采购与应付账款治理.docx

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采购与应付账款治理

一、采购申请审批制度

1.责权单位。

1）采购部负责企业所需物资的采购工作。

2）财务部负责采购物资的货款支付工作。

3）物资利用部门和仓库部门提出采购申请。

4）财务总监、总裁依照权限审批采购项目。

2.原材料或零配件的请购。

1）需求部门请购。

（1）原材料或零配件由需求部门依照采购打算或实际经营需要提出请购单。

（2）仓库材料保管员接到请购单后，查看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部门需要的数量进行比较。

（3）当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，那么同意请购。

2）仓储部门请购。

（1）仓库部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。

（2）仓库主管签字的请购单需要通过两方面的审批。

①采购员审查请购单，检查该项请购是不是在执行后又重复提出，和是不是存在不合理的请购品种和数量。

若是采购员以为请购申请合理，那么依照所把握的市场价钱，编制采购预算。

②经采购员签署同意的请购单交财务部进行审核，若是该项请购在经营目标和采购预算范围内，财务部签字确认后可交采购部门办理采购手续。

③采购部应将处置过的请购单归档备案。

3.临时性商品的请购。

1）临时性商品的采购申请由利用部门直接提出。

2）利用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，说明其目的和用途。

3）请购单须由利用部门负责人审批同意，并须经财务部、财务总监和总裁签字后，采购部方可办理采购手续。

4.常常性效劳项目的请购。

1）常常性效劳项目指的是由同一效劳机构或企业所提供的某些常常性效劳项目，例如公用事业、期刊杂志、保安等效劳项目。

2）利用部门需要这些效劳时，提出请购单，由财务部、总裁进行审核、审批。

5.特殊效劳项目的请购。

1）特殊效劳项目请购是指保险、广告、法律和审计等效劳采购申请。

2）总裁、董事会或股东大会进行审议批准。

3）审议人员参照过去的效劳质量和收费标准，分析申请人提供的需要内容，包括选定的广告商、事务所及费用水平是不是合理等，经总裁批准后，这些特殊效劳项目才能进行采购。

6.资本支出和租赁合同。

1）关于资本支出和租赁合同，应该由经办部门提出请购，总裁、董事会或股东大会进行决策。

2）对重要的、技术性较强的请购项目，应当组织专家进行论证，集体决策和审批，避免决策失误而造成严峻损失。

7.请购单的开列和递送。

1）请购单的开列。

a）请购经办人员应依照库存量治理基准、用料预算和库存情形开立请购单。

b）请购单分为打算内采购请购单和打算外采购请购单。

c）各部门在生产、基建、保护工作中需采购的各类物资、工具、仪器仪表和衡宇装修、维修等各类开支，都必需按打算内采购请购单和打算外采购请购单所列内容填报。

d）请购单经利用部门负责人审核后，依请购核准权限报有关领导签字批准，并依照内部治理要求编号，送采购部门。

2）需用日期相同且属同一供给商提供的统购材料，请购部门应依照请购单附表，以一单多品方式，提出请购。

3）紧急请购时，由请购部门于请购单中注明缘故，并加盖“紧急采购”章。

4）材料查验必需通过特定方式进行的，请购部门应于请购单上注明要求。

5）物料治理部门按月依耗用状况，并考虑库存情形填制请购单，提出请购申请。

8.免开请购单部份。

1）总务性用品免开请购单，并能够总务用品申请单委托总务部门办理采购。

总务用品分类如下。

（1）礼仪用品，如花篮和礼物等。

（2）招待用品，如饮料和香烟等。

（3）书报、名片、文具等。

（4）打字、刻印、账票等。

2）零星采购及小额零星采购材料项目。

9.请购事项的撤销。

1）撤销请购事项时应由原请购部门当即通知采购部门停止采购，同时在请购单第1、2联加盖红色“撤销”的标记并注明撤销缘故。

2）采购部门撤销请购时，注意办理以下事项。

（1）采购部门在原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。

（2）原“请购单”已送物料治理部门待办收料时，采购部门通知撤销，并由物料治理部门将原请购单退回原请购部门。

（3）原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。

二、采购操纵

1.采购方式分类

1）定单采购方式

a）采购部依照批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价钱、数量、交货时刻等，送交供给商并说明购买意愿。

b）供给商依照定单上面的要求生产和供给商品或劳务。

c）定单在提交给供给商之前应由财务部门检查定单的合理性。

2）合同定货方式

a）采购部与供给商通过谈判就采购的货物的质量、数量、价钱水平、运输条件、结算方式等项内容达到一致，而且以购销合同的形式确信下来。

b）供给商按合同提供货物并取得货款，企业按合同验收货物并支付款项。

3）直接采购方式：

采购人员依照批准的请购单，就其所列货物直接向供给商购买的一种采购方式。

4）比质比价采购方式:

选择三家以上的供给商，就其质量、价钱、供货期等进行对照分析，在符合质量标准的前提下，选择价钱最低的供给商。

5）紧急采购方式：

因紧急情形，需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。

紧急采购方式一样只有在临时性、突发性需要时方可采纳。

2.采购方式选择

1）依照商品或劳务的性质及其供给情形确信采购方式。

2）一样商品或劳务的采购应采纳采购定单或合同定货等方式。

3）小额零星商品或劳务等的采购能够采纳直接购买等方式。

4）重要的商品或劳务和政策性采购等应当通过决策论证和特殊的审批程序后，采纳定单或合同方式或比质比价方式。

5）大宗原料、然料和辅料的采购、基建或技改项目要紧物资的采购和其他金额较大的大宗物资采购采纳比质比价采购方式。

3.采购数量应该严格依照采购打算进行确信。

4.采购员应审查每一份请购单的请购数量是不是在操纵限额的范围内。

5.检查利用商品和取得劳务的部门负责人是不是在请购单上签字同意。

6.关于需大量采购的原材料、零配件等，必需做各类采购数量对本钱阻碍的分析，将各类请购进行有效的归类，然后利用经济批量法来测算本钱。

7.关于请购数量不大，或零星采购的商品，采购批量的本钱分析操纵可对照资金预算来执行。

8.采购时刻包括请购单的报送审批时刻、定单处置时刻、供给商备货时刻、运货时刻、验收时刻和入库时刻等。

9.依照请购性质和采购方式确信具体的采购时刻。

1）现用现购商品或劳务：

从实际利用或需要日期算起，倒算出合理的采购时刻。

2）以最正确本钱为原那么确信最经济的定货方式：

采购时刻一般是依照库存量操纵的方式确信采购时刻。

3）保险储蓄量和定量：

当某一商品达到定货点时确实是采购时刻。

10.对采购时刻的操纵是避免正常的业务活动被推延，或过早地使现金被利用而形成过大的存量资产。

11.采购时刻的操纵由仓库治理部门运用经济批量法和分析最低存货点来进行，但当请购单已经提出，采购员应及时处置请购单，并将处置结果及时通知仓库治理部门。

12.供给商初步评判

1）采购部与利用部门依照企业实际需求寻觅适合的供给商，同时搜集多方面的资料，如质量、效劳、交货期、价钱作为挑选的依据，并要求有合作意向的供给商填写“供给商大体资料表”。

2）采购员对“供给商大体资料表”进行初步评判，挑选出值得进一步评审的供给商，填写供给商候选名单，交采购领导审核。

3）选择供给商标准

（1）供给商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。

（2）供给商按国家（国际）标准成立质量体系并已通过认证。

（3）有良好的售前、售后效劳方法和效劳意识。

（4）具有足够的生产能力，能知足本企业经营需要。

（5）一样价钱择其优，一样质量择其廉，同价同质择其近。

4）4．采购员在对供给商进行初步评审时，需确信采购的物资是不是符合国家法律法规的要求和平安要求，关于有毒品、危险品，需要求供给商提供相关证明文件。

13.供给商现场评审

1）采购部会同利用部门、请购部门、生产部门、质量治理部门、技术部门和财务部门一起进行供给商的现场评审，并提出相应的意见和建议。

2）供给商评判内容

（1）采购部要紧负责评判供给商的资质、经营状况、信誉品级及效劳等方面。

（2）财务部要紧负责评判供给商要求的付款条件等。

（3）利用部门、质量治理部门要紧负责评判供给商提供商品的质量。

（4）上述所有部门一起对采购的价钱、交货时刻进行评判。

3）适用范围

（1）依照所采购物资对企业经营的重要程度，将采购的商品分为关键、重要、一般三个级别，不同级别实行不同的品级操纵。

（2）必需对提供关键与重要材料的供给商进行现场评审。

（3）关于一般物资的供给商，无需进行现场评审。

（4）紧急、小额零星的采购，由利用部门直接提出申请，采购员进行市场调查后，直接选择供给商，经采购领导审批后，进行采购。

14.“供给商质量保证协议”的签定

1）采购部负责与现场评审合格的关键、重要材料的供给商和一般物资供给商签定“供给商质量保证协议”。

2）2．“供给商质量保证协议”一式两份，两边各执一份，作为供给商提供合格物资的一种契约。

15.样品需求与供给商送样

1）如有样品需求，由采购员通知供给商送交样品，利用部门、质量治理部门等相关人员需对样品提出详细的质量要求，如品名、规格、包装方式等。

2）样品应为供给商正常经营情形下的具有代表性的商品，数量应多于两件。

16.样品确认

1）样品在送达企业后，由验收人员及利用部门完成样品的质量、性能、尺寸、外观等方面的查验，并填写“样品签样试用回单”。

2）经确认合格的样品，需在样品上贴“样品标签”，并注明合格或不合格，标识查验状态。

3）合格的样件至少为两件，一件返还供给商，一件留在采购部作为尔后查验的依据。

17.确信合格供给商名单

1）采购员依照现场评审结果和样品检查结果选择合格供给商，无需进行现场评审的，直接填写合格供给商名单后，交采购领导审核。

2）采购领导审核无误后，交总裁审核。

3）原那么上一种商品需两家或两家以上的合格供给商，以供采购时选择。

4）唯一供给商或独占市场的供给商，可直接列入“合格供给商名单”。

18.选定合格的供给商后，采购员在合格的供给商名单内找出适合的供给商进行采购。

19.采购价钱审核

1）财务部、利用部门等相关部门负责审核采购价钱，并报财务总监、总裁审批。

2）对所有超过规定价钱的定单必需通过总裁特殊审批。

20.条款审核：

财务部门对采购定单进行审核，特殊条款必需由法律办公室或专业法律顾问把关。

21.合同审批：

依照《采购授权审批制度》的相关规定，报相关人员按权限进行审批。

22.记录采购定单

1）采购员应该按编号编制采购定单。

一式四联。

（1）一联提出请购部门，以便让请购部门验证定单的内容是不是符合他们的要求。

（2）一联提交质量治理部门，一联提交仓库保管部门，作为验收的标准。

（3）一联提交财务部，作为入账凭证。

2）采购员要及时对采购定单进行归档，在采购定单每一个月存档时应检查已处置的采购汀单是不是持续编号。

3）按期汇总所有被取消和修悔改的定单，并编制报表。

4）按期汇总所有未完成的采购申请，并编制报表。

验收治理制度

1.质量治理部门和相关利用部门对所购货物或劳务等品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，并出具验收证明。

2.验收人员对验收进程中发觉的异样情形，应当当即向采购部或有关部门报告，采购部或有关部门应查明缘故，及时处置。

3.货物的验收由质量治理部门主导，会同仓储部门、利用部门和采购部一起验收，对收到货物的数量和质量进行查验。

4.收货预备。

1）货物验收人员在采购部门转来已核准的“订购单”时，按供给商、货物交货日期别离依序排列，并于交货前安排寄存的库位以方便收货作业。

2）关于需要按重量、长度、体积等方面计量的物资，应借助称重仪器、检测工具、容器等进行试考试收，不得虚估。

5.待验货物处置。

已经到货、等待验收的货物，必需在商品的外包装上贴上货物标签并详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期，而且应与已验收的货物分开贮存，并计划出“待验区”以示区分。

6.实施验收。

1）货物到货后，货物验收人员应会同利用部门依照“装箱单”、“订购单”、“合同”等采购文件查对货物名称、规格并清点数量或过磅、测量重量，并将到货日期及实收数量填入“订购单”。

同时，验收人员填写验收报告单并在上面签字。

2）质量治理部门应当利用按顺序编号的验收报告，对那些没有对应采购申请的商品或劳务，一概不得签收。

3）质量治理部门验收完毕后，对验收合格的商品或劳务应当编制一式多联、预先编号的验收证明，内容包括供给商名称、收货日期、货物名称、数量和质量和运货人名称、原购货定单编号等，作为验收商品或劳务的依据，并及时报告采购部门和财务部门。

4）验收进程中如发觉所载的货物与“装箱单”、“订购单”或合同所载内容不符，应通知办理采购的人员及相关部门进行处置。

5）验收进程发觉货物有倾覆、破损、变质、受潮等异样情形而且达到必然程度时，验收人员应及时通知采购人员联络公证处前来公证或通知供给商前来处置，并尽可能维持其状态以利于公证作业。

6）公证单位或供给商确认后，验收人员开立“索赔处置单”呈部门负责人核实后，送财务部门及采购部门办理。

7.超交处置。

1．交货数量超过订购量的部份应退回供货商。

2．属于自然溢余的，由物料治理部门在收货时在备注栏注明自然溢余数量或重量，经请购部门主管同意后进行收货，并通知采购人员。

8.短交处置。

交货数量末达到订购数量，以要求补足为原那么，由验收人员通知采购部门联络供给商进行处置。

9.急用品验收。

紧急货物到货后，假设尚未收到“请购单”。

验收人员应先与采购部查对，确认无误后，按收货作业办理。

10.货物验收标准。

质量治理部门应当依照货物的重要性及特性等，适时召集利用部门及其他有关部门，依照所需货物制定“货物验收标准”作为采购及验收的依据。

11.货物查验结果处置。

依照不同查验结果可做以下两个方面处置。

1）查验合格的货物，查验人员于外包装上贴上合格标签，仓库人员再将合格品入库定位。

2）验收不合标准的货物，查验人员应贴上不合格标签，并于“材料查验报告单”上注明不合格缘故，经负责人核实后通知采购部门送回货物，办理退货。

12.退换货作业。

1）查验不合格的货物退货时，采购员应开立“货物走运单”并附有关“货物查验报告单”呈采购领导签字确认后办理退货。

2）货物需要改换的要与供方协商解决，需要增减货款的要在付款前或有效承付期内通知财务部门。

3）关于已付款但货物在保修期或保质期显现质量问题的要负责联系维修或索赔，索赔收入连同补偿物品清单及补偿缘故说明等全数上缴财务部门。

付款操纵制度

第1章总那么

第1条为标准企业商品采购付款业务的内部操纵治理，特制定本制度。

第2条本制度由采购部制定、修改，报总裁审批后执行。

第3条企业应当依照《现金治理暂行条例》、《支付结算方法》和《内部会计操纵标准资金（试行）》等规定办理采购付款业务。

第2章付账操纵中单据的审核

第4条财务部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

第5条真实性审核。

1．应付账款会计应确信原始凭证是不是虚假，是不是存在伪造或涂改等情形。

2．核实原始凭证所反映的经济业务是不是发生过，是不是反映了经济业务事项的本质等。

第6条合法性审核。

审核原始凭证所反映的经济业务事项是不是符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。

第7条合规性审核。

审核原始凭证是不是符合有关规定，如是不是符合预算，是不是符合有关合同，是不是符合有关审批权限和手续，和是不是符合单位的有关规章制度，有无违章乱纪、弄虚作假现象等。

第8条完整性审核。

依照原始凭证所反映的大体内容的要求，审核原始凭证的内容是不是完整，手续是不是齐全，应填写的项目是不是齐全，填写方式、填写形式是不是正确，有关签章是不是具有等。

第9条除对上述5、6、7、8条审核外，还应付原始凭证的正确性进行审核，即审核原始凭证的摘要和数字是不是填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误，大小写金额是不是相符等。

第3章付账操纵中的现金利用

第10条现金利用范围。

1．向个人收购农副产品和其他物资的价款。

2．结算起点以下的零星采购支出价款。

第11条现金利用方式。

1．采购付款中零星的采购需要支付现金的，采购员向财务部提出申请。

2．财务部依照企业现金利用规定从库存现金限额中支付或从开户银行提取后支付。

3．财务人员不得从企业的现金收入中直接支付（即坐支），需要坐支现金的需报经开户银行批准。

4．因采购地址不确信、交通不便等特殊情形，办理转账结算不便，必需利用现金支付时，应向开户银行提出书面申请，由企业财务部门负责人签字盖章，开户银行审批后，予以支付现金。

第4章付账操纵

第12条采购员在付款时，应取得采购领导、验收贮存、财务部门等部门负责人的相应确认或批准。

第13条一切购货业务应编制购货定单，购货定单应通过有关部门（如采购部、生产部、销售部、总裁等）签单批准。

定单副本应及时提交财务部门。

第14条收到货物并验收后，验收员应编制验收报告，验收报告必需按顺序编号，验收报告副本应及时送交采购部和财务部。

第15条收到供给商发票后，采购员将供给商发票与购货定单及验收报告进行比较，确认货物种类、数量、价钱、折扣条件、付款金额及方式等是不是相符，查对无误后交财务部。

第16条财务部将收到购货发票、验收证明、结算凭证与购货定单、购货合一样进行复核，检查其真实性、合法性、合规性和正确性。

第17条采购付款实行付款凭单制。

有关现金支付须经采购部门填制应付凭单，并经财务领导审核，财务总监和总裁按权限审批。

第18条已确认的欠债应及时支付，以便按规定取得现金折扣，增强与供给商的良好关系，并维持企业信誉。

第19条财务部应该依照顾付账款总分类账和明细分类账按月结账，而且相互查对，显现不同时应编制调剂表进行调剂。

第20条财务部按月从供给商处取得对账单，将其与应付账款明细账或未付凭单明细表相互查对，并查明发生不同的缘故。

退货治理制度

第1条目的。

明确退货条件、退货手续、货物出库、退货回收等规定，及时收回退货款项。

第2条退货条件。

验收人员应该严格依照企业的验收标准进行验收，不符合企业验收标准的货物视为不合格货物。

不合格货物应办理退货。

1．关于数量上的欠缺，采购员应该与供给商联系，要求供给商予以补足，或价款上予以扣减。

2．关于质量上的问题，采购员应该第一通知利用部门不能利用该批货物，然后与利用部门、质量治理部门、相关治理部门联系，决定是退货仍是要求供给商给予适当的折扣。

3．经采购部领导审阅、财务总监审核、总裁审批后与供给商联系退货事宜。

第3条退货手续。

查验人员应在查验不合格的货物上贴“不合格”标签，并在“货物检收报告”上注明不合格的缘故，经负责人审核后转给采购部门处置，同时通知请购单位。

第4条货物出库。

当决定退货时，采购员编制退货通知单，并授权运输部门将货物退回，同时，将退货通知单副本寄给供给商。

运输部门应于货物退回后，通知采购部和财务部。

第5条退货款项回收。

1．采购员在货物退回后编制借项凭单，其内容包括退货的数量、价钱、日期、供给商名称和贷款金额等。

2．采购部领导审批借项凭单后，交财务部相关人员审核，由财务总监或总裁按权限审批。

3．财务部应依照借项凭单调整应付账款或办理退货货款的回收手续。

第6条折扣事宜。

1．采购员因对购货质量不中意而向供给商提出的折扣，需要同供给商谈判来最终确信。

2．折扣金额必需由财务部审核，财务总监审核后交总裁批准。

3．折扣金额审批后，采购部应编制借项凭单。

4．财务部门依照借项凭证来调整应付账款。

应付账款治理制度

第1条应付账款是企业因购买原材料、商品、物资或同意劳务等而应付给供给商的款项。

第2条应付账款必需由财务部应付账款会计治理

1．应付账款的治理和记录必需由独立于请购、采购、验收付款职能之外的财务部的应付账款会计专门负责。

2．按付款日期、折扣条件等项规定治理应付账款，以保证采购付款内部操纵的有效实施。

第3条应付账款的确认和计量应真实和靠得住

1．应付账款的确认和计量必需依照审核无误的各类必要的原始凭证。

这些凭证主若是供给商开具的发票、质量治理部门的验收证明、银行转来的结算凭证等。

3．应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。

第4条应付账款必需及时记录到应付账款账簿

1．应付账款会计应当依照审核无误的原始凭证及时记录应付账款明细账。

2．应付账款明细账应该别离依照供给商进行明细核算，在此基础上还能够进一步按购货合同进行明细核算。

第5条及时冲抵预付账款

财务部收到供给商开具的发票以后，应该及时冲抵预付账款。

第6条正确确认、计量和记录折扣

财务部将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录，以确信实际支付的款项。

第7条应付账款的授权支付

财务部接到已到期的应付账款应及时支付，经财务部领导审核、总裁按权限审批后才能办理结算与支付。

第8条应付账款的结转

财务部应该依照顾付账款总分类账和明细分类账按月结账，并彼此查对，显现不同时，应编制调剂表进行调剂。

第9条应付账款的检查

1．财物部按月从供给方取得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表相互查对，假设有不同应查明不同产生的缘故。

2．若是追查结果说明无会计记录错误，那么应及时与债权人取得联系，以便调整不同。

3．财务部相关负责人应按期从供给商处取得对账单，并进行查对、调剂工作。

第10条同应付账款相关的应付单据的签发必需经财务部审核，由财务总监和总裁按权限批准。

第11条财务部设置应付单据账簿，并认真做好应付单据的核算工作，单据的记录人员不得兼管单据的签发。

第12条财务部门应付账款会计治理空白、作废的、已付讫退回的商业汇票。

第13条财务部应该按期查对应付单据，并复核单据的利息核算。

第14条应付单据要按期与定货单、验收单、发票进行查对。

第15条应付单据要依照号码顺序及时进行保留。

采购治理制度

一、目的

为增强对采购本钱的操纵，降低采购本钱，提高公司的经济效益，特制定本方案。

二、相关概念

采购本钱是指公司为实现一次采购而进行各类活动的费用，包括办公费、差旅费、费和邮资等。

具体地说，订购本钱相关费用如表4-1所示。

表4-1采购本钱费用一览表

订购成本分类