宣传部工作手册.doc
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2013-2014学年第一学期温州大学学生会
宣传部
工作手册
目录
1部门介绍 3
1.1部门简介 3
1.2部门职能 3
2常规要求 4
2.1礼貌要求 4
2.2例会要求 4
2.3 签到、值班要求 4
3部门制度 5
3.1拍照预约制度 5
3.2 影像照片整理、存储制度 5
3.3 物品借用需知 6
3.4 部门工作分配 6
4工作细则 7
4.1活动拍照工作细则 7
4.2 财务管理工作细则 9
4.3 档案管理工作细则 11
4.3.1存档 11
4.3.2档案查收 12
4.3.3档案借阅 13
4.3.4档案整理及统计 13
5各项流程 14
5.1物品签单及领取流程 14
5.2文印资料签单及打印流程 14
5.3电子海报、喷绘签单及领取流程 14
5.4海报盖章流程 15
5.5喷绘悬挂审批流程 16
5.6场地申请流程 17
6附录 23
1部门介绍
1.1部门简介
温州大学学生会宣传部，是展示其学生会工作的窗口。
主要负责学生会各项会议以及各个活动的拍照，并且为学校大型活动、校园日常采写等提供相关影像素材。
并且定期组织学生会的新闻发布会，同时，在新闻宣传中心统一负责下，通过组建学生会微信平台的形式，定期为全校师生展示其学生会的风采。
1.2部门职能
1）活动拍照
学生会拍照工作主要分为活动拍照和会议拍照。
2）影像照片整理工作
对于各类影像照片资料，进行整理存储。
3）新闻发布会
在整个新闻宣传中心的指导下，定期召开新闻发布会，扩大学生会的透明度。
4）学生会微信平台、微博平台
在新闻宣传中心统一负责下，宣传部负责其中的一些板块，并为微信、微博平台提供相关影像照片资料。
2常规要求
2.1礼貌要求
在参加正式工作或会议室，穿着需得体，不得穿背心、拖鞋等。
在日常生活及工作中碰到学生会的成员要主动问好，遇到学长学姐要礼貌称呼。
在接打工作电话中，也需注意礼貌问题，“您好”、“请”等词语要常挂在嘴边。
在收到通知短信时，需及时、礼貌地回复。
另外，在休息时间，即上午8点之前，晚上11点之后，以及午休时间，除非特别紧急的事件，最好不要影响他人休息。
2.2例会要求
宣传部例会每两周举行一次，定于前一周周三晚上举行，具体时间、地点会提前1天以短信形式通知。
在会议上主要总结之前的工作，以及作之后工作的计划，同时分享大家的工作心得与感想。
如遇紧急任务，会临时安排例会，不设固定时间、地点。
例会需准时参加，不得无故缺席、迟到，如有特殊情况需向负责人请假。
与会者穿着需得体，不允许穿拖鞋参加例会。
与会者需保证会议秩序，不允许无故扰乱会议进程，会议过程中不允许吃零食。
2.3签到、值班要求
宣传部干事每周应至少保证3次签到，并且严禁代签现象的发生；宣传部干事必须认真对待值班任务，不得无故缺勤、迟到、早退，严禁值班代签现象，如有特殊情况不能值班者需向人力资源部相关负责人请假；参加会议或活动必须准时出席，并及时签到、签退，若有事不能参加者，需向部门负责人请假，经同意后方可。
3部门制度
3.1拍照预约制度
时间：
以提前3天预约为准，若时间紧急，提前2天预约也可以（但为了有效的安排人员进行拍照工作，请尽快联系我们进行预约），少于2天，我们部门概不受理。
说明：
1）由于部门相机短缺，一般以数码相机进行拍照，举办中大型活动，如需单反，请活动负责部门提供相机，具体提供几只，负责部门可视活动的规模，重要性等而定，单反可向团委唐华老师处借用。
2）如有特殊情况需向宣传部借用相机者，需承担相机的保管和维护义务，如出现丢失或损坏，责任由借用相机者全权承担。
3.2影像照片整理、存储制度
1）一般活动结束时间若不是太晚，我们部门会于当天晚上上传至活动部门，用以存档。
如果有特殊情况，我们会尽快于次日传至相关部门。
2）若照片已传至相关部门，则希望相关部门妥善管理。
对于各类影像照片资料，只要是宣传部拍摄的，部门都会在活动和会议后，自行存储一个月，在活动后的一个月内，若其他部门需要该活动照片可向我们部门所要；超过一个月，相关照片请向活动负责部门所要。
望各部门需要相关资料的，尽快拷贝过去。
3.3物品借用需知
在310办公室的宣传部办公用品，未经宣传部的同意，望各部门成员勿要随意拿取。
如需借用，需先向宣传部干事吕凌（685752）说明情况，同意后方可借用，望各部门能相互监督，谢谢。
3.4部门工作分配
照片存储——崔益（539232）
拍照调人——郭笃鹏（621373）
签单——娄菁（582006）
财务管理——吕凌（685752）
活动通知及文件管理——张蔚雯（535212）
场地申请——王子晨（626827）
4工作细则
4.1活动拍照工作细则
（一）拍照人员需要在活动时间前15分钟签到，向活动负责人了解工作情况，做好工作准备。
（二）活动拍照人员严禁穿背心、拖鞋等参加各部门的活动拍照工作。
（三）活动拍照人员需注意自身的言行举止，不得因拍照工作影响活动的正常秩序，不得与他人聊天，不得与其他部门成员发生冲突。
（四）会议照的拍摄：
a.赴会前需将手机关机或调成静音模式。
b.拍照人员不得占用与会者席位。
c.在会议过程中不要经常性走动拍摄而影响会议正常秩序。
d.会议照的拍摄过程中如非特殊需要，切勿使用闪光灯。
e.会议过程中可抓拍代表发言、鼓掌等特定镜头，如有标明会议
内容的横幅、海报、PPT等需单独拍摄。
f.会议照的拍摄过程中需注意镜头的框选，边缘不得出现明显的
人体的切割现象。
g.会议后若条件允许，可拍摄与会人员的合照。
（五）活动（报名）照的拍摄：
a.拍照人员原则上不得参与活动。
b.活动过程中要注意镜头的把握，既要有全景的捕捉，也要有局部的特写。
c.活动现场或报名现场如出现与活动内容相关的横幅、喷绘、海报等需单独拍摄。
d.活动过程中需注意自身言行举止，不得影响活动的正常秩序。
e.活动（报名）照的拍摄过程中需注意镜头的框选，边缘不得出现明显的人体的切割现象。
f.活动后若条件允许，需拍摄合照；同时，活动后期场地整理、前期场地布置等也需给予一定的拍摄。
（六）集体照的拍摄：
a.集体照拍摄前需整理好整体的队形。
b.集体照要保证每个人的脸部清晰，尽量不出现遮挡现象。
c.如有脚架条件尽量使用脚架，或尽量采用蹲位拍摄，将手抵在大腿上，尽量避免因为手抖造成的照片模糊。
d.如集体照拍摄中出现横幅、旗帜等标志性物品，需清晰摄入，不得出现截取、遮挡等现象。
（七）舞台（演出）照的拍摄：
a.参与舞台（演出）照拍摄的人员需佩戴工作证，或穿着工作服。
b.参与舞台（演出）照拍摄的人员不得占用观众、演员等席位。
c.拍照人员严禁在演出过程中直接从前台进入后台。
d.舞台照的拍摄过程中尽量使用较大的ISO（但过大会增加照片噪点），并配合相应的光圈、快门参数，尽量保证相机的进光量。
e.舞台（演出）照的拍摄过程中应谨慎使用闪光灯，内置闪光灯容易造成中间亮、边缘暗的效果，并且容易出现红眼现象。
f.舞台（演出）照的拍摄过程中需要对舞台演员、台下观众、评委发言等均给予一定的镜头，如有标明演出内容的横幅、喷绘等需要单独拍摄。
g.舞台（演出）照的拍摄过程中需注意面光和背光的区别，并及时调整曝光参数，以获得最佳的拍摄效果。
h.演出结束后，所有的工作人员需上舞台进行合照；同时，后期的场地整理、前期的场地布置等也需进行一定的拍摄。
4.2财务管理工作细则
（一）财务管理员必须对相关项目价位有一定的了解，每次报销必须认真仔细地审核各项报销费用，并了解各个报销款项的具体用途。
（二）财务管理员每学期初需进行本学期部门的财务预算工作，财务预算包括日常报销和活动预算两大块，各个款项需合成详细的表格，其中需明确说明项目、规格、数量、单价、总价等，资金的预算要尽可能准确。
（三）每次在宜思签单领取物品后，需索要粉红色的“宜思销售单”，并妥善保管，以备后期查证之需；每次在特典制作宣传品后，需索要粉红色的“特典业务单”，并妥善保管，以备后期查证之需。
（四）日常报销：
a.每月可进行两次报销：
15号、30号。
b.需要报销的人员请在当月15号或30号以前的任意一天到202填写报销单（需由部门负责人签字），并在15号或30号将发票夹在办公室报销文件夹里或交到办公室财务管理员处。
c.报销时，需在发票背面注明报销内容、时间、经手人，经指导老师签字后方可到报销老师处报销。
d.每月19号、下月6号对本月日常报销根据账簿上的条目进行资金的返还。
（五）报销单（下附）的填写：
e.报销内容包括项目和金额，并注明用途。
f.负责人处需经手人所在部门负责人签字，经手人上填写需要报销人的姓名、联系方式（短号），方便资金返还。
报销单（签单）
报销时间
报销部门
报销内容（物品清单）
经手人及联系方式：
负责人：
报销总额：
（六）收据、小票转换成发票：
g.资金的报销只依据发票，收据、小票不予报销。
h.将收据和小票转换成发票时记得将税收费用加到发票上。
i.发票必须注明单位名称、日期、经济业务内容、数量、单价、金额、填制人等。
j.发票户名必须是“温州大学”，不能写个人名字（住宿费、机票、科研通讯费、学费、培训费票据除外）。
k.发票总计金额必须与数量，单价的乘积相符或和各项金额累计相加相符；发票（收据）的大小写金额必须相符。
4.3档案管理工作细则
档案是对整个活动的详实记录，对活动、对工作具有见证作用。
档案可以供后人借鉴学习，为今后更好地开展工作奠定基础。
4.3.1存档
（一）学生会档案主要以部门和活动为单位；
（二）档案的整理顺序是以活动流程为主的，为确保在整理查收过程中不缺不漏，档案管理员必须要清楚各个部门各活动的大概流程；
（三）活动时应注意及时收集各种需要存档的材料，活动后一周内由部门负责人对资料进行系统归纳、仔细整理；
（四）学生会档案分为以下几项：
1．纸质版资料一式两份；
2．电子版资料（和纸质版资料配套）需刻盘三张；
3．照片资料需单独刻盘三张；
4．若有视频需刻盘三张（具体活动：
主要有最受学生喜爱的老师、
十佳歌手大赛等）。
（五）每份档案根据活动流程整理后必须附上目录与档案同时存档；
（六）档案内容应包括活动策划书、活动红头、活动申请表（如活动是各学院承办）、活动过程的资料（如宣传单、报名表、节目单、打分表、调查表、签到表等）、活动过程照片、活动通讯、活动总结等重要材料；
（七）纸质档案一式两份，刻盘都需一式三份；
（八）档案袋上需注明学年、学期、活动名称、负责部门、存档资料的名称及份数；
（九）学期末对各个部门活动及日常工作档案进行学期整体查收。
4.3.2档案查收
（一）各部门活动结束后提醒部门负责人着手存档工作，需在活动结束后一周内上交；
（二）各部门上交档案时必须由办公室档案管理员当场进行检查验收，查收时必须对每份材料进行详细地检查，包括是否符合存档规格、材料分数、档案袋填写规范等；
（三）部门上交资料时需检查是否统一规格存档，要求为普通文章标题二号宋体、加粗，正文四号宋体；通知及申请标题二号宋体、加粗，正文三号仿宋；
（四）部门上交文本版资料需一式两份交与办公室，一份用于学生会存档，一份上交共青团温州大学委员会存档；电子版档案交由办公室，办公室成员须进行查收并整理。
4.3.3档案借阅
如有部门需借阅相关档案，须经档案管理员同意并在档案借阅表上登记好后方可借阅，且不得带出档案室，借阅后需放回原位置。
4.3.4档案整理及统计
（一）每月月底进行一次资料的整理和统计，确保资料的完整性；
（二）每个部门分年份分块置放，方便查找；
（三）学期期末将学生会的全部档案刻录到光盘里进行存档。
5各项流程
5.1物品签单及领取流程
（一）去202办公室领取“温州大学宜思办公工作室业务签单证明信”。
（二）在“单位名称”处填写“温州大学学生会”，并填写送单人、联系电话、下单时间和明细要求。
明细要求中需详细书写所需物品名称、规格、数量等信息，物品多时请详细标号。
（三）前往学生会指导老师严晓秋老师处，请老师在“证明人签字/盖章”一栏签字。
（四）前往团委曾国仕老师处，在“证明人签字/盖章”一栏中加盖团委公章。
（五）带单宜思（大学生活动中心演艺厅对面）领取相应物品。
（六）领完物品后需索要粉红色的“宜思销售单”，并妥善保管。
5.2文印资料签单及打印流程
（一）到办公室202领取“温州大学后勤集团印务中心收件登记清单资料打印申请单”并仔细填写。
（二）至学生会指导老师处签字、盖章。
（三）到文印室进行打字、复印。
5.3电子海报、喷绘签单及领取流程
（一）去202办公室领取“温州大学宜思办公工作室业务签单证明信”。
（二）在“单位名称”处填写“温州大学学生会”，并填写送单人、联系电话、下单时间和明细要求。
明细要求中需填写电子海报、喷绘的标题全称，并注明是海报还是喷绘，同时标明规格大小、张数等信息。
（三）前往学生会指导老师唐华老师处，请老师在“证明人签字/盖章”一栏签字。
（四）前往团委曾国仕老师处，在“证明人签字/盖章”一栏中加盖团委公章。
（五）带单前往特典传媒（大学生活动中心演艺厅对面），将电子海报、喷绘的打印稿交予负责人员，并提交签单。
（六）因为电子海报印制需一天时间，请于第二天规定时间再次前往特典传媒签字并领取相应电子宣传品。
（七）领完物品后需索要粉红色的“特典业务单”，并妥善保管。
5.4海报盖章流程
（一）任何海报都需加盖学生会公章，加盖学生会公章需提前一天联系办公室相关人员预约。
（二）生活区海报盖章地点：
A、C区：
文督B区：
瓯江4号楼201处D区：
D区2号楼
E区：
E区4号楼宿管部（注：
不张贴的宣传单可不用盖章）
（三）A、C区海报文督盖章流程：
a．取一张白纸，于白纸顶端居中部位书写“证明”两字；下书写“现温州大学学生会有XXXX活动需在生活区A、C区张贴（悬挂）海报（横幅），特此证明”。
b．带上该证明前往学生会指导老师严晓秋老师处签字。
c．带上证明与海报前往文督办公室（B座2楼），进行相关登记，由文督相关负责人盖章并在海报上书写张贴时间。
（四）海报盖章说明：
a．现场海报只需加盖学生会公章即可。
b．生活区海报需先加盖学生会公章，A、C区的海报需再加盖文督的章，其他生活区的海报需再加盖相应宿管会的章。
c．必须盖章齐全的海报才允许张贴。
5.5喷绘悬挂审批流程
（一）去202办公室拿“温州大学条幅、张贴物、和展板等宣传品审批表”，注意一式三份。
（二）填写“宣传品内容”、“使用时间”、“活动地点”、“载体活动名称”、“主办单位”、“承办单位”（无可不写）、“经办人”、“联系电话”等内容，注意一式三份。
（三）带单前往学生会指导老师处，并在“主管单位意见”一栏签字盖章，注意一式三份。
（四）带单前往南校行政楼党委宣传部办公室，并向相关老师说明活动的具体情况与悬挂时间，并做喷绘安全管理方面的承诺，请相关老师在“审批单位意见”一栏签字盖章，注意一式三份。
（五）三份审批表，一份留在党委宣传部办公室，一份留在保卫处办公室（南校行政楼2楼），一份给悬挂喷绘的工作室（用于与保卫处对接用），完成喷绘的审批工作。
5.6场地申请流程
（一）生活园区（包括KT版，喷绘等摆放场地申请）
1.填写一份《温州大学公寓场地使用审批表》；
2.在证明的落款处盖上温州大学学生会的章；
3.将申请单交到南校行政楼保卫处321室登记签字并盖章；
4.送到学区的文明督察队登记并盖章。
（二）多功能厅申请
1．填写一份《大学生活动中心场所使用预约单》（办公室B202领取）；
2．在申请单上盖上温州大学学生会的专用章；
3．至大学生活动中心B408校学生会指导唐华老师处，请老师在申请单上签字；
4．将申请单上交至多功能厅负责人（见申请单）。
设备:
音响、话筒
（三）演艺厅申请
1.填写好《大学生活动中心场所使用预约单》（办公室B202领取）；2.先至大学生活动中心B408校学生会指导老师唐华处签字，再至大学生活动中心B校团委书记杨立淮老师处签字，并至大学生活动中心B404曾国仕老师处盖上共青团温州大学委员会的专用章；
3.将申请单上交至演艺厅负责人（见申请单）；
4.所有设备：
音响，话筒，追光灯；
5.座位数：
1137个。
（四）会展中心（雁山厅、白鹿厅、步青厅、灵运厅、叶适厅）
1.电话询问校党办办公室徐结应（13566126932）老师是否所需场地为空场地。
若确定可以申请，进行以下操作；
2.填写好《温州大学共享会议（接待）场所使用预约单》（办公室B202领取）；
3.在申请单上盖好温州大学学生会专用章；
4.至大学生活动中心B408校学生会指导老师唐华处，请老师在申请单上签字。
5.将申请单交到南校行政楼914校党办办公室徐结应老师处签字确认；
6.将申请单送交会场管理人员。
（1）雁山厅：
①所拥有设备：
投影仪、幕布、音响、话筒
②座位数：
348个
③横幅长度：
10米
（2）步青厅：
①所拥有设备：
音响、话筒
②座位数：
486个
③横幅长度：
12米
（3）白鹿厅：
①所拥有设备：
投影仪、幕布、音响、话筒
②座位数：
100个
③横幅长度：
11米
（五）第四、五、六会议室
1.填写好《温州大学共享会议（接待）场所预约单》（办公室B202领取）；
2.在申请单上盖上温州大学学生会的专用章；
3.至大学生活动中心B408校学生会指导老师唐华处，在申请单上签字，并至大学生活动中心B404曾国仕老师处盖上共青团温州大学委员会的专用章；
4.将申请单交到南校行政楼914校党办办公室徐结应（13566126932）老师处签字确认；
5.将申请单交至北校行政楼一楼老师处。
（1）第四会议室（3楼）：
①所拥有设备：
投影仪、幕布、音响、话筒
②座位数：
78个
（2）第五会议室（2楼）：
①所拥有设备：
音响、话筒
②位数：
50个
（3）第六会议室（1楼）：
①所拥有设备：
音响、话筒
②座位数：
48个
（六）409会议室申请单
1.电话询问团委办公室负责人是否所需场地为空场地。
若确定可以申请，进行以下操作：
2.填写《409会议室申请单》；
3.交至大学生活动中心B311团委办公室。
（七）城市学院报告厅
1.由指导老师电话询问是否所需场地为空场地。
若确定可以申请，进行以下操作：
2.填写《报告厅使用申请单》；
3.在申请单上盖好温州大学学生会的专用章；
4.至大学生活动中心B408校学生会指导老师唐华处，请老师在申请单上签字，并至大学生活动中心B404曾国仕老师处盖上共青团温州大学委员会的专用章；
5.将申请单交到城市学院1号楼203老师处；
6.所拥有设备：
投影仪、幕布、音响、话筒；
7.座位数：
650个。
（八）南、北校音乐厅
1.电话询问校党办办公室徐结应（13566126932）老师是否所需场地为空场地。
若确定可以申请，进行以下操作：
2.填写好《温州大学共享会议（接待）场所使用预约单》（办公室B202领取）；
3.在申请单上盖好温州大学学生会专用章；
4.至大学生活动中心B408校学生会指导老师唐华处，在申请单上签字，并至大学生活动中心B404曾国仕老师处盖上共青团温州大学委员会的专用章；
5.将申请单交到南校行政楼914校党办办公室徐结应老师处签字确认；
6.将申请单交到音乐厅管理员处。
（1）南校音乐厅：
①所拥有设备：
音响、话筒
②位数：
450个
③横幅长度：
15米
（2）北校音乐厅：
①拥有设备：
音响、话筒
②位数：
295个
③横幅长度：
12米
（九）党员之家
1.至党员之家办公室询问是否所需场地为空场地（其值班时间一般为下午3点以后）。
若确定可以申请，进行以下操作：
2.填写好《温州大学“党员之家”活动室借用申请表》（申请单可以到大学生活动中心A309领取或者到网上下载）；
3.在申请单上盖上温州大学学生会的专用章；
4.将申请单交至党员之家办公室学生管理员处登记申请。
（十）图书馆报告厅（罗山大讲堂）
1.至南校育英图书馆二楼办公室找到相关老师，填写场地申请单；
2.至大学生活动中心B408校学生会指导老师唐华处，请老师在申请单上签字，并至大学生活动中心B404曾国仕老师处盖上共青团温州大学委员会的专用章；
3.将申请单交还至图书馆负责老师处。
6附录
温州大学学生公寓区场地使用审批表
活动名称
参加人数
主要内容
使用时间
地点
申请人
联系电话
申请单位盖章或负责人签字
主管单位意见
审
批
意
见
保卫处：
注：
1.学校内的学生个人、学生组织以及非建制的各类组织申请使用学生公寓区场地须有主管单位的意见。
2.凡参加人数超过20人的活动或开展商业性的活动，还须同时经保卫处和后勤集团同意。
3.学生处授权各公寓区辅导员办公室行使部门审批职责。
温州大学共享会议（接待）场所使用预约单
申请单位
会议时间
会议内容
参会人数
主持人
备注
申请人
联系电话
申请单位领导意见
会议地点
会场管理人员
联系电话
党校办行政科意见
注：
1、请提前填写并向党校办行政科预约，以便统筹安排。
2、请提前一天送交会场管理人员。
3、使用期间的安全卫生问题由申请单位负责。
温州大学大学生活动中心场所使用预约单
申请单位
使用时间
（注明早上、下午、晚上）
使用内容
申请地点
参与人数
主持人
备注
申请人
联系电话
申请单位领导意见（盖章）
活动中心管委会意见
注：
1、请提前填写并向校团委唐华老师13758450860预约以便统筹安排,原则上使用时间以半天为宜包括布置场地；
2、此表提前三天送交场地管理人员：
大学生活动中心演艺厅（1137人）王老师15958710328，大学生活动中心多功能厅（A201、300人）：
陈钢13777782684
3、申请流程：
与校团委电话确认使用时间地点→到团委网或群下载申请单填好盖章→送校团委407书面确认→送场地管理人员安排落实
4、使用期间的安全卫生问题由申请单位负责，不得在场区范围内使用泡沫胶等物品破坏现场。
温州大学团委409会议室申请表
申请单位
会议名称
与会人员
人数
会议时间
年 月 日 星期
开始时间
结束时间
申请人
升级会员 