行政部管理制度汇编.docx
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行政部管理制度汇编
某装饰工程有限公司
行
政
部
管
理
制
度
汇
编
二OO三年一月
目录
第一章职位说明书…………………………………………第3页
行政部经理…………………………………………第4页
行政部文员…………………………………………第7页
行政部采购…………………………………………第8页
行政部司机…………………………………………第9页
第二章管理规定…………………………………………第10页
考勤管理制度…………………………………………第11页
会议管理制度…………………………………………第14页
办公室规范管理制度…………………………………第17页
印章管理制度…………………………………………第19页
合同管理制度…………………………………………第20页
书籍管理办法…………………………………………第23页
电话及传真管理制度…………………………………第24页
物资采购管理制度……………………………………第25页
物资入库及库存管理制度……………………………第27页
物品领用管理制度……………………………………第28页
司机行车及工作管理制度……………………………第30页
车辆肇事管理办法……………………………………第32页
清洁卫生管理制度……………………………………第34页
奖惩制度………………………………………………第35页
档案保密制度…………………………………………第28页
行政部管理制度汇编
第一章职位说明书
第一章职位说明书
行政部经理
一、基本资料
职位名称
行政部经理-樊春梅
定员人数
1人
直属上司
总经理
直接下属
行政部员工
二、工作概要
处理公司的行政事务和对外联络事务，充分发挥行政部的协调、服务和管理功能。
协调公司内部各部门、办公室各职能主管之间以及公司外部与政府有关部门、社区有关方面之间的关系；负责公司行政部的日常工作；贯彻执行上级的指示决议，检查督促各部门的工作落实情况；做好后勤服务工作。
三、岗位职责
1．全面领导行政部工作并具体主持行政事务工作，制定本部门每年、每月和每周工作计划。
2．管理行政部人员编制。
3．负责制订公司的行政规章，经总经理签发后督促各部门贯彻执行，并注意收集执行情况，从公司的实际出发，不断完善公司的规章制度。
4．负责联络公司各部门的工作进展情况，注意收集各方面的意见、建议、先进事例和存在问题，并向总经理报告。
5．负责协调公司各部门之间的关系，努力发挥公司的整体组织优势。
6．负责安排、督导办公室各职能主管的工作，确保办公室各项功能的有效发挥。
7．负责审批各部门采购计划，组织安排人中同按计划实施物资采购。
8．根据总经理指示，负责安排公司的各类会议，做好会议记录，安排并做好会务工作，组织编写会议纪要或有关的决议，检查会议精神的贯彻落实情况，并及时编写公司的大事记。
9．负责起草、修改以公司名义送发的各类公文函件、请示、报告等。
10．指导和督导办公室有关人员做好公司文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作。
11．按照总经理的指示搞好专项调查研究，拟写调查报告，为总经理提供决策依据。
12．负责拟写公司的阶段性工作总结和工作规划，编制行政开支预算。
13．严格管理和使用印章、介绍信，需经签字批准并进行登记后方可用印。
14．组织做好函电收发、书籍报刊征订与保管工作。
15．负责对外合同的审核盖章及对外事务协调，审查公司内部文件、记录及内刊。
16．管理公司车辆，合理调度使用，安排人员进行年审，办理车辆保险事务。
17．组织与安排公司活动。
办理经批准的公司员工的暂住证、保险福利。
18．管理公司员工及住房，管理环境卫生，负责公司防火、防盗及交通等安全管理工作。
19．安排外来宾客的住宿。
20．组织落实公司关于创建文明单位和文明班组的计划和部署，抓好公司的两个文明建设。
21．负责联络政府有关部门和社区有关方面的关系，搞好对外合作，并根据总经理的要求参与有关的社会活动。
22．认真完成总经理交办的其它工作。
四、职权规定
1．有权向公司各部门索取必要的资料和询问各部门工作情况。
2．有权检查督促对总经理指示的贯彻执行情况。
3．有权催促各部门按要求完成公司下达的工作任务。
4．有权催促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作。
5．有权按总经理的指示，协调各部门之间的工作关系。
6．有权安排、调度公车的使用。
7．对各部门以总经理办公室名义起草的文件有审核和校正权。
8．对不符合规定，或质量不高、效果不大的文件、资料，有权拒绝打印发放。
9．对要求各部门主管参加的会议，有综合平衡或精简压缩的权力。
10.有权根据总经理的指示，对办公用品、用具标准化进行检查、督促。
五、职责规定
1．对得知公司出现重大异常情况后未及时向总经理反映，以致造成重大损失负责。
2．对总经理办公室行文的差错，收集与整理资料失实而造成的后果负责。
3．对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损失负责。
4．对公文、函件、报刊传递不及时，或发生误传现象，影响工作负责。
5．对印章、介绍信管理不严或使用不当而造成的不良后果负责。
6．对下属工作质量造成的不良影响负责。
7．对未及时根据公司方针目标的有关要求，编制好本室方针目标或未及时检查和落实负责。
六、注意事项
1．要认真学习政府有关建筑装饰、房地产管理的政策法规，了解《公司法》基本内容，掌握有关的业务基础知识和专业管理知识。
2．在对外关系中要处处注意维护公司的声誉和形象，在涉外活动中要严格遵守涉外纪律，维护国家的尊严。
3．不断提高自己的思维判断、组织协调、语言文字和应变处理等方面的能力。
行政部文员
一、基本资料
职位名称
行政部文员
定员人数
1人
直属上司
行政部经理
直接下属
二、工作概要
根据行政部经理指示，负责收集信息，整理各类文件资料，做好资料、书籍保管及文书打印工作，完成办公室日常事务工作。
三、岗位职责
1、负责前台接待、登记、引见、接送来访宾客。
2、负责接转电话，做好电话记录。
3、负责公司书籍、电子文件、报刊的整理、收集、分类、编号、保管工作。
要求收集齐全，装订规范、存放有序。
负责书籍、刊物资料借阅登记，及时督催促归还。
4、负责文件、资料的打印、复印、登记、发放、装订，做到规范、准确、及时。
5、负责请假及加班申报单的保管、汇总、造表。
6、熟悉各类物品的品种、性能、规格、物价，掌握库存物品的使用情况。
7、负责办公用品、电脑耗材等物品的库存保管工作，熟悉各类物品的品种、性能、规格、物价，各种用品、零配件分类清楚，排列整齐，存取方便。
履行领用签字登记手续。
8、保管、登记和按规定发放公司办公文具与器材。
9、负责传真收发与登记。
10、管理饮水，登记、发放水票。
11、负责维护电脑、打印机、复印机、传真机等文印设备，保管保修卡、驱动程序等资料，发现故障，及时通知维修人员或供货商修复，确保设备正常使用。
12、负责监督打卡和汇总考勤。
13、每月对公司物品、书籍刊盘进行一次盘点，将盘存情况以书面形式上报。
14、完成领导交办的其他工作，做好其它部门的协助工作。
六、注意事项
1．在工作中要谦虚谨慎，勤备踏实。
要坚持原则，秉公办事，遵守纪律，严守公司机密。
行政部采购
一、基本资料
职位名称
司机
定员人数
1人
直属上司
行政部经理
直接下属
二、工作概要
负责各类办公用品、劳动保护用品和工程部备品备件的日常采购。
三、岗位职责
1．汇总各部门主管和仓库保管员填制的《采购计划清单》，经上报领导审批后及时进行采购。
2．严格执行货物验收入库制度，确保货物的品种、规格、质量、数量与请购要求相符，与发票内容相符。
3．严格执行财务报销制度。
采购后及时办理结帐手续，做到单据清、帐款清、手续清。
4．认真做好采购记录，对计划表上采购不到的物资要及时向需用部门、仓库保管员说明情况，提出解决的办法。
5．广泛收集与本公司有关的各类产品信息（包括收集各类材料供应商、办公用品、电脑耗材厂商价格表等），及时提供给工程部、设计部及有关的使用部门参考。
6．坚持“货比三家”和“质优价廉”的原则，既保证质量又节省支出。
7．经常主动了解库存情况，及时做好各类物品的补缺，避免供应中断。
8．对于管理上急需的物品，即需即购，确保供应，但采购手续要完备。
9．完成领导交办的其它临时性工作。
六、注意事项
1．工作要认真细致，要有为各部门服务、做好后勤保障的精神。
2．以公司利益为重，不利用职务之便谋取私利。
3．要熟悉商品市场，通过比较选择信誉好的供应商，建立良好的合作关系。
行政部司机
一、基本资料
职位名称
司机
定员人数
1人
直属上司
行政部经理
直接下属
二、工作概要
保证公车的正常、合理使用与出行安全。
三、岗位职责
1、保证公司业务部门用车的及时出行与安全。
2、按要求用车，用车人在出行前认真填写《派车记录单》，包括行程、用车原因、预计时间、返还时间等项。
经行政部经理批准后，司机方能出行（临时、紧急情况除外）。
3、车辆返回或出车前半小时，司机人员需认真检查车辆安全状况（油、水、电），以确保车辆正常运行。
4、对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。
5、外出行车时，如不能及时返回，行车司机需及时通知公司行政部，以利调度。
6、认真填写每日行车日志，经使用者签认实际使用时间及里程后，于次日交行政部审核，行车日志作为油费、路桥费、餐费报销的依据，否则费用不予报销。
7、保证公司用车及时及来宾接送用车。
8、负责使用车辆的保管及日常清洗、维护、保养工作。
9、具全办理车辆的年检、年审、保险、维修并与管理部门联系。
六、注意事项
1．司机人员接送来宾及人员，应具备基本礼貌礼仪，以将客人、来宾送至目的地大门口为原则，不得将车辆未驶进目的地即让客人下车步行。
2．车内不准吸烟。
本公司员工在车内吸烟时，应有礼貌地制止；公司外的客户在车内吸烟时，应婉转告知本公司陪同人，但不能直接制止。
3．不准酒后驾车。
4．遵守交通规则，凡违章罚款由行车司机本人自理。
5．保证通讯联络设施畅通，以方便公司领导随时调遣。
6．妥善保管车辆资料。
工程部管理制度汇编
第二章管理规定
第二章管理制度
考勤管理制度
第一条本公司除各分部、各小区项目组外，其余部门均实行每天8小时、每周40小时，周六周日休息工作制。
作息时间：
夏季：
星期一至星期五8:
30——17:
30，午休12:
00—13:
30
冬季：
星期一至星期五9:
00——18:
00，午休12:
00—13:
00
分部与小区项目组：
每周工作六天，由分部经理安排休息时间（周六、周日必须上班）设于装饰市场中的设计分部上下班时间应与所在装饰市场营业时间一致。
人力资源部不固定地抽查某个分部员工的在岗情况。
午餐时间：
11:
45—12:
45。
精品设计室上下班时间同公司规定。
第二条员工上下班时必须签到、签退。
总部员工在行政部签，分部设计师、业务人员在分部经理办公室签，遇公事外出迟到公司，提前向行政部经理或直属分部经理说明。
第三条员工考勤包括迟到、早退、事假、病假、旷工。
迟到：
上班时间开始后1小时以内未到岗者。
如电话请假经分部经理批准后补办手续的，计半天事假；未请假者计旷工半天。
早退：
下班时间结束前1小时内提前离开公司者。
下班提前1小时以上离开、经分部经理批准的，按事假计；未请假者计旷工。
旷工：
上班时间开始后1小时以上未到公司者，下班时间结束提前1小时以上离开公司者；超过迟到、早退时限到岗或离岗，且未提前请假的，记半天至一天旷工；以去工地、处理客户事宜等为由未到公司上班，经查不实的，假期届满未续假不到岗者；代人签到、签退或伪造出勤记录者，经查明双方均按旷工论处。
病假：
提前以口头或书面形式通知人力资源部（视病情严重程度决定请假形式），设计师病假在一天以内由分部经理批准，登记考勤表，两天以上报人力资源部批准。
病假结束后需到行政部进行销假，销假时必须出具医院证明、就医记录和买药发票，否则按事假处理。
事假：
一天以内需提前请假，填写请假单，经部门经理或分部经理批准后方可休假，报人力资源部备案；特殊情况不能提前请假的，需在上班后半小时内向分部经理请假，并在上班后补办请假单；事假两天或以上者，需提前由本人填写请假单，分部经理签署意见报公司人力资源部批准后方可按事假处理；未按上规定办理的，均按旷工处理；年度内累积事假超过15天的，本年度若再休事假按双倍扣发工资；年度内累积休假超过30天的，予以辞退。
第四条违反劳动纪律规定：
1．迟到、早退：
次数
第一次
第二次
第三次
第四次
第五次
罚款
20元
30元
50元
按旷工一天计
辞退
旷工：
1旷工一天以内的，当月工资按全额工资扣除三天出勤天数计算工资；
2旷工两天或以上的辞退，视为自愿放弃所有未结款项。
2．事假：
1当月事假累计不超过三天：
当月工资=全额工资—全额工资/26天×事假天数=全额工资/26天×出勤天数；
2当月事假累计为四天或以上：
当月工资=产值工资—产值工资/26天×事假天数=产值工资/26天×出勤天数。
3．病假：
1当月病假累计不超过三天：
当月工资=产值工资—（级别工资+补助）/26天×病假天数；
2当月病假累计为四天或以上：
当月工资=全额工资/26天×出勤天数。
4．自动离职：
自动离职的，视同放弃所有未结款项。
5.节假日依照国家有关规定执行，分店根据轮休表执行。
6．婚假
1凡通过试用期的员工，凭结婚证可享受五天有薪婚假。
2婚假限自结婚证开具之日起三个月内使用。
7．丧假
员工真系亲属（指配偶、子女、父母、配偶之父母、兄弟、姐妹）去世，可申请三天有薪慰唁假。
8．分娩假
凡符合计划生育规定并在公司工作一年以上的女员工，凭医院证明，经公司人力资源部核准后，可视情况享受四十天有薪产假。
9．有薪年假
工作1年以上、无其它不良记录，普通员工每年享受年假3天，主管级人员享受年假5天，经理级及以上级别人员享受年假7天。
工作2、3年以上者，以此类推。
10．加班
1公司不提倡加班，因工作应急需加班者，须提前通知行政部，并填写《加班记录》，设计师征得分部经理同意后方可加班。
2加班费均在效益工资中体现。
第五条附则
1、本《考勤管理制度》解释权归行政部。
2、本制度自二OO三年一月一日起施行。
会议管理制度
会议是公司议事、决策的主要方式，是保证企业正常运行的必要手段。
会议的目的在于集思广益，促进沟通，统一思想，提高行动能力，进而解决问题。
过多的会议必然导致形式主义、官僚主义，既耽误工作时间，影响工作效率，又增加行政管理费用。
因此，必须加强对公司会议的管理，精简数量，讲求质量，提高会议效率，为此，特制定本制度。
第一条会议构成
公司会议由董事会会议、公司例会、专业会议、部门会议（设计师会议）及其它会议构成。
第二条会议内容
1、董事会会议：
每月至少召开一次，由公司董事长主持，参加人员为公司股东、总经理、副总经理等核心领导成员。
会议内容：
1讨论、制定公司一定时期经营策略。
并就一定时期工作事项做出研究、决策、部署和安排。
2研究、分析公司在近期在经营发展中出现的重大情况和重要问题，并制定解决措施与方案。
3研究制定总业务目标、长期、近期规划及执行计划。
4评估各部门的工作表现，检查及修正各经理及其所属人员的委任。
5部署各部门工作，并予以支持引导。
2、公司例会：
每周召开一次，每周一下午4点举行，由总经理主持，参加人员为公司总经理、副总经理和部门经理、店面经理、主管及其它管理人员。
会议内容：
①总经理传达董事会会议精神，贯彻落实做出的决议、安排。
②部门经理汇总本周的工作情况，汇报成绩，指出错误，并提出改进措施，以及需请总经理或其他部门协调解决的问题。
③各部门经理概述下周工作计划，具体实施步骤与完成日期。
④由总经理对本周各部门的工作进行讲评，提出下周工作的要点，进行布置和安排。
3、专业会议：
即公司各部门工程技术、业务综合等会，根据具体需要不定期举行。
由具体分管的副总经理批准，主管部门经理负责组织，参会人员为相关部门人员及专业技术人员。
4、部门会议：
每周至少举行一次。
由部门负责人或具体分管的副总经理主持。
市场部会议：
每周五下午4点举行，参会人员为分管市场的副总经理、统装部经理、分部经理、设计总监、业务主管和设计主管。
工程建设部会议根据需要另行确定。
会议内容：
1汇报本周工作进展情况，分析、解决本周工作中出现的问题。
（如某重点客户设计方案到何进度、某合同履行进展到何步骤等）。
2提出下周工作计划以及需请其它部门协调解决的问题。
3由具体分管的副总经理或部门经理对本周各部门工作进行讲评，提出下周工作要点，进行布置和安排。
5、设计师工作会议
主旨：
向设计师，分部领导宣传企业文化、企业理念，加强分部、设计师与各部门的沟通了解，提高设计师的签单力度。
时间：
每周五上午9:
30举行，主持人为分部经理。
与会人员：
分部经理、主任设计师及分部设计师。
设计总监不定期参会。
会议内容：
1介绍公司经营管理动态及行业动态。
2由公司有关部门介绍本部门工作职责、工作流程及与各分部交叉的工作及最近工作情况。
（设计师对其他部分工作发表意见和建议。
）
3设计师对其他部门工作发表意见和建议。
4总结本月各设计分部设计师的工作情况，针对设计师出现的问题，提出公司的处理意见。
5听取设计师对公司工作的意见和建议，并给予相应答复。
6、业务人员工作会议（待定）
7、其它会议：
突发事件、重大问题等需临时开会解决的，由事件的主管部门组织临时召开。
第三条会议安排
1、董事会会议及公司例会：
由行政部提前将会议内容通知参会人员，专业会议、部门会议、设计师、业务人员工作会议及其它会议由部门召集人通知。
2、会议主持人和召集部门分别做好有关准备工作，拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案等材料，落实会场，备好茶水、奖品、纪念品等。
3、会议进行时，会议主持人首先宣讲会议议程，引导参会人员按要求发言。
发言人有偏题或跑题现象发生时，会议主持人应及时提醒，言归正传，把握全局。
在必须延长会议时间时，应征得参会者的同意。
4、会后两天之内整理、发布《会议纪要》或《会议记录》。
董事会会议、公司例会由总经理助理整理记录，部门（班组）会议由部门负责人指定人员记录，专业会议由参会部门整理记录，《会议纪要》或《会议记录》发放后，报行政部备案一份。
第四条会议要求
1．开会前，会议召集人需明确会议议题，并将此议题通知会议人员。
2．参会者提前拟好会议发言提纲，发言时简洁明了，严格遵守会议的限定时间。
3．会议参加者在会上要畅所欲言，各抒己见，允许持有不同观点和保留意见。
但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行。
4．严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前不得私自泄露会议内容，影响决议实施。
5．控制会议人数，与会议内容无关者，不必参加会议。
6．控制会议时间，公司会议时间为2——3小时；部门一般会议时间为30——60分钟。
7．会议期间，与会人员关闭手机或呼机，确因急事需会议期间联络，应将手机或呼机设置于静音状态，接听手机时应自觉离开会议室，以免影响会议进程。
8．会议结束时，主持人要与全体参加人员确定会议结论。
9．参加会议人员不允许迟到，迟到者按公司考勤制度予以处罚。
确因急事不能参加者，应在开会前20分钟内通知会议召集人。
第五条此规定自二OO三年一月一日起执行，解释权归行政部。
办公室规范管理制度
为使公司办公管理及文化建设提升一个新层次，特制定如下管理制度。
第一条仪表规范
1、总体要求：
得体、协调、整洁、大方。
2、员工上班必须佩戴公司胸牌，胸牌应佩戴在左胸前适当位置处。
3、头发干净，梳理整齐，男员工头发不过耳，不得留胡子；女员工头发整洁，整披肩或捆扎起，不得做奇异发型。
4、服饰熨烫平整、挺括、干净整洁，领带正挺。
5、皮鞋亮净。
6、女员工上班提倡化妆，饰物佩戴得当。
第二条办公室规范
1、办公桌：
桌面除电脑、打印机、鼠标、口杯、电话、文具、必备资料纸张外，不允许放其他物品。
2、辅桌：
放文件夹、少量工具书、工作记录本。
3、坐椅：
靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正；
4、电脑：
桌面呈45°角贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌面下；
5、垃圾篓：
罩塑料袋，置于办公桌下右前角。
6、报刊：
必须放上报架，或阅毕后放入办公桌内；
7、饮水机：
放指定地点，不得随意移动。
第三条语言规范
1、交往语言：
您好，早上好，再见，请问，请您，劳驾您，麻烦您，关照，谢谢，周末愉快，拜拜；
2、电话语言：
电话铃响三声内接起，先报“您好！
祥和园装饰”。
请问，谢谢，再见。
3、接待语言：
您好，请稍候，我通报一下，请坐，对不起，请登记，打扰您，好的，行。
第四条行为规范
1、坚守工作岗位，不能串岗、脱岗；
2、上班时间不能看报纸、玩游戏、吃零食或做与工作无关的事情；
3、为保持地毯干净，不在办公室就餐。
4、接待来访和业务洽谈，在接待处或会议室进行。
5、不利用公司的电脑上网聊天，打游戏，做与公司无关的事，发现一次，罚款20元。
6、上班时间尽量不接打私人电话，紧急或特殊情况，通话时间不宜过长。
7、吸烟请在吸烟区，不得在办公区域内吸烟。
发现一次，罚款20元。
8、根据《清洁值日轮流表》，值日人员必须按要求打扫办公室清洁卫生。
9、纸杯是为客户提供的，故公司员工不得使用公司纸杯，饮水者自带水杯。
10、严守考勤制度，不得代人签到、签退。
11、节约用水、用电，最后一个离开公司者检查水、电、气是否彻底关闭。
12、不将公司的烟缸、茶杯等一切公物，带回家私用。
13、爱护公司花草树木，不得人为损坏。
第五条自制度自二OO三年一月一日起执行，解释权归行政部。
印章管理制度
印章是文件生效、记载的凭证，是权威的象征，是公司经营管理活动中行使职权、明确公司各种权利义务关系的重要凭证工具。
印章的管理，关系到公司的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本制度。
第一条印章定义：
本制度中所指印章是指公司发行或管理文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。
第二条印章使用范围：
1、公司章：
以公司名义向公司向外发出的公函、文件、资料及介绍信用章。
2、部门章：
刻有公司部门名称的印章。
行政部章：
就有关行政、人事、后勤等方面业务代表公司用章。
财务部章：
就有计划、财务等方面业务代表公司用章。
3、合同专用章：
以公司名义签订的协议、合
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