县社会保险业务档案管理达标验收自查报告.doc

县社会保险业务档案管理达标验收自查报告.doc

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***县社会保险业务档案管理达标验收

自查情况报告

州社会保险局：

近年来，***县社会保险业务档案管理工作在各级领导的极大关怀及上级业务部门的大力协助下，得到跨越式的发展。

为了进一步提高我县社会保险业务档案管理水平，使档案工作不断走向科学化、规范化轨道，根据《关于开展社会保险业务档案达标验收工作进展情况调查文件的通知》（局办[2012]7号）文件要求，我中心严格按照***社发[2011]***号、***社发[2011]***号、***社发[2011]***号文件精神，开展了一系列卓有成效的工作。

现将我中心业务档案管理达标验收自检自查情况报告如下：

一、领导重视，目标明确

为进一步加强社保业务档案管理，明确工作职责，我中心结合3号令和省实施方案，制定下发了《关于印发***县社保中心业务档案整理实施方案的通知》，成立了档案管理工作领导小组，领导小组下设社保中心，负责管理档案室并具体落实业务档案管理有关工作。

同时，人社局在其办公室工作职责中，把业务档案管理工作作为一项重要内容加以明确。

不定期召开会议通报各科室业务档案工作进展情况，为全面完成达标验收工作，人社局局长和分管局长在点评重点工作时，都把档案工作作为一个专题进行安排和部署。

我县人社局已将业务档案管理纳入年度工作计划，并把此项工作列为重点工作之一，同时，结合人社局发展“十二五”规划制定了档案管理工作发展规划。

在资金、人员、时间上给予全力保障，使档案管理工作朝着规范、有序的方向发展迈开了步伐。

二、建立健全各项规章制度

我中心根据档案法有关规定，结合社保业务特点制定了一系列档案管理规章制度：

《档案管理制度》、《档案工作人员岗位责任制》、《档案查（借）阅利用制度》、《档案保密制度》、《立卷归档制度》、《会计档案管理制度》和《***县社保中心档案管理办法》等，使我中心的档案管理工作有章可循、有制可依，使社保档案管理工作走向标准化和规范化，并对档案的科学管理和完整利用起到了基础性的作用。

一是我中心制定并下发了《档案工作流程》，并以图版方式上墙公示，实现了档案工作的条理性、规范性，增强了档案工作的透明性。

二是结合业务档案规范管理，重新修订和完善了《***县社会保险业务经办规程（试行）》，业务档案工作成为新规程中一项重要内容。

三是为确保完成社保业务档案达标验收工作，我中心对各科室档案工作实行目标责任制管理，与各科室签订了《业务档案工作目标管理责任书》，把档案工作与科室负责人以及兼职档案员的年度考核评比挂钩。

对全面完成档案工作目标任务的，年终依据本中心有关规定进行表彰，并在评先评优、提职晋级等方面给予优先考虑；对违反档案管理制度、未按规定立卷归档或未按时限要求移交档案等，实行一票否决制，取消所在科室年度评优资格，相关责任人不允许参评先进工作者并不得被提拔任用。

三、加大投入，重视档案管理软硬件建设

在办公房舍紧张和经费困难的情况下，我中心专门安排了档案库房室，购置了***套密集架及文件柜等必要的设备，保证了档案统一存放管理的基本需要。

此外，档案库房配置了防盗门、电子监控系统、温湿度表、除湿机、防磁柜、消防设施等，各种设备设施运转正常，为档案安全提供了坚实的保证。

同时，我中心为达到档案保管“九防”要求，一是在库房两侧通道安装了防盗门和监控摄像头，达到了防盗要求；二是档案库房撤销如光口（窗户）；三是库房四周均设有排风通道，与外界相通，满足了通风和防高温要求；四是库房内、外均配置了数量相符的灭火器，达到了防火要求；五是配备了2台去湿机，达到了防潮要求；六是配备了吸尘器，达到了防尘要求；七是配备了防磁柜，达到了防磁要求；八是定期投放灭鼠药，达到了防鼠要求；九是投放了杀虫药，达到了防虫要求。

四、组织学习培训，提高人员素质

由于我中心全体人员中没有一个是档案专业的，也没有接受过档案的专门教育、培训，如何规范化整理归档无从下手。

我们一方面组织大家学习《档案法》、《云南省社会保障档案管理办法》等文件，另一方面，采用请进来和走出去的办法学习，提高动手能力。

一是多次邀请县档案局有关专家来，手把手教学；二是组织全中心干部和专、兼职档案员到县档案局和档案管理工作较成功的单位学习取经。

这样，既提高了大家的档案意识，也掌握了结合自身实际如何分类、归档、管理等一系列方法。

经过多次档案业务培训和现场指导，我中心各岗位工作人员都能按规定对档案资料进行分类、排列、装订，初步达到了分类准确、排列合理、保管期限划分准确的要求。

五、社会保障档案归档整理情况

各类档案的立卷归档严格按照《云南省社会保障档案管理办法》集中统一管理，按业务险种分类整理。

一是通过逐个科室、逐个环节的细致调研，编制了切实可行的分类方案，使各业务科室在归档过程中能够依据分类方案，及时、完整地收集业务材料，达到了规范管理的要求。

二是我中心业务科室按照档案管理规定和工作流程，能够在业务档案整理工作中，对归档材料进行规范的分类、排列、编号和编目。

三是我中心业务档案按编码方案在库房内统一保管，各类档案按照永久、100年、50年、30年、10年保管期限依次排列，同一保管期限的业务档案，做到了同年度、同险种、同环节集中存放。

六、档案工作存在的问题和今后努力的方向

得益于上级的重视和县档案局工作人员的正确指导，我中心的档案管理工作已经起步，2011年的各类档案已整理入库，统一管理。

但档案管理工作也存在一些问题，主要表现在以下几个方面：

一是受客观条件和单位经费不足的制约，档案室面积不足，所有档案实行集中管理有难度。

二是社会保险有二十多年的历史，一直来重业务轻管理，往年的档案分散在各科室尚未整理，现在一次性整理工作量大、面广、种类多、难度大。

三是受社保局历史不长、人员短缺、任务较重等实际情况的制约，专、兼职档案员的学习培训方面还有欠缺，档案员的知识结构不够全面，尚不能适应档案工作的需要，档案管理前期工作做的还没有到位，影响档案工作的深入开展。

四是档案管理制度的执行还需进一步加强。

各类档案管理制度虽已订立，但还需进一步完善，工作人员在《档案法》、《档案管理工作制度》的落实上还有距离，如何把这些制度落到实处有待加强。

五是档案管理知识还需进一步普及。

针对以上的不足和缺点，我中心将在今后的档案管理工作中切实加以改进，上下齐心、清理历史旧帐。

一是对新产生的应收集归档的各类材料，做到月月整理，全年全部归档。

二是克服人员短缺的困难，集中精力整理好往年的档案。

三是进一步加强档案管理培训力度，重点学习档案管理、利用和档案法律法规等方面的知识，进一步增强干部职工的档案意识和做好档案工作的自觉性，提高档案利用效率。

四是进一步提高档案管理工作设备水平，要随着档案工作的不断发展，克服财力、物力的不足，加大档案管理设备的投入力度。

总之，在改进不足的基础上，全中心上下将共同努力，使我县社保档案管理工作走上规范化轨道，达到“跟踪一生、记录一生、管理一生、服务一生”的要求，以发挥档案工作在保障民生、改善民生、服务民生方面的基础性作用。

***县人力资源和社会保障局社会保险中心

二○一二年三月二十五日

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