EXCEL的操作说明讲解.docx
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EXCEL的操作说明讲解
EXCEL的操作
《第一讲知识点》
1、负数：
符号+数字、（数字）
2、分数：
0+空格+分子/分母
3、年份：
2011-02-03或者2011/02/03
4、当前日期：
ctrl+分号
5、当前时间：
ctrl+shift+分号
6、设置序列：
“工具”下的“选项”，选“自定义序列”，然后就可以在右边的空白处自行设置新的序列。
设置时，输入一项之后，就要敲回车键，接着输入下一个，然后再回车。
7、输入一大串数字时，如身份证号码时，先输入一个英文状态下的“’”，然后再输入数字，最后敲回车即可。
8、填充：
选定一块区域，在第一单元格内输入内容，然后按ctrl+回车键，整个区域就均被刚才第一个单元格中输入的内容所填充。
《第二讲数据的有效性》
1、作用：
限定单元格中数据的取值范围，超出范围就自动给出提示。
2、选定单元格数据的有效性
（1）“设置”选项卡：
设置有效范围（A序列；B整数）
（2）“输入信息”选项卡：
在输入前给输入者以提示，告诉输入者输入的大致内容，如标题为“性别”，输入信息为男或女。
（3）“出错警告”选项卡：
输入无效数据后显示错误信息
（4）删除数据有效性：
选定单元格→“数据”→“有效性”→单击左下角的“全部删除”
《第三讲表格编辑》
一、自动套用格式
（1）作用：
将计算机中已有的格式应用到当前表格
（2）方法：
选定当前的表格→格式→自动套用格式→选择要应用的表格样式→单击“选项”选择应用的范围（包括数字、边框、行列宽等）→确定。
二、美化表格
选定单元格/格式/单元格/选择不同的选项卡
（1）“数字”选项卡：
设置数字，例如常规、数字、货币、会计专用、日期、百分比、文本等。
（2）“对齐”选项卡：
设置水平对齐、垂直对齐、方向、竖排文字、合并单元格、自动换行（把单元格内所有内容显示出来）等。
（3）“字体”选项卡：
设置字体、字号、颜色、特殊效果等。
（4）“边框”选项卡：
选择线条颜色、线型等。
（5）“图案”选项卡：
选择颜色、图案等。
三、行、列的调整
1、插入行、列
选中要插入的行（列）数→“插入”/行（列）→确定
注意：
插入的新行在选中的行的上边，插入的新列在选中的列的左边。
2、删除行、列
选中要删除的行或列→“编辑”→“删除”
3、设置行高、列宽
方法一：
选定行或列，格式，行或列，设置数值
方法二：
光标置于行号或列号分界处，拖动即可
3、最合适的行高、列宽
方法一：
选定行（列）→格式行（列）→最合适的行高（列宽）。
方法二：
光标置于行号（列号）分界处
4、隐藏行、列
（1）选择要隐藏的行（列）格式行（列）隐藏
（2）工具/保护/保护工作表/设置密码/确定
四、条件格式
1、作用：
设立不同的条件范围，符合条件的数据以不同格式进行显示
2、方法：
选定单元格→格式→条件格式→选择条件→输入范围→单击格式→进行格式设置→确定→单击“添加”→重复前面相同的操作/确定
注：
最多只能设置三种条件格式，将数据以四种格式显示。
《第四讲公式》
一、公式
1、公式的定义：
以等号开头，由数据、运算符号构成的用于计算结果的等式。
2、输入：
选定一个单元格作为结果单元格，以等式开头，依次输入数据、运算符，敲回车键即可。
注意：
（1）输入公式时，一般在英文状态下输入
（2）数据可以是具体数值，也可以是单元格地址
（3）结果单元格：
用于存放公示显示结果的单元格
（4）引用单元格：
公式中出现的被引用的单元格
二、运算符号
（1）算术运算符：
%，+，—，*，/，^
（2）比较运算符：
=，<>，<=，>=，>，<
（3）文本运算符：
&
例如，在一个表格中，分别有颜色、材质、衣服种类这三个描述性征时，如何把这三者放在一起？
输入:
=“白色”&“的”&“棉布”&“裤子”，然后回车就可以在该单元格中看到：
“白色的棉布裤子”
（4）引用运算符
①联合运算符：
使用逗号“,”,将多个（非连续的）单元格联合为一个整体。
②区域运算符：
使用冒号“：
”，将连续性的矩形区域中所用的单元格进行引用
三、单元格的引用
1、相对引用
（1）相对地址：
如A1，B2
（2）特点：
当复制公式时，单元格的地址会随结果单元格的位置的改变而发生相应的改变
2、绝对引用
（1）绝对地址：
如$A$1,$C$4
（2）特点：
当复制公式时，单元格的地址不会随着结果单元格位置的改变而发生相应的变化。
《第五讲函数》
一、函数的定义——由excel提供的可供直接调用的一种特征公式。
1、函数的组成：
函数名（参数）
（1）函数名：
可以使用小数输入，确定后自动成为大写
（2）小括号：
必不可少的
（3）参数：
计算和处理的必要条件、类型或内容。
因函数不同，有时有参数，有时没有参数，如today（）。
2、使用方法
方法一：
选定单元格，直接在编辑栏中输入
方法二：
选定结果单元格/插入/函数
方法三：
选定结果单元格/单击fx
二、常规函数
sum（求和），average（平均值），max（最大值），min（最小值）,count（计数）
三、条件运算函数
1、countif（条件计算）
使用格式为：
=countif（引用的数据范围，“条件”）
如=countif（A1:
A2:
A3:
A4:
A5,”>=60”）
2、sumif（条件求和）
使用格式为：
=sumif（条件区域，“条件”，“运算范围”）
如=sumif（性别，“男”，“语文科目”）
四、日期函数
1、today：
显示当前日期
2、datedif：
计算指定起始日和结束日之间的天数间隔
使用格式：
=datedif（起始日期，结束日期，“指定日期的计算方式）
（1）y:
计算日期内的整年数
（2）m：
计算日期内的整月数
（3）d：
计算日期内的整天数
五、排名次函数
1、rank：
返回一个数值在一组数值中的排位
2、使用格式：
=rank（单元格地址，数据范围，升序/降序）
其中，0表示按降序排列，1表示按升序排列，降序排列时0可以省略。
六、条件函数
1、if：
根据条件判断，显示不同结果
2、使用格式：
=if（条件表达式，条件成立，条件不成立）
3、例题：
（1）总分大于300时显示合格，总分小于或等于300时显示差。
格式为：
=if（引用的总分单元格地址>300,”优秀”，”差”）
（2）总分大于350，显示优，总分小于300，显示差，其他显示良。
格式为：
=if（引用的总分单元格地址>350,”优秀”，if（引用的总分单元格地址<300,”差“，“良”））
《第六讲数据处理
（一）》
一、数据库简介
1、数据库定义：
按一定的组织方式结合在一起的数据集合。
2、术语
（1）记录：
数据库除第一行外的每一行称之为记录。
（2）字段：
数据库中的每一列
（3）字段名：
数据库中的每一行
3、建立数据库：
编辑单元格，建立工作表的过程。
注意：
（1）一张工作表中应避免建立多个数据库。
如果一定要建立多个，数据库之间至少保留一个空行或空列。
（2）一个数据库的数据之间不要存在空行或空列。
4、记录单的操作
选定数据库中任一单元格数据记录单
（1）添加记录：
单击“新建”按钮，输入数据
（2）查找记录：
单击“条件”输入查找条件/单击“表单”单击下一条或上一条按钮产看符合条件的记录。
（3）修改记录
（4）删除记录
二、筛选
1、定义：
设定一定条件，显示符合条件的记录，隐藏不符合条件的记录。
2、分类
（1）自动筛选：
只能一次对一个条件进行筛选
（2）高级筛选：
可以同时对多个条件进行筛选
3、使用方法
（1）方法：
选中数据库中任意单元格/数据/筛选/自动筛选/单击字段名后的下拉按钮设置
①特定值的筛选
②前十个
③自定义：
可以自定义筛选条件
④全部
（2）取消自动筛选
选中数据清单内的任意单元格/数据/筛选/自动筛选
4、高级筛选
（1）方法：
第一步就是要建立一个条件区域（条件区域与元数据区域之间至少有一个空行或空列），如下表所示，然后菜单栏中“数据”中的“筛选”中的下拉菜单“高级筛选”选项，再分别选择“列表区域”，“条件区域”，确定
（2）取消高级筛选：
数据/筛选/单击筛选
例题
源数据
姓名
性别
语文
数字
英语
张三
女
88
75
76
李四
男
85
68
86
王五
女
86
70
80
赵六
男
94
89
75
条件区域
语文
性别
>86
男
三、排序
1、作用：
使记录按照某种条件进行排列显示
2、分类：
单行排列、多行排列
3、单行排列：
使用工具栏上的“升序“或”降序“
4、多行排列：
数据/排列/选择关键字（最多使用三个关键字作为依据）
《第七讲数据处理
（二）》
一、合并运算
1、作用：
将其他数据合并到当前工作表中
2、合并引用设置：
源数据具有相同的排列顺序和位置时，才可使用合并运算
（1）选择结果单元格的位置
（2）单击合并计算目标区域左上角的单元格
（3）数据/合并计算
①函数——选合并计算方式
②引用位置——分别选定合并数据（不含标题即表名称）/添加
3、建立至数据库的链接
如果源数据被修改时，自动更新合并计算，就选取，否则就不选取。
注意：
若源数据不按顺序排列，但使用相同的标志，则选中：
“标题位置“中的”首行“和”最左列“。
二、分类汇总
1、作用：
按某个字段对所有记录进行分类，相同记录的某些字段进行汇总的计算
2、使用
（1）分类：
选中一列（分类字段）升序或降序排列
（2）汇总：
单击任一单元格/数据/分类汇总/选择分类字段选择汇总方式/选择汇总项/确定
3、删除：
单击任一单元格/数据/分类汇总/全部取消
三、数据透视表
1、定义：
能够将数据库以多层表格的形式进行表达，便于从各个方面多角度对数据进行观察
2、组成：
页字段、行字段、列字段、数据字段、数据项
3、创建
（1）选定“数据库”/”数据”/”数据透视表和数据透视图”（不包括标题栏）
（2）将”所需创建的报表类型”修改写“数据透视图（数据透视表）”/单击“下一步”
（3）选择源数据的区域/完成
（4）根据需要设置：
页字段、行字段、列字段、数据字段
（使用“数据透视表字段列表工具栏”，方法是用鼠标拖动到Excel图中X\Y\Z轴。
）
4、使用数据透视表
（1）筛选：
分别根据页字段、行字段、列字段
（2）排列：
右单击“排列字段”，选择“字段设置”，单击“高级”，设置自动排序选项（递增或递减），确定。
（3）刷新：
数据透视表的数据来源于数据表格，不能直接修改。
当源数据被修改后，数据透视表光标定位在要刷新的数据透视表内
数据/更新数据或右单击任一单元格/更新数据或工具栏中“！
”
5、删除数据透视
选定整个数据透视表/编辑/清除/全部
四、图表
1、创建图表
插入/图表/选择图表类型/选择数据区域和系列产生的位置选择图表选项/选择图表位置/确定
2、修改图表
（1）更改图表类型
选定图表/图表/图表类型/选择/新类型/确定
（2）更改系列位置
①选定图表/单击图表工具栏上的“按行”或“按列”按钮
②选定图表/图表/数据源/选择
（3）更改图表选项
选定图表/图表/图表选项/重新设置选项/确定
（4）更改图表位置
选取图表/拖动或选定/图表/位置
3、添加、删除数列
（1）添加：
选定要添加的单元格编辑复制选定图表编辑粘贴（ctrl+C，ctrl+V）
（2）删除
①只删除图表中的数据：
单击图表中的数据/delete
②数据和图表一起删除：
选定工作表中的数据区域/delete
五、打印
1、控制面板/打印机/添加打印机
2、页面设置：
文件/页面设置
（1）页边距选项卡
（2）页边选项卡
（3）页眉/页脚选项卡
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