水线，软包装饮料在成形后，贴管机自动贴上吸管，由于开机率高，生产时间长，偶尔会有漏贴现象，而检验人员未发现，造成无吸管。

l在生产线输送中，出现堵塞，吸管被擦落，造成无吸管。

l在运输搬运过程当中，互相之间碰撞，也有可能导致极个别吸管脱

落。

不论是何种原因，对于您所遇到的情形，我们深表歉意，在今后的工作中，我们将进一步加强质量管理。

第20页

利乐包（4）

──这不会是过期的产品呢？

（包装无生产日期）

l我们公司软包装产品在顶部印6位码的有效日期，底部印有生产日期，如您手中此包无日期打印，请看其他产品，并请仔细观察是否打到色深处，不易查看，如一箱产品均无生产日期，烦请您将样品寄到我公司，我们将为您鉴定是否为假冒产品。

l顶部无日期打印，可能是墨辊油墨不足未及时更换，或生产中纸带偏离而打印在其它位置。

不论是何种原因，对于您所遇到的情形，我们深表歉意，在今后的工作中，我们将进一步加强质量管理。

第21页

八宝粥

（1）

——八宝粥中发现有小虫、苍蝇等异物？

l作为食品企业，我们十分重视厂区及车间卫生环境，专人负责调整日常状况，定期喷药灭虫，做到生产车间、仓库基本无苍蝇等飞虫。

l至于您所遭遇的情形，我们认为可能是

──原料中带入（这种可能性较大）

──生产加工过程中进入

我们将会深入调查，分析原因并全力改善！

不论是何种原因，对于您所遇到的情形，我们深表歉意，在今后的工作中，我们将进一步加强质量管理。

第22页

八宝粥

（2）

──咦，这八宝粥怎么发酸？

由于八宝粥流水线采用进口设备，所有产品在贮存7天后经先进的

打检机打检，确保产品品质，对您所遇到的情况，最大的可能是：

l在贮运过程中受外力撞击导致密封不良。

l空罐品质不良，造成渗漏，使品质变坏。

不论是何种原因，对于您所遇到的情形，我们深表歉意，在今后的

第23页

工作中，我们将进一步加强质量管理。

纯净水

（1）

──纯净水怎么有气味？

l我公司的纯净水是经过美国进口的反渗透膜处理的，几乎不含任何异物，名符其实的“纯洁干净”

l纯净水的流水线采用全套进口设备，在无菌无尘的正压房中完成充填。

纯净水出厂前，经严格抽检合格后才能放行出厂。

l当纯净水贮存不当如阳光直射，贮存温度过高，塑料瓶中会产生您闻到的异味。

不论是何种原因，对于您所遇到的情形，我们深表歉意，在今后的工作中，我们将进一步加强质量管理。

第24页

茶饮料

（1）

——PET茶饮料（乌龙茶、绿茶）内容物混浊等变质状况？

我公司茶饮料流水线采用国外引进的全自动生产线（意大利SIPA吹瓶设备、丹麦UHT瞬时超高温杀菌设备、日本三菱PET充填机，洗瓶、充填、封盖区配备二次空气净化装置、外用万级正压房、内用100级正压房），这些都确保制程品质稳定。

产品经过原料、制程、成品品质检验三个方面合格后才予以放行，因此，

我公司的产品品质是有保证的。

对于您所遇到的情形，可能的原因：

●产品贮运不当时，易受到严重震动和碰撞等外力作用，有可能造成瓶子和

盖密封性不良。

●生产设备在长时间运用中，偶尔出现瓶子和盖密封不良，虽然我们有先进

的检测设备和严格的检查制度，难免有漏网之鱼。

不论是何种原因，对于您所遇到的情形，我们深表歉意，在今后的工作中，我们将进一步加强质量管理。

第25页

综合类

──当客诉者身体不适（腹泻）时？

1、询问喝饮料时间、量、品种、批号及身体不适具体状况。

2、了解病人发病当天与前两天所吃食物。

3、了解可疑食物（包括饮料）来源、贮存、加工和食用方法

等有关状况。

4、采样检验，最好选取可疑食物和饮料之剩余物。

5、建议病人在急性期进行血液及呕吐物的细菌培养检验，以

比较食物中分离的菌株与从患者所分离是否是同型。

第26页

您会写信吗？

请参阅：

顾客抱怨致歉信

格式！

第27页

（署名）先生（女士、小姐）：

（第一段）问候产生抱怨的顾客

（第二段）对于造成顾客产生抱怨之原因，代表公司全体员工致上最深的歉意，强调公司极度重视这件事。

（第三段）略述事件发生之前因后果与经过，详细说明公司方面对于这件事件将采取的措施，包括政策制度之修正以及处分情形。

（第四段）详述公司对于顾客所提出之补偿。

（第五段）说明假若顾客对于公司的处理不满意，顾客可立即再对公司提出异议。

（第六段）再次对顾客所遭遇的事件致上最深的歉意，希望能得到顾客的宽怨与原谅，并且恳请顾客能继续给予公司支持。

（第七段）信末敬语

第28页

客诉赔付标准（仅做参考）

助您赢回顾客！

第29页

特殊客诉之类型：

1、国家政府、技监、防疫单位之对产品品质问题之反馈。

2、消费者因产品品质问题向政府质量监督部门或消协之投诉。

3、甚至由于“千面人”之恶意中伤而引起的企业危机

第30页

遇卫生防疫站或技术监督部门

抽查不合格事宜之应对话术：

我公司一直视产品品质为企业生命。

在公司品质保证体系中，每批产品有严格的出厂检验制度，未经检验合格之产品是不准予出厂的，对检验不合格之产品视之具体情形进行返工或报废。

对于此次之抽检之不合格我们感到非常遗憾！

分析其原因，是否会产品在通路中受污染的可能性，如：

不幸抽到曾被雨淋湿或日光曝晒等的产品。

当然，我们也会去检讨在生产过程中是否有管控疏忽之处。

在此，我们真诚地希望是否能在我们陪同下

进行重新抽样或由我们重新送检，以确认产品品质！

第31页

遇消费者向政府质量监督部门或消协

或杂志报社投诉产品品质问题之处理方法：

1、首先立即赶往消费者投诉地了解情况

2、以消费者投诉单位作为中介单位，当面与消费者进行沟通协调（参照客诉处理的各项原则与方法），将事件之影响程度缩小到最小。

3、必要时适当运用公共关系帮助事件之圆满解决。

第32页

遇“千面人”之恶意中伤

而引起企业危机之应对：

宗旨：

在事前发现预兆，避免在发生严重

危机时再去查找原因

宗旨：

危机是种传染病，只有隔绝危机和

病源才动手切除病根

宗旨：

尽量控制危机，如不能控制危机，

就尽量控制危机爆发的地点、方式

和时间

发现危机

隔绝危机

处理危机

第33页