CSUNCX13采购控制程序采购管理中心发布版.docx
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CSUNCX13采购控制程序采购管理中心发布版
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描述
A
2005-05-15
全部
新制定
B
2007-08-01
全部
修订
C
2008-07-02
全部
修订
1.0
2009-04-01
全部
换版
1.1
2009-06-11
全部
修订
1.2
2009-12-23
第6、7页
修订
2.0
2010-7-12
全部
升版
2.1
2011-6-16
全部
整合采购组件部分
目录
1.目的：
3
2.范围：
3
3.职责：
3
4.名词解释：
4
5.工作程序：
5
6.相关文件：
34
7.记录：
34
1.目的：
T–技术
先进制造技术与制造工艺；
共同制定合理有效的技术应急方案与计划；
持续改进与创新的能力与规划，达到在技术合作中共同提升的目标；
良好的设备、完善的维护及稳定的运营；
Q–质量
稳定的产品质量；
迅速的质量问题应急解决能力；
完善的质量控制与保证计划，有效的改善提升思路与手段；
先进、有效的质量管理系统；
C–成本
优异的价格体系，灵活的价格应对措施，长远的价格策略；
灵活的付款帐期；
充足的资金，稳定的财务运营体系；
承担合理的备货要求并维持高效的采购周期；以节省资金占用；
D-交货
及时交货；
准确的数量，动态维持运营所需要的安全库存；
灵活的处理应变能力，如计划外的需求或特殊情况；
合适的交货控制手段；
S–服务
灵活、迅速且有效的反应机制；
主动针对出现的问题进行反馈与沟通，并提交合适有效的解决方案；
遵守承诺，并且愿意主动承担因违约而导致的责任与义务；
持续良好的管理体系，确保长期稳定合作的战略基础；
2.范围：
本程序适用于中电电气（南京）光伏有限公司、中电电气（南京）新能源有限公司、中电电气（上海）太阳能科技有限公司所需要的原、辅材料采购及OEM等委托加工业务等采购管理过程的控制。
3.职责：
3.1采购管理中心为本程序的归口管理与执行部门，负责采购及供应链管理过程的采购计划与采购实施。
及时处理内部各部门的合理申购要求，及时反馈相关的采购进展信息；及时处理呆废料及不合格物料；制定采购作业流程；完成公司所要求的成本目标；负责供应商开发、管理与定期评估，达到动态管控的目的。
3.2运营计划部负责定期提供生产类相关的物料需求计划，并及时更新需求。
（部门要与人力资源部发布的组织架构规定的部门名称要相符，最好不要缩写或写错。
这样才可以确保程序的严谨性。
3.3组件厂的设备需求由组件厂设备部提供需求计划及技术文件。
3.4物流部负责采购过程中的物流与仓储支持。
协调处理采购物料的运输、进出口及相关事务；根据相关政策提供合理的物流商务解决方案；维护并提供准确及时的动态库存信息。
3.5质量管理中心负责供应商质量管理体系的建立、执行与维护以及来料的质量检验及反馈。
3.6财务中心负责采购过程中的资金保障，根据付款账期审核到期的应付账款并按期付款；并针对资金使用的异常状况及时反馈；对公司运行数据、行业数据进行分析，提供业务支持和指导，实行预算管理。
3.7技术、研发部门负责提供所采购原材料、设备等的技术文件、产品和原材料认证及相关支持。
协同质量管理中心制定原材料技术标准及质量检验规范，并根据市场变化而及时调整。
3.8技术、生产部门负责预投流程的实施，检查投入生产的原材料质量，提出适宜于该原材料的工艺方案；负责原材料客户验证的检验实验（技术方面）；对公司现有的产品进行工艺方案的优化研究，不断提高产品质量。
3.9文控管理（DCC）负责公司所有文件资料整理、存档；管理手册、程序文件、部门作业指导书及记录表格的发放、修订、换版工作；负责文件控制、记录控制；部门外来文件及对外申报材料日常管理。
3.10其它部门：
其他采购物资由各申购使用部门依据产品符合规定的技术标准或是产品规定的其他采购要求的提出采购申请。
4.名词解释：
4.1主料采购–指公司生产所需要的原材料（包括硅片、硅料、硅棒、电池片、组件等）等的采购全过程。
4.2辅料采购–指严格按照公司合同订单管理及审批流程进行合同或订单采购，具体可包括以下几类：
4.2.1生产辅料-气体、浆料、危化品、玻璃、EVA、背板等；
4.2.2生产耗材-包装、网版专用物料、劳保用品、焊锡、定位胶带等；
4.2.3行政、办公用品及其他–文具、办公桌等，见附件《常用低值易耗品、耐用消费品采购汇总清单》；
4.3设备
4.3.1生产机器设备-具体见公司生产、非生产《资产管理政策》中相关规定定义；
4.3.2生产设备备件–所有设备类相关配件如石英件等，以设备部门提供的备件清单为准；
4.3.3IT设备–公司日常生产、工作所使用的电脑及外围设备等；
4.4工程
4.4.1工程项目改造–<100万,具体见公司生产、非生产《资产管理政策》中相关规定定义；
4.4.2其它工程改造-除公司《资产管理政策》中明确定义规定以外,在日常物业维修服务中，超出物业自身能力之外的维修或改造亦包括在此类中，如纯水系统、给排水排风管道、气体管道、电力安装、废水处理、空调系统、设备搬运等；
4.4.3物料A、B、C分类
A类
B类
C类
定义
供应渠道紧缺
供应渠道宽松
供应渠道广泛
采购周期长
采购周期正常
采购周期短
技术要求高
技术相对普通易于达到
没有严格技术要求或已经标准化
需要严格认证
认证流程简单
不需要认证
价格变动频繁
价格相对稳定易控
价格相对稳定易控
采购单价昂贵
采购单价相对便宜
采购单价便宜
年度采购花费昂贵
年度采购花费适中
年度采购花费较小
产品服务
细分
气体
包装、网版专用物料、劳保
行政、办公用品
浆料
工程项目改造、其它工程改造
零星采购
机器设备
设备备件、IT设备
装潢材料，如油漆等
玻璃、EVA、背板
危化品
名片、宣传画册等
铝边框、接线盒
定位胶带
焊带、硅胶
焊锡
4.5委外加工业务、OEM是指：
4.5.1硅片委托加工业务-公司发出硅料/硅棒，代工厂加工成硅片后发还公司，公司支付加工费。
4.5.2电池片委托加工业务-指定硅片厂商或公司供应硅片，由OEM供应商加工成电池片，公司支付加工费。
4.5.3组件委托加工业务-指定电池片厂商或公司供应电池片，由OEM供应商加工成组件，公司支付加工费。
5.工作程序（以下分为三部分，一、主料采购工作程序；二、辅料采购工作程序；三、OEM加工工作程序）
一、主料采购工作程序如下：
5.1主料采购过程控制
5.1.1采购信息
采购管理中心在进行采购产品时,与供方进行沟通，采购管理中心应确保所采购的产品（硅片、硅料、硅棒、电池片、组件等）相关信息包括:
a）产品信息的要求：
符合合同相关约定。
b）采购产品质量的要求：
符合合同相关约定。
c）建立可操作的供应商开发及评估标准，并使之书面化。
5.2采购物资分类：
A类：
硅片；
B类：
硅料；
C类：
硅棒；
D类：
电池片；
E类：
组件
5.2.1采购管理中心通过对物资的质量、价格、供货期等进行比较，选择合格的供方。
5.2.2对生产用A、B、C、D类原材料第一次供货的供应商，需要经试验片（即样品）试用，经小批量测试合格、中批量测试合格后才能批量供货。
如果经试验片试用后不合格，需按实际情况考量是否可再次采购试验片进行测试。
a）新供方根据提供的技术要求提供小批量试验片；原材料由质量管理中心对质量进行验证，出具相应的验证报告，并填写《质量信息处理单》和《来料质量报告》，并反馈给采购管理中心；
b）供应商试验片如不合格可再送样，但半年内最多不能超过两次。
如果试验片超过两次不合格，可取消送样资格。
特殊情况下，如需供应商第三次送样，需经采购管理中心总监审批。
c）试验片验证合格后，供应商方可批量供货；质量管理中心IQC进料检验合格后，交生产部预投，由质量管理中心填写《来料质量报告》、《质量信息处理单》，并反馈给采购管理中心。
d）新供应商试验片按照公司预投片工作流程测试均合格后，采购管理中心填写《供应商前期认证表（原材料）》中相关内容，由技术中心、质量管理中心经理、采购管理中心经理、CTO和采购管理中心总监审批为合格供应商，采购管理中心方可将此供应商列入《合格供应商名录》；如果以上领导审批结果为不合格供应商，采购管理中心不能将此供应商列入《合格供应商名录》。
5.3采购管理中心每季度对合格供方进行一次跟踪复评，填写《供应商季度评分表（原材料）》，供应商评定分为A级、B级、C级和D级，评为D类的供应商应从《合格供应商名录》中删除，取消其供货资格，如需再次与其合作，将按新供应商执行。
5.4采购申请的提出及审批
a）原材料采购：
采购管理中心根据运营计划中心制定的月度、季度、年度相关计划制定原材料采购计划。
b）运营计划中心申请原材料采购物资，需填写《采购申请单》并报相应主管领导批准，交采购管理中心实施；或由信息管理系统MRP产生系统需求，采购中心负责实施；研发中心使用的原材料需由研发中心填写《采购申请单》并报相应主管领导批准，交采购管理中心实施。
c）采购管理中心按照相关部门提交的《采购申请单》进行物资采购，签订相关合同。
5.5采购行为的实施
a）大批量采购A、B、C、D、E类物资时，采购管理中心在《合格供应商名录》中选择供方进行采购。
b）采购管理中心应按照公司规定与供方签订采购合同，采购合同中应明确所采购原材料的品名、规格、数量、单价、总价、质量要求、验收标准和方法、供货期限、运输方式、结算条件、违约规定等。
采购合同（正本）应由文控管理（DCC）存档保管。
c）采购合同签订后，采购管理中心应持续跟踪物资状况，确保所采购物资及时、安全到达。
5.6采购物资的验证
5.6.1质量管理中心按照合同的质量要求和公司检验相关的作业指导书及时安排对采购的物资进行检验。
5.6.2物资到厂后，仓储物流管理部根据供应商提供的相关到货信息进行收货，质量管理中心进行检验并于7日内出具检验报告，经检验如有不合格产品，采购管理中心需及时与供应商进行协商，做好不合格产品的处理。
质量管理中心SQE应配合采购中心进行质量异议问题的处理，并跟踪供应商持续改进。
5.6.3仓储物流管理部有义务以最快的速度帮助供方卸货，仓储物流管理部应保证在全天候条件下工作。
采购管理中心应提前通知仓库到货时间，并要求供应商提供出厂检验报告和到货相关信息。
5.6.4公司相关部门应按照《检验与试验控制程序》组织并实施检验或其它必要的活动，以确保采购的产品运输质量满足规定的采购要求。
运输质量验证活动可包括：
检验、测量、观察、提供合格证明文件等方式。
5.6.6公司相关部门验证后，物流部按照原材料入库流程予以办理入库手续。
5.6.7原材料物资的预投相关事宜按照《预投片工作流程》执行，质量管理中心需及时将《来料质量报告》提供给采购管理中心。
5.7采购货款的支付
采购管理中心根据合同约定及时跟踪供应商开具发票并提交付款申请，按相关付款流程进行审批，财务中心需及时办理付款手续。
5.8采购异常情况的沟通与处理
5.8.2质量管理中心应及时将采购物资的使用情况和质量问题即《质量信息处理单》和《来料质量报告》反馈给采购管理中心，以作为与供方交涉和对供方表现进行考评的重要依据。
质量管理中心也应及时将供应商供货质量情况的统计与汇总反馈给采购管理中心。
5.8.3对于已超出合同约定的质量异议期且已超出库龄的不合格原材料，根据质量管理中心的处理意见，采购管理中心填写《存货处置审批表》送相关部门审批后按《存货处置流程》处理不合格原材料。
5.9对与供方相关的重要环境因素和危险源施加相应的影响
在对供方进行评价选择的同时，由采购管理中心对供方的活动、产品和服务中存在的环境因素和危险源进行识别、评价。
二、辅料采购工作程序如下：
5.1正常采购新供应商开发及认证流程
5.1.1控制要点
5.1.1.1新供应商开发需求分析
采购管理中心门在收到技术研发、生产、设备等相关部门递交的有效采购申请后，如果现有供应商不能满足要求，则需要开发新供应商；
采购管理中心门因供应链优化而产生的对新供应商的需求，采购管理中心门可直接进行新供应商开发，无须提交申请单据；
5.1.1.2采购员在接到申请部门提出的采购申请后，必须复核-采购申请是否通过正确的申请渠道及提交格式并且得到适当批准；对于格式不符或手续不全的单据，采购管理中心有权不予受理退回。
生产类辅料、耗材-《采购申请单》
设备备件-《采购申请单》
生产机器设备、IT设备-《固定资产购置申请单》
工程改造
工程项目改造（≤100万元）-《改造、维修、服务申请表》；在日常物业维护服务中，某些超出物业自身能力的维修或改造，需采购管理中心协调解决，同样需以《改造、维修、服务申请表》提出；所有的工程改造都需要提供详细的维修或改造要求，以便供应商确定施工方案；
行政、办公用品-《采购申请单》；
名片、宣传画册–《制作设计申请单》；
零星采购–《零星采购申请单》，具体的请参见《零星采购流程》进行处理；但是，按公司规定，所有不包括在《常用低值易耗品汇总表》中的其它耐用品（公司《资产管理政策》非生产类中有明确规定）不适用零星采购流程，仍需按正常采购流程填写《采购申请单》进行采购，《零星采购流程》将不适用此类采购；
所有采购申请单格式统一，经批准后的申请单需由申请部门、采购管理中心各留存一份以便日后查询追踪；申请部门应认真核实并提交需求，采购申请单是采购实施的唯一依据；
5.1.1.3采购申请要求是否明确可行，对于要求不明确或不可行的申请，采购管理中心处理方案如下：
对不可行的采购申请，如采购要求到货时间明显满足不了要求，负责采购在明确最佳采购周期后与申请部门进行协商，争取一致意见，否则予以退回；
如果要求不明确，退回并要求补充详细要求信息，重新申请，包括详细的技术参数、要求图纸、检测要求、验收标准等；
对于某些使用部门无法准确描述要求的申请，采购将协助联系供应商并要求提出备选方案，由使用部门选择决定，使用部门选择的方案将作为后期申请部门检验验收的标准；
对于以上复核符合要求属于采购管理中心工作范围的有效采购申请，采购员必须根据公司政策决定采购方式。
采购管理中心门不接受其它部门超越公司流程规定以外的特殊要求，如：
没有正式有效的采购申请单，通过口头、电话、邮件等形式的通知要求采购管理中心门配合采购；
采购没有完成订单或者订单还未审批的情况下要求供应商紧急送货；
相关部门在没有通知采购管理中心门的情况下擅自联系供应商并确定相关商务条款，或者在没有通知采购的情况下相关部门已经通知供应商送货，然后要求采购管理中心门执行后续采购流程；
以上情况，除非申请部门有公司高管的必要审批，否则，采购有权拒绝执行。
5.1.1.4负责采购对符合以上要求的采购申请进行分类;
如果所需采购商品在现有《合格供应商及产品名录》中已经存在,则直接进入5.2订单采购;
如果所需采购商品在现有《合格供应商及产品名录》中能够找到有相应制造能力的供应商,但是需针对产品具体要求进行开发，直接在现有供应商中选择3家以上供应商进行询比价，然后按要求进入5.1.3.3新产品开发阶段；
如果所需采购商品在现有《合格供应商及产品名录》没有满足要求的供应商，需按以下分类处理进行新供应商开发；
对于符合《招标流程》中招标范围界定的-请将采购申请交招标委员会，由招标专员按招标流程办理。
对于属于指定供应商无法进行供应商询比价的-对于新供应商属于指定供应商，申请部门需在申请单据上写明指定供应商的原因，并经申请部门分管高管签字确认；同时申请部门提交经高管（分管总经理、CEO、CFO）审批后的指定供应商清单，采购负责执行；
对于可以选定三家以上供应商进行询比价的-进入下一供应商开发流程,进行询比价；
5.1.2控制要点
5.1.2.1供应商信息收集筛选
严格审查供应商提供的供应商信息调查表内容，在确认无误后才可以进行下一步的沟通，具体如下所述：
供应商必须提供完整且准确的信息调查表（RFI），包括营业执照、税务登记证、生产许可证（如要求）、组织机构代码等；
对于采购的所有物资必须满足现行适用法规的要求，特别是采购具有特殊规定的物资时，需符合国家相关安全，环保方面的法规，并按照法律规定的程序履行相关手续。
供应商质量管理体系对按要求如期提供稳定质量产品的保证能力；
产品交付后由供方提供相关的服务和技术支持能力（如零配件供应、服务等），和履约能力有关的财务状况、价格和交付情况等。
所采购原料如果属于危险品，需要供应商提供法律法规所要求的相关资质证明文件。
对某些关键产品在开发的过程中可能涉及到公司的核心技术，需要求供应商签署保密协议（NDA）后方可继续沟通；
供应商符合公司相关资质的要求，如：
注册资金的要求、或体系资质的要求等；
5.1.2.2供应商初步评审
负责采购在供应商开发初期对供应商的资质做进一步的现场勘察评估与核实，按要求完成供应商初步评审报告；
负责采购针对主要商务条款作相互沟通以达成共识；
会同采购经理及相关人员，进行初选，形成备用供应商清单以作下一步开发之用；
5.1.2.3供应商报价及信息分析汇总
需将采购物料的型号，规格，交付时间以及公司要求的商务等信息准确的告之供应商，通知对方报价，关键物料，需要求供应商做明细的成本拆分报价；
工程改造类项目，负责采购需将申请部门对工程改造的具体要求在第一时间明细给外包商，以便他们做总体工程施工方案；
必须选用不少于三家生产厂家进行询价，原则上不能与贸易商或代理商接洽，以下情况除外：
厂家委托或指定经销商或代理商来完成产品的销售，如电脑等；
我方采购的商品无法满足供方提出的采购要求，如最小起订量、最小采购金额等；
贸易商或代理商的条款比原厂商更优惠；
原则上要求供应商的报价必须固定一定期限（具体时段可以商谈），但某些产品因受原材料市场影响较大的或供应链相对紧缺而买方无法有力度影响的如气体、浆料、某些包装类材料等可不受此限制；
需通知供应商严格按照我公司要求报价，如报价格式、付款条件等；将加盖公章的报价单传真、邮寄或电邮给相关采购员，以便进行进一步的汇总分析比较核实；
负责采购需将收集到的商务信息汇总后，进行分析，并提交分析报告作为选择供应商的依据之一；
5.1.2.4产品测试
如果产品为供应商开发并且有独家专利，需要求供应商在开发初期一并提供样品及详细的技术参数、产品规格书和相关认证证书，以供我司相关部门进行产品使用测试及最终结果的验证比较；
其中，采购员必须协调送样并按公司的要求进行送检申报及过程跟踪直至有结果；测试结果将作为选择供应商的依据之一；
具体见5.1.3.3及所对应的流程；
5.1.2.5供应商体系评审
如果供应商的初步评审资质合格，价格商务信息可以接受，如果有样品测试且结果符合我们的要求，负责采购及“供应商评审小组”（质量、技术、监察等）按公司要求主导供应商体系的评审；
采购管理中心门负责根据长期合作框架协议的要求对供应商的商务体系进行评审；
质量管理中心门安排供应商质量工程师按公司的评审内容对供应商的质量体系及相关方面进行评审；
技术研发中心针对供应商为满足我司产品要求所对应的技术研发能力进行评审；
其它相关部门可以根据本部门对供应商的要求提出评审要求及评审要点，采购据此安排相关部门参与评审；
监察部门按公司的监察要求对评审过程进行监督，并对潜在的风险提出专业意见；
以上评审部门在评审结束后递交单独的评审结果，采购管理中心门负责汇总相关评审结果，根据评审结果决定供应商是否能进入我司的合格供应商名录；
5.1.2.6此类物料包括但不仅限于:
所有A、B类物料–但不包括工程类改造；
工程类改造项目在要求明确后，负责采购必须会同有关专业人士严格审查工程外包施工单位的资质，在相关信息得到确认后方可引入进行施工方案的设计及落实，且具体案例，具体处理；
C类物料–行政、办公用品等，必须按此要求进行询比价选择供应商；
以上所有资料，包括供应商资质信息、《供应商信息调查表》、《保密协议》、《供应商初步评审表》、报价及分析表格、最终体系评审报告、样品测试报告等，进行评估审批；
-供应商提供产品，在初步评审阶段已经要求测试，通过才能进入商务合同签署及试生产；
5.1.3控制要点
5.1.3.1如果跟供应商在所有条款都能达成一致，负责采购将负责完成《供应商认证表》并按要求送相关负责主管领导批准后，将此供应商录入SAP系统，以作为后续订单采购的原始输入数据；具体SAP维护操作流程见以下图表说明：
5.1.3.2对进入合格供应商名录的供应商，针对谈定的条款签订长期框架合同并进入合同评审
采购员按照上述流程完成询比价后，根据询比价达成的条款草拟框架合同文本，进入合同文本的评审阶段。
目前，公司所有的合同必须按《合同评审流程》进行评审后，加盖合同专用章，方能生效。
具体操作详见《合同评审流程》。
所采购的材料，除特殊材料如气体、浆料等价格及其它商务条款因受诸多不稳定因素影响频繁波动外，原则上都应该要求供应商签定长期框架合同；合同要以公司的标准文本执行，包括所有要求所有关键条款如价格、付款周期、运输条款等，有效期商谈后确定并在合同中明确；
特殊材料可将关键受影响因素如价格等空缺，锁定其它条款；
如果供应商坚持他们的合同文本格式，负责采购需提请法务部门进行审核，在所有条款修改达成一致后方可执行；
订单采购在处理后续采购需求中，如果已有合同，可免去询比价流程而直接按合同条款执行订单采购；
5.1.3.3产品及工程开发过程控制
在新产品开发过程中，负责采购将负责跟供应商之间的联系及跟踪项目进展情况，并定期汇报给相关部门，直至产品开发结束并通过验收；
工程改造项目，按照公司《资产管理政策》中相关规定，由申请部门现场跟踪管理施工情况并负责最终验收，出具验收报告；
5.1.3.4产品样品检验及试产要求，对生产用A、B类原材料第一次供货的供应商，需要经样品测试及小中批试用，测试合格才能供货。
具体操作流程见以下图表及相关必要说明；
新供方根据提供我方要求提供少量样品作检测用，同时供方需提供送检产品详细的技术参数、产品规格书、相关认证，或者是按我方设计要求完成的出货检测报告；
采购员在收到样品及以上提到的相关资料后填写申请单,送至研发中心/质检等部门;
浆料–采购提出申请并递交《样品送检单》，研发中心负责牵头对小样进行测试，并提出测试报告；
耗材、劳保用品–MINIECN流程，采购管理中心门提出申请，由运营计划部协助牵头安排测试生产，并提供最终测试报告；
化学品–同耗材、劳保用品；
备品备件-同耗材、劳保用品；
包装–采购提出申请并递交《样品送检单》，组件包装为《材料变更申请单》质量（组件包装由技术）负责牵头对小样进行测试，并提出测试报告；
背板-采购提出申请并递交《材料变更申请单》，研发中心负责牵头对
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