采购控制程序中电VCXU740.docx
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采购控制程序中电VCXU740
中电科微波通信（上海）有限公司
质量体系程序文件
VCXUQP-PQ-740
采购管理控制程序
2015-01-01发布2015-02-01实施
中电科微波通信（上海）有限公司发布
采购管理控制程序
发放日期
2015-01-01
实施日期
2015-02-01
文件编号
VCXUQP-PR-740
版本号
A1
编写人:
审核人:
批准人:
--------------
----------------
-----------------
（采购部）
（管理者代表）
（总经理）
文件更改状态一览表
序号
原版号
修订状态
修订条款
修订内容简述
修订日期
拟定人
审核人
批准人
1．目的
1.1为了确保合格供方具有持续提供满足我司规定要求的能力，从而规定我公司外购件与外协件的供方开发和业绩评价和确定合格供方工作；使之合格供方能持续不断优化为目的；
1.2为了确保供方所提供的产品、交付和服务满足我公司的预期要求，从而规定了对潜在供应商进行评估和考核和确定合格供应商之方法为目的。
1.3为了对本司采购产品及采购全过程进行合理有效的控制，以确保本司外购器材符合采购资料和采购合同的预期制定的要求，使之对未满足规定要求的采购产品、进行有效管控，防止供方的不合格品得以非预期使用和交付。
2.范围
2.1适用于公司所需的采购品的采购过程控制，包括：
2.1.1适用于本司供方的调查与选定，考核评估与管理和控制；
2.1.2适用于本司各种原材料、辅助材料、外购件及外协件、机器设备等，包括服务采购：
2.1.2.1适用于为本公司提供A类、B类物资的供方及检验鉴定办法。
2.1.2.2适用于为我公司提供C类物资在使用前进行的检验或验证的办法；
2.2适用于我司（采购合同和订单和供方档案）等采购文件的审批和管理；
2.3适用于向本公司签约或直接、间接提供与最终产品所需要的采购目标的制定、采购控制流程、采购方式的选择；
3.术语和定义
3.1供应商：
是指为本司提供产品所需原材（物）料、零组件、包装材料或由本司提供原材（物）料、委托其代为加工的供应商或为本司提供服务的供应商；
3.2供应商的开发：
是指为改进供应商的基本质量管理体系所开展的活动。
3.3采购：
是指采购人员根据确定的供应协议和条款，以及企业的物料需求计划，以采购订单的形式向供方发出需求信息，并安排和跟踪整个物流过程，确保物料按时到达企业，以支持企业的正常运营的过程。
3.4常规采购：
是指在经核准的合格供方范围内，采购核准的产品的采购活动。
3.5顾客指定产品采购：
是指按照顾客指定的要求实施的采购。
4.职责
4.1总经理
4.1.1负责审批签署超出部门主任审批限额权限的外购件和外协件工作。
4.2供应商评估小组
4.2.1负责组织供应商质量保证能力的调查、评估、考核及供应商的质量体
系开发与综合评定。
4.3采购部
4.3.1负责本司产品之器材零配件和包装辅料等原辅料供应商的开发工作；
4.3.2负责收集采购相关供方证明和质量保证能力的资质证明资料；
4.3.2.1负责对供方的资质证明提供准确地评价建议；
4.3.3负责本司产品所需外购器材配件和包装等辅料之采购与管理工作。
4.3.4负责与供方保持良好沟通关系；
4.3.5负责与合格供应商履行采购合同的签订工作；
4.3.6负责外包产品的采购和管理及技术协议（合同）签订；
4.3.7负责编制本司外购件与外协件的《采购计划》和下达的实施工作；
4.3.8负责办理和实施本司所需的外购件与外协件之采购工作；
4.3.9负责对本司预购的外购件与外协件价格的初审和确认工作。
4.3.10负责控制不合格外购品和外协件进入我公司；
4.3.10.1负责向不合格品供方发出《供方品质异常反馈单》或《8D报告》形式提出整改/预防措施建议，防止再次发生不合格品流入我公司；
4.3.10.2负责向不合格品供方发出《采购物资退货单》和办理退货手续事宜；
4.3.10.3负责向不合格品供方出具《索赔处置单》要求和办理索赔手续及索赔信息的传递工作；
4.3.11负责办理不合格外购件和不合格外协件的特采申请手续；
4.3技术部和工程部
4.3.1负责编制和提供本司新老产品及工装、夹具、模具、治具的订购和订
制所需工艺技术图文资料和相关文件：
4.3.1.1负责编制和提供本司产品设计图样中准确的器材明细表（BOM物料明细表）及完整请购信息；
4.3.1.2负责编制和提供本司产品加工所需的工装、夹具、模具、治具的图样及准确的器材明细表（BOM物料明细表）和完整请购信息；
4.3.2外购件和外协件的设计师所在部门主任负责规定限额内的外购件和外协件器材的申购审批工作。
4.3.3负责处理采购过程中的技术问题；
4.4质量安全部
4.4.1负责进入本司的外购件和外协件实施进料检验和状态判定相关事宜；
4.4.2负责对检验判定的外购件和外协件进行状态标示；
4.5财务部职责
4.5.1负责采购活动所需资金的支持与提供。
4.6财务部仓库：
4.5.1负责做好外购件和外协件的入库、保管与发放等工作事宜；
4.6制造部
或A类物资采购申请单
B类物资采购申请单
4.6.1负责及时向本司质量安全部和技术部和采购部反馈生产加工过程中发现的采购产品质量问题。
4.7请购部门：
4.7.1负责以ERP软件信息《原辅材料请购单》系统形式向采购部提出产品类器材、工装、具模具、治具、生产基础设施等需从A类和B类供方实施采购申请和外协申请；
4.7.2本司ERP软件信息系统异常时，应以公司电子邮件或书面的《原辅材料请购单》形式负责向采购部提出请购申请和外协件加工申请；
4.8请购部门主任
4.8.1负责办理本部门申购限额内的外购件和外协件器材的审批工作。
5.作业控制要求
5.1供应商的寻访与调查
5.1.1.寻访调查要领；
5.1.1.1寻找有制作相关产品之厂商；
5.1.1.2经客户或朋友介绍；
5.1.1.3查询相关工业、个业、名录及电话号码簿。
5.2供方分类
5.2.1采购部应根据供方提供器材对本司最终科研与生产的产品影响情况和
对供方控制方式和程度允许有差异，包括其代理商、生产供方、外包协作单位，通常可以分成以下三类：
5.2.2采购部应依据原辅料的类别负责编制《供应商分类表》如：
A类供方：
指对本公司产品有较大影响的采购物品（属于产品主要原材料和构成
产品的关键外协/外购件），供应单位应具有较完善的质量保证能力，
并已通过了相应的质量管理体系认证；
B类供方：
指对本公司产品技术性能和质量性能指标有影响的采购物品（属于产
品上的非关键外协/外购件及产品上使用的包装物品），供应单位必须
具有较完善的检验机构与检测手段和具备提供有效合格证明和工商经
营证明和生产许可证明等能力；
C类供方：
指在产品加工过程中使用的，但不直接构成产品实体的辅助物料，且
因本司无检测能力，须列管的采购物品，包括：
使用的标准件、通用
件、加工主要机械设备设施及工装模具、关键监视测量设备加工辅助
设施物料、通用计量器具、油脂化学类物品和焊条焊丝类物品（均应
提供MSDS资质证明能力）采购品，但是供应商必须具有较完善的检
验机构与检测手段和具备提供有效合格证明和工商经营证明和生产许
可证等能力；
D类供方：
是指对本公司非生产性辅助材料和办公用品和电脑和劳保用品和耗材
和垃圾处理单位等，必须能提供有效合格证明和工商经营证明和生产
许可证明）等证明来确保该类物品质量与性能满足我司要求。
5.3运输服务单位的选择与评定
5.3.1评定内容包括：
5.3.1.1是否具备工商部门签发的营业执照
5.3.1.2是否配备相应的运输工具等资源
5.3.1.3是否具备运输过程中的安全防范措施
5.3.2采购部人员应负责收集运输单位信息资料及填写运输单位评定表，经采购部主任确认管理者代表核准后，负责与运输单位签订运输合同后实施。
5.3.3采购部应对合格运输服务单位的送货服务状况进行跟踪记录，根据对
运输服务单位的运输次数、安全到达次数、延期次数等汇总情况，对运输服务单位每月进行一次复评。
5.4供应商的选择、调查和评估
5.4.1选择原则
5.4.1.1客户认可的供应商
5.4.1.2现有的合格供应商。
5.4.1.3通过ISO9001:
2008版或GJB9001:
2009版或TS16949：
2009版质量
管理体系的供应商；
5.4.1.4具备有效公司营业证和税务登记者、品质、交期、价格、服务等条件良好者；
5.4.1.5计划申请ISO9001：
2009版或GJB9001:
2009版或TS16949：
2009版质量管理体系，并提交认证的计划书的供应商。
5.4.2依以上原则经选定的供应商，由采购部按实际情况发出《供应商过程审核提问表》通知供应商填写相关资料；
5.4.2.1供方应提交我司需求的购置原材料配件器材的生产加工过程各项工序有效管控的资质证明资料。
5.4.2调查考察
5.4.2.1调查方式
a.采购部依据公司科研及生产需要提出的外购器材目录向相关的待评外购供方寄发《外购、外包的供方调查评估表》；
b.采购部根据公司科研及生产需要提出的外包产品目录向相关的待评
外包方寄发《外购、外包的供方调查评估表》；
c.采购部负责组织供应商评估小组对合格供应商的实施评定工作；
d.必要时，供应商评估小组成员应前往供方现场实地考察评估。
5.4.2.2调查内容
a.供方质量体系认证、获证情况；
b.供方产品质量控制手段；
c.供方生产设备、工艺装备、测试仪表等生产与检测手段；
d.供方生产中对工艺文件、图纸执行情况；
e.供方人员技术素质、资格认定情况；
f.供方产品质量状况及信誉等；
g.供方的资质、货源是否稳定、供货是否及时、价格是否合理；
h.是否能提供良好的技术服务。
5.4.3评估
5.4.3.1运营部主任负责组织供应商评估小组的建立；
5.4.3.2供应商评估小组由运营部、采购部、质量安全部、技术部、工程部均须具备内部审核员鉴定资格的相关人员组成，供应商评估小组组长由运营部主任担任。
5.4.3.3供应商评估小组应根据采购品对本公司产品实现或最终质量的影响程度及其价格等因素，对供方实施评价。
5.4.3.4采购部得悉有新供应商时可先联络约定时间，通知供应商评估小组成
员依《外购、外包的供方调查评估表》要求进行评估，并要求进行现场审核。
5.4.4发函调查评价
5.4.4.1采购部负责向新的供应商寄发《外购、外包的供方调查评估表》，收
集供方的相关资料进行评价。
5.4.4.2符合5.4.1.1/5.4.1.2/5.4.1.4/5.4.1.5的供应商，由采购部组织我司供应商评估小组进行实地评估申请，直接书面审查列入《合格供应商申请/撤消单》中。
5.5合格供应商具备基本条件
5.5.1国内外具知名度厂商。
5.5.2经第三者机构评估合格厂家（如ISO:
9001:
2008认证/OHSAS18001：
ISO14001:
2004/TS16949：
2009等资质有效机构颁发的证书）
5.5.3现有的供应商半年内连续六次无不良记录者。
5.5.4原辅料料源属于独家供应商。
5.5.5客户指定的材料供应商。
5.5.6实地评估为B级以上的供应商（AAA级98分以上、AA级93分及93分以上，A级80-92分，B级65-79分）。
5.5.7经送样确认合格者列为临时批准供应商，连续六次交货无不良记录者即可列为合格供应商。
5.5.8对于老供方，应依据历年来供方提供产品质量的好坏和稳定程度（如
一次交验合格率等），同时应参考其供货能力、价格和服务等考核项目，应
每年进行重新评价，必要时，应由供方提供最新供方资料给我司采购部审核。
5.6审核
5.6.1已评估的供应商由供应商评估小组作成《供应商质量体系评估报告》送管理者代表审核。
5.6.2审核通过的供应商即为合格的供应商。
5.7合格供方的考核：
5.7.1本公司应要求供方具备100%按时交付的能力，采购人员在登入公司的ERP系统对供方的交付情况进行记录和考核和评价。
5.7.2采购部必须对不能按时交付的供应商必须的进行考核和管控；
5.7.2.1无论是由本公司还是供方支付的附加运费，采购部应对附加运费作记录，包括本公司和供方两者支付的费用。
5.7.3考核评分：
5.7.3.1每月应由采购部根据生产材料供应商交货期对供应商进行考核评分且记录在《合格供应商交期评分表》上,以交货期计算如下表1：
a.国内采购的产品：
表.1供方交期评分评判标准表
序号
交货情况
评分标准
1
延迟供货1至2天
每延迟1天扣一分
2
延迟供货3至5天
每延迟1天扣二分
3
延迟供货六天以上（含6天）
每延迟1天扣三分
b.国外采购的产品：
延迟15天（含15天）扣5分，15天后每延迟2天多扣1分，发生超额运费一次扣5分。
5.7.4采购部应以《交付业绩监控表》形式监控和提交供应商交货期实施状况的准确记录（包括超额运费）。
5.7.5供应商评估小组应对供应商质量始终保持监控状态，以确保供货质量，
若异常时，应提出纠正改善要求。
5.7.5.1质量安全部负责提交供应商进货质量业绩的检验记录凭证。
5.7.5.2采购部应每月依据生产材料供应商交货质量对供应商进行核算评分，
以交货批质量计算如下：
合格接收（a）加权：
1
特采接收（b）加权：
2
批退拒收（r）加权：
3
QR=
（a×1）+（b×2）+（r×3）
L（月交货批数）
5.7.5.3供方质量评分标准见下表描述：
表.2供方质量评分评价标准表
等级
QR
对应得分
评价
AAA
1.0
＞98
特佳好
AA
1.0-1.1
≥93
很好
A
1.1以上-1.5
80-92
好
B
1.5以上-1.7
65-79
良可以接受
C
1.7以上
<65
不能接受
5.7.6考核结果:
5.7.6.1参照本程序表1《供方交期评分评判标准表》和表2《供方质量考核评价标准表》的考核评分标准要求，具体评分方法如下：
5.7.6.1.1每月由质量安全部对本司生产中发现的，因原材料原因而导致的产品质量事故时，每发现一次即对相应供应商评分等级降一级。
5.7.6.1.2运营部应每月负责收集统计顾客在使用产品过程中反馈信息，若因本司原材料原因而导致的产品质量事故时，每发现一次，则对相应供应商评分等级下降一个等级，等级降至C级时即撤销合格供应商资格。
5.7.6.1.3采购部应依据供方实际的交期评分与质量评分的平均分计算汇总，评定供方等级，并作出相对应的评定结论，具体参见本程序表3《供方评价等级标准表》对供方进行等级和结论的最终评判；
表.3供方评价等级标准表
序号
对应得分
等级
评价
结论
1
＞98
AAA
特佳好
增加采购，无需附加条件，且可以免检
2
≥93
AA
很好
增加采购，无需附加条件，可放宽检验
3
80-92
A
好
无附加条件，保持正常采购
4
65-79
B
良可以接受
限量采购,需督导改善
5
<65
C
不能接受
申请取消分供方资格
5.7.7供方产品定期评价标准如下：
5.7.7.1质量评分要求：
满分45分，若质量问题导致本司生产线停线，每发生一次生产线停线则扣分30分；
5.7.7.2交期评分：
满分,40分，若供方原因导致超额运费，每发生一次则扣5分；
5.7.7.3配合度满分：
15分（很好10、较好8、一般6、差0）。
5.7.7.4质量管理体系评分总分100分。
5.7.8质量管理体系审核频次：
一般半年或1年一次；
5.7.8.1采购部应每年2月中旬前依据上年度的产品重要性（主要为A类和B类和C类产品）和供应商绩效表现四方面相结合，负责制定本年度年的《供应商年度审核计划》，当有重大问题要鉴定时会增加审核的次数。
5.7.9审核结果
5.7.9.1对评价为A级以上的供应商可以持续采用,其供方名字可继续保留于
《合格供应商名录》中。
5.7.9.2对评价为B级以上的供应商，采购部应通知质量安全部和运营部，并应对供应商提出改善的要求和疑问,提出讲解说明；
5.7.9.3必要时，采购部应组织相关人员负责对供应商进行辅导,供应商的名字保留于合格供应商名单。
5.7.9.4对三次要求供方进行改善而供方拖三拉四或不予理睬的或无改善或进行辅导后仍无改善行动的供应商,采购部应负责提出申请,取消其合格供应商资格；
5.7.9.5对取消合格供应商资格的元器件供应商必须经管理者代表核准；
5.7.9.6采购部负责更新合格供应商名单，否决现有供应商时可考虑：
a.同类行业所能提供的质量情况，市场的需求情况；
b.对公司所带来负担：
①合同约束；
②物资政策；
③需货情况；
④后备供应商；
⑤转换时间成本；
⑥质量成本等。
5.8合格供应商的登记：
符合本程序5.5.1/5.5.2/5.5.3/5.5.4/5.5.5/5.5.6/5.5.7/5.5.8条款要求的供应商或已列入本司客户供应商名册者，依《合格供应商编码原则》予以编号,并登记于《合格供应商名录》中予以备案注册。
5.8.1合格供应商编码原则：
□□□□□□□□□□□□
流水号，以数字01-99表示；
年号1502表示。
供应商类别代码，以A、B、C表示；
我公司代码，以英文CEMC表示。
5.8.2对公司所采购产品之质量和服务基本上无直接关系的D类供应商，应按公司实际生产情况，行政人力部应对其进行适当调查和评估，可单独建立非生产性材料的《合格供应商名录》中。
5.9供应商辅导：
视实际需要对供应商进行辅导，原则为共存共荣，彼此互相扶持，辅导方法可分为长期、短期及中长期等项。
5.9.1长期辅导：
供应商的产品发生变异无法解决；
5.9.2短期辅导：
供应商每月的交货的合格率太低或无法按时、按量交货时；
5.9.3中长期辅导
5.9.3.1管理手法的辅导：
a.如6S管理（整理、整顿、清扫、清洁、安全）；
b.质量管理（控制计划、各项标准作成、质量统计技术的运用）；
c.现场管理（自主管理的落实）。
5.9.3.2专业技术的推进：
a.依承制产品的重要而拟订年度推进计划；
b.再依推进计划性至供应商处辅导实施统计技术运用的方法。
5.9.4辅导方式
5.9.4.1专题辅导：
指定专人或委托顾问公司所做的辅导。
5.9.4.2质量/交期对策会议：
指定期针对质量/交期重大不良所做的对策改善辅导。
5.9.4.3专项稽核与辅导：
a.运营部应派员不定期到供应商处审核我司所需产品的重要加工过程；
b.运营部应派员对供方的不良对策实施现场辅导和确认工作；
5.9.5不良对策的填写：
a.针对不良问题，应由采购部发出《供方品质异常反馈单》或8D报告；
b.然后由供方填写对策于预定期限回复，再由质量安全部做效果确认。
5.10供方质量管理体系运行的开发
5.10.1对所有已登记于《合格供应商名录》的厂商，至少均应按ISO9001：
2008版国际标准化质量管理体系进行建立和运营；
5.10.2采购部应针对重要外协厂应于每年二月底前拟订完成当年度的《供应商年度审核评估计划表》经主管副总审核和管理者代表核准后，进行实施评估考核；
5.11合格供方的撤消
5.11.1合格供应商撤消条件
5.11.1.1交货质量无法提升，虽经辅导仍未见效果者。
5.11.1.2交货达成率始终未见改善，经辅导未见效果者。
5.11.1.3因某种原因公司（工厂）已解散者。
5.11.1.4产品已变更，或无意再与本公司合作者。
5.11.1.5本公司改变经营形态，无需再使用此供应商。
5.11.1.6供应商现场审核未通过者。
5.11.2合格供应商的撤消
5.11.2.1对取消合格供应商资格的供应商，采购部主任应以《合格供应商申请/撤消单》形式向管理者代表提出申请；
5.11.2.2经管理者代表审核同意后，方可将合格供应商予以撤消。
5.11.2.3撤销和更新合格供应商名单时，应参照本程序第5.7.5.6条款实施；
5.12采购过程的控制
5.12.1采购方针
5.12.1.1选择优秀厂商，确定料源，积极开发新供应商。
5.12.1.2确保物品质量，做好检验工作。
5.12.1.3适时控制采购作业，做到适时、适量。
5.12.1.4提高采购作业效率和人员的作业品质。
5.12.1.5防止作业异常发生，针对异常与问题点能迅速妥善处理。
5.12.2供应商选择
5.12.2.1采购部依据产品生产需要提出采购项目内容和BOM物料明细表。
5.12.2.2技术部和工程部应按采购部提出的采购项目及时编制和提供图纸、材料标准、产品试验标准和BOM物料明细表等技术要求及时提供给采购部。
5.12.2.3采购部依据采购项目内容和BOM物料明细表进行供应商的寻访及通知供应商评估小组进行相关评估；
5.12.2.3.1供应商的评估工作由运营部、采购部、技术部、工程部、质量安全部按本程序文件第5.3/5.4/5.5/5.6/5.5.7/5.8/5.9/5.10/5.11条款中的系列子条款负责对潜在的供应商质量系统和技术生产能力等评估内容进行评估审核；
A类物资采购申请单
B类物资采购申请单
C类物资采购申请单
5.12.2.3.2采购部负责将经过本司供应商评估小组评审后认定符合我司评审要求的潜在供应商的正式列入《合格供应商名录》中予以保存备案；
5.12.3采购信息
5.12.3.1采购品信息应按采购品供应商类型作为采购依据，具体如下：
a.原材料由制造部计划员按运营部的销售计划和技术部提供的BOM表，
参酌我司库存状况和安全库存需求状况，开立《原辅材料请购单》，经部门主任审核,主管副总批准后,提交采购部实施采购；
b.辅料应由制造部依据技术部提供的BOM物料明细表和生产计划开立
辅料请购单，主管副总批准后,提交采购部实施采购；
c.非生产性物资（办公器材和办公用品和劳防用品和安全设施和劳防
A类物资采购申请单
B类物资采购申请单
C类物资采购申请单
用品等由行政部依据耗用状况，并考虑库存情况，填制《原辅材料
请购单》提出请购，经部门主任审核批准；
d.元器件物资，用于研发产品的元器件应由技术部技术人员填制《原
辅材料
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