费用报销度管理制度01.docx
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费用报销度管理制度01
费用报销管理制度
一、目的
为了加强公司财务管理的工作，完善公司的报销程序及规定，合理控制公司经营费用，且结合公司的实际营运情况，提高工作效率、促进公司健康快速发展、规范公司员工费用报销及付款等事宜；同时本着节约成本、合理开支、顺畅便捷且有利于工作的原则，以公司实际情况制定本制度。
二、费用报销的定义及预算管理
1、定义：
本制度中所描述的费用是指：
维护及满足公司日常经营活动中不能直接归属于某一产品或项目的除接受劳务和采购款项以外的支出。
具体包括：
旅差费、业务费（招待、市场拓展、交际应酬）、办公费、通讯网络费等。
2、公司各项费用支出应控制在预算范围之内。
特殊原因超出预算，需由费用报销人以书面形式申请增补预算，经集团各中心总监或控股公司负责人提出申请，并经集团总裁审批同意后，方可以支付该笔费用。
3、财务中心将为各部门建立费用支出台账，及时跟进，控制好预算范围。
三、费用报销审批权限及流程
1、各项费用应在本着节约的原则下开展各项工作，其审批和付款流程如下：
审批人
部门经理
中心/机构负责人人
会计
财务经理
主管财务董事
集团总裁
费用预算内支出
✓
✓
✓
✓
金额小于或等于10000元的预算外费用
✓
✓
✓
✓
✓
金额在10000元以上的预算外费用
✓
✓
✓
✓
✓
✓
注：
中心是指集团各中心，机构是指集团公司下属的子公司等。
2、未按照本制度流程进行审批的费用，财务管理中心指导费用报销人完成正确的审批流程后再予以费用报销业务。
3、费用报销人应提供真实、合法、有效的信息和原始单证，并按财务规定填写费用报销单。
费用报销人需要对各项费用报销内容的真实性、合法性、合理性负责。
4、费用报销人如果提供了虚假报销凭证财务管理中心不予受理，且各审批人如发现各类舞弊行为均有权立即申报控股公司负责人、集团总裁对报销人进行处理。
四、报销时限
1、费用应当在发生后5个工作日内进行报销，费用发生的时间以取得发票时间为准。
财务管理中心收到审批完毕的单证后于2个工作日进行报销处理。
2、派驻外地工作的报销人，在费用发生的当月由当事人整理填写报销单证，经过当地负责人签字确认后，于月底前寄回集团人事行政中心，由集团人事行政中心按照报销流程代其进行流程申报和报销。
3、费用报销不允许跨年进行，超过年度12月31日的费用报销，且最近二周内无法补齐手续或完成费用报销的，报销人应该以实际开支的金额划分明细统计后交财务中心做年度财务决算工作。
（注：
实际开支的金额是指年度12月31日以前已经开支的费用部份）
4、报销人需要在上述报销时间及报销时限内到财务管理中心报销，如遇特殊及紧急情况财务管理中心可以根据审批流程完整的单证进行例外处理。
5、报销人提交的费用超过标准的，按标准给予报销，末超标准的按实际报销。
五、报销单证填写要求
1、报销人应将报销单上所有项目全部填写完毕，即：
所属部门、日期、事项、报销人、大小写金额、备注等。
1）报销单据必须保持清晰、整洁、完整、准确，大小写金额要一致，不得作出任何涂改；
2）原始票证粘贴需整洁，且同类票证需分类粘贴在一起；
3）填写金额时需将不同类别的费用金额各自汇总，分行填写；
4）报销人签名能辨认清楚；
5）按每笔报销的费用，需要分别附上相应的附件，如：
出差报销填写《差旅费报销单》；其他填写《费用报销单》等；
6）报销的原始单证要求
报销单据中的发票开票日期、发票金额等内容不得有任何涂改痕迹；
发票抬头要写明公司完整名称，不能有错误或不完整；
发票需加盖开具单位发票专用章，不得使用其他章代替；
餐票等定额发票印章需清晰完整且可识别；
发票归属地与费用实际发生地必须一致；
手工开具的发票必须如实填写，发票填写必须规范；
假票、白条及不符合规定开具的发票不予报销。
网上截图不能做为报销售凭据，只做该业务报销的参考附后。
7）所有单据不能直接贴在费用报销单后面，须整齐粘贴在费用报销粘贴单上或其他可用纸张上。
六、差旅费报销细则
1、出差申请流程及规定
出差人员在出差前必须填写《出差申请单》，申请单上注明出差事由、预计天数、目的地等事项，经集团各中心负责人或控股公司负责人审批后方可执行出差，总监及以上人员出差需由集团副总裁或集团总裁审批。
特殊情况下无法提交书面申请时，可以先通过电话或电子邮件申请审批，待返回公司后进行书面补签。
2、住宿标准
1）住宿费用标准按出差人员级别和出差地区划分，相关标准见以下住宿费用标准（元/天/人）。
岗位
一类
城市
二类
城市
三类
城市
三类以下城市
集团总部
下属公司或机构
总裁、副总裁
总裁
550
500
450
350
总监、副总监
副总裁、总监
450
400
350
300
部门经理、副经理
副总监、部门经理
400
350
300
200
高级主管、主管
副经理、主管、高级文员
350
300
250
180
高级文员、员工
普通员工、文员
300
250
200
150
城市分类标准
一类城市
二类城市
三类城市
其他地区
各直辖市，深圳、厦门、杭州
除一类城市外的各省会城市、珠江三角洲城市（佛山、珠海、东莞、中山、惠州、江门、肇庆等）和长江三角洲城市（温州、无锡、宁波、舟山、苏州、扬州、绍兴、南通、常州、湖州、嘉兴、镇江\大连、青岛、三亚等）
除一类二类之外的地级市
国内一、二、三类城市以外地区
注：
①、集团财务管理中心与相关业务部门将根据物价行情定期调整城市分类和费用标准。
②、公司鼓励员工节约，对于入住酒店低于规定费用标准的，可以将节约部份的50%补贴给个人。
2）对于同次同性别2人以上出差同一个目的地，原则上应2人合住，以合住人员最高级别标准的一半为每人每天住宿标准。
报销时由最高级别人员报销，须提供住宿清单，超支部分自理。
3）对出国考察类出差，住宿费不受本标准限制。
因需要陪同客户，经事先申请并得到集团各中心负责人或控股公司负责人审批、集团总裁终审批准后，可以超出上述住宿标准。
出差人员由接待单位免费接待的，一律不予报销住宿费。
4）员工外出参加会议、外出参加培训学习，承办方规定统一住宿或住宿费包括在会务费、培训费之内的，根据相关通知及发票按实际金额报销，不参照以上标准。
5）若被派往常驻地以外的地点长期工作超过两个月以上的，员工应申请在当地租房，应将租赁合同提交作为附件进行报销。
6）审批人应根据各区域的市场行情及出差人数审批租赁合同的签订，每套房每月水电费用200元以内实报实销，每人可一次性报销300元以内床上用品，北方地区的取暖费用实报实销。
7）公司在出差目的地租赁了员工宿舍的，员工出差需住宿在员工宿舍。
在住房已满员的情况下，可入住商务酒店；对于不在集团公司总部的下属外地机构的公司员工，到集团公司总部出差办事也适用此规定。
3、交通费标准
1）出差时往返目的地来回的主要路径乘坐的交通工具优先考虑汽车、轮船、火车，因业务需求或工作紧急情况下确需乘坐飞机出差的，经集团各中心负责人或控股公司负责人书面审批同意后方可乘坐。
其乘坐的交通工具最高级别按照如下规定：
岗位
火车
轮船
高铁
飞机
集团总部
下属公司或机构
总裁、副总裁
总裁
软卧席
一等舱
一等座
经济舱
总监、副总监
副总裁、总监
软卧席
二等舱
二等座
经济舱
部门经理、副经理
副总监、部门经理
硬卧车
三等舱
二等座
经济舱
高级主管、主管
副经理、主管、高级文员
硬卧车
三等舱
二等座
高级文员、员工
普通员工、文员
硬卧车
三等舱
二等座
2）机场到城市间的交通原则上只能乘坐机场大巴、地铁等公共交通工具，因特殊或紧急情况可乘坐出租车，费用报销时在票面后注明事由及乘车时间、起止地点。
3）如因个人需要，到出差目的地以外的地点，应扣除出其非出差地往返的交通及其他费用方可报销。
4、出差补助
按出差性质不同分为三类进行补助：
1）与公司业务相关的公务活动（如业务洽谈、合同签订、市场开拓、商务公关等），按每天50元计发出差补助。
短途当天来回不记出差补助。
省外长途出差补助算头不算尾。
2）指公司统一安排委派外出学习或外派工作等，即工作或学习地点固定，并提供住宿条件的情况，按每天15元计发出差补助。
3）派驻异地员工参加由公司统一安排的员工集体会议及培训的，不计发出差补助。
5、出差延期
所有的出差延期，须事先征得集团各中心负责人、控股公司负责人同意，出差结束后在报销单上注明原因或另附文字说明，并经各中心负责人或控股公司负责人审批方可报销。
6、私车公用规定
员工使用私家车用于办理公务和业务接待，经各中心负责人或控股公司负责人批准后，公司按照提供票据据实报销加油费、路桥费及停车费。
七、业务招待费报销规定
1、业务招待费必须填写《业务招待费用申请表》，列明招待费明细以及其他报销信息，每一次招待应该在一行内填写，不同的招待不可以在一行内填写。
2、业务招待费包括请客用餐费用、购买礼品等费用，在支付时需用银行卡刷卡支付。
报销时应将《业务招待费用申请表》、银行卡刷卡单、消费水单（或商场的销售明细单、电脑小票）、发票等一并提交粘贴于报销单上。
如因特殊原因无法刷卡消费,可以用现金支付，报销时要特别注明原因。
八、市内交通费
部门经理级（含部门经理）以下的员工在公司所在市内、或者出差人员在出差目的地城市办理事务一般只能乘坐公共汽车、地铁。
因特殊或紧急情况可乘坐出租车，报销时需在出租车票背面注明往返地点及乘坐出租车原因。
报销停车费、油费、过路过桥费的，除因公出差市外以外，不报销市内公共交通费及的士费。
九、通讯费用
1、因公司业务需要，经集团各中心负责人或控股公司负责人审批、集团总裁终审后，员工可按照公司通讯费用报销标准予以报销通讯费用。
2、通讯费用报销金额为报销标准以内，以实际发生通讯费用报销，超出标准部分自理，报销时需提供电信运营商的实际消费发票，以充值发票报销的需提供电话实际消费清单。
3、通讯费用标准
岗位
费用报销标准（元）/月
集团总部
下属公司或机构
总裁、副总裁
总裁
500
总监、副总监
副总裁、总监
300
部门经理、副经理
副总监、部门经理
200
高级主管、主管
副经理、主管、高级文员
150
高级文员、员工
普通员工、文员
100
如果报销人在报销时段内长期在主要工作地以外出差等例外情况，财务管理中心可以根据审批流程完整的单证进行例外处理。
十、员工借款
员工因为公务需要暂借款的，不得高于借款人一月的工资为限，因特殊原因代办事务需要借支本人一月工资的审批如下：
审批人
部门经理
中心/机构负责人人
会计
财务经理
主管财务董事
集团总裁
等于或小于本人一月工资的借款
✓
✓
✓
✓
✓
大于本人一月工资的借款
✓
✓
✓
✓
✓
✓
1、借款人急需使用资金且申请金额大于本人一月工资的借支，必须提前办理好审批手续。
2、凭借审批完整的借款申请单以及借款使用明细单到财务中心借款，必须亲自办理借款手续；代他人办理借款的，必须提供借款人受权书。
3、借款期限为30天，计算期限为借款当日起至连续30日之内，借款人必须凭审批完整的单据到财务中心办理冲账手续或费用报销，超过30天以后未处理且没有正当理由的，财务中心将从借款人工资中扣除。
4、采用备用金方式的借款人，其上限为借款人一个月工资额度。
前款未清将不能再借。
十一、应付、预付款
应付、预付款是指除上述费用支付以外的支付给供应商的货款。
其审批流程如下：
审批人
部门经理
中心/机构负责人人
会计
财务经理
主管财务董事
集团总裁
等于或小于50000元
✓
✓
✓
✓
✓
大于50000元
✓
✓
✓
✓
✓
✓
1、预付款，需要提前预支货款的，应填写好《付款申请书》，书写要求参照费用报销单的填写要求。
并提供收款方银行开户资料（采用现金支付的必须提供供应商收款凭证）、采购订单（合同）且必须审批完毕。
2、应付款，应填写好《付款申请书》，书写要求参照费用报销单的填写。
并提供收款方银行开户资料（采用现金支付的必须提供供应商收款凭证）、采购订单（合同）、专用发票，且必须审批完毕。
十二、例外原则
如有本制度中未明确说明的费用，报销时应以相关的书面申请经集团各中心负责人或控股公司负责人后，集团总裁最终审批为准。
十三、附则
1、本制度自发布之日起执行。
2、本制度适用于集团本部及其下属各分支机构。
3、本制度由集团财务管理中心负责修订和解释。
十四、附件
1、《出差申请单》
2、《业务招待费用申请表》
3、《借款审批单》（专用印制单据）
4、《差旅费报销单》（专用印制单据）
5、《费用报销单》（专用印制单据）
6、《付款申请书》（专用印制单据）
执行日期：
2015年10月20日
附件1：
出差申请单
填写日期：
姓名
出差日期
年月日--年月日（共天）
所在部门
出差目的
职级
项目
出差工作任务及目标概述：
是否订票
（□否□是）
出发地：
目的地：
计划到达时间：
月日时前
出发地：
目的地：
计划到达时间：
月日时前
出发地：
目的地：
计划到达时间：
月日时前
出发地：
目的地：
计划到达时间：
月日时前
乘座人：
；证件及号码：
部门负责人：
集团各中心负责人（或控股公司负责人）：
集团总裁：
说明：
1）订票和预订酒店均需严格执行《费用报销制度》中的交通标准和住宿标准，如果超出标准，则需提交总裁/董事长审批。
2）如需借款，则需填写《借款审批单》，并将此表一同提交财务审批和备存。
3）出差目的必须详细填写，仅有“参加会议”等诸如此类的描述是不够的，但涉及公司机密，可不详细描述。
4）本表原件交财务管理中心,出差部门留复印件。
如果行程行数不够可自行添加。
附件2：
业务招待费用申请表
申请部门：
申请人：
申请人职务：
申请日期：
客户类型
□客户□合作商/供应商□政府□金融□其他
客户名称
招待事由
招待对象（请写全名）
陪同人员
预算费用明细
日期
招待地点
招待人数
餐饮
娱乐
礼品
其他
合计
备注
部门负责人
集团中心负责人（或控股公司负责人）
财务管理中心
负责人
集团总裁
填表说明:
1.招待事由必须清晰；
2.招待费用必须按照每次招待进行填报,当次发生的费用可以在一行填写,未发生费用的栏目用单斜杠划去；
3.借款时“消费地点”和“时间”可不填写；
4.如行数不够可以自行增加。
附件3：
附件4：
附件5：
附件6：
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