房建项目档案管理培训讲义doc.docx

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房建项目档案管理培训讲义doc

工程档案（房建项目）

管理培训讲义

公司档案中心

二00八年二月二十六日

第一章工程项目档案术语

一、建设工程项目的定义

经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。

它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。

二、单位工程的定义

具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。

三、分部工程的定义

单位工程中可以独立组织施工的工程。

四、建设工程文件的定义

在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件，也可简称为工程文件。

五、工程准备阶段文件

工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

六、监理文件

监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。

七、施工文件

施工单位在工程施工过程中形成的文件。

八、竣工图

工程竣工后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。

九、竣工验收文件

建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

十、建设工程项目档案

工程项目档案是指建设项目在立项、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的以纸质、胶片、磁盘、光盘等载体形式存在的全部文字、图象、声像文件，包括前期文件、竣工文件（图）和竣工验收文件等。

它的形成反映了该项目从设计勘察到施工、竣工全过程的真实面貌。

十一、案卷

由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

十二、立卷

按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。

十三、归档

文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。

十四、编制单位

工程准备阶段文件和竣工验收文件的编制单位一般为建设单位；勘察、设计文件的编制单位一般为工程的勘察、设计单位；监理文件的编制单位一般为监理单位；施工文件的编制单位一般为施工单位。

十五、什么是档案工作与工程项目建设三同步？

档案工作与工程项目立项同步；与施工进度同步；与竣工验收同步。

十六、什么是档案工作“三纳入”制度？

档案工作纳入本单位工作计划；纳入各项管理工作程序；纳入领导干部工作责任制。

十七、档案工作“四参加”制度？

档案人员要参加产品定型投产过程；参加工程竣工验收；参加设备开箱工作；参加科研成果过程。

十八、工程项目档案工作的基本原则？

是集中统一地管理工程档案，维护工程档案的完整、准确、系统和安全的基本要求。

第二章工程文件的归档范围及质量要求

一、工程文件的归档范围

工程项目档案是以竣工图为核心，在工程建设和工程对象的使用、维护活动中形成的基建档案。

它的基本内容包括：

1、工程准备阶段文件。

立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标文件；开工审批文件；财务文件；建设、施工、监理机构及负责人。

2、监理文件。

监理规划；监理月报中的有关质量问题；监理会议记要中的有关质量问题；进度控制；质量控制；造价控制；分包资质；监理通知；合同与其它事项管理；监理工作总结。

3、施工文件。

（1）建筑安装工程包括：

土建（建筑与结构）工程；电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程；室外工程。

（2）市政基础设施工程包括：

施工技术报告；施工现场准备；设计变更、洽谈记录；原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告；施工试验记录；施工记录；预检记录；隐蔽工程检查（验收）记录；工程质量检查评定记录；功能性试验记录；质量事故及处理记录；竣工测量资料。

4、竣工图

（1）建筑安装工程竣工图包括：

综合竣工图、专业竣工图。

（2）市政基础设施工程竣工图。

5、竣工验收文件

（1）工程竣工总结。

（2）竣工验收记录。

（3）财务文件。

（4）声像、缩微、电子档案（详细内容见归档范围表）。

补7页合同范围

二、归档文件的质量要求

（一）工程档案质量要求。

指对工程档案完整、准确、系统和安全的基本要求。

1、工程档案的完整，要求工程档案要齐全成套，并且种类也应完备。

一方面，就单项工程建设活动形成的工程档案而言，应包括该活动全过程中形成的所有具有保存价值的施工文件，符合成套性的要求；另一方面，就一定的库藏范围而言，工程项目应按系统科学排列档案，使工程项目档案从个体到整体的构成更加合理，维护工程档案的不可分散性。

2、工程档案的准确，要求工程档案必须是真实的历史记录，并且在内容上始终与所反映的实际施工相一致。

首先要求工程档案是其工程施工活动同期形成的真实的历史记录，保证如实地记录和反映工程建设的历史面貌；其次要求工程档案能够动态地反映工程文件归档后其科技对象发展变化的基本情况，使科技档案为历史研究和现实使用提供可靠的依据和凭证。

3、工程档案的系统，要求保持工程档案之间的有机联系，不得任意肢解与组合，并且实现库藏工程档案排列的有序化。

4、工程档案的安全，要求保证工程档案实体的安全，尽可能延长其自然寿命；同时还要求保护工程档案信息的安全，保守科技机密，保护知识产权。

5、工程档案的规范性

（1）归档的文件应为原件。

（2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

（3）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

（4）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

（5）图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。

计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

（二）建设单位对工程档案质量的落实措施

控制手段

经济手段

签定合同时设有档案整编专

工程资料归档后予以结算

档案工作与工程建设同步进行

制度落实

做到“三纳入、”四参加“

系统性上以设计总目录为纲

完整性上做到账、账，账物相符

技术管理

准确性上做到坚持四级审查制度

规范性上严格按照几家行业标准进行整编

1、从制度和经济手段上控制

（1）严格执行国家标准GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》，项目法人在招标、投标和与勘察、设计、监理、施工等单位签定合同、协议时，设立专门条款，明确规定有关工程文件、图纸（含竣工图纸）及其它特殊载体（声像、光盘、磁盘）等文件的整编归档内容及各方应承担的责任，包括套数、质量、费用、移交时间等。

（2）严格执行国家计委、建设部、国家档案局对重点工程项目管理规定，完整、准确、系统的工程档案是进行工程竣工验收的重要条件，工程文件的收集、整理、归档和移交应与工程的立项准备、建设和竣工验收同步进行。

（3）保证工程档案的完整、齐全、准确，应做到“三纳入”，即档案工作纳入公司管理工作计划；纳入各项管理工作程序；纳入管理责任制。

做到“四参加”，即产品定型投产档案人员要参加；基建工程竣工验收档案人员要参加；设备开箱档案人员要参加；科研成果档案人员要参加。

做到“严把四关”，即严把合同签定关，运用法律手段超前控制；严把责任关，运用经济手段超前控制；严把不时督导关，运用职能手段超前控制；严把重点建设项目档案的登记关、验收关，运用行政手段超前控制。

2、从技术管理上控制

（1）工程项目档案的系统性。

建设单位在复杂的水电工程项目档案管理中，坚持做到以设计总目录为纲，以工程项目竣工验收分部分项资料编目大纲为目，进行系统地排列，使工程项目竣工资料完整、系统地进行收集、整编。

（2）工程项目档案的完整性。

建设单位要坚持做到设计总目录、工程项目竣工验收分部分项编目大纲，工程项目竣工资料移交目录实现帐帐相符，帐物相符的目标，确保工程资料的完整与安全归档。

（3）工程项目档案的准确性要认真执行国家颁发的《建设工程文件归档整理规范》，同时建设、施工、监理单位要坚持工程档案四级审查制度，即：

各参建单位根据项目的编目大纲和归档范围进行分类、组卷、整编，装订前由项目负责人审查确认；整编完成后由监理单位对资料的质量进行审签；移交归档前建设单位技术负责人对勘察、设计、施工、监理等单位的工程资料真实、完整进行复审；档案部门对工程资料的规范性进行审查。

3、建设单位、竣工办、档案部门跟踪指导、检查、监督、协助工程项目文件形成、积累、归档。

（1）竣工办、档案部门参与制定工程项目文件形成、积累的质量指标和管理办法，制定工程项目档案的归档范围、分类、整编、移交、保管、利用等制度和方法。

（2）深入各部室、参建单位，具体检查和协助技术人员做好工程技术文件的形成和积累工作，确保工程技术文件质量和安全。

（3）宣传工程项目档案的作用和工程项目档案工作的意义，贯彻执行《档案法》和有关工程项目档案工作的方针政策与规章制度，提高工程技术人员对工程项目档案工作和工程项目文件完整形成、积累的认识。

（4）为工程技术人员形成、积累工程技术资料，提供业务指导、服务。

第三章工程竣工文件的编制

一、工程档案整编的主要职责分工

1、项目建设单位：

负责工程建设全过程文件材料的编制、归档等工作的组织协调、监督、检查；负责工程前期文件、工程管理文件、设备文件、工程竣工验收文件的收集整理与归档；负责接受工程全部档案，汇总后将有关部分向城建档案馆、物业管理单位移交，建设单位自行保管一份。

2、设计单位：

提交工程各阶段的勘测、设计文件，提交全部设计修改通知单和设计说明书总结。

3、施工单位：

负责编制、收集、整理、提交全部竣工图、施工、安装记录（含隐蔽工程及测量记录）等资料

4、监理单位：

负责编制、收集、整理、提交工程监理业务范围内形成的各项监理事项（工程质量、工期、投资等）的全部文件材料和监理工作总结；督促检查工程建设中文件材料的收集、积累和完整、准确情况，负责竣工文件和竣工图的审核并签署意见。

二、竣工文件（竣工图）编制

编制竣工文件（竣工图），应遵循工程文件的自然形成规律，保持文件的成套性和有机联系，使组成的案卷既能准确、系统地反映工程的全貌，又便于保管和利用。

竣工文件（竣工图）编制完毕后，项目法人应督促有关单位（监理、施工等）对竣工文件的编制情况进行审查，发现不准确、遗漏或短缺时，应及时修改和补齐。

1、文字材料的整编

（1）将已按照工程档案分类大纲进行分类的文件进行组合，管理性文件按阶段问题或重要程度排列；同一问题（事件）的请示、批复、合同、协议、来往文电等应放在一起，依时间顺序排列；一般文字材料在前，图样在后。

（2）与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更应单独组卷。

（3）凡为易褪色（如复写纸、热敏纸等）形成的并需永久和长期保存的文件，应附一份复印件。

2、竣工图编制

竣工图是工程建设最终情况的真实反映，是项目工程建成后投产运行、维护、保养必不可少的凭证和依据，工程建设过程中必须按工程实际情况编制竣工图（包括设计变更、现场商洽、材料代用、质量事故处理等均应在竣工图上反映）真实反映工程竣工验收时的实际情况，并加盖竣工图章。

做到准确、清楚、完整、统一，技术数据可靠，各项签字手续完备（不得由他人代签或以个人印章代替签字）。

竣工图章应使用不褪色的红色印泥，盖在图标上方空白处或折叠后竣工图外翻图标的上方。

竣工图章的尺寸为80mm×50mm，内容为：

编制单位名称、工程名称、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位名称和现场监理人、总监。

竣工图编制完毕后，各编制单位应提供竣工图编制说明（包括总说明及各专业编制说明），叙述竣工图编制原则及各专业的编制情况等，与竣工图一起向建设单位移交。

（1）凡按图施工没有变动的，或有一般性设计变更和材料代用、符号杠改或划改要求的，可在原图（须是新图）上修改，并注明修改依据、设计变更通知单、监理通知单、商洽记录等文件编号，加盖竣工图章。

（2）凡有重大变更或图面变更面积超过30%的，应重新绘制竣工图，仍用原图编号，末尾加注“竣”字。

（3）一张更改通知单涉及多张图纸的，如图纸不在同一卷册，应将通知单复印后附在有关卷册中，或在备考表中说明。

（4）同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明，不同建筑物、构筑物应分别编制竣工图。

（5）项目法人应负责或委托有关单位编制项目总平面图、综合管线图。

（6）竣工图按GB11822-2000《科学技术档案案卷构志的一般要求》统一折叠成210mm×297mm（A4）图幅，内折式，外翻图标。

（7）竣工图按单位单项工程、装置或专业编制，并配有详细的编制说明和目录。

（8）竣工图一般为三套，项目法人单位一套、物业管理单位二套。

凡在大中城市规划区范围内的项目，应根据《城市建设档案归属与流向暂行办法》（档发字[1997]20号）第五条的规定，编制与城市建设、规划、管理有关的竣工图，移交给所在大中城市的城市建设档案馆一套。

三、照片、录音带、录像带的整编

声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。

照片按照GB/T11821—1989《照片档案管理规范》的要求编制；录音、录像按照DA/115的要求编制。

第四章工程文件的立卷与归档

一、立卷的原则和方法

1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

3、立卷方法

（1）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。

（2）工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。

（3）监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

（4）施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

（5）竣工图可按单位工程、专业组卷。

（6）竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

4、立卷过程中宜遵循的要求：

（1）案卷不宜过厚，一般不超过40厘米。

（2）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

二、卷内文件的排列

1、管理文件按问题、时间或重要程度排列。

同一事项的请示与批复，批复在前，请示在后；函与复函，复函在前，函在后。

2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。

4、竣工图按专业、图号排列。

5、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

三、案卷编目

1、编制卷内文件页号

（1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号，页号从“1”开始。

（2）页号编写位置：

单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在右下角。

（3）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

（4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

2、卷内目录的编制

（1）卷内文件目录：

卷内文件目录由顺序号、责任者、文件编号（图号）、日期、文件标题（题名）、页号、备注组成。

各项内容均应填写清楚。

（2）序号：

以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

（3）责任者：

填写文件的直接形成单位和个人，有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

3、文件编号：

文件编号（图号），填写文件的发文字号或图纸编号。

（1）文件标题（题名），填写文件标题（图纸）全称。

文件题名

（2）日期：

填写文件形成的日期。

（3）页次：

填写文件在卷内所排的起始页号。

最后一份文件填写起止页号。

（4）卷内目录排列在卷内文件首页之前。

4、卷内备考表

（1）卷内备考表的式样应符合有关规定。

（2）卷内备考表主要表明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。

（3）卷内备考表排列在卷内文件尾页之后。

5、案卷封面的编制

（1）案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。

案卷封面的式样应符合有关规定的要求。

（2）案卷封面的内容应包括：

档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

（3）档号应由分类号、项目号、案卷号组成。

档号由档案保管单位填写。

（4）档案馆（室）代号应填写国家给定的本档案馆（室）的编号。

档案馆（室）代号由档案馆（室）填写。

（5）案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。

案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

（6）编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

（7）起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

（8）保管期限分为永久、长期、短期三种期限。

永久是指工程档案需永久保存。

长期是指工程档案的保存期限等于工程的使用寿命。

短期是指工程档案保存20年以下。

同一类卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

（9）密级分为绝密、机密、秘密三种。

同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

6、卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70克以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。

四、案卷装订要求

1、案卷可采用装订与不装订两种形式。

文字材料必须装订，既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。

装订应采用线绳三孔或不绣钢钉左侧装订法，要整齐、牢固、便于保管和利用。

2、文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一项目应统一。

3、案卷内不应有金属物。

4、单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档案号章。

档号章内容有：

档号、序号。

5、外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

五、卷盒、卷夹、案卷脊背

1、案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式（公司统一为采用卷盒）

（1）卷盒外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为20、30、40、50mm。

（2）卷夹外表尺寸为310mm×220mm，厚度一般为20—30mm。

（3）卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。

2、案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。

六、工程文件的归档

1、归档要求

（1）归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。

文件材料归档范围、质量符合有关规定。

（2）归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。

2、归档时间

（1）根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行。

也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。

（2）勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将个自形成的有关工程档案向建设单位归档。

3、工程档案的审查

勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。

审查合格后向建设单位移交。

4、凡设计、施工、监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定要求单独立卷归档。

第五章工程档案的验收与移交

一、工程档案的验收

列入城建档案馆（室）档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。

建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。

二、工程档案验收的内容：

1、工程档案齐全、系统、准确、规范。

2、工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况。

3、工程档案已整理立卷，并符合有关规范的规定。

4、竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章。

5、文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备。

6、文件材质、幅面、书写、绘图用墨、托裱等符合要求。

三、工程档案移交、份数及手续

列入城建档案馆（室）接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内，必须向城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案；向物业管理单位移交一套工程档案，便于日后维护、管理利用；建设单位自行保留一套工程档案。

并办理移交手续，填写移交目录、双方签字、盖章后交接。

四、停建、缓建建设工程的档案的管理

应暂由建设单位保管。

五、对改建、扩建和维修的工程档案管理

建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。

对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程竣工验收后3个月内向有关单位移交。

第六章建立档案工作管理机制

一、建立档案管理组织体系

档案管理组织体系图：

实行统一领导、分级管理的原则。

工程项目管理具有技术密集、时间长、工程管理环节多、施工队伍复杂等特点，为确保工程质量和档案资料的完整、真实、系统、规范，建设单位要依法治档，严格执行《档案法》、国家有关部门对工程项目档案的规定，严格执行档案工作与工程项目建设三同步制度，加强对设计、施工、监理单位的工程项目资料实行统一领导、统一管理。

既：

成立领导机构“档案工作领导小组”，负责协调公司管理范围内的档案工作；设置负责日常档案工作的管理机构；设置竣工办负责设计、施工、监理单位对工程项目竣工资料的整编与归档。

档案工作实行统一领导、统一制度、分级管理、集分结合的档案管理体系。

二、建立档案管理责任体系

（一）项目档案管理纳入各参建单位质量行政领导人责任制

各参建单位要依照《档案法》、和《国务院关于加强基础设施工程质量管理的通知》要求，建立和落实建设项目档案工作领导责任制，按照项目所属关系，将档案工作纳入工程质量行政领导人责任制和参建单位工程质量领导人责任制，把建设项目档案工作确实抓紧抓好。

（二）建设项目档案工作纳入项目责任单位经济责任制和年终绩效考核内容之中。

是对建设单位内部档案工作的约束和控制手段。

建设单位每年将档案管理目标、年度归档计划、整编要求、利用成果、系统运用情况等细划成系数，列入到项目责任单位经济责任制年终绩效考评的内容，根据考核结果奖惩兑现。

（三）档案工作纳入各级领导、业务人员职责范围之中

工程项目档案是工程质量管理的有机组成部分，各级领导、工程技术人员在工程建设管理期间，同时更要注重对工程档案的同步管理，将档案工作纳入各级领导和工程技术人员年终目标考核之中，严把督导关，应用职能手段提前控制。

（四）利用市场经济手段确保工程档案的质量

建设单位在工程项目与设计、施工、监理单位签定合同时，合同条款必须明确归档要求及质量，项目档案验收不合格，档案部门不审签、财务部门不予结算，运用经济手段超前控制。

三、建立档案保管体系

档案保管工作就是将本单位的全部档案按照归档要求，集中到档案室有序地排架、便于查阅利用、采取安全防护措施以延长档案寿命的工作。

（一）档案库房的管理

档案室应对存放档案资源的库房进行日常的科学管理。

合理配置温湿度计、去湿机、除尘器、灭火器等设备；合理档案柜架，并进行统一编号，确定档案存放位置；记录库内温湿度状况，根据需要不失时机地采取通风、去湿、降温等控制，调节温湿度措施；采取防霉驱虫、防尘、防火、防光和防盗措施；对照明、仪器管理和档案状况的检查以及保持库房的清洁卫生等。

（二）档案专门技术处理

为了延长档案寿命，档案人员对归档的档案进行严格检查，对受潮、干枯的档案进行去湿和补水处理；对于破损的档案应进行必要的修裱复制等技术处理。

（三）档案流动过程中的安全保护

为了有效地保护档案，防止档案丢失，档案部门制定了系统的档案保管、借阅、复印、接受、移交制度，确保档案的安全保管和有效利用。

四、建立档案资源的开发、利用体系

工程管理企业具有地域分散、人员流动大、专业复杂等特点，建立档案信息系统是水电开发企业的有利选择。

（一）建立